Contoh Paklaring Palsu yang Perlu Diwaspadai: Ciri & Bedanya dengan yang Asli!

Praktik penggunaan paklaring palsu kini marak dilakukan oleh oknum tidak bertanggung jawab demi mencurangi proses rekrutmen agar terkesan memiliki pengalaman kerja yang kredibel. 

Fenomena ini tentu merugikan perusahaan karena berisiko mendapatkan kandidat yang tidak kompeten dan memiliki cacat integritas sejak awal. 

Sebagai HR, Anda wajib melakukan pengecekan mendalam dan skeptis terhadap dokumen yang dilampirkan guna melindungi stabilitas organisasi. 

Untuk itu, mari kenali seperti apa contoh paklaring palsu dan tips membuatnya agar paklaring dari perusahaan Anda sulit ditiru oleh pihak lain!

Apa Itu Paklaring?

Paklaring atau Certificate of Employment adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan sebagai bukti bahwa seseorang pernah bekerja di sana dengan posisi dan durasi waktu tertentu. 

Dokumen ini biasanya diminta oleh karyawan sebagai syarat melamar pekerjaan baru, klaim saldo BPJS Ketenagakerjaan (JHT), hingga pengajuan kredit di bank. 

Apakah paklaring bisa dibuat sendiri oleh karyawan? Tidak, HR yang bertugas membuat paklaring.

Untuk membuat paklaring resmi, HR biasanya harus melakukan verifikasi data internal terlebih dahulu untuk memastikan karyawan tersebut telah menyelesaikan masa kerja dan kewajibannya (seperti exit clearance) dengan baik.

Ciri-ciri Paklaring Palsu

Saat ini, banyak oknum memanfaatkan jasa pembuatan dokumen bodong untuk memalsukan pengalaman kerja. Jangan sampai Anda tertipu klaim sepihak hanya karena selembar kertas. 

Mari kenali ciri-ciri paklaring palsu yang harus Anda waspadai:

1. Cap Stempel Terlihat Kering

Cap surat pada paklaring palsu sering kali terlihat kering atau datar karena biasanya merupakan hasil pindaian (scan) yang dicetak ulang menggunakan mesin printer biasa. 

Berbeda dengan stempel asli yang menggunakan tinta basah, bekas tekanannya biasanya terlihat nyata bahkan sering kali membekas hingga ke bagian belakang kertas.

2. Warna Cap Memiliki Gradasi

Stempel resmi perusahaan umumnya hanya menggunakan satu warna solid seperti biru, merah, atau hitam, dan tidak ada produsen stempel yang memasarkan tinta bergradasi. 

Jika Anda menemukan cap dengan gradasi warna yang aneh, itu merupakan indikasi kuat bahwa dokumen tersebut didesain menggunakan software grafis.

3. Bentuk Cap Terlalu Sempurna dan Rapi

Pada paklaring asli, posisi stempel manual sering kali sedikit miring atau tidak presisi karena dipengaruhi oleh tekanan tangan manusia saat mengecap. 

Jika posisi cap terlihat sangat tegak lurus sempurna dan simetris di setiap dokumen, Anda patut mencurigai bahwa itu adalah elemen digital yang ditempel.

4. Tinta Cap Mudah Luntur

Hasil cetakan mesin printer pada paklaring palsu biasanya akan luntur atau rontok jika terkena sedikit air atau digosok dengan keras. 

Sebaliknya, stempel basah asli menggunakan tinta khusus yang meresap kuat ke dalam serat kertas sehingga tidak mudah memudar meski terkena kelembapan.

5. Tanda Tangan Terlihat Tipis dan Rata

Ciri paklaring palsu lainnya adalah tanda tangan yang terlihat tipis dan tidak memiliki tekanan karena hanya hasil cetak dari pindaian lama. 

Tanda tangan basah yang asli biasanya memiliki goresan yang lebih tebal di titik awal dan menipis di akhir, dan menunjukkan tekanan pena yang terasa jika diraba.

6. Tidak Terdapat Kop Surat Resmi

Kejanggalan yang paling mencolok pada dokumen palsu adalah ketiadaan kop surat yang lengkap atau penggunaan logo dengan resolusi rendah (pecah). 

Paklaring resmi wajib memuat identitas perusahaan secara detail, mulai dari nama, alamat fisik, nomor telepon aktif, hingga alamat email resmi.

