Aturan Absensi Karyawan Menurut UU & Sanksinya (Lengkap)

HR maupun pelaku usaha wajib memahami aturan absensi karyawan menurut UU supaya bisa membangun sistem kerja yang profesional. 

Masih banyak perusahaan yang peraturan absensi karyawan tanpa mengacu pada regulasi yang berlaku. 

Padahal, absensi berkaitan langsung dengan hak karyawan. Tanpa pemahaman yang tepat, kebijakan absensi justru bisa menimbulkan konflik, bahkan risiko hukum. 

Oleh karena itu, mari pahami apa saja aturan absensi karyawan menurut UU dan sanksi jika tidak mematuhinya!

Mengapa Aturan Absensi Karyawan Penting bagi Perusahaan?

Aturan absensi adalah inti dari manajemen SDM yang sehat. Tanpa sistem yang jelas, berbagai risiko bisa muncul, mulai dari kesalahan payroll hingga sengketa kerja.

Adapun beberapa alasan pentingnya aturan absensi karyawan sejalan dengan UU yaitu:

1. Menjadi Dasar Perhitungan Gaji dan Tunjangan

Absensi adalah acuan dalam menentukan gaji, lembur, hingga tunjangan kehadiran karyawan. Artinya, kesalahan data absensi bisa langsung memengaruhi penghasilan karyawan. 

Inilah mengapa aturan pemotongan gaji karyawan harus sesuai regulasi. Tanpa sistem yang jelas, risiko komplain akibat payroll bisa meningkat.

2. Meningkatkan Disiplin Kerja

Adanya pengumuman absensi karyawan dapat membantu karyawan memahami ekspektasi perusahaan terkait kehadiran. 

Ketika aturan disampaikan secara terbuka, tingkat keterlambatan dan ketidakhadiran dakan cenderung menurun. 

3. Mengurangi Risiko Kecurangan

Sistem absensi seperti aplikasi absensi online atau fingerprint dapat membantu meminimalkan praktik titip absen dan manipulasi data. 

Dengan adanya validasi absensi, HR dapat memastikan data kehadiran yang terekam dipastikan akurat.

4. Mendukung Evaluasi Kinerja

Data absensi menjadi salah satu indikator dalam menilai performa karyawan secara objektif. Pasalnya, kehadiran yang konsisten biasanya pertanda produktivitas kerja yang lebih baik. 

5. Menghindari Konflik dan Sengketa

Ketika aturan absensi disusun sesuai UU dan dikomunikasikan secara terbuka, perusahaan dapat mengurangi potensi konflik antara HR dan karyawan. Ini perlu dilakukan supaya tercipta hubungan industrial yang sehat.

Dasar Hukum Aturan Absensi Karyawan di Indonesia

Dalam praktiknya, peraturan absensi karyawan memiliki dasar hukum dan tidak bisa dibuat sembarangan. Mari simak apa saja dasar hukum yang mengatur absensi karyawan di Indonesia:

1. UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan mengatur dasar hubungan kerja termasuk waktu kerja, istirahat, dan hak karyawan. 

Pasal 77 secara spesifik membahas jam kerja maksimal yang menjadi acuan sistem absensi. Kehadiran karyawan harus disesuaikan agar tidak melanggar ketentuan ini.

2. Peraturan Pemerintah (PP) No. 35 Tahun 2021

PP No. 35 Tahun 2021 adalah turunan dari UU Cipta Kerja yang mengatur PKWT, PHK, dan ketidakhadiran karyawan. 

Aturan ini menjadi dasar penanganan karyawan mangkir, termasuk ketentuan mangkir 5 hari berturut-turut yang dapat berujung PHK.

3. Peraturan Pemerintah (PP) No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan

PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan mengatur komponen upah termasuk potongan gaji. Aturan pemotongan gaji karyawan hanya boleh dilakukan jika memiliki dasar hukum yang jelas. Potongan maksimal juga dibatasi agar tidak merugikan pekerja.

4. Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 6 Tahun 2016

Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 6 Tahun 2016 mengatur tentang THR dan hak karyawan lainnya. 

Data absensi sering digunakan sebagai dasar perhitungan proporsional THR. Oleh karena itu, pencatatan kehadiran harus akurat.

5. UU No. 11 Tahun 2008 tentang ITE

UU No. 11 Tahun 2008 tentang ITE sesuai untuk perusahaan yang menggunakan sistem absensi digital. 

Data kehadiran termasuk data pribadi yang wajib dijaga keamanannya. Pengelolaan absensi digital harus memenuhi prinsip perlindungan data.

Aturan Jam Kerja Karyawan Menurut Undang-Undang

Jam kerja adalah salah satu komponen dalam sistem absensi yang wajib mengikuti regulasi pemerintah. 

