Cara Setting IP Mesin Absensi agar Mudah Terhubung ke Software HR

Sebelum alat absensi bisa terhubung ke komputer atau software HR, Anda perlu memahami dulu bagaimana cara setting IP mesin absensi.

Pengaturan ini sering dianggap teknis dan rumit, padahal jika dipahami tahap demi tahap, prosesnya cukup mudah dilakukan.

Kini, mesin absensi tidak hanya berfungsi sebagai alat pencatat jam masuk dan pulang. Data juga bisa dipakai untuk rekap keterlambatan, perhitungan lembur, bahkan integrasi payroll. 

Oleh karena itu, Anda perlu memahami pengaturan IP address pada mesin absensi agar sistem kerja HR Anda lebih tertata!

Apa Itu IP Address pada Mesin Absensi?

IP address pada mesin absensi adalah alamat jaringan yang membuat perangkat bisa dikenali oleh komputer atau sistem HR yang digunakan perusahaan. 

Tanpa IP address, mesin absensi akan sulit terhubung ke software dan data kehadiran tidak bisa ditarik secara otomatis melalui jaringan internet.

Bisa dibilang, IP address bagaikan alamat rumah. Jika alamatnya benar dan sesuai jalur, perangkat lain bisa menemukan mesin absensi tersebut. Namun, jika alamatnya salah, koneksi pun akan gagal.

Contoh IP address mesin absensi umumnya menggunakan format IPv4 lokal seperti 192.168.1.201, 192.168.10.x, atau 192.168.1.x, tergantung pada subnet jaringan kantor. 

IP ini sering diatur manual atau didapat via DHCP agar satu jaringan dengan komputer. Ketika IP sudah benar, software absensi atau HRIS bisa mengunduh log absensi melalui internet tanpa rekap manual satu per satu.

Jenis IP Address pada Mesin Absensi

IP address umumnya dibagi menjadi dua jenis, yaitu IP otomatis dan IP manual. Sebelum menentukan pengaturan, pahami bahwa kebutuhan tiap bisnis bisa berbeda.

Kantor kecil mungkin cukup memakai pengaturan otomatis, sedangkan perusahaan yang ingin konfigurasi lebih lanjut biasanya memilih pengaturan manual.

Untuk membantu Anda menemukan yang tepat, mari simak perbedaan kedua jenis IP address pada mesin absensi:

1. IP Publik

IP publik adalah alamat IP yang digunakan perangkat untuk terhubung ke internet dan dikenali dari luar jaringan lokal. 

Jenis IP ini umumnya diberikan oleh penyedia layanan internet atau ISP, lalu dipakai pada router utama kantor, bukan langsung pada mesin absensi. 

Kelebihan

• Memungkinkan akses dari luar jaringan kantor.
• Mendukung kebutuhan pemantauan jarak jauh.
• Berguna untuk integrasi sistem berbasis internet.

2. IP Privat

Jenis inilah yang paling umum dipakai pada mesin absensi karena perangkat biasanya dihubungkan ke komputer admin atau software dalam satu jaringan internal. 

Alamat seperti 192.168.x.x atau 10.x.x.x termasuk contoh IP privat yang sering digunakan di lingkungan kerja.

Kelebihan

• Aman digunakan untuk jaringan internal kantor.
• Cocok untuk koneksi mesin ke komputer lokal.
• Lebih sederhana untuk kebutuhan absensi harian.

3. Static IP atau IP Manual

Static IP adalah alamat IP yang diatur sendiri secara manual pada mesin absensi dan nilainya tetap sampai diubah kembali. 

Karena alamatnya tidak berubah-ubah, static IP sangat membantu jika mesin dipakai terus-menerus untuk sinkronisasi data kehadiran.

Kelebihan

• Lebih stabil untuk koneksi jangka panjang.
• Memudahkan integrasi ke software HR.
• Lebih mudah dilacak saat maintenance.

4. IP Dinamis

IP dinamis adalah alamat IP yang bisa berubah secara otomatis saat perangkat tersambung ulang ke jaringan. 

Jenis ini sering berkaitan dengan pengaturan DHCP, karena router dapat memberikan alamat yang berbeda pada waktu tertentu. 

Kelebihan

• Mudah digunakan tanpa konfigurasi rumit.
• Cocok untuk kebutuhan instalasi cepat.
• Tidak perlu menentukan alamat IP sendiri.

