20 Contoh Surat Panggilan Kerja untuk Kandidat (WA, Email, & PDF)

Surat panggilan kerja adalah dokumen yang digunakan perusahaan untuk memanggil kandidat ke tahapan rekrutmen, administrasi, atau awal masa kerja. 

Untuk membuat surat ini tentu tidak bisa secara sembarangan. Isinya perlu dibuat secara profesional guna mencerminkan kesiapan perusahaan dalam mengelola proses perekrutan. 

Isi surat panggilan kerja umumnya memuat informasi seperti posisi yang dilamar, jadwal hadir, lokasi interview, hingga dokumen yang perlu dibawa kandidat. 

Jika disusun dengan jelas dan rapi, surat ini dapat membantu mengurangi miskomunikasi bagi calon karyawan. Untuk itu, mari pahami dulu struktur dan contoh surat panggilan kerja yang bisa Anda gunakan!

Apa Itu Surat Panggilan Kerja?

Surat panggilan kerja adalah dokumen yang membantu perusahaan memanggil kandidat untuk mengikuti tahapan rekrutmen, proses administrasi, hingga persiapan mulai bekerja. 

Surat ini menjadi bagian dari komunikasi yang bisa membangun kesan baik kepada kandidat sejak awal.

Dalam praktiknya, surat panggilan kerja dapat dikirim melalui email maupun WhatsApp hingag dalam bentuk Word dan PDF. 

Isinya harus mudah dipahami dan memuat informasi penting agar kandidat tidak bingung mengenai jadwal, lokasi, tahapan seleksi, maupun dokumen yang perlu dibawa.

Dengan adanya surat panggilan kerja, harapannya dapat memberi informasi resmi kepada kandidat dan mengurangi miskomunikasi saat proses rekrutmen.

Namun jika Anda ingin cara yang lebih praktis, Anda bisa menggunakan aplikasi rekrutmen karyawan untuk mempercepat proses seleksi, karena pemanggilan kandidat bisa menggunakan template hanya dengan 1x klik tombol tanpa membuat surat panggilan kerja dari awal.

Struktur Surat Panggilan Kerja

Sebelum membuat contoh surat panggilan kerja, Anda perlu memahami struktur dasarnya terlebih dahulu. Mari pahami apa saja bagian-bagian yang perlu ada dalam surat panggilan kerja:

1. Identitas Perusahaan

Identitas perusahaan adalah bagian yang menunjukkan bahwa surat panggilan kerja dikirim secara resmi. 

Bagian ini memuat nama perusahaan, logo, alamat kantor, nomor telepon, dan email HRD atau perusahaan. 

Contoh:

PT Maju Bersama Sejahtera

Jl. Sudirman No. 10 Jakarta | Telp. (021) 1234567 | Email: [email protected] 

---

2. Nomor Surat dan Tanggal Pembuatan

Nomor surat dan tanggal pembuatan dibutuhkan untuk administrasi perusahaan, apalagi saat dokumen perlu dilacak kembali. 

Bagian ini membantu HRD mengarsipkan surat panggilan kerja dengan lebih rapi dan terstruktur. 

Contoh:
Nomor: 021/HRD/VII/2026
Tanggal: 10 Juli 2026

3. Nama Penerima Surat

Nama penerima surat harus ditulis dengan benar agar surat terasa personal dan tidak terkesan dikirim secara asal. 

Bila diperlukan, bagian ini dapat dilengkapi dengan posisi yang dilamar agar isi surat lebih spesifik.

Contoh:
Kepada Yth.
Saudari Nabila Putri
Pelamar Posisi Staff Admin

4. Kalimat Pembuka yang Sopan dan Jelas

Kalimat pembuka berfungsi untuk langsung menjelaskan maksud surat tanpa membuat kandidat bingung. 

Contoh:
Berdasarkan hasil seleksi administrasi yang telah kami lakukan, Anda kami undang untuk mengikuti tahapan wawancara kerja di perusahaan kami.

5. Tujuan Panggilan Kerja

Bagian tujuan panggilan kerja menjelaskan alasan kandidat dihubungi oleh perusahaan agar mereka  mengetahui apakah dirinya dipanggil untuk interview, tes, verifikasi dokumen, atau mulai bekerja. 