Tujuannya agar karyawan tetap mendapatkan perlindungan terhadap kesejahteraan. Dengan memahami aturan jam kerja, HR dapat menyusun kebijakan absensi yang legal dan adil.

Aturannya dibagi tergantung sistem kerja 5 hari atau 6 hari. Mari bedah keduanya:

1. Sistem 5 Hari Kerja

Sistem 5 hari kerja banyak diterapkan oleh perusahaan modern karena dianggap mampu meningkatkan efisiensi sekaligus menjaga work-life balance karyawan. 

Pola ini memungkinkan karyawan bekerja lebih fokus dalam 5 hari dengan durasi kerja optimal, sekaligus memiliki waktu istirahat yang cukup untuk pemulihan. 

Ketentuannya:

• 8 jam kerja per hari
• 40 jam kerja per minggu
• 2 hari libur dalam seminggu

2. Sistem 6 Hari Kerja

Sistem 6 hari kerja umumnya digunakan pada sektor operasional seperti manufaktur, retail, dan layanan yang membutuhkan kehadiran rutin setiap hari. 

Pola ini membagi jam kerja menjadi lebih pendek per hari agar tetap sesuai dengan batas maksimal mingguan. 

Ketentuannya:

• 7 jam kerja per hari
• 40 jam kerja per minggu
• 1 hari libur dalam seminggu

3. Waktu Istirahat

Waktu istirahat merupakan hak dasar karyawan yang bertujuan menjaga kesehatan fisik dan mental selama bekerja. 

Dalam praktiknya, jeda istirahat juga terbukti membantu meningkatkan fokus dan mengurangi kelelahan kerja yang dapat berdampak pada performa. 

Ketentuannya:

• Minimal 30 menit setelah 4 jam kerja
• Tidak termasuk jam kerja efektif
• Wajib diberikan oleh perusahaan

4. Ketentuan Lembur

Kerja lembur diatur secara ketat untuk memastikan bahwa tambahan jam kerja tidak merugikan karyawan dan tetap mendapatkan kompensasi yang adil. 

Lembur hanya boleh dilakukan jika ada persetujuan dari karyawan, baik secara tertulis maupun digital, sebagai bentuk perlindungan hak pekerja. 

Selain itu, perusahaan wajib mencatat dan membayar lembur sesuai ketentuan agar tidak melanggar regulasi ketenagakerjaan.

Ketentuannya:

• Maksimal 4 jam per hari
• Maksimal 18 jam per minggu
• Upah minimal 1,5–2 kali upah normal

5. Sistem Shift Kerja

Sistem shift kantor diterapkan pada industri yang membutuhkan operasional berkelanjutan seperti rumah sakit, transportasi, dan manufaktur.

Pengaturan shift harus dirancang secara adil agar tidak membebani karyawan dengan jam kerja berlebih dan tetap memenuhi ketentuan hukum. 

Ketentuannya:

• Tidak melebihi 40 jam per minggu
• Harus ada jadwal yang jelas
• Wajib memberikan waktu istirahat

Baca Juga: Panduan Lengkap Membuat Jadwal Shift Kerja yang Efektif untuk Karyawan 

Kewajiban Perusahaan dalam Mencatat Kehadiran Karyawan

Pencatatan absensi perlu dilakukan dengan baik karena termasuk kewajiban untuk memenuhi perusahaan. Adapun yang perlu disiapkan oleh HR dalam mencatat kehadiran di antaranya:

1. Menyediakan Sistem Absensi

Perusahaan wajib menyediakan sistem pencatatan kehadiran baik manual, digital, maupun fingerprint. 

Misalnya, perusahaan retail yang tidak memiliki sistem absensi digital sering mengalami kesalahan rekap kehadiran. Maka untuk meminimalkan risiko, Anda bisa menggunakan aplikasi absensi online yang terintegrasi.

2. Menyimpan Data Kehadiran

Data absensi wajib disimpan minimal 2 tahun sebagai bukti administratif. Data ini sering digunakan dalam audit atau kasus sengketa ketenagakerjaan. Tanpa data yang lengkap, perusahaan bisa kesulitan membuktikan kepatuhan.

3. Membuat SOP Absensi

Setiap perusahaan wajib memiliki standar operasional seperti SOP absensi karyawan yang jelas dan mudah dipahami. SOP ini menjadi acuan utama dalam penegakan disiplin.

4. Menjamin Transparansi Data

Karyawan berhak mengetahui dan mengakses data kehadiran mereka. Jika terjadi kesalahan absensi, karyawan bisa mengajukan klarifikasi. Transparansi ini penting untuk menghindari konflik payroll.

