Berapa Durasi Maksimal Kontrak PKWT? Simak Aturan Barunya!

Durasi maksimal kontrak PKWT adalah salah satu hal paling penting yang perlu Anda pahami sebagai HRD dalam mengelola tenaga kerja. Aturan ini berkaitan langsung dengan legalitas status karyawan kontrak dan risiko kepatuhan perusahaan.

Dalam praktiknya, banyak perusahaan masih belum memahami dengan tepat berapa lama minimal kontrak PKWT, bagaimana perpanjangan kontrak PKWT bekerja, dan apa yang terjadi jika durasi PKWT lebih dari 5 tahun.

Padahal, kesalahan kecil dalam pengelolaan kontrak bisa berdampak pada status hubungan kerja dan kewajiban kompensasi.

Nah, supaya perusahaan Anda tidak terjebak masalah hukum ketenagakerjaan, mari pahami dulu aturan durasi PKWT secara lengkap, mulai dari dasar hukumnya sampai cara menghitung akumulasinya.

Apa Itu PKWT?

PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) adalah bentuk hubungan kerja kontrak yang memiliki jangka waktu tertentu atau didasarkan pada penyelesaian pekerjaan.

Dalam praktik HR, PKWT umum digunakan untuk kebutuhan tenaga kerja sementara, berbasis proyek, atau pekerjaan yang sifatnya tidak berkelanjutan.

Secara hukum, PKWT merupakan perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja yang disepakati secara tertulis.

Walaupun secara teori perjanjian kerja dapat dibuat secara lisan dalam beberapa kondisi, dalam praktik ketenagakerjaan di Indonesia PKWT wajib dibuat secara tertulis agar memiliki kekuatan administratif dan hukum yang jelas.

Istilah PKWT juga sering dikenal di lapangan sebagai “karyawan kontrak”. Status ini berbeda dengan karyawan tetap (PKWTT) karena memiliki batas waktu kerja yang sudah ditentukan sejak awal dan tidak bersifat permanen.

Agar Anda lebih memahami, berikut beberapa ketentuan dasar dalam PKWT:

• Hanya boleh digunakan untuk pekerjaan tertentu, bukan pekerjaan inti yang sifatnya terus-menerus.
• Harus dibuat tertulis dan dalam Bahasa Indonesia (atau bilingual bila melibatkan pihak asing).
• Tidak boleh mencantumkan masa percobaan (probation).
• Wajib dicatatkan ke instansi ketenagakerjaan setempat.
• Memiliki batas durasi maksimal yang diatur secara spesifik oleh pemerintah

Baca Juga: 10 Contoh Kontrak Kerja Karyawan PKWT, PKWTT, & Magang [Word & Pdf]

Berapa Durasi Maksimal Kontrak PKWT?

Secara umum, durasi PKWT di Indonesia dibagi menjadi dua acuan utama, yaitu aturan lama dan aturan baru. Perbedaan keduanya cukup signifikan, terutama dalam hal batas waktu, fleksibilitas perpanjangan, dan cara menghitung masa kerja karyawan kontrak.

Berdasarkan Aturan Lama

Sebelum berlakunya UU Cipta Kerja, PKWT diatur dalam UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Pada aturan ini, batas waktu PKWT jauh lebih ketat dan terstruktur.

Ketentuan durasi PKWT pada aturan lama:

• Kontrak awal maksimal 2 tahun
• Dapat diperpanjang 1 kali saja
• Perpanjangan maksimal 1 tahun
• Total akumulasi maksimal hanya 3 tahun

Artinya, dalam skema lama, perusahaan tidak bisa terus memperpanjang kontrak tanpa batas. Setelah mencapai total 3 tahun, perusahaan harus mengambil keputusan: mengangkat menjadi karyawan tetap (PKWTT) atau memberikan jeda tertentu sebelum membuat kontrak baru.