Contoh:
Surat ini ditujukan untuk mengundang Anda mengikuti interview tahap awal untuk posisi Staff HR.

6. Detail Waktu dan Tempat

Detail waktu dan tempat adalah inti dari surat panggilan kerja karena menentukan kapan dan di mana kandidat harus hadir. 

Informasi ini harus ditulis secara lengkap, termasuk hari, tanggal, jam, lokasi kantor, atau link meeting bila interview dilakukan secara online. 

Contoh:
Hari/Tanggal: Senin, 15 Juli 2026
Pukul: 10.00 WIB
Tempat: PT Maju Bersama, Jl. Sudirman No. 10, Jakarta

7. Dokumen yang Harus Dibawa

Bagian ini menjelaskan dokumen atau perlengkapan yang perlu dibawa kandidat saat memenuhi panggilan kerja. 

Untuk memudahkan pembacaan, daftar dokumen biasanya lebih efektif ditulis dalam bentuk poin singkat.

Contoh:
Mohon membawa dokumen berikut:

• CV terbaru
• Fotokopi KTP
• Fotokopi ijazah
• Alat tulis pribadi

8. Instruksi Konfirmasi Kehadiran

Instruksi konfirmasi kehadiran membantu HRD memastikan jumlah kandidat yang benar-benar akan hadir sesuai jadwal. 

Bagian ini biasanya memuat batas waktu konfirmasi, media balasan, dan kontak PIC yang bisa dihubungi. 

Contoh:
Mohon konfirmasi kehadiran Anda paling lambat 14 Juli 2026 melalui email [email protected] atau WhatsApp 0812-3456-7890.

9. Penutup yang Profesional

Bagian ini biasanya berisi ucapan terima kasih, harapan kehadiran kandidat, dan salam penutup formal. Meskipun singkat, penutup yang baik tetap penting untuk menjaga etika komunikasi bisnis.

Contoh:
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Anda, kami ucapkan terima kasih.

10. Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan Pengirim

Nama, jabatan, dan tanda tangan membuat surat terasa lebih sah sekaligus memudahkan kandidat mengetahui siapa kontak yang bertanggung jawab. 

Jika surat dikirim dalam format digital, bagian ini tetap sebaiknya dicantumkan meskipun tanpa tanda tangan basah.

Contoh:
Hormat kami,
Rina Amelia
HRD Manager
PT Maju Bersama

Baca Juga: Contoh Surat Pemanggilan Karyawan: Panduan Beserta Struktur dan Tipsnya!

20 Contoh Surat Panggilan Kerja 

Jika sudah memahami contohnya, mari langsung simak kumpulan contoh surat panggilan kerja yang bisa Anda gunakan untuk kebutuhan rekrutmen maupun operasional sehari-hari:

1. Contoh Surat Panggilan Kerja via Email

Contoh surat panggilan kerja via email ini biasa dipakai untuk perusahaan yang ingin terlihat profesional dan tetap praktis dalam berkomunikasi dengan kandidat. 

Contohnya seperti pada gambar di bawah:

2. Contoh Surat Panggilan Kerja via WA

Contoh surat panggilan kerja via WA biasanya digunakan saat perusahaan ingin memastikan pesan lebih cepat dibaca oleh kandidat. 

Untuk mengetahui contoh format WhatsApp yang tetap sopan dan singkat, bisa ikuti contoh berikut:

3. Contoh Surat Panggilan Kerja Bahasa Inggris

Contoh surat panggilan kerja bahasa Inggris cocok digunakan oleh perusahaan internasional atau untuk posisi yang menuntut kemampuan bahasa asing. 

Lihat gambar di bawah untuk melihat susunan surat yang siap pakai:

4. Contoh Surat Panggilan Kerja Interview Offline

Ini adalah contoh surat panggilan kerja interview offline yang biasanya dipakai ketika perusahaan ingin mengundang kandidat datang langsung ke kantor. 