5. Menyesuaikan dengan Regulasi

Kebijakan absensi harus mengikuti aturan yang berlaku, termasuk untuk sektor tertentu seperti PNS. 

Peraturan tentang absensi PNS diatur dalam PP Nomor 94 Tahun 2021 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil.

Setiap industri bisa memiliki penyesuaian berbeda sesuai regulasi. Oleh karena itu, HR perlu selalu memperbarui kebijakan internal.

Jenis Ketidakhadiran Karyawan yang Diakui Secara Hukum

Tidak semua ketidakhadiran dianggap sebagai pelanggaran dalam peraturan absensi karyawan. 

HR perlu memahami kategori ketidakhadiran agar dapat membedakan mana yang sah secara hukum dan mana yang termasuk pelanggaran disiplin. Mari simak di bawah ini:

1. Cuti Tahunan

Cuti tahunan adalah hak karyawan yang diatur dalam UU Ketenagakerjaan dengan minimal 12 hari setelah bekerja selama 12 bulan berturut-turut. 

Ketidakhadiran dalam bentuk cuti ini tidak boleh dianggap sebagai pelanggaran karena sudah menjadi hak normatif pekerja. HR wajib mencatat cuti ini sebagai absensi sah dalam sistem.

2. Izin Resmi

Izin resmi diberikan untuk keperluan tertentu seperti urusan keluarga atau administrasi pribadi dengan persetujuan atasan. 

Ketidakhadiran ini tetap dianggap sah selama mengikuti prosedur cara absen karyawan yang telah ditentukan perusahaan. Biasanya, izin harus diajukan sebelum hari H atau sesuai kebijakan internal.

3. Sakit

Ketidakhadiran karena sakit diakui secara hukum selama karyawan dapat memberikan bukti seperti surat dokter. 

Dalam kondisi tertentu, perusahaan tidak boleh memberikan sanksi selama sakit tersebut dapat dipertanggungjawabkan. Hal ini juga berkaitan dengan perlindungan hak kesehatan karyawan.

4. Cuti Khusus

Cuti khusus mencakup kondisi seperti menikah, melahirkan, atau anggota keluarga meninggal dunia. 

Jenis cuti ini diatur dalam UU Ketenagakerjaan dan wajib diberikan oleh perusahaan. Ketidakhadiran ini tidak dapat dianggap sebagai pelanggaran absensi.

Baca Juga: Aturan Cuti Karyawan Swasta Terbaru Sesuai UU Ketenagakerjaan 

5. Cuti Melahirkan dan Haid

Karyawan perempuan memiliki hak cuti melahirkan dan cuti haid. Ketidakhadiran dalam kondisi ini wajib dihormati dan tidak boleh dikenakan penalti. 

6. Mangkir (Tanpa Keterangan)

Mangkir adalah ketidakhadiran tanpa alasan sah atau tanpa pemberitahuan kepada perusahaan. 

Kondisi ini dapat dikategorikan sebagai pelanggaran disiplin kerja. Jika terjadi berulang, mangkir dapat berujung pada sanksi hingga PHK.

Sanksi Jika Karyawan Tidak Mematuhi Aturan Absensi

Sanksi absensi karyawan akan diterapkan secara bertahap sesuai aturan yang tercantum dalam peraturan perusahaan atau PKB. 

Sanksi tidak boleh diberikan secara sepihak. Adapun beberapa jenis sanksi yang bisa diberikan jika karyawan tidak mematuhi aturan absensi yaitu:

1. Teguran Lisan

Teguran lisan biasanya diberikan ketika karyawan pertama kali melakukan pelanggaran ringan, seperti terlambat atau lupa absen. 

Sanksi ini diberikan oleh atasan langsung sebagai bentuk pembinaan awal. Umumnya diterapkan pada pelanggaran yang masih bersifat insidental dan belum berulang.

2. Teguran Tertulis

Jika pelanggaran mulai berulang, perusahaan dapat memberikan teguran tertulis yang dicatat oleh HR. 

Teguran ini menjadi bukti administratif bahwa karyawan telah melanggar aturan absensi. Biasanya diberikan setelah teguran lisan tidak memberikan perubahan perilaku.

3. Surat Peringatan (SP)

Surat peringatan diberikan secara bertahap (SP1, SP2, SP3) sesuai tingkat pelanggaran. Sanksi ini diterapkan ketika karyawan terus melanggar aturan, seperti sering mangkir atau tidak mengikuti prosedur absensi. SP menjadi dasar sebelum tindakan yang lebih tegas diambil.

4. Pemanggilan Resmi

Pemanggilan resmi dilakukan ketika karyawan tidak memberikan klarifikasi atas ketidakhadiran atau pelanggaran yang terjadi. 

Proses ini biasanya dilakukan secara tertulis untuk menjaga validitas administratif. Pemanggilan ini penting sebelum perusahaan mengambil keputusan lanjutan seperti PHK.

5. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

PHK dapat dilakukan jika karyawan mangkir selama 5 hari kerja berturut-turut tanpa keterangan dan telah dipanggil secara resmi sebanyak dua kali. 

Ketentuan ini diatur dalam Pasal 168 UU Ketenagakerjaan dan PP No. 35 Tahun 2021. Dalam kondisi ini, karyawan dianggap mengundurkan diri dan perusahaan tetap wajib memenuhi hak tertentu seperti uang penggantian hak.

Solusi Mengelola Absensi Sesuai Aturan dengan Software HRIS

Mengelola absensi sering menimbulkan kesalahan pencatatan hingga keterlambatan rekap ke payroll. 

Banyak perusahaan mulai beralih menggunakan aplikasi HRIS untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi. 

Sistem ini bekerja dengan mengintegrasikan seluruh proses absensi dalam satu platform yang terpusat. Mari bedah lebih lanjut bagaimana aplikasi HRIS dapat membantu sistem absensi:

1. Absensi dalam Satu Dashboard

Melalui sistem seperti aplikasi absensi online, karyawan dapat melakukan absensi langsung dari perangkat mereka. 

Data kehadiran akan otomatis masuk ke dashboard yang dapat dipantau HR secara real-time. HR pun lebih mudah mendeteksi keterlambatan atau ketidakhadiran sejak awal.

2. Pengaturan Shift dan Jadwal Kerja 

HR dapat membuat, mengubah, dan mengelola jadwal kerja karyawan secara langsung dalam sistem. Pengaturan shift menjadi lebih fleksibel tanpa harus melakukan rekap manual. 

3. Monitoring Waktu Istirahat 

Sistem HRIS memungkinkan HR memantau durasi kerja dan waktu istirahat karyawan. Hasilnya, perusahaan dapat memastikan regulasi terkait jam kerja dan istirahat terpenuhi. Semua data pun tersimpan otomatis tanpa perlu pencatatan manual.

4. Laporan Absensi Terintegrasi

Data seperti kehadiran, cuti, lembur, hingga keterlambatan akan tersaji dalam satu dashboard. HR dapat mengakses laporan ini kapan saja untuk kebutuhan evaluasi maupun audit. 

5. Integrasi Otomatis dengan Payroll

Data absensi langsung terhubung dengan sistem penggajian sehingga tidak perlu input ulang. Hal ini memastikan perhitungan gaji lebih cepat, akurat, dan sesuai dengan aturan pemotongan gaji karyawan. Proses payroll pun menjadi lebih efisien dan minim kesalahan.

Kelola Absensi Karyawan Lebih Mudah dengan KantorKu HRIS

Mengelola absensi sesuai regulasi menunjukkan bahwa operasional HR menunjukkan terpenuhinya kepatuhan. Jika masih manual, risiko kesalahan akan lebih tinggi. 

Oleh sebabnya, banyak perusahaan mulai beralih ke aplikasi absensi online seperti KantorKu HRIS untuk memastikan semua proses berjalan otomatis. 

Jika Anda ingin memastikan sistem absensi sesuai aturan sekaligus mempermudah pekerjaan HR, saatnya menggunakan KantorKu HRIS yang memiliki fitur berikut:

• Absensi berbasis GPS & Selfie: Karyawan dapat melakukan absensi langsung dari HP dengan verifikasi lokasi dan foto selfie.
• Live Attendance Tracking & Monitoring: HR dapat memantau kehadiran karyawan, termasuk status hadir, terlambat, atau tidak masuk dalam satu dashboard.
• Manajemen Shift dan Jadwal Kerja: Atur jadwal kerja, shift, hingga pencatatan lembur yang langsung terhitung sesuai kebijakan perusahaan.
• Pengajuan Cuti Online: Karyawan dapat mengajukan cuti atau izin langsung dari ponsel dengan approval digital.
• Integrasi Absensi ke Payroll & Laporan Analitik: Data kehadiran otomatis terhubung ke sistem penggajian dan disajikan dalam laporan analitik untuk evaluasi HR.

Dengan sistem yang terintegrasi, Anda tidak hanya mematuhi aturan absensi karyawan menurut UU, tetapi juga membangun operasional HR yang lebih efisien.

Book demo gratis untuk mulai mengelola absensi dengan sistem yang lebih sesuai regulasi dan tidak berbelit-belit!

Referensi:

UU No. 13 Tahun 2003

PP No. 35 Tahun 2021

PP No. 36 Tahun 2021

Permenaker No. 6 Tahun 2016

UU No. 11 Tahun 2008