Berdasarkan Aturan Baru

Sejak diberlakukannya UU Cipta Kerja yang diturunkan melalui PP No. 35 Tahun 2021, aturan PKWT mengalami perubahan besar, terutama pada sistem perhitungan durasi.

Dalam aturan terbaru ini, fokus utama bukan lagi pada jumlah perpanjangan, melainkan pada total akumulasi masa kerja.

Ketentuan utama PKWT berdasarkan aturan baru:

• Durasi maksimal PKWT adalah 5 tahun (akumulasi)
• Tidak ada batasan jumlah perpanjangan kontrak
• Kontrak dapat dibuat sekaligus atau bertahap
• Semua perpanjangan tetap dihitung dalam total 5 tahun

Ringkasan Perbedaan Durasi PKWT

Berikut ringkasan sederhana agar Anda lebih mudah membandingkan aturan lama dan aturan baru:

Aspek	Aturan Lama	Aturan Baru
Durasi kontrak awal	Maksimal 2 tahun	Tidak dibatasi secara ketat (fleksibel)
Perpanjangan kontrak	1 kali perpanjangan	Tidak dibatasi jumlahnya
Durasi perpanjangan	Maksimal 1 tahun	Mengikuti akumulasi total
Total maksimal PKWT	3 tahun	5 tahun
Sistem perhitungan	Berdasarkan kontrak & perpanjangan	Berdasarkan akumulasi total masa kerja
Reset masa kerja	Bisa ada jeda sebelum kontrak baru	Jeda tidak mereset akumulasi

Baca Juga: 6 Perbedaan PKWT dan PKWTT dari segi Hak, Probation hingga Masa Kerja

Jenis-Jenis PKWT

Pada dasarnya, PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) tidak hanya memiliki satu bentuk. Setiap jenis PKWT memiliki dasar pengaturan yang berbeda, terutama dalam cara menentukan durasi kerja dan berakhirnya hubungan kerja.

Berikut rincian lengkapnya:

1. PKWT Berdasarkan Jangka Waktu

Jenis PKWT ini adalah yang paling umum digunakan dalam perusahaan, di mana hubungan kerja ditentukan berdasarkan periode waktu yang sudah disepakati sejak awal kontrak.

Dalam skema ini, kontrak memiliki tanggal mulai dan tanggal berakhir yang jelas, sehingga mudah untuk dihitung dalam akumulasi masa kerja.

Ciri-ciri PKWT berdasarkan jangka waktu:

• Memiliki tanggal mulai dan tanggal selesai yang jelas
• Umumnya digunakan untuk kebutuhan tenaga kerja operasional atau proyek
• Dapat diperpanjang selama tidak melebihi batas maksimal 5 tahun akumulasi
• Perhitungan masa kerja bersifat kumulatif

Contoh penggunaan:

• Karyawan event organizer
• Staff proyek konstruksi
• Pekerja musiman (seasonal worker)
• Tenaga kerja outsourcing berbasis proyek

2. PKWT Berdasarkan Selesainya Pekerjaan Tertentu (Proyek)

Jenis PKWT ini tidak ditentukan oleh waktu, melainkan oleh penyelesaian suatu pekerjaan atau proyek tertentu. Artinya, hubungan kerja akan berakhir ketika pekerjaan yang disepakati sudah selesai.

Model ini sering digunakan untuk pekerjaan yang hasilnya bisa diukur secara jelas dan tidak bersifat berkelanjutan.

Ciri-ciri PKWT berdasarkan selesainya pekerjaan:

• Tidak memiliki tanggal berakhir yang tetap
• Berakhir ketika pekerjaan atau proyek selesai
• Cocok untuk pekerjaan berbasis output (hasil kerja)
• Lebih fleksibel dibanding PKWT berbasis waktu

Contoh penggunaan:

• Pengembangan aplikasi atau sistem IT
• Proyek marketing campaign
• Pekerjaan konstruksi tertentu
• Produksi event atau proyek kreatif

Baca Juga: 15 Contoh Surat Perjanjian Kerja Karyawan, PKWT, PKWTT, & Magang [+Template]

Cara Menghitung Akumulasi Durasi PKWT

Dalam praktik HR, memahami cara menghitung akumulasi durasi PKWT sangat penting karena kesalahan kecil dalam pencatatan dapat berdampak pada status hukum karyawan kontrak dan kepatuhan perusahaan terhadap aturan ketenagakerjaan.