7. Nomor Surat Tidak Valid

Oknum pemalsu sering kali asal-asalan dalam mencantumkan nomor surat tanpa mengikuti kode penomoran resmi dari perusahaan yang bersangkutan. 

HR bisa melakukan validasi dengan menghubungi perusahaan lama yang tertera untuk memastikan apakah nomor surat tersebut tercatat dalam database mereka atau tidak.

Baca Juga: 22 Contoh Surat Paklaring Kerja yang Benar dan Tepat 

Struktur Paklaring Palsu

Paklaring palsu pada dasarnya memiliki struktur yang sama mengikuti dokumen asli guna mengelabui mata HR secara sekilas. 

Namun, biasanya terdapat beberapa kejanggalan pada susunan elemennya, di antaranya:

1. Informasi Jabatan yang Tidak Lazim

Struktur jabatan sering kali ditulis terlalu muluk atau tidak sesuai dengan standar struktur organisasi perusahaan tersebut. 

Contoh: 

Penulisan jabatan “Senior Executive Vice President” untuk masa kerja yang hanya 6 bulan.

2. Deskripsi Tugas Terlalu Umum

Narasi mengenai tanggung jawab pekerjaan biasanya hanya hasil copy-paste dari internet tanpa detail spesifik. 

Contoh: 

Deskripsi tugas yang hanya menuliskan “melakukan pemasaran” tanpa menyebutkan produk atau target spesifik perusahaan.

3. Kesalahan Penulisan (Typo)

Sering ditemukan kesalahan eja pada nama pejabat yang menandatangani atau nama perusahaan itu sendiri. 

Contoh: 

Penulisan nama perusahaan yang seharusnya “PT Maju Jaya” ditulis menjadi “PT Maju jaya”.

4. Format Tanggal Tidak Konsisten

Penggunaan format tanggal yang berubah-ubah antara bagian pembuka dan penutup surat. Ini menandakan pembuatan paklaring yang sembarangan.

Contoh: 

Bagian awal menggunakan format DD/MM/YYYY, sedangkan bagian akhir menggunakan format MM/DD/YYYY.

5. Identitas Penandatangan Tidak Sesuai

Nama pejabat yang menandatangani surat sering kali bukan otoritas yang tepat atau bahkan sudah tidak bekerja di sana saat surat terbit. 

Contoh: 

Surat tahun 2024 ditandatangani oleh Manager yang sudah resign sejak 2022.

6. Alasan Berhenti yang Tidak Jelas

Kalimat yang menjelaskan akhir masa kontrak atau resign biasanya menggunakan pilihan kata yang ambigu. 

Contoh: 

Menuliskan “selesai tugas” tanpa keterangan perihal pemutusan hubungan kerja yang standar secara hukum.

7. Kualitas Kertas yang Rendah

Dokumen resmi biasanya menggunakan kertas dengan gramasi tertentu, sedangkan dokumen palsu sering kali hanya menggunakan kertas HVS tipis. 

Contoh: 

Dokumen terlihat sangat lecek dan transparan saat terkena cahaya.

Contoh Paklaring Palsu 

Di atas adalah gambar contoh paklaring palsu online yang sering ditemukan dalam proses rekrutmen. Terdapat beberapa hal yang membuat paklaring ini terindikasi palsu, mulai dari kesalahan administratif hingga ketidaklogisan data pendukung yang tercantum di dalamnya.

Mari bedah contoh paklaring palsu ini!

1. Logo Buram dan Salah Ketik di Kop Surat

Kop surat pada paklaring palsu di atas menggunakan logo yang terlihat pecah karena resolusinya rendah. 

Selain itu, terdapat kesalahan penulisan status perusahaan seperti “PT MAJU JAYA SEJAHTERA TERBUKA” yang seharusnya disingkat menjadi “Tbk” sesuai aturan hukum perseroan di Indonesia. 

2. Nomor Surat Terlalu Simpel

Nomor surat 001/HRD/MJS/2024 pada contoh paklaring palsu surat menunjukkan kejanggalan besar jika surat tersebut diterbitkan pada akhir tahun seperti Desember. 

Sangat tidak logis jika sebuah perusahaan aktif hanya mengeluarkan satu surat keluar (nomor 001) selama setahun penuh. 

Paklaring asli biasanya memiliki penomoran surat yang sudah mencapai angka ratusan atau ribuan, serta kode bulan yang konsisten.

3. Jabatan Terlalu Tinggi untuk Masa Kerja Muda

Kejanggalan terlihat pada pencantuman jabatan “Senior Manager Marketing & Regional Director” untuk masa kerja yang relatif singkat atau kandidat yang masih sangat muda. 

Pemalsu cenderung melebih-lebihkan jabatan agar kandidat terlihat hebat di mata HR tanpa mempertimbangkan hierarki organisasi yang masuk akal. 

Sebagai HR, Anda wajib melakukan cross-check melalui LinkedIn atau menghubungi kantor lama untuk memvalidasi posisi yang sebenarnya.

4. Kalimat Testimoni Terlalu Subjektif 

Contoh paklaring palsu 2026 di atas menggunakan kalimat “menunjukkan kinerja yang sangat luar biasa dan tidak pernah melakukan kesalahan sedikit pun” terdengar tidak profesional. 

Dokumen resmi paklaring biasanya menggunakan bahasa yang netral, formal, dan hanya mencantumkan fakta mengenai masa kerja dan deskripsi tugas secara singkat. 

5. Stempel Kering dan Tanda Tangan Digital

Ciri fisik yang paling mudah dikenali adalah cap stempel yang terlihat “kering” atau datar karena hanya hasil cetakan printer laser, bukan stempel basah. 

Tanda tangannya pun terlihat tipis dan rata tanpa ada tekstur goresan pulpen yang menembus hingga ke belakang kertas seperti tanda tangan asli. 

Baca Juga: 20 Contoh Paklaring Kerja Asli dan Resmi [+Template Word & PDF]

5 Contoh Paklaring Asli

Agar lebih mudah mengenali paklaring palsu, Anda bisa melihat berbagai format paklaring asli. Berikut adalah beberapa jenis contoh paklaring asli yang umum diterbitkan oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhan administratif karyawan:

1. Contoh Paklaring untuk Klaim BPJS Ketenagakerjaan 

Dokumen ini secara spesifik mencantumkan nomor kepesertaan BPJS dan keterangan masa kerja yang lengkap sebagai syarat utama pencairan saldo JHT.

2. Contoh Paklaring untuk Melamar Pekerjaan Baru

Format ini biasanya lebih menonjolkan deskripsi tugas, tanggung jawab, serta pencapaian karyawan selama bekerja untuk menjadi bahan pertimbangan rekruter.

Contoh Paklaring untuk Melamar Pekerjaan Baru

3. Contoh Paklaring untuk Pengajuan Kredit Bank

Paklaring jenis ini sering kali menyertakan keterangan bahwa karyawan tersebut memiliki penghasilan tetap guna verifikasi kemampuan finansial.

4. Contoh Paklaring Surat Keterangan Kerja (SKK) Standar 

Ini merupakan format paling umum yang berisi identitas karyawan, posisi terakhir, dan masa kerja tanpa rincian testimoni kinerja yang berlebihan.

Contoh Paklaring Surat Keterangan Kerja (SKK) Standar

5. Contoh Paklaring Digital dengan QR Code

Paklaring digital biasanya diterbitkan oleh perusahaan berbasis teknologi, di mana keasliannya bisa divalidasi melalui pemindaian kode QR di pojok surat.

Ingin buat paklaring online dengan template di atas?

Silakan unduh dengan mengisi formulir berikut!

Risiko Hukum Menggunakan Paklaring Palsu

Menggunakan paklaring palsu untuk kepentingan melamar kerja merupakan tindakan melawan hukum yang dapat menyeret pelakunya ke meja hijau. 

Berdasarkan Pasal 263 KUHP, seseorang yang membuat atau menggunakan surat palsu yang dapat menimbulkan hak atau kerugian dapat diancam dengan pidana penjara paling lama enam tahun.

Selain itu, terdapat beberapa risiko hukum menggunakan paklaring palsu lainnya, yaitu:

1. Pidana Penjara Sesuai UU Sisdiknas

Selain KUHP, jika paklaring tersebut dianggap sebagai sertifikat kompetensi atau bukti profesi, maka pelakunya bisa dijerat Pasal 69 UU Sisdiknas. 

Sanksi yang membayangi adalah pidana penjara maksimal lima tahun dan/atau denda paling banyak Rp500.000.000 (lima ratus juta rupiah).

2. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) Sepihak

Jika kandidat sudah terlanjur diterima dan kemudian hari terbukti menggunakan dokumen palsu, perusahaan berhak melakukan PHK seketika tanpa pesangon karena pelanggaran berat. 

Hal ini dikategorikan sebagai tindakan penipuan yang merusak hubungan kepercayaan antara pemberi kerja dan karyawan.

3. Masuk Daftar Hitam (Blacklist) Industri

Perusahaan sering kali berbagi informasi mengenai kandidat yang bermasalah melalui asosiasi HR atau jaringan profesional. 

Menggunakan dokumen palsu akan membuat nama kandidat tercemar secara permanen, sehingga menutup peluang karier di perusahaan lain dalam industri yang sama.

Baca Juga: 18 Contoh Surat Keterangan Aktif Kerja untuk PNS, Visa, KPR, PPPK 

Cara Mencegah Paklaring Palsu

Untuk mencegah paklaring yang dikeluarkan perusahaan Anda dipalsukan oleh oknum, Anda bisa menerapkan cara membuat paklaring sendiri berikut:

1. Gunakan QR Code Verifikasi

Sematkan QR Code yang jika dipindai akan mengarahkan verifikator ke halaman resmi perusahaan untuk mengonfirmasi keaslian dokumen. 

Dengan adanya tautan langsung ke database, pihak ketiga dapat langsung memastikan apakah nama dan nomor surat tersebut valid.

2. Gunakan Kertas Bertekstur atau Watermark

Terbitkan paklaring menggunakan kertas khusus yang memiliki tanda air (watermark) atau logo timbul (emboss) perusahaan. 

Metode fisik ini sulit ditiru oleh mesin cetak standar yang biasa digunakan oleh para pemalsu dokumen.

3. Implementasikan Tanda Tangan Digital Tersertifikasi

Beralihlah dari tanda tangan basah ke tanda tangan digital yang menggunakan sertifikat elektronik resmi. 

Tanda tangan ini memiliki enkripsi yang akan menunjukkan peringatan jika dokumen telah mengalami perubahan atau modifikasi setelah ditandatangani.

4. Berikan ID Unik pada Setiap Dokumen

Pastikan setiap paklaring memiliki nomor identitas unik yang tidak hanya berisi urutan angka, tetapi juga kode keamanan rahasia perusahaan. 

Hal ini memudahkan tim HR Anda saat menerima permintaan verifikasi referensi dari perusahaan lain di masa depan.

5. Sosialisasikan Alamat Verifikasi Resmi

Cantumkan instruksi jelas di bagian bawah surat mengenai ke mana pihak luar harus menghubungi untuk melakukan verifikasi. 

Dengan menentukan satu pintu email atau nomor telepon khusus verifikasi, risiko penipuan identitas dapat diminimalisir secara signifikan.

Validasi Paklaring Jadi Lebih Mudah dengan Database Karyawan yang Akurat & Real-Time

Validasi paklaring kini jauh lebih mudah jika perusahaan Anda menggunakan aplikasi database karyawan. 

Dengan adanya database, Anda bisa lebih mudah membuat paklaring dengan riwayat kerja yang tersimpan tanpa perlu membongkar berkas fisik. 

Selain itu, terdapat kalkulator kompensasi PKWT untuk membantu HR menghitung nilai uang kompensasi secara otomatis sesuai regulasi terbaru.

Anda bisa menggunakan KantorKu HRIS yang memiliki database karyawan berbasis cloud untuk menyimpan seluruh riwayat masa kerja, status, departemen, hingga tipe kerja. 

Semua data ini terintegrasi langsung dengan sistem payroll, absensi, reimbursement, dan lainnya, sehingga tidak perlu menarik data manual saat memverifikasi paklaring.

Berikut adalah fitur unggulan database karyawan KantorKu HRIS:

• Aplikasi Employee Self Service (ESS): Karyawan dapat menginput dan memperbarui data pribadi secara mandiri melalui aplikasi ponsel, sehingga HR tidak perlu memasukkan data secara manual.
• Onboarding Mandiri: Karyawan bisa mengisi data secara mandiri melalui aplikasi mobile untuk mempercepat proses administrasi.
• Organizational Chart Interaktif: Kelola struktur organisasi secara transparan dan pantau pelaporan antar posisi.
• Database Fleksibel: Atur field data sesuai kebutuhan spesifik perusahaan, mulai dari jabatan hingga gaji.
• Integrasi Payroll & BPJS: Data status karyawan otomatis terhubung dengan perhitungan pemotongan iuran dan pajak.

Pasang integrasi database ke sistem HRIS Anda mulai sekarang. Segera book demo gratis untuk mulai membangun database karyawan Anda yang lebih rapi dan aman!

Referensi:

UU No. 1 Tahun 2023

UU No. 20 Tahun 2003