Apa itu Employee Flexible Benefits? Ini Manfaat, Jenis & Contohnya

Anda tentu menyadari bahwa setiap individu memiliki prioritas hidup yang berbeda, mulai dari biaya penitipan anak hingga kebutuhan kesehatan mental. 

Di sinilah employee flexible benefits bisa menjadi solusi bagi perusahaan untuk menjawab diversitas kebutuhan tersebut tanpa harus membebani anggaran secara berlebihan.

Riset dari firma konsultan Mercer mengungkapkan bahwa organisasi yang menawarkan flexible benfits dapat meningkatkan produktivitas sebesar 30%, karena karyawan merasa lebih dihargai dan terlibat dalam peran mereka. 

Untuk mendapatkan manfaat tersebut di perusahaan Anda, mari pahami lebih dulu mengenai apa itu employee flexible benefits atau tunjangan fleksibel, jenis-jenisnya, hingga model implementasinya!

Apa itu Employee Flexible Benefits?

Employee flexible benefits adalah berbagai bentuk kompensasi non-gaji atau tunjangan yang memungkinkan karyawan untuk memilih dan menyesuaikan sendiri jenis manfaat yang mereka terima sesuai dengan kebutuhan pribadi mereka. 

Berbeda dengan tunjangan tradisional yang bersifat wajib atau baku dari perusahaan, tunjangan fleksibel memberikan kebebasan bagi staf untuk memilih program yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka tanpa biaya tambahan.

Karyawan juga sangat mungkin menerima pembayaran tunai sebagai ganti jika mereka tidak mengambil opsi tunjangan tertentu. 

Model employee flexible benefits berikutnya yaitu sistem penggantian biaya (reimbursement), di mana karyawan mendapatkan kuota bulanan atau tahunan, untuk membayar produk atau layanan pilihan mereka, yang kemudian akan diklaim kepada perusahaan.

Konsep Flexible Benefits

Konsep tunjangan fleksibel atau sering juga disebut sebagai fringe benefits adalah bagian dari paket kompensasi total karyawan. 

Prinsip utamanya adalah kustomisasi penuh. Artinya, perusahaan hanya menyediakan kerangka manfaat inti yang sama untuk semua orang.

Namun perusahaan memberikan ruang bagi individu untuk merakit paket mereka sendiri. Misalnya, karyawan lajang mungkin lebih memilih subsidi kebugaran daripada tunjangan sekolah anak.

Minat terhadap konsep ini meningkat pesat, dengan laporan SHRM yang menunjukkan bahwa 7 dari 10 karyawan lebih menyukai opsi fleksibel dibandingkan tunjangan konvensional yang kaku. 

Selain itu, studi tren manfaat MetLife tahun 2023 mencatat bahwa 60% karyawan kini lebih tertarik pada manfaat non-medis. 

Hal ini menunjukkan bahwa pekerja modern menginginkan akses yang lebih luas terhadap fasilitas yang mendukung gaya hidup dan kesehatan mental mereka secara spesifik.

Manfaat Flexible Benefits bagi Perusahaan dan Karyawan

Penerapan tunjangan yang personal ini menciptakan situasi saling menguntungkan (win-win solution). Berikut adalah rincian manfaatnya bagi kedua belah pihak:

Manfaat bagi Perusahaan

Bagi organisasi, tunjangan fleksibel bukan sekadar pengeluaran, melainkan alat investasi SDM yang kuat untuk:

1. Meningkatkan Rekrutmen dan Retensi: Membantu perusahaan menonjol di pasar tenaga kerja yang kompetitif dengan penawaran unik yang menarik talenta terbaik.
2. Memperkuat Employer Brand: Menciptakan citra perusahaan yang adaptif, modern, dan sangat peduli terhadap kesejahteraan spesifik setiap anggota timnya.
3. Optimasi Anggaran: Perusahaan dapat menetapkan batas biaya tetap (fixed cost) namun memberikan variasi pilihan yang tinggi, sehingga dana digunakan secara efektif pada hal yang benar-benar dipakai karyawan.
4. Keunggulan Pajak: Beberapa jenis tunjangan fleksibel memenuhi syarat untuk pendanaan sebelum pajak (pre-tax), yang dapat mengurangi liabilitas pajak perusahaan.
5. Mengurangi Beban Administrasi: Dengan sistem yang tepat, HR tidak perlu pusing mengurus setiap klaim manual karena karyawan mengelola pilihan mereka melalui platform mandiri.
6. Mendukung Inklusivitas: Memastikan semua generasi (dari Baby Boomers hingga Gen Z) mendapatkan manfaat yang sesuai dengan fase hidup mereka masing-masing.
7. Meningkatkan Loyalitas: Karyawan yang merasa didukung secara personal cenderung memiliki keterikatan emosional yang lebih kuat terhadap visi dan misi perusahaan.