Hal utama yang perlu Anda pahami adalah bahwa akumulasi PKWT dihitung dari total seluruh masa kerja sejak kontrak pertama dimulai, bukan dari masing-masing kontrak secara terpisah.

Agar lebih mudah dipahami, berikut gambaran kasus yang sering terjadi di perusahaan:

Contoh 1: Perpanjangan Kontrak Bertahap (Multi Kontrak)

Seorang karyawan bernama Rina bekerja di tim operasional. Karena performanya stabil, perusahaan terus memperpanjang kontraknya setiap tahun.

• Kontrak 1: 1 tahun
• Kontrak 2: 1 tahun
• Kontrak 3: 1 tahun
• Kontrak 4: 1 tahun

Seiring waktu, Rina sudah bekerja selama 4 tahun di perusahaan tersebut.

Total akumulasi = 4 tahun

Penjelasan:

Semua masa kerja Rina tetap dihitung secara kumulatif. Meskipun kontraknya dibuat bertahap, sistem tetap membaca ini sebagai satu rangkaian hubungan kerja. Selama belum melewati batas maksimal durasi PKWT 5 tahun, statusnya masih sah sebagai karyawan kontrak.

Contoh 2: Ada Jeda Antar Kontrak

Seorang karyawan bernama Andi bekerja di proyek perusahaan. Setelah kontrak 2 tahun selesai, perusahaan tidak langsung memperpanjang, tetapi memberi jeda selama 2 bulan sebelum kontrak baru dimulai.

• Kontrak 1: 2 tahun
• Jeda 2 bulan (tidak bekerja)
• Kontrak 2: 3 tahun

Secara total, Andi tetap bekerja dalam pola hubungan kerja yang sama.

Total akumulasi tetap = 5 tahun

Penjelasan:

Meskipun ada jeda, dalam praktik ketenagakerjaan, masa kerja tidak otomatis di-reset ke nol. Akumulasi tetap dihitung sejak kontrak pertama dimulai, sehingga jeda tidak menghapus riwayat kerja sebelumnya.

Contoh 3: Kontrak langsung jangka panjang

Sebuah perusahaan retail langsung mengontrak seorang karyawan bernama Budi untuk proyek jangka panjang sejak awal.

• Kontrak langsung: 5 tahun

Selama masa kerja tersebut, tidak ada perpanjangan atau pemecahan kontrak.

Total akumulasi = 5 tahun

Penjelasan:

Skema ini sah secara aturan, selama tidak melewati batas maksimal PKWT. Namun perlu diingat, ketika sudah mencapai 5 tahun, maka kontrak sudah berada di titik akhir sesuai ketentuan UU Cipta Kerja kontrak 5 tahun, dan tidak bisa dilanjutkan dengan skema PKWT yang sama.

Apa yang Terjadi Jika Durasi PKWT Melebihi 5 Tahun?

Jika akumulasi durasi maksimal kontrak PKWT sudah melewati batas 5 tahun, maka dampaknya tidak bisa dianggap sebagai kesalahan administratif biasa.

Dalam praktik ketenagakerjaan, kondisi ini dapat memicu perubahan status hubungan kerja dan konsekuensi hukum bagi perusahaan.

Berikut gambaran dampak yang bisa terjadi di perusahaan:

1. Status Hubungan Kerja Bisa Berubah Menjadi PKWTT

Ini adalah dampak paling besar yang sering tidak disadari HR.

Ketika PKWT melewati batas 5 tahun, maka hubungan kerja dapat dianggap berubah menjadi PKWTT (karyawan tetap) demi hukum.