Baca Juga: 20 Aplikasi Absensi Online Gratis Terbaik, Cek Fitur & Keunggulannya

Cara Setting IP Mesin Absensi

Cara setting IP mesin absensi sebetulnya mudah. Namun perlu diingat, meski tampilan menu setiap merek bisa berbeda, alurnya umumnya serupa.

Sebelum mulai, pastikan kabel LAN sudah tersambung bila memakai jaringan kabel dan Anda memiliki akses ke menu pengaturan mesin. 

Jika sudah siap, mari ikuti cara setting IP mesin absensi password sebagai berikut.

1. Pastikan Mesin Absensi Sudah Terhubung ke Jaringan

Jika menggunakan koneksi LAN, hubungkan kabel jaringan dari mesin ke router, switch, atau langsung ke komputer sesuai kebutuhan instalasi di kantor Anda. Cek juga apakah indikator jaringan pada perangkat menyala dengan normal. 

2. Masuk ke Menu Utama Mesin Absensi

Setelah perangkat siap, buka menu utama pada mesin absensi. Caranya dengan menekan tombol M, Menu, atau tahan tombol OK beberapa detik sampai muncul halaman pengaturan. 

Terkadang, perangkat terkunci, sehingga membutuhkan akses dari pihak internal yang berwenang.

3. Buka Menu Komunikasi atau Jaringan

Lalu, cari bagian yang berkaitan dengan pengaturan koneksi. Nama menunya bisa berupa Comm, Communication, Jaringan, Network, atau Ethernet, tergantung merek. 

Di menu inilah Anda biasanya akan melihat data seperti IP address, subnet mask, gateway, hingga opsi pengaturan otomatis atau manual. Untuk pengguna mesin absensi Solution, umumnya jalurnya seperti Menu > Comm > Jaringan.

4. Cek IP Address yang Sedang Digunakan

Sebelum mengubah pengaturan, lihat dulu IP address yang sedang aktif di mesin. Dengan begitu, Anda bisa menentukan apakah IP tersebut masih bisa dipakai atau harus diubah.

Misalnya, jika jaringan kantor memakai segmen 192.168.10.x tetapi mesin masih berada di 192.168.1.x, maka besar kemungkinan perangkat tidak akan terhubung ke komputer admin. 

5. Ubah IP Address sesuai Jaringan Kantor

Jika IP pada mesin belum sesuai dengan jaringan yang digunakan di kantor, Anda perlu mengubahnya secara manual. 

Caranya isi IP address, subnet mask, dan gateway. Sebagai contoh, bila jaringan kantor menggunakan 192.168.1.x, maka mesin bisa diatur ke alamat seperti 192.168.1.201 selama IP tersebut belum digunakan perangkat lain. 

6. Simpan Pengaturan Jaringan

Setelah selesai mengisi atau mengubah IP address, simpan pengaturan tersebut agar data baru benar-benar diterapkan. 

Cukup dengan menekan tombol OK atau Save. Namun, ada juga perangkat yang baru menerapkan pengaturan setelah Anda keluar dari menu.

7. Lakukan Pengecekan Koneksi

Sesudah IP berhasil diatur, langkah berikutnya adalah memastikan alamat tersebut aktif dan bisa dijangkau dari komputer. 

Caranya buka Command Prompt di Windows lalu ketik perintah ping ke IP mesin. Jika muncul balasan, berarti perangkat sudah masuk ke jaringan dan siap digunakan ke tahap berikutnya.

Jika hasil ping gagal, bisa jadi komputer dan mesin berada di segmen jaringan yang berbeda atau IP yang dimasukkan bentrok dengan perangkat lain.

Cara Menghubungkan Mesin Absensi ke Software HR

Setelah IP mesin berhasil diatur, langkah berikutnya adalah menghubungkan perangkat ke software HR agar data absensi bisa diambil. 

Koneksi ini berguna karena pekerjaan administratif menjadi lebih ringan. Anda tidak perlu lagi memindahkan data secara manual dari satu sistem ke sistem lain.

Adapun caranya yaitu:

1. Hubungkan Mesin Absensi ke Router atau Jaringan Kantor

Pastikan mesin absensi sudah terhubung ke jaringan kantor. Caranya cukup menyambungkan mesin ke router menggunakan kabel LAN. 

Dengan koneksi melalui router, mesin tidak harus selalu dihubungkan langsung ke komputer. Selama masih berada dalam jaringan yang sama, komputer tetap bisa membaca perangkat tersebut. 