Manfaat bagi Karyawan

Karyawan mendapatkan nilai tambah nyata yang melampaui sekadar nominal gaji bulanan, antara lain:

1. Kendali Penuh: Memberikan rasa kepemilikan dan otonomi bagi karyawan untuk memutuskan apa yang terbaik bagi kesehatan dan gaya hidup mereka.
2. Work-Life Balance: Akses ke jadwal fleksibel atau subsidi hobi membantu mengurangi tingkat stres dan kelelahan akibat kerja (burnout).
3. Stabilitas Finansial: Membantu menutupi biaya hidup tak terduga, seperti perawatan gigi atau perbaikan peralatan kerja di rumah, dengan dana dari perusahaan.
4. Peluang Pengembangan Diri: Kemudahan dalam mengakses kursus profesional atau pelatihan hobi tanpa harus menguras kantong pribadi.
5. Personalisasi Kesehatan: Karyawan dapat memilih layanan kesehatan mental atau kebugaran yang benar-benar cocok dengan preferensi pribadi mereka.

Baca Juga: Kenali Apa Itu Tunjangan Kesehatan, Manfaat, dan Contohnya! 

Jenis-jenis Flexible Benefits 

Jenis employee flexible benefits sangat beragam, mulai dari tunjangan kesehatan, layanan kesehatan mental, hingga dukungan fasilitas kerja. 

Mari simak jenis-jenis yang paling populer di perusahaan:

1. Tunjangan Kesehatan

Meskipun asuransi kesehatan grup tetap digunakan, opsi fleksibel memungkinkan cakupan yang lebih spesifik bagi tenaga kerja. 

Perusahaan dapat menyediakan dana yang bisa dikelola sendiri oleh karyawan untuk biaya medis yang tidak ditanggung asuransi standar. 

Contoh:

• Health Reimbursement Arrangements (HRA) untuk penggantian biaya medis mandiri.
• Health Savings Accounts (HSA) yang bersifat pre-tax dan bisa dibawa meski karyawan keluar.
• Asuransi tambahan khusus untuk kesehatan gigi (dental) dan mata (vision).

2. Stipend (Tunjangan Tetap)

Stipend adalah sejumlah uang tetap yang diberikan kepada karyawan untuk kategori pengeluaran tertentu. 

Model ini disukai karena aturannya yang lebih sederhana dan fleksibilitas penggunaannya yang tinggi bagi karyawan. 

Contoh:

• Tunjangan kebugaran (wellness) untuk keanggotaan gim atau aplikasi meditasi.
• Tunjangan kerja jarak jauh (remote work) untuk biaya internet atau peralatan meja kerja.
• Subsidi makanan atau penggantian biaya kursus pengembangan profesional.

3. Tunjangan Transportasi 

Tunjangan ini sangat berharga bagi karyawan yang harus melakukan perjalanan ke kantor, terutama di kota besar dengan biaya parkir atau transportasi umum yang tinggi. Perusahaan dapat menyesuaikan bantuan berdasarkan moda transportasi yang digunakan staf. 

Contoh:

• Voucher atau kartu prabayar untuk transportasi umum (kereta/bus).
• Penggantian biaya parkir harian atau bulanan di area kantor.
• Subsidi untuk biaya carpooling atau layanan antar-jemput karyawan.

4. Layanan Perawatan Anak dan Keluarga

Beban perawatan keluarga seringkali menjadi faktor utama gangguan produktivitas. Memberikan dukungan di area ini menunjukkan inklusivitas perusahaan terhadap karyawan yang sudah berkeluarga maupun yang merawat orang tua (lansia). 

Contoh:

• Subsidi penitipan anak (daycare) atau bantuan biaya pengasuh (nanny).
• Tunjangan fertilitas, bantuan adopsi, hingga tunjangan khusus untuk perawatan lansia.
• Fasilitas Dependent Care FSA untuk pengelolaan biaya perawatan keluarga secara pre-tax.

5. Rencana Pensiun

Tunjangan masa depan adalah investasi jangka panjang yang sangat dihargai, terutama oleh karyawan senior. 

Dengan model fleksibel, perusahaan bisa menawarkan kontribusi padanan (matching contribution) yang bisa dipilih tingkatannya oleh karyawan. 

Contoh:

• Dana pensiun lembaga keuangan (DPLK) dengan persentase kontribusi yang bisa diatur.
• Akun pensiun dengan perlindungan dari kreditor dan batas kontribusi yang fleksibel.

6. Cuti Berbayar dan Jadwal Kerja Fleksibel

Tidak semua manfaat harus berbentuk uang tunai, kadang waktu adalah mata uang yang sangat berharga bagi pekerja saat ini. 

Memberikan kendali atas kapan dan di mana mereka bekerja terbukti meningkatkan kepuasan kerja secara signifikan. 

Contoh:

• Kebijakan cuti berbayar yang bisa diakumulasi atau diambil secara bebas.
• Model kerja hybrid, jadwal 4 hari kerja, atau jam kerja yang bisa disesuaikan dengan ritme produktivitas individu.

Baca Juga: Jam Kerja Fleksibel: Kelebihan, Jenis & Tips Agar Tetap Produktif 

Model Implementasi Flexible Benefits

Implementasi tunjangan fleksibel di perusahaan tidak hanya terbatas pada satu metode, melainkan memiliki beberapa model yang bisa disesuaikan dengan skala bisnis. Berikut beberapa model implementasi yang umum digunakan:

1. Model Reimbursement (Sistem Klaim)

Dalam model ini, karyawan membayar terlebih dahulu produk atau layanan yang mereka butuhkan (seperti biaya game atau kacamata), kemudian mengajukan bukti pembayaran ke perusahaan untuk diganti sesuai plafon yang tersedia. 

Kelebihan:

• Meminimalkan risiko penyalahgunaan dana karena harus disertai bukti nota/struk yang sah.
• Perusahaan mengeluarkan biaya untuk manfaat yang benar-benar digunakan oleh karyawan.
• Tidak memerlukan kemitraan khusus.

Kekurangan:

• Bisa membebani tim HR jika dilakukan secara manual.
• Karyawan harus mengeluarkan uang pribadi terlebih dahulu.
• Proses persetujuan klaim seringkali memakan waktu.

2. Model Company-Paid Core Benefits (Modular)

Model ini sering disebut sebagai sistem manfaat inti, di mana perusahaan memberikan paket tunjangan standar yang wajib dimiliki (seperti asuransi kesehatan dasar) yang tidak bisa dihilangkan. 

Namun, karyawan diberikan poin atau “kredit” tambahan untuk menambah cakupan manfaat tersebut atau memilih manfaat pendukung lainnya.

Kelebihan:

• Karyawan tetap memiliki perlindungan dasar sesuai standar perusahaan.
• Mudah dalam memprediksi anggaran tahunan karena komponen utamanya bersifat tetap.
• Karyawan tidak merasa bingung saat memilih.

Kekurangan:

• Karyawan memiliki keterbatasan karena tidak bisa menukarkan manfaat inti menjadi uang tunai.
• Kurang fleksibel bagi karyawan yang mungkin sudah memiliki perlindungan serupa.
• Biaya premi asuransi grup bisa meningkat jika banyak karyawan melakukan add-on.

3. Model Pre-funded (Kartu Debit/Digital Wallet)

Pada model ini, perusahaan memberikan dana di muka melalui platform digital atau kartu debit khusus tunjangan. 

Karyawan dapat langsung bertransaksi menggunakan dana tersebut tanpa perlu melakukan klaim manual di kemudian hari.

Kelebihan:

• Memberikan pengalaman pengguna yang baik karena tidak perlu uang talangan.
• Sistem biasanya sudah terintegrasi dengan laporan penggunaan otomatis.
• Sesuai dengan preferensi generasi muda yang menyukai kepraktisan digital.

Kekurangan:

• Memerlukan platform atau layanan pihak ketiga.
• Risiko dana “mengendap” jika tidak ada aturan tentang pemutihan saldo di akhir tahun.
• Ketergantungan penuh pada sistem platform penyedia manfaat.

Cara Membuat Program Flexible Benefits

Untuk membangun program yang efektif, Anda tidak bisa sekadar meniru perusahaan lain; Anda harus mengikuti langkah-langkah sistematis berikut agar program tepat sasaran:

1. Tentukan Tujuan Program 

Langkah pertama adalah mendefinisikan apa yang ingin dicapai, apakah untuk menekan biaya tunjangan yang tidak terpakai atau meningkatkan angka retensi. 

Contoh: 

Perusahaan menetapkan target pengurangan biaya kesehatan yang sia-sia sebesar 15% melalui sistem pilihan mandiri.

2. Analisis Anggaran dan Jumlah Karyawan

Hitung biaya per kepala dan pastikan anggaran realistis dengan melihat jumlah karyawan serta profil demografi mereka. 

Contoh: 

Mengalokasikan dana Rp5.000.000 per karyawan per tahun untuk kategori gaya hidup dan kesehatan.

3. Survei Kebutuhan Karyawan 

Gunakan kuesioner atau wawancara untuk memahami apa yang sebenarnya diinginkan staf, karena preferensi setiap generasi pasti berbeda. 

Contoh: 

Melakukan survei via Google Form untuk mengetahui apakah karyawan lebih butuh subsidi cicilan rumah atau biaya kebugaran.

4. Desain Paket dan Platform 

Pilih kategori manfaat yang akan ditawarkan dan tentukan platform yang akan digunakan untuk proses pemilihan dan administrasi. 

Contoh: 

Memilih platform HRIS yang memiliki fitur pengelolaan tunjangan otomatis agar HR tidak terbebani secara manual.

5. Sosialisasi dan Peluncuran 

Komunikasikan cara penggunaan, batas waktu pemilihan (enrollment window), dan aturan mainnya secara jelas kepada seluruh staf. 

Contoh: 

Mengadakan town hall virtual untuk mendemonstrasikan cara memilih manfaat di aplikasi sebelum program resmi dimulai.

Kebijakan, Kepatuhan & Pajak yang Perlu Diperhatikan

Penerapan tunjangan fleksibel erat kaitannya dengan aturan hukum dan perpajakan yang berlaku di Indonesia. 

Anda harus memastikan program ini tetap patuh pada regulasi agar tidak menjadi masalah hukum bagi perusahaan di kemudian hari.

Beberapa hal yang perlu Anda ketahui seputar kebijakan, kepatuhan dan pajak yaitu:

1. Status Pajak Natura (PPh 21)

Berdasarkan PMK No. 66 Tahun 2023, tidak semua tunjangan fleksibel dikenakan pajak. Ada batasan nominal tertentu yang dikecualikan dari objek pajak (Non-Taxable):

• Bingkisan/Hadiah (Stipend/Wellness): Dikecualikan dari pajak selama total nilainya tidak melebihi Rp3.000.000 per tahun pajak untuk setiap karyawan.
• Fasilitas Olahraga: Jika Anda memberikan benefit berupa keanggotaan gym atau fasilitas olahraga lainnya, batasan yang tidak kena pajak adalah maksimal Rp1.500.000 per karyawan per tahun pajak.
• Fasilitas Alat Kerja (Remote Work): Laptop, ponsel, dan pulsa/internet yang diberikan untuk menunjang pekerjaan 100% dikecualikan dari pajak.
• Fasilitas Kesehatan: Pengobatan karena kecelakaan kerja atau penyakit akibat kerja dikecualikan dari pajak tanpa batasan nilai.

2. Kepatuhan BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan

Tunjangan fleksibel dihitung sebagai komponen di luar gaji pokok. Berikut adalah angka persentase iuran wajib yang tidak boleh dikurangi oleh program benefit tambahan:

• BPJS Kesehatan: Total iuran sebesar 5% dari gaji (4% dibayar perusahaan, 1% dibayar karyawan). Batas maksimal gaji yang dihitung adalah Rp12.000.000.
• BPJS Ketenagakerjaan (JKK & JKM): Iuran JKK berkisar 0,24%-1,74% dan JKM sebesar 0,3% dari gaji. Ini sepenuhnya menjadi beban perusahaan dan tidak boleh dipotong dari plafon tunjangan fleksibel karyawan.
• Jaminan Pensiun (JP): Iuran sebesar 3% (2% perusahaan, 1% karyawan) dengan batas maksimal upah yang disesuaikan setiap tahun.