Dampaknya:

• Status karyawan tidak lagi kontrak
• Perusahaan dianggap memiliki hubungan kerja permanen
• Tidak perlu ada proses “konversi” formal

Artinya, perubahan status bisa terjadi otomatis berdasarkan ketentuan hukum, bukan kebijakan internal perusahaan.

2. Perusahaan Berpotensi Menghadapi Risiko Hukum atau Sengketa

Jika terjadi perselisihan, karyawan dapat mengajukan keberatan atas status kerjanya.

Risiko yang mungkin muncul:

• Sengketa hubungan industrial
• Gugatan ke instansi ketenagakerjaan
• Pemeriksaan dokumen kontrak oleh pengawas ketenagakerjaan

Hal ini biasanya terjadi ketika karyawan merasa masa kerja mereka sudah melewati batas PKWT tetapi statusnya masih dianggap kontrak.

3. Kewajiban Hak Karyawan Bisa Berubah

Ketika status berubah menjadi PKWTT, maka hak karyawan juga ikut berubah.

Konsekuensi yang mungkin terjadi:

• Hak pesangon jika terjadi PHK
• Perubahan struktur benefit
• Penyesuaian hak ketenagakerjaan sesuai karyawan tetap

Ini sering menjadi beban tambahan yang tidak dipersiapkan perusahaan sejak awal.

4. Dampak pada Struktur Hr dan Operasional Perusahaan

Selain aspek hukum, dampaknya juga terasa langsung di operasional HR.

Perubahan yang biasanya terjadi:

• Penyesuaian struktur tenaga kerja
• Revisi data payroll dan status karyawan
• Perubahan kategori benefit dan tunjangan
• Evaluasi ulang kebutuhan tenaga kerja kontrak

Dalam perusahaan dengan banyak karyawan kontrak, dampak ini bisa cukup signifikan jika tidak terkontrol.

5. Risiko Kesalahan Audit dan Ketidaksesuaian Data HR

Jika dilakukan audit ketenagakerjaan, data PKWT yang melewati batas waktu dapat menjadi temuan serius.

Potensi masalah:

• Ketidaksesuaian antara kontrak dan masa kerja aktual
• Data HR tidak sinkron dengan payroll
• Dokumentasi kontrak dianggap tidak sesuai aturan

Baca Juga: 8 Cara Membuat Kontrak Kerja yang Sah: Jenis, Komponen, & Contoh

Hak Pekerja PKWT yang Wajib Dipenuhi Selama & Setelah Kontrak

Selain memahami durasi maksimal kontrak PKWT, sebagai HRD atau pelaku usaha Anda juga perlu memastikan bahwa seluruh hak pekerja PKWT terpenuhi sesuai ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.

Dalam praktiknya, pengelolaan karyawan kontrak tidak hanya soal durasi kerja, tetapi juga mencakup hak-hak yang harus diberikan selama masa kerja maupun saat kontrak berakhir.

1. Tidak Boleh Ada Masa Percobaan (Probation)

Dalam sistem PKWT, status pekerja sudah bersifat kontrak sejak awal sehingga tidak diperkenankan adanya masa percobaan dalam bentuk apa pun. Hal ini berbeda dengan karyawan tetap (PKWTT) yang masih memungkinkan adanya probation di awal masa kerja.

Penjelasan:

• PKWT tidak boleh mencantumkan masa probation
• Jika ada probation, berpotensi tidak sesuai ketentuan ketenagakerjaan
• PKWT dianggap sah tanpa masa percobaan sejak kontrak dimulai

2. Hak Atas Upah Sesuai Ketentuan

Setiap karyawan PKWT berhak menerima upah yang telah disepakati dalam kontrak kerja dan tidak boleh berada di bawah standar minimum yang berlaku di wilayah tersebut. Ketentuan ini bertujuan memastikan tidak adanya ketimpangan dalam hubungan kerja.