2. Cek Koneksi Mesin dari Komputer

Sebelum membuka software HR, lakukan dulu pengecekan koneksi dari komputer ke mesin dengan perintah ping. 

Tujuannya untuk mengecek bahwa perangkat memang sudah bisa dijangkau dari sisi komputer. Jika ping berhasil, berarti jalur koneksi dasarnya sudah aman dan Anda bisa lanjut ke tahap integrasi software.

3. Buka Software HR yang Digunakan

Buka software HR yang akan digunakan untuk membaca data dari mesin absensi. Software ini bisa berupa aplikasi attendance management, software absensi karyawan, atau sistem HR yang memang mendukung integrasi dengan perangkat absensi.

Software berfungsi sebagai penghubung antara data yang ada di mesin dan proses administrasi HR di perusahaan Anda. 

4. Masukkan IP Address Mesin ke Dalam Software

Selanjutnya, masukkan IP address mesin ke dalam menu pengaturan koneksi pada software. Biasanya sistem juga meminta data tambahan seperti port, nomor mesin, atau nama perangkat. 

Semua data ini harus diisi dengan benar agar software dapat menemukan mesin yang ingin dihubungkan.

5. Lakukan Uji Koneksi dari Dalam Software

Sesudah data koneksi diisi, lakukan tes koneksi melalui software. Umumnya tersedia tombol seperti Connect, Test Connection, atau Koneksikan. 

Jika koneksi berhasil, biasanya akan muncul notifikasi bahwa perangkat sudah terhubung dengan sukses. 

Namun jika gagal, Anda perlu memeriksa kembali apakah IP, port, jaringan, dan kondisi mesin sudah sesuai.

6. Tarik Data Absensi ke Sistem HR

Setelah mesin berhasil terhubung, Anda bisa mulai melakukan sinkronisasi data absensi ke software HR. 

Data check-in dan check-out karyawan dapat ditarik untuk kebutuhan rekap kehadiran. Inilah alasan bagaimana koneksi ini bisa  mengurangi pekerjaan HR yang berulang. 

Baca Juga: 5 Contoh Laporan Absensi Karyawan Excel & PDF, Ada Template!

Kelola Absensi Tanpa Ribet Kendala Teknis lewat KantorKu HRIS!

Anda tentu tidak ingin waktu habis hanya untuk mengurus jaringan atau tarik data absensi secara manual, bukan?

Kabar baiknya, Anda bisa menggunakan KantorKu HRIS yang memiliki fitur absensi online dengan integrasi payroll.

Dengan KantorKu HRIS, data absensi akan langsung tercatat dan tersinkronisasi dengan administrasi HR secara menyeluruh, baik perhitungan lembur, payroll hingga laporan kehadiran. 

Artinya, jika Anda mulai merasa proses absensi manual sudah tidak efisien, sekarang saatnya mempertimbangkan KantorKu HRIS.

Agar lebih paham cara kerjanya, mari lihat fitur berikut:

• Satu Dashboard Absensi Online: Memantau kehadiran, keterlambatan, hingga durasi istirahat karyawan dalam satu tampilan terpadu.
• Absensi GPS & Selfie: Solusi absensi tanpa kartu RFID yang anti-manipulasi dan cocok untuk tim lapangan maupun kerja hybrid.
• Manajemen Shift & Lembur: Mengatur jadwal kerja secara fleksibel dan menghitung lembur otomatis sesuai kebijakan perusahaan.
• Integrasi Payroll Otomatis: Tidak perlu hitung manual, data absensi langsung terhubung ke sistem payroll untuk proses gaji yang cepat.
• Employee Self Service (ESS): Memberikan keleluasaan bagi karyawan untuk mengajukan cuti dan melihat sisa saldo cuti melalui aplikasi mobile.

Kini Anda dapat meninggalkan drama kartu hilang atau kendala jaringan mesin fisik. Dengan dukungan teknologi tersertifikasi ISO 27001, KantorKu HRIS memastikan data Anda aman. 

Langsung saja book demo gratis sekarang juga untuk meningkatkan efisiensi operasional HR menjadi 83% lebih cepat!

Referensi:

Beeshopelectro. (2022, October 4). Cara Menghubungkan Mesin Absensi Sidik Jari Fingerprint Solution ke Komputer melalui Router [Video]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=5IuKVAGt7Qk

Beeshopelectro. (2022, March 9). Cara Mudah Mengetahui IP Address Mesin Absensi Fingerprint Solution [Video]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=n4frG3nho2Q