Baca Juga: 15 Contoh Tunjangan Tetap & Aturannya di Indonesia 

3, Perjanjian Kerja Bersama (PKB)

Dalam menyusun tunjangan fleksibel, pastikan tidak melanggar ketentuan upah minimum dan struktur skala upah:

• Komponen Upah: Total tunjangan tetap (termasuk beberapa jenis benefit) maksimal adalah 25% dari total upah (Gaji Pokok + Tunjangan Tetap), agar Gaji Pokok tetap berada di angka minimal 75%.
• Upah Minimum: Pemberian flexible benefits tidak boleh menyebabkan “Gaji Pokok” karyawan turun di bawah angka Upah Minimum Provinsi (UMP) atau Kabupaten/Kota (UMK) yang berlaku di wilayah operasional Anda.

Komunikasi & Change Management ke Karyawan

Banyak program tunjangan gagal bukan karena nilainya kecil, tetapi karena karyawan tidak tahu cara menggunakannya. 

Anda bisa menggunakan strategi komunikasi berikut untuk memastikan keberhasilan program, seperti:

• Webinar dan Workshop Virtual: Efektif untuk menjangkau karyawan remote. Sesi ini sebaiknya direkam agar karyawan bisa menonton ulang sesuai jadwal mereka.
• Acara Open Day: Untuk tim di kantor, adakan hari khusus di mana staf bisa berkonsultasi langsung dengan HR atau vendor penyedia manfaat (seperti bank atau pihak asuransi) untuk bertanya secara detail.
• Kampanye Multi-Saluran: Gunakan kombinasi email, poster di area istirahat, hingga pesan instan seperti WhatsApp atau SMS untuk memberikan pengingat singkat mengenai tenggat waktu pendaftaran.
• Edukasi Kontinu: Pastikan karyawan paham aspek pajak dan cara akses manfaat. Jangan hanya berkomunikasi saat peluncuran, tapi berikan panduan rutin setiap bulan melalui newsletter internal.

Cara Mengukur Keberhasilan Program Flexible Benefits

Untuk memastikan investasi kesejahteraan ini berjalan optimal, Anda dapat menggunakan beberapa strategi pengukuran berikut:

1. Tingkat Pemanfaatan: Pantau persentase karyawan yang aktif memilih manfaat dibandingkan mereka yang hanya menggunakan paket standar, serta tinjau manfaat mana yang paling sering digunakan untuk menentukan efisiensi biaya.
2. Employee Engagement: Gunakan focus group untuk mendapatkan masukan langsung mengenai tingkat kepuasan karyawan dan memahami alasan di balik tren penggunaan manfaat tertentu.
3. Talent Retention and Attraction: Bandingkan angka turnover sebelum dan sesudah program berjalan, serta periksa apakah paket manfaat fleksibel ini menjadi alasan kandidat baru menerima tawaran pekerjaan di perusahaan Anda.
4. Financial and Operational Impact: Hitung Return on Investment (ROI) dengan membandingkan biaya program terhadap penghematan dari penurunan biaya rekrutmen atau penurunan angka absensi karena kesehatan yang lebih baik.
5. Pencapaian Target: Tinjau kembali apakah program telah mencapai tujuan awal yang ditetapkan, misalnya target peningkatan keterlibatan (engagement) sebesar 20% dalam satu tahun fiskal.

Contoh Paket Flexible Benefits untuk Level yang Berbeda

Setiap jenjang karier memiliki kebutuhan dan gaya hidup yang berbeda, sehingga alokasi tunjangannya pun perlu disesuaikan. 

Berikut adalah beberapa contoh skema flexible benefits berdasarkan level jabatan di perusahaan:

1. Level Staff (Entry Level)

Paket untuk level ini biasanya adalah bantuan biaya hidup harian, mobilitas, dan pengembangan keterampilan teknis dasar. 