5. Contoh Surat Panggilan Kerja Interview Online (Zoom/Meet)

Contoh surat panggilan kerja interview online biasanya dibutuhkan untuk proses rekrutmen yang lebih fleksibel, seperti pada gambar di bawah:

6. Contoh Surat Panggilan Kerja untuk Fresh Graduate

Untuk fresh graduate sebaiknya ditulis lebih ramah, tetapi tetap profesional agar mudah dipahami kandidat pemula. Lihat gambar di bawah untuk melihat contohnya:

7. Contoh Surat Panggilan Kerja Karyawan Berpengalaman

Surat panggilan kerja untuk karyawan berpengalaman biasanya dibuat lebih langsung karena kandidat sudah familiar dengan proses rekrutmen. 

Meski begitu tetap perlu profesional seperti pada gambar di bawah:

8. Contoh Surat Panggilan Kerja Resmi Perusahaan

Ini adalah contoh surat panggilan kerja perusahaan untuk bisnis yang menerapkan tata naskah formal dalam setiap komunikasi rekrutmen. 

9. Contoh Surat Panggilan Kerja Sederhana

Jika mencari format yang sederhana, Anda bisa mengikuti contoh format berikut yang isinya praktis tanpa terlihat asal-asalan. 

Contoh:

PT Maju Sejahtera
Jl. Sudirman No. 25, Jakarta
Email: [email protected] | Telp: 0812-3456-7890

---

Subject: Undangan Interview Kerja – Staff Admin

Yth. Bapak/Ibu Andika Pratama,

Terima kasih atas lamaran yang telah Anda kirimkan kepada PT Maju Sejahtera. Berdasarkan hasil seleksi administrasi, kami mengundang Anda untuk mengikuti interview kerja untuk posisi Staff Admin.

Berikut detail pelaksanaannya:

Hari/Tanggal: Senin, 15 Juli 2026

Waktu: 10.00 WIB

Tempat: PT Maju Sejahtera, Jl. Sudirman No. 25, Jakarta

Mohon membawa CV terbaru dan fotokopi KTP saat interview. Silakan konfirmasi kehadiran Anda dengan membalas email ini.

Demikian informasi ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Anda, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Rina Amelia

HRD PT Maju Sejahtera

10. Contoh Surat Panggilan Kerja Kembali

Anda juga bisa melakukan pemanggilan ulang kepada kandidat yang potensial dengan membuat surat seperti ini:

11. Contoh Surat Panggilan Kerja Tanpa Kop Surat

Contoh surat panggilan kerja tanpa kop surat biasanya digunakan untuk email body atau pesan WhatsApp. Meski tanpa kop surat pun isi undangan bisa tetap tampak profesional.

12. Contoh Surat Panggilan Kerja untuk Posisi Admin

Contoh surat panggilan kerja untuk posisi admin biasanya memuat informasi tambahan terkait dokumen dan tes administrasi. 

13. Contoh Surat Panggilan Kerja untuk Posisi Marketing

Untuk posisi marketing, biasanya isi surat panggilan kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan, misalnya tes presentasi atau studi kasus singkat. 

14. Contoh Surat Panggilan Kerja untuk Posisi IT

Lihat gambar di bawah untuk melihat format surat panggilan kerja untuk posisi IT yang membantu kandidat memahami persiapan teknis yang dibutuhkan.

Contoh:

Subject: Undangan Interview Kerja – Posisi IT Support

Yth. Bapak/Ibu Farhan Pratama,

Terima kasih atas minat dan lamaran yang telah Anda kirimkan kepada PT Inovasi Sistem Digital untuk posisi IT Support. Berdasarkan hasil seleksi administrasi yang telah kami lakukan, Anda kami undang untuk mengikuti tahap interview kerja dan tes teknis sebagai bagian dari proses rekrutmen.

Adapun pelaksanaan seleksi akan dilakukan pada:

• Hari/Tanggal: Kamis, 18 Juli 2026
• Waktu: 10.00 WIB – selesai
• Tempat: PT Inovasi Sistem Digital, Jl. HR Rasuna Said No. 45, Jakarta Selatan
• PIC Rekrutmen: Yoga Pranata (HR Recruitment)

Untuk mendukung proses tersebut, mohon Anda membawa atau menyiapkan hal-hal berikut:

• CV terbaru
• Fotokopi KTP
• Fotokopi ijazah terakhir
• Laptop pribadi
• Portofolio atau dokumen pendukung jika ada
• Alat tulis.

Mohon hadir 15 menit lebih awal sebelum jadwal dimulai agar proses registrasi dapat berjalan dengan lancar. Apabila Anda berhalangan hadir, silakan melakukan konfirmasi melalui email ini atau menghubungi PIC rekrutmen paling lambat 1 hari sebelum jadwal interview.

Demikian surat panggilan kerja ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Anda, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Yoga Pranata
HR Recruitment
PT Inovasi Sistem Digital

15. Contoh Surat Panggilan Kerja untuk Walk-in Interview

Contoh surat panggilan kerja untuk walk-in interview biasanya dibuat lebih singkat, tetapi tetap harus informatif agar kandidat tahu waktu dan syarat kehadiran.

16. Contoh Surat Panggilan Kerja dengan Jadwal

Surat panggilan kerja dengan jadwal digunakan ketika proses seleksi terdiri dari beberapa tahapan dalam satu hari. Contohnya seperti di bawah ini:

17. Contoh Surat Panggilan Kerja dengan Lampiran Dokumen

Contoh surat panggilan kerja dengan lampiran dokumen biasanya digunakan saat perusahaan ingin memastikan kandidat membawa seluruh berkas penting sejak awal. 

Baca Juga: 12 Contoh Surat Peringatan Karyawan: SP1, SP2, SP3

18. Contoh Surat Panggilan Kerja Notifikasi Tahap Lanjutan

Contoh surat panggilan kerja notifikasi tahap lanjutan dipakai untuk memberi tahu kandidat bahwa ia lolos ke proses berikutnya. 

Lihat contoh di bawah untuk melihat format pemberitahuannya:

19. Contoh Surat Panggilan Kerja Word

Contoh surat panggilan kerja Word cocok untuk tim HR yang membutuhkan format yang mudah diedit dan dipakai ulang:

20. Contoh Surat Panggilan Kerja PDF

Contoh surat panggilan kerja PDF cocok digunakan sebagai dokumen final yang lebih rapi dan aman saat dikirim ke kandidat. Lihat gambar di bawah untuk melihat format surat yang terlihat lebih formal dan siap dibagikan.

Ingin Proses Onboarding Karyawan Lebih Cepat? Percayakan KantorKu HRIS Sekarang!

Surat panggilan kerja adalah bagian penting dalam proses rekrutmen, tetapi pekerjaan HR tentu tidak berhenti di sana. 

Setelah kandidat dipanggil, masih ada banyak proses lanjutan yang perlu dikelola. Jika semua itu masih dilakukan secara manual, risiko yang sering muncul adalah data kandidat tercecer dan proses onboarding berjalan lambat.

Karena itu, sebaiknya Anda menggunakan aplikasi database karyawan dari KantorKu HRIS. Dengan sistem ini, karyawan baru bisa melengkapi dokumen onboarding secara mandiri melalui ponsel masing-masing.

Agar sistem rekrutmen dan onboarding Anda berjalan lebih optimal, simak fitur berikut:

• Screening CV Otomatis dengan AI: Hemat waktu seleksi dengan teknologi AI untuk menyaring kandidat terbaik.
• Advanced Filtering Super Detail: Mencari talenta berdasarkan parameter seperti tahun pengalaman, sertifikasi, expected salary, hingga latar belakang pendidikan.
• Integrasi Loker LinkedIn: Mengunggah lowongan kerja cukup sekali klik dan otomatis tersebar ke dan serta berbagai job portal ternama tanpa biaya tambahan.
• Kirim Email & Tes Otomatis: Mempercepat komunikasi dengan kandidat melalui pengiriman undangan interview dan tes kemampuan hanya dengan satu klik.
• Onboarding Mandiri: Karyawan baru bisa melengkapi dokumen onboarding secara online dan mandiri melalui ponsel masing-masing.

Untuk Anda yang sedang mencari solusi pengelolaan SDM yang lebih praktis, gunakan KantorKu HRIS sekarang!

Book demo gratis untuk mencoba mengelola rekrutmen secara lebih praktis dengan KantorKu HRIS!