Penjelasan:

• Upah minimal mengikuti UMP/UMK yang berlaku
• Harus tertulis jelas dalam perjanjian kerja
• Tidak boleh ada perbedaan perlakuan yang bersifat diskriminatif

3. Hak Atas Jaminan Sosial (BPJS)

Selama masa kerja berlangsung, perusahaan wajib memberikan perlindungan jaminan sosial kepada karyawan PKWT sebagai bagian dari standar ketenagakerjaan nasional.

• BPJS Kesehatan wajib diaktifkan selama masa kerja
• BPJS Ketenagakerjaan mencakup jaminan kerja dan risiko kerja
• Menjadi tanggung jawab perusahaan selama status PKWT aktif

4. Hak Atas Uang Kompensasi Akhir Kontrak

Setiap kali kontrak PKWT berakhir, karyawan berhak menerima uang kompensasi yang dihitung berdasarkan masa kerja yang telah dijalani. Ketentuan ini tetap berlaku meskipun kontrak diperpanjang berkali-kali.

• Diberikan saat kontrak berakhir atau diperpanjang
• Besaran dihitung secara proporsional sesuai masa kerja
• Tetap berlaku meskipun terjadi perpanjangan kontrak PKWT

5. Hak Atas Kejelasan Status Kontrak

Karyawan PKWT berhak mendapatkan kepastian mengenai status hubungan kerjanya sebelum kontrak berakhir. Hal ini penting untuk menghindari ketidakpastian yang dapat memengaruhi kenyamanan kerja maupun perencanaan karier.

• Perusahaan wajib memberikan informasi lanjutan kontrak
• Keputusan perpanjangan harus disampaikan sebelum kontrak habis
• Menghindari status “menggantung” bagi karyawan

6. Hak Atas Perlindungan Hukum Ketenagakerjaan

Meskipun berstatus kontrak, karyawan PKWT tetap memiliki perlindungan hukum yang sama dalam konteks ketenagakerjaan. Jika terjadi pelanggaran, karyawan berhak menempuh jalur penyelesaian sesuai aturan yang berlaku.

• Berhak mengajukan sengketa hubungan industrial
• Dilindungi dari perlakuan tidak adil di tempat kerja
• Berlaku sesuai ketentuan hukum ketenagakerjaan nasional

FAQ Seputar Durasi Kontrak PKWT

Dalam pengelolaan durasi maksimal kontrak PKWT, sering kali masih muncul berbagai pertanyaan dari HRD, terutama terkait aturan perpanjangan, batas waktu, hingga perhitungan masa kerja.

Agar lebih mudah dipahami, berikut beberapa pertanyaan yang paling sering muncul beserta jawabannya dalam praktik ketenagakerjaan.

1. Berapa lama maksimal PKWT boleh diperpanjang?

Dalam aturan terbaru, tidak ada batasan jumlah perpanjangan PKWT yang ditentukan secara spesifik. Fokus utama yang perlu Anda perhatikan adalah total akumulasi masa kerja yang tidak boleh melebihi 5 tahun.

• Perpanjangan bisa dilakukan lebih dari satu kali
• Yang menjadi batas adalah total akumulasi kerja
• Maksimal keseluruhan tetap 5 tahun

2. Apakah PKWT maksimal 5 tahun?

Ya, benar. Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021 sebagai turunan dari UU Cipta Kerja, PKWT berdasarkan jangka waktu dibatasi maksimal 5 tahun secara akumulatif.

• Berlaku untuk seluruh masa kontrak dan perpanjangan
• Tidak dihitung per kontrak secara terpisah
• Setelah 5 tahun, PKWT tidak dapat dilanjutkan dengan skema yang sama

3. PKWT 3 bulan apakah boleh?

Boleh. Dalam praktiknya, durasi PKWT tidak ditentukan secara minimal yang kaku, sehingga perusahaan dapat membuat kontrak jangka pendek seperti 3 bulan, terutama untuk kebutuhan proyek atau pekerjaan sementara.

• Umum digunakan untuk proyek jangka pendek atau seasonal
• Tetap harus tertulis dan jelas dalam kontrak
• Tetap masuk dalam akumulasi jika diperpanjang

4. Kontrak 2 tahun dapat kompensasi berapa?

Uang kompensasi PKWT dihitung berdasarkan masa kerja aktual karyawan selama kontrak berlangsung. Besarannya mengikuti ketentuan pemerintah dan bersifat proporsional, bukan angka tetap.

• Dihitung berdasarkan lama masa kerja
• Diberikan saat kontrak berakhir atau diperpanjang
• Perhitungan harus berdasarkan data aktual, bukan estimasi

5. Apakah jeda kontrak bisa mereset masa kerja?

Tidak. Jeda antara kontrak lama dan kontrak baru tidak secara otomatis menghapus atau mereset akumulasi masa kerja karyawan. Perhitungan tetap dimulai dari kontrak pertama.

• Jeda tidak menghapus riwayat hubungan kerja
• Akumulasi tetap dihitung secara keseluruhan
• Penting untuk pencatatan HR yang akurat

Kelola Kontrak PKWT, Payroll, dan Data Karyawan Tanpa Ribet dengan KantorKu HRIS

Dalam pengelolaan durasi maksimal kontrak PKWT, Anda sebagai HRD atau pelaku usaha tidak hanya perlu memahami aturan ketenagakerjaan, tetapi juga memastikan seluruh administrasi HR berjalan rapi dan sesuai ketentuan.

Mulai dari pencatatan masa kerja, perpanjangan kontrak, hingga pengelolaan status karyawan kontrak, semua perlu dikelola dengan sistem yang terstruktur agar tidak terjadi kesalahan yang berdampak pada kepatuhan perusahaan.

Namun dalam praktiknya, banyak perusahaan masih mengelola absensi, payroll, dan data karyawan secara manual. Cara ini sering membuat proses HR menjadi tidak efisien dan rawan human error.

Seiring berkembangnya kebutuhan bisnis, sistem manual mulai ditinggalkan karena dianggap kurang efektif. Perusahaan kini beralih ke sistem digital agar pengelolaan HR lebih cepat, rapi, dan terintegrasi.

Salah satu solusi yang dapat membantu adalah KantorKu HRIS, yaitu sistem HR modern yang memudahkan perusahaan mengelola seluruh administrasi SDM dalam satu platform.

Beberapa fitur utama KantorKu HRIS yang dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional HR Anda antara lain:

• Database Karyawan Terpusat: Semua data karyawan tersimpan dalam satu sistem sehingga lebih rapi, mudah diakses, dan mengurangi risiko data tercecer.
• Aplikasi Absensi Karyawan: Memudahkan perusahaan mencatat dan memantau kehadiran karyawan secara digital tanpa perlu rekap manual dengan dukungan aplikasi absensi karyawan dan aplikasi absensi online.
• Payroll Otomatis: Proses penggajian, BPJS, dan pajak dapat dihitung otomatis sehingga lebih cepat dan meminimalkan kesalahan, termasuk kebutuhan yang berkaitan dengan aplikasi gaji dan kalkulator gaji.
• Monitoring KPI dan Penilaian Kinerja: Membantu perusahaan menilai performa karyawan dengan sistem yang lebih terstruktur dan objektif.
• Employee Self Service: Karyawan dapat mengakses data pribadi, cuti, dan kebutuhan administratif secara mandiri tanpa harus selalu melalui HR.

Jika pengelolaan HR di perusahaan Anda masih terasa rumit dan memakan banyak waktu, ini saat yang tepat untuk beralih ke sistem yang lebih modern dan terintegrasi.

Anda dapat mulai menggunakan KantorKu HRIS untuk membantu mengelola administrasi HR, mulai dari absensi, payroll, hingga data karyawan dalam satu platform yang lebih praktis.

Yuk, mulai transformasi digital HR perusahaan Anda sekarang juga dengan beralih ke KantorKu HRIS. Book demo gratis sekarang!