Narasi tunjangan ini bertujuan untuk membantu mereka membangun stabilitas finansial di awal karier.

Contoh Alokasi (Plafon Rp5.000.000–Rp7.000.000 / tahun):

• Transportasi: Subsidi ojek online atau kartu commuter line (Rp1.500.000).
• Wellness: Keanggotaan gim atau subsidi sepatu olahraga (Rp1.500.000).
• Skill Upgrading: Kursus online di platform seperti Udemy atau Coursera (Rp2.000.000).

2. Level Managerial

Pada level ini, karyawan biasanya sudah berkeluarga dan memiliki tanggung jawab lebih besar, sehingga fokusnya bergeser pada kesehatan keluarga dan work-life balance. 

Tunjangan ini dirancang untuk mengurangi stres operasional dan mendukung peran kepemimpinan mereka.

Contoh Alokasi (Plafon Rp12.000.000–Rp15.000.000/tahun):

• Family Care: Subsidi penitipan anak (daycare) atau asuransi tambahan untuk pasangan (Rp6.000.000).
• Mental Health: Sesi konseling psikolog profesional atau aplikasi meditasi premium (Rp3.000.000).
• Lifestyle: Voucher liburan keluarga atau staycation (Rp4.000.000).

3. Level Executive (C-Level)

Eksekutif membutuhkan efisiensi waktu dan perlindungan aset masa depan mengingat tekanan kerja yang sangat tinggi. 

Paket ini cenderung lebih eksklusif dan mencakup proteksi jangka panjang serta kenyamanan fasilitas.

Contoh Alokasi (Plafon Rp25.000.000–Rp40.000.000/tahun):

• Executive Health Check-up: Pemeriksaan kesehatan menyeluruh (medical check-up) premium tahunan (Rp10.000.000).
• Retirement & Investment: Kontribusi tambahan pada DPLK atau instrumen investasi lainnya (Rp15.000.000).
• Premium Membership: Akses klub bisnis, keanggotaan golf, atau asuransi jiwa dengan cakupan internasional (Rp10.000.000).

Atur Flexible Benefit Karyawan dengan Sistem Payroll Fleksibel dari KantorKu HRIS

Mengelola berbagai variasi flexible benefits untuk ratusan karyawan dengan kontrak yang berbeda-beda tentu membutuhkan sistem yang tangguh. 

Untuk itu, Anda bisa menggunakan software payroll yang fleksibel seperti KantorKu HRIS untuk membantu Anda membangun sistem payroll khusus.

Dengan sistem ini, tim HR dapat dengan mudah mengatur kompensasi dan tunjangan setiap karyawan sesuai pilihan manfaat mereka. 

Dashboard payroll yang tersedia bersifat terpusat dan intuitif, memungkinkan Anda memahami penggunaannya hanya dalam satu kali demo.

Selain itu, software payroll KantorKu HRIS memiliki beberapa fitur lainnya, seperti:

1. Perhitungan Otomatis & Akurat: Menghitung gaji bersih, PPh 21, dan iuran BPJS secara otomatis sesuai regulasi terbaru tanpa risiko kesalahan manual.
2. Dashboard Fleksibel: Antarmuka visual yang memungkinkan Anda memantau tren penggajian, lembur, dan distribusi gaji secara praktis.
3. Transfer Gaji Sekali Klik: Membayar gaji ke ratusan rekening bank berbeda secara bersamaan langsung dari sistem.
4. Sinkronisasi Absensi: Data kehadiran, cuti, dan keterlambatan langsung memotong atau menambah komponen gaji secara otomatis.
5. Slip Gaji Digital: Karyawan mendapatkan akses mandiri ke slip gaji mereka melalui aplikasi dengan standar keamanan ISO 27001.

Siap memberikan sistem kompensasi yang lebih memuaskan karyawan Anda? Yuk, book demo gratis KantorKu HRIS sekarang untuk mulai mencoba mengelola flexible benefits perusahaan Anda dengan sistem payroll yang bebas Anda kustomisasi!

Referensi:

A Guide to Flexible Benefits Schemes (+12 Examples) | Perkbox

10 Flexible Benefit Allowances You Can Offer Your Employees | Thanksben

How to Communicate Employee Benefits in 6 Creative Ways? | The Access Group