Gaji di Bawah UMR? Cek Risiko Sanksi & Pidananya!

Gaji dibawah UMR adalah salah satu hal krusial yang sering menjadi perhatian adalah besaran upah yang diterima oleh pekerja.

UMR, atau Upah Minimum Regional, merupakan standar upah terendah yang ditetapkan pemerintah untuk menjamin kesejahteraan pekerja secara adil. 

Namun, dalam praktiknya, ada situasi tertentu yang membuat pertanyaan muncul: Apakah diperbolehkan memberikan gaji di bawah UMR? Bagaimana aturan hukum yang mengatur hal ini? 

Artikel ini akan membantu Anda memahami konsep tersebut secara rinci dan jelas, yuk simak sama-sama!

Apakah Boleh Gaji Dibawah UMR?

Secara umum, gaji dibawah UMR adalah hal yang tidak diperbolehkan oleh undang-undang ketenagakerjaan di Indonesia. 

UMR sendiri merupakan upah minimum yang telah dihitung berdasarkan kebutuhan hidup layak di suatu wilayah, sehingga setiap pekerja harus menerima upah minimal sesuai dengan standar tersebut. 

Memberikan gaji di bawah UMR berarti melanggar hak dasar pekerja dan berpotensi menimbulkan sanksi hukum bagi perusahaan.

Namun demikian, terdapat pengecualian tertentu dalam regulasi yang memperbolehkan pemberian gaji di bawah UMR. 

Misalnya, untuk karyawan yang berstatus magang, pekerja kontrak yang baru memasuki masa percobaan, atau karyawan dengan jam kerja paruh waktu, aturan ini bisa saja berbeda.

Meskipun begitu, perusahaan wajib tetap mematuhi ketentuan yang ada dan tidak sembarangan menurunkan gaji tanpa alasan kuat dan peraturan yang jelas.

Peraturan Gaji Dibawah UMR

Ketentuan tentang upah minimum, termasuk larangan memberikan gaji dibawah UMR, diatur secara jelas dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. 

Pasal 88 UU Ketenagakerjaan menegaskan bahwa pengusaha wajib membayar upah paling rendah sesuai upah minimum yang berlaku di wilayah tempat kerja. 

Jika pengusaha membayar gaji di bawah ketentuan tersebut, mereka bisa dikenakan sanksi administratif bahkan pidana.

Lebih lanjut, pengaturan ini diperkuat oleh Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan yang menetapkan sistem penetapan Upah Minimum Provinsi (UMP) dan Upah Minimum Kabupaten/Kota (UMK). 

Ketentuan ini memastikan agar standar upah minimum selalu diperbarui dan berlaku sesuai kondisi ekonomi daerah. Pengusaha wajib menyesuaikan gaji pekerja secara berkala mengikuti perubahan UMP/UMK.

Perbedaan Istilah UMR, UMP, dan UMK serta Perhitungan Upah Harian

Perlu Anda ketahui bahwa istilah “UMR” (Upah Minimum Regional) sudah tidak lagi digunakan secara resmi. Adapun perbedaan ketiganya adalah sebagai berikut:

1. UMR (Upah Minimum Regional) 

UMR adalah istilah lama yang dulu digunakan untuk menyebut standar upah minimum di suatu daerah. Saat ini, istilah UMR sudah tidak digunakan secara resmi dan digantikan oleh UMP dan UMK agar lebih spesifik dan terstandarisasi.

2. UMP (Upah Minimum Provinsi)

UMP adalah upah minimum yang berlaku di tingkat provinsi. Penetapan UMP dilakukan oleh gubernur berdasarkan rekomendasi dewan pengupahan provinsi. UMP berlaku untