Cara Daftar HAKI Sendiri secara Online, Cek Syarat & Biayanya

Cara daftar HAKI perlu Anda pahami sejak awal jika Anda ingin melindungi brand, logo, karya tulis, lagu, atau aset intelektual lain agar tidak mudah dipakai pihak lain tanpa izin. 

Bagi pelaku usaha, UMKM, maupun tim HRD yang ikut menangani dokumen perusahaan, pemahaman ini membantu bisnis lebih siap bertumbuh. 

Layanan kekayaan intelektual di Indonesia dikelola oleh Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual atau DJKI Kementerian Hukum atau sering juga disebut masyarakat sebagai Dirjen HAKI atau HAKI Indonesia.

Banyak orang mengira HAKI hanya untuk perusahaan besar. Padahal, UMKM, desainer, sampai pemilik brand lokal juga perlu memahami proses ini. 

Bahkan sebelum Anda mengajukan permohonan, Anda perlu tahu cara cek HAKI guna mengetahui peluang lolosnya permohonan.

Agar lebih mudah dipahami, artikel ini akan membahas cara daftar HAKI dengan mudah!

Apa Itu HAKI?

HAKI adalah singkatan yang umum dipakai masyarakat untuk menyebut hak atas kekayaan intelektual. 

Istilah yang digunakan lebih sering adalah KI atau HKI, yaitu perlindungan hukum atas hasil olah pikir manusia, seperti hak cipta, merek, paten, desain industri, rahasia dagang, indikasi geografis, desain tata letak sirkuit terpadu, dan perlindungan varietas tanaman. 

Artinya, HAKI bukan hanya soal merek dagang, tetapi mencakup banyak jenis aset intelektual yang memiliki nilai ekonomi dan hukum.

HAKI membantu Anda menjaga identitas usaha dan karya agar tidak mudah ditiru. Untuk brand dan logo, perlindungannya umumnya masuk ke ranah HAKI merek atau merek dagang. 

Adapun untuk buku, lagu, foto, video, dan karya kreatif lain, perlindungannya biasanya masuk ke hak cipta. Setiap jenis KI punya syarat, portal, dan biaya yang bisa berbeda. 

Siapa Saja yang Perlu Mendaftarkan HAKI?

Tidak semua orang wajib mendaftarkan semua jenis HAKI, tetapi banyak pihak akan diuntungkan jika melakukannya. 

Semakin cepat Anda memahami posisi bisnis atau karya Anda, semakin mudah menentukan jenis perlindungan yang tepat. Inilah pihak-pihak yang umumnya perlu mendaftarkan HAKI:

1. Pelaku Usaha dan UMKM

Pelaku usaha adalah pihak yang paling sering membutuhkan perlindungan merek. Jika Anda menjual produk atau jasa dengan nama usaha, logo, kemasan, atau slogan tertentu, maka pendaftaran merek penting agar identitas usaha tidak dipakai kompetitor. 

2. Penulis

Jika Anda menulis buku, modul, e-book, atau karya tulis lain, maka hak cipta menjadi perlindungan yang paling dekat. 

Banyak orang yang mencari ini karena ingin memiliki bukti pencatatan atas karya tulis yang dibuat. Cara daftar HAKI buku dilakukan DJKI melalui portal e-Hakcipta.

3. Musisi

Lagu dan musik termasuk ciptaan yang dilindungi hak cipta. Jadi, jika Anda menciptakan lagu, maka pencatatan hak cipta menjadi langkah yang patut dipertimbangkan. 

Itu sebabnya banyak orang mencari cara daftar HAKI lagu saat ingin mengamankan karya musiknya.

4. Desainer

Desainer visual sering menghasilkan aset yang bernilai tinggi, mulai dari logo, ilustrasi, desain kemasan, sampai tampilan produk. 

Logo bisa beririsan dengan hak cipta sebagai karya visual dan juga merek jika dipakai sebagai identitas bisnis. 

Oleh karena itu, Anda perlu membedakan tujuan perlindungannya, apakah untuk bukti karya, untuk identitas dagang, atau keduanya.

5. Inventor

Jika Anda menciptakan teknologi atau formula tertentu, maka area yang relevan biasanya paten atau paten sederhana. 

Ini berbeda dari merek dan hak cipta karena yang dilindungi adalah aspek invensinya. Untuk kategori ini, prosedur dan tarifnya juga berbeda dari merek atau hak cipta.

Baca Juga: 100++ Nama Perusahaan yang Bagus, Unik, & Berbahasa Inggris, Siap Pakai!

Syarat Daftar HAKI

Syarat pendaftaran HAKI berbeda tergantung jenis perlindungan yang diajukan. Maka, sebelum mengisi formulir, Anda perlu memastikan dulu apakah yang ingin dilindungi adalah merek, hak cipta, atau jenis KI lain. Mari simak syarat umum untuk pendaftaran HAKI:

1. Identitas Pemohon

Dokumen identitas adalah syarat untuk hampir semua pengajuan. Identitas ini berguna untuk mencocokkan data kepemilikan dan administrasi permohonan.

Untuk pemohon perorangan biasanya berupa KTP, sedangkan untuk badan usaha bisa disertai dokumen pendukung badan hukum. 

2. Formulir Permohonan

Setiap jenis KI memiliki formulir atau alur pengisian data sendiri. Pada layanan daring DJKI, sebagian formulir diisi langsung di portal permohonan, sedangkan beberapa lampiran tetap perlu diunggah dalam format PDF. 

Lampiran wajib tersebut umumnya meliputi tanda tangan pemohon, etiket merek, dan surat pernyataan UKM/bermaterai untuk pemohon usaha mikro/kecil. 

3. Contoh Objek yang Didaftarkan

Jika Anda mengajukan merek, Anda perlu menyiapkan etiket atau label merek. Namun jika Anda mengajukan hak cipta, Anda perlu mengunggah contoh ciptaan sesuai jenisnya, misalnya file buku, file musik, foto karya, atau video. 

Artinya, cara daftar HAKI logo dan cara daftar HAKI buku akan berbeda bentuk dan jenis lampirannya.

4. Surat Pernyataan Kepemilikan

Untuk merek maupun hak cipta, umumnya ada surat pernyataan bahwa objek yang diajukan memang milik pemohon atau pihak yang berhak. 

Surat ini berguna agar DJKI memiliki dasar administratif bahwa permohonan diajukan dengan itikad yang benar. Jika Anda memakai kuasa, biasanya ada tambahan surat kuasa.

5. Bukti Pembayaran PNBP

Setelah permohonan dibuat, sistem akan menerbitkan kode billing untuk pembayaran PNBP. Permohonan baru akan diproses lebih lanjut setelah pembayaran tervalidasi di sistem. Jadi, bukti pembayaran bukan pelengkap belakangan, melainkan bagian penting dari alur resmi.

6. Surat Keterangan UMK untuk Tarif Khusus

Jika Anda ingin mengajukan sebagai UMKM, DJKI mensyaratkan dokumen tambahan seperti surat rekomendasi UKM binaan atau surat keterangan terkait, hingga surat pernyataan UMK bermaterai. 

Inilah yang menjadi alasan mengapa cara daftar HAKI UMKM bisa lebih hemat dibanding jalur umum. 

7. Surat Kuasa Bila Mmemakai Konsultan

Jika Anda tidak mendaftar sendiri dan memilih menggunakan konsultan KI atau kuasa, maka surat kuasa biasanya diperlukan. 

Di sisi lain, bila cara daftar HAKI sendiri, Anda cukup memakai akun atas nama pemohon dan mengunggah dokumen yang diminta tanpa konsultan. Portal resmi DJKI memang memungkinkan permohonan dilakukan mandiri.

8. Bukti Pengalihan Hak jika Hak Berasal dari Pihak Lain

Dalam beberapa kasus, pemohon bukan pencipta atau pendesain langsung, misalnya karena ada perjanjian kerja atau pengalihan hak. 

Jika kondisinya seperti itu, maka Anda perlu bukti pengalihan agar kepemilikan yang diajukan punya dasar. 

Cara Daftar HAKI secara Online

Sebagian besar permohonan KI di Indonesia sudah bisa dilakukan secara online melalui portal resmi DJKI. 

Oleh karena itu, jika Anda mencari cara daftar HAKI online, Anda tidak harus datang langsung ke kantor. Agar lebih jelas, mari simak cara daftar HAKI secara online berikut:

1. Akses Portal DJKI dan Buat Akun

Buka portal HAKI sesuai jenis perlindungan yang ingin diajukan. Untuk hak cipta, Anda bisa masuk ke portal elektronik hak cipta DJKI, lalu pilih menu pendaftaran akun jika belum pernah mendaftar.

Saat membuat akun, Anda perlu mengisi data seperti email, kata sandi, nama lengkap, dan identitas lain yang diminta sistem.

2. Pilih Menu Permohonan Baru

Setelah akun berhasil dikonfirmasi, login ke sistem menggunakan email dan kata sandi yang sudah didaftarkan. 

Setelah masuk ke dashboard, pilih Hak Cipta > Permohonan Baru untuk memulai proses pengajuan HAKI secara online.

Sistem akan menampilkan jenis layanan yang bisa dipilih. Jika yang Anda daftarkan adalah karya seperti buku, maka Anda akan masuk ke alur permohonan hak cipta.

3. Unduh dan Siapkan Surat Pernyataan

Sebelum melanjutkan pengisian data, biasanya sistem meminta Anda menyiapkan surat pernyataan. 

Dokumen ini perlu diunduh, diisi sesuai data pemegang hak cipta, lalu ditandatangani sebagaimana ketentuan yang berlaku.

Jika pemegang hak cipta lebih dari satu orang, semua data dan tanda tangan perlu dicantumkan sesuai kebutuhan. 

Setelah selesai, surat tersebut biasanya harus disimpan dalam format PDF agar bisa diunggah kembali ke sistem pada tahap lampiran.

4. Isi Jenis Permohonan

Setelah dokumen awal siap, lanjutkan dengan mengisi data permohonan. Pada bagian ini, Anda biasanya diminta memilih kategori pemohon, misalnya umum, UMK, lembaga pendidikan, atau lembaga tertentu lainnya sesuai status Anda.

Berikutnya, isi data karya yang ingin didaftarkan, seperti jenis ciptaan, subjenis ciptaan, judul karya, dan lainnya.

Jika Anda ingin mendaftarkan buku, misalnya, maka pilih kategori karya tulis lalu isi detail bukunya secara lengkap. 

5. Masukkan Data Pencipta dan Pemegang Hak Cipta

Umumnya, data yang diminta meliputi nama, kewarganegaraan, alamat, email, nomor telepon, dan informasi lain.

Jika hak cipta dipegang oleh pihak lain, maka datanya harus tetap diisi sesuai kondisi sebenarnya. 

Apabila pengajuan dilakukan melalui kuasa, sistem juga biasanya menyediakan kolom tambahan untuk data kuasa.

6. Unggah Lampiran dan Contoh Ciptaan

Tahap berikutnya adalah mengunggah dokumen pendukung. Bagian ini penting karena kelengkapan lampiran menentukan apakah permohonan bisa diproses lebih lanjut atau tidak.

Beberapa lampiran yang umumnya diminta antara lain:

• Scan KTP pemohon atau pencipta
• Surat pernyataan dalam format PDF
• Contoh ciptaan sesuai jenis karya

Apabila karya yang diajukan berupa lagu, rekaman, video, foto, atau program komputer, maka format lampiran perlu menyesuaikan ketentuan yang muncul di sistem. Maka sebelum upload, pastikan format file dan ukuran dokumennya sudah sesuai.

7. Kirim Permohonan

Jika seluruh data dan lampiran sudah lengkap, Anda bisa mengirim permohonan melalui sistem. 

Setelah itu, biasanya akan muncul detail pengajuan beserta kode billing untuk pembayaran. Pembayaran dapat dilakukan melalui ATM atau mobile banking. 

Setelah pembayaran berhasil, status permohonan akan berubah menjadi lunas, lalu Anda tinggal memantau prosesnya di akun sampai statusnya diterima.

Baca Juga: Company Confidential: Cek Rahasia & Fakta Rekrutmennya!

Cara Cek HAKI

Sebelum mengajukan permohonan, Anda disarankan melakukan penelusuran lebih dulu. Tujuannya agar Anda melihat apakah nama merek, brand, atau karya tertentu sudah muncul dalam database. Adapun cara cek HAKI yaitu:

1. Buka Pangkalan Data Kekayaan Intelektual Indonesia

Buka browser dan ketik Pangkalan Data Kekayaan Intelektual Indonesia atau klik https://pdki-indonesia.dgip.go.id/. 

Di sini, kamu bisa melihat apakah suatu merek, ciptaan, atau bentuk kekayaan intelektual lain sudah tercatat. 

2. Pilih Jenis HAKI yang Ingin Diperiksa

Setelah masuk ke halaman pencarian, pilih jenis kekayaan intelektual yang ingin Anda cek. Tersedia beberapa kategori, yaitu merek, paten, desain industri, hak cipta, dan indikasi geografis.

Pemilihan kategori ini bertujuan karena setiap jenis HAKI memiliki data dan hasil pencarian yang berbeda. 

Maka, Anda perlu memastikan sejak awal apakah yang ingin dicek adalah merek, karya cipta, atau bentuk HAKI lainnya.

3. Masukkan Nomor Pencatatan atau Kata Kunci Pencarian

Setelah memilih jenis HAKI, masukkan data pencarian pada kolom yang tersedia. Jika Anda sudah memiliki sertifikat atau bukti pencatatan, cara paling mudah adalah menggunakan nomor pencatatan atau nomor permohonan yang tertera pada dokumen tersebut.

Namun, jika Anda belum punya sertifikat, Anda juga bisa mencoba memasukkan nama merek, judul karya, atau kata kunci lain yang paling mendekati. 

Sebaiknya jangan hanya mengetik nama persisnya, tetapi juga cek variasi penulisan atau unsur yang mirip agar hasil penelusurannya lebih akurat.

4. Periksa Hasil yang Muncul

Sesudah data dimasukkan, klik tombol pencarian lalu tunggu hasilnya muncul. Jika data ditemukan, biasanya sistem akan menampilkan informasi dasar terkait HAKI tersebut.

Pada tahap ini, Anda bisa melihat apakah statusnya sudah tercatat, masih diproses, atau belum ditemukan. 

5. Cek Detail Data HAKI yang Ditampilkan

Jika hasil pencarian menunjukkan data yang sesuai, jangan berhenti hanya pada statusnya saja. 

Buka detail informasinya dan periksa beberapa bagian seperti nomor permohonan, nomor pencatatan, tanggal permohonan, dan lainnya.

6. Gunakan Hasil Cek untuk Memastikan Status Pendaftaran

Jika data sudah muncul dan statusnya diterima atau terdaftar, berarti HAKI tersebut sudah tercatat di sistem. 

Namun, jika data belum muncul, Anda perlu mengecek lagi apakah kata kunci yang digunakan sudah tepat atau apakah permohonannya memang masih belum masuk ke database.

Biaya Daftar HAKI Terbaru

Sebelum mendaftar, Anda perlu memahami bahwa biaya layanan KI di DJKI mengacu pada PNBP yang dipublikasikan di situs resmi DJKI. 

Untuk layanan merek, DJKI menyebut tarif berdasarkan PP Nomor 45 Tahun 2024 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis PNBP. 

Mari simak rincian biaya untuk daftar HAKI:

Ada tiga catatan penting yang perlu Anda pegang:

• Biaya merek dihitung per kelas, jadi total bisa naik jika barang atau jasa Anda masuk lebih dari satu kelas,
• Tarif UMK tidak otomatis berlaku tanpa dokumen pendukung UMK yang diminta DJKI,
• Untuk jenis KI lain seperti paten, desain industri, atau merek internasional, tarifnya berbeda dan perlu dilihat sesuai layanan yang diajukan. 

FAQ Seputar Cara Daftar HAKI

Banyak orang baru mulai mengurus HAKI saat brand mereka mulai dikenal. Oleh karena itu, pertanyaan yang muncul biasanya seperti apakah HAKI bisa daftar sendiri tidak, berlaku berapa lama hingga cara cek statusnya bagaimana. Simak jawabannya di bawah ini:

1. Apakah HAKI Bisa Didaftarkan Sendiri tanpa Konsultan?

Ya, bisa. Portal resmi DJKI untuk merek dan hak cipta memungkinkan pemohon membuat akun dan mengajukan permohonan sendiri secara daring. 

Konsultan biasanya dipilih jika kasusnya lebih kompleks, misalnya analisis konflik merek, pengajuan internasional, atau penanganan keberatan.

2. Apakah HAKI Berlaku Selamanya?

Tidak semuanya. Merek memiliki masa perlindungan yang dapat diperpanjang, sedangkan hak cipta dan jenis KI lain memiliki jangka perlindungan yang berbeda-beda. 

Karena itu, Anda perlu membedakan antara merek, hak cipta, paten, dan KI lain sebelum menyimpulkan masa berlakunya.

3. Bagaimana Cara Cek Status Pendaftaran HAKI?

Status pendaftaran biasanya dapat dipantau dari akun pemohon pada portal tempat Anda mengajukan permohonan. 

Anda juga bisa memakai PDKI Indonesia sebagai rujukan cek HAKI. Jika Anda mengajukan hak cipta, sertifikat yang sudah selesai biasanya dapat diunduh dari sistem e-Hakcipta.

4. Apa yang Harus Dilakukan jika HAKI Ditolak?

Jika masalahnya ada pada kemiripan merek, Anda perlu memperbaiki strategi dan dokumen sebelum mengajukan lagi atau menempuh upaya lanjutan yang tersedia sesuai prosedur. 

Untuk kasus merek, Anda bisa pahami hasil penelusuran awal dan analisis kemiripan sejak sebelum pengajuan sering kali membantu mengurangi risiko penolakan.

Kelola Dokumen Karyawan Anda Lebih Rapi lewat KantorKu HRIS!

Mengurus HAKI memang fokusnya ada pada perlindungan merek dan aset intelektual. Namun dalam praktik sehari-hari, Anda juga tetap harus mengelola banyak dokumen penting lain, mulai dari kontrak kerja, data karyawan, sampai payroll. 

Jika dokumen-dokumen itu masih tersebar manual, pekerjaan administratif jadi lebih lambat dan risiko salah data juga jauh lebih tinggi.

Oleh karena itu, saat bisnis Anda mulai tumbuh, Anda perlu aplikasi database karyawan tempat yang lebih tertata untuk menyimpan dan mengelola administrasi SDM.

Agar manajemen dokumen dan administrasi SDM di perusahaan Anda berjalan lebih profesional, mari simak fitur unggulan KantorKu HRIS berikut:

• Manajemen Data Karyawan Terpusat: Satu aplikasi untuk menyimpan seluruh detail pekerjaan, kontrak, hingga dokumen pribadi karyawan di satu tempat.
• Pengisian Data Mandiri: Mempercepat proses onboarding dengan memberikan akses bagi karyawan untuk mengisi data pribadi mereka secara mandiri.
• Database Fleksibel: Memungkinkan HR untuk menambah atau mengubah field data berdasarkan jabatan, gaji, hingga status kerja.
• Struktur Organisasi Interaktif: Menampilkan bagan organisasi, memudahkan pemantauan unit fungsional dan posisi setiap personil.
• Integrasi Langsung ke Sistem Payroll: Seluruh pembaruan data karyawan, cuti, dan lembur otomatis terhubung dengan sistem penggajian untuk memastikan akurasi perhitungan gaji.

Jangan sampai tim HR Anda kehilangan waktu berharga karena urusan administratif yang repetitif, sementara kompetitor sudah mampu mengelola database karyawan 95% lebih cepat dan akurat. 

Saatnya book demo gratis sekarang juga untuk mencoba sendiri bagaimana KantorKu HRIS mengoptimalkan sistem manajemen database Anda!

Referensi:

PP Nomor 45 Tahun 2024 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis PNBP