Buddy Punching: Kenali Arti, Contoh, hingga Cara Mencegahnya!

Salah satu tantangan yang sering luput dari perhatian HRD dalam mengelola kehadiran karyawan adalah praktik buddy punching. Meski terdengar sepele, praktik ini dapat berdampak besar terhadap efisiensi kerja, kedisiplinan, hingga kerugian finansial perusahaan. 

Apakah Anda pernah menemukan karyawan yang menitipkan absensinya kepada rekan kerja lain? Jika ya, bisa jadi Anda sedang menghadapi kasus buddy punching.

Artikel ini akan membahas secara lengkap apa itu buddy punching, bagaimana praktik ini terjadi, dampaknya bagi perusahaan, serta cara-cara efektif untuk mencegahnya agar sistem absensi di tempat kerja Anda semakin akurat dan adil.

Baca Juga: Mengenal Job Shadowing: Arti, Manfaat, dan Tipsnya!

Apa Itu Buddy Punching?

Secara sederhana, buddy punching adalah praktik di mana seorang karyawan menitipkan absensinya kepada rekan kerja. Hal ini bisa terjadi dalam sistem absensi manual, absensi kartu, bahkan dalam beberapa kasus dengan mesin fingerprint yang kurang ketat sistem verifikasinya.

Istilah buddy merujuk pada “teman kerja”, sementara punching diambil dari istilah punch in atau punch out, yang berarti mencatat waktu masuk atau keluar kerja. 

Dengan demikian, buddy punching terjadi saat seorang teman mencatatkan kehadiran (masuk atau keluar) atas nama karyawan lain yang sebenarnya belum hadir, sedang terlambat, atau bahkan tidak datang sama sekali.

Meskipun dilakukan atas dasar “membantu teman”, praktik ini tergolong sebagai penipuan waktu kerja dan pelanggaran etik perusahaan. Dalam jangka panjang, praktik ini bisa menciptakan budaya kerja yang tidak jujur dan merugikan secara operasional. 

Contoh Situasi di Mana Buddy Punching Terjadi

Agar Anda lebih memahami bagaimana praktik ini terjadi di lapangan, berikut adalah beberapa contoh situasi nyata yang bisa dijumpai di berbagai sektor pekerjaan:

1. Titip Absen karena Terlambat

Seorang karyawan telat datang ke kantor karena macet. Kemudian, Ia menghubungi temannya di kantor dan meminta tolong untuk mencatatkan waktu masuk menggunakan kartu absensi atau fingerprint. Padahal, ia baru tiba satu jam kemudian.

2. Pulang Lebih Awal tapi Tetap Absen Sesuai Jadwal

Ada juga karyawan yang memutuskan pulang lebih awal untuk urusan pribadi, tetapi meminta temannya untuk mencatatkan absensi keluar sesuai waktu normal agar terlihat seperti menyelesaikan jam kerja.

3. Tidak Hadir Sama Sekali

Dalam kasus ekstrem, seorang karyawan sama sekali tidak masuk kerja pada hari itu, tetapi absensinya tetap tercatat karena teman sekantornya bersedia “mengisi” absensinya, baik dengan sistem manual maupun elektronik yang kurang pengawasan.

4. Shift Kerja Malam dengan Pengawasan Longgar

Buddy punching juga umum terjadi pada shift malam atau akhir pekan, di mana pengawasan lebih longgar dan HR tidak aktif memantau kehadiran secara langsung. Situasi ini memberikan celah bagi karyawan yang tidak bertanggung jawab.

5. Buddy Punching Saat Kerja Remote atau Luar Kantor

Saat menjalankan sistem kerja hybrid atau WFH, beberapa karyawan memanfaatkan fleksibilitas dengan menitipkan absensi melalui akun bersama atau bantuan teman, meskipun tidak benar-benar bekerja dari lokasi yang ditentukan.

Baca Juga: Apa Itu Offshore Outsourcing? Kenali Arti,  Kelebihan, dan Jenisnya!

Dampak dari Buddy Punching

Anda mungkin berpikir bahwa satu atau dua kasus buddy punching tidak akan terlalu merugikan perusahaan. 

Namun, jika dibiarkan, praktik ini bisa berkembang menjadi kebiasaan yang sistemik dan menciptakan banyak dampak negatif bagi organisasi. Berikut beberapa di antaranya:

1. Kerugian Finansial

Bayangkan jika 10 karyawan melakukan buddy punching selama sebulan penuh. Mereka digaji penuh meskipun tidak benar-benar hadir sesuai jadwal. Ini berarti perusahaan membayar upah untuk waktu kerja yang tidak benar-benar digunakan, yang pada akhirnya menjadi pemborosan anggaran.

2. Menurunkan Produktivitas dan Kedisiplinan

Karyawan yang melakukan buddy punching cenderung merasa “aman” melanggar aturan. Lama kelamaan, mereka akan semakin tidak disiplin, datang terlambat, atau pulang lebih cepat karena merasa bisa menitipkan absensi kapan saja.

3. Menurunkan Moral Karyawan Lain

Karyawan yang hadir tepat waktu dan bekerja sesuai jadwal akan merasa tidak adil jika melihat rekannya bisa bersantai tanpa terkena konsekuensi. Ini bisa menimbulkan ketimpangan dan menurunkan motivasi kerja secara keseluruhan.

4. Merusak Reputasi HR dan Manajemen

Jika praktik ini diketahui oleh manajemen atau bahkan pihak eksternal, HR bisa dianggap tidak kompeten dalam mengelola sistem kehadiran dan pengawasan. Ini tentu berdampak pada kredibilitas tim HR itu sendiri.

Cara Mencegah Buddy Punching di Perusahaan Anda

Untungnya, ada berbagai langkah yang dapat Anda lakukan sebagai bagian dari HR untuk mencegah dan menanggulangi praktik buddy punching. Berikut beberapa strategi yang dapat diterapkan:

1. Gunakan Sistem Absensi Berbasis Teknologi Biometrik

Fingerprint biasa ternyata masih bisa dimanipulasi dalam beberapa kasus. Untuk menghindarinya, Anda bisa menggunakan sistem absensi berbasis biometrik wajah (face recognition) atau verifikasi dua faktor, yang lebih sulit untuk ditipu.

2. Terapkan Kebijakan Absensi yang Tegas dan Jelas

Pastikan bahwa setiap karyawan memahami bahwa buddy punching adalah pelanggaran serius. Anda bisa memasukkannya dalam peraturan perusahaan atau SOP absensi, lengkap dengan konsekuensi disiplin jika pelanggaran dilakukan.

Buatlah kebijakan tersebut mudah diakses dan dipahami, misalnya melalui handbook karyawan, papan pengumuman, atau bahkan sesi onboarding bagi karyawan baru.

3. Edukasi dan Sosialisasi Secara Rutin

Terkadang, karyawan melakukan buddy punching tanpa sadar bahwa itu adalah pelanggaran berat. Oleh karena itu, edukasi rutin perlu dilakukan agar semua pihak memahami pentingnya kehadiran yang jujur.

Gunakan pendekatan yang komunikatif, misalnya melalui seminar kecil, sesi tanya jawab, atau konten edukatif via email internal.

4. Tingkatkan Pengawasan dan Audit Absensi

Lakukan audit rutin terhadap data absensi dan bandingkan dengan laporan kegiatan kerja. Jika ditemukan kejanggalan, seperti jam kerja yang tidak sinkron dengan hasil pekerjaan, Anda bisa langsung melakukan investigasi.

Beberapa sistem absensi online seperti KantorKu.id bahkan memungkinkan Anda memantau kehadiran secara real-time, sehingga memudahkan deteksi dini terhadap potensi penyalahgunaan.

5. Bangun Budaya Kerja yang Transparan dan Berintegritas

Pencegahan buddy punching juga bisa dilakukan dengan cara membangun budaya kerja yang mengutamakan kejujuran dan tanggung jawab. Apresiasi karyawan yang hadir tepat waktu dan bekerja secara jujur, dan berikan contoh dari jajaran manajemen.

Semakin kuat budaya integritas di tempat kerja, semakin kecil kemungkinan karyawan melakukan pelanggaran seperti buddy punching.

Bangun Absensi yang Akurat Bersama KantorKu!

Untuk mencegah praktik buddy punching secara efektif, Anda membutuhkan lebih dari sekadar aturan internal, Anda membutuhkan sistem yang mendukung pengawasan real-time dan transparansi. Di sinilah KantorKu sebagai aplikasi absensi online terintegrasi, hadir sebagai solusi lengkap untuk tim HR.

Dengan KantorKu, Anda bisa:

• Pantau kehadiran karyawan secara real-time langsung dari dashboard. Semua data absensi, keterlambatan, hingga waktu istirahat tercatat otomatis dan akurat.
• Cegah kecurangan absensi melalui fitur verifikasi lokasi GPS dan selfie saat absen masuk maupun keluar.
• Kelola kehadiran karyawan lebih cepat dan mudah, termasuk jadwal kerja, cuti, dan lembur hanya dalam beberapa klik.
• Izinkan absen dari mana saja, cukup melalui smartphone masing-masing karyawan, cocok untuk sistem kerja hybrid maupun remote.

Ingin memastikan kehadiran karyawan Anda 100% akurat dan tanpa kecurangan? Coba KantorKu sekarang juga dan nikmati efisiensi maksimal dalam manajemen absensi!

Kunjungi KantorKu.id atau hubungi tim kami langsung via WhatsApp untuk demo dan konsultasi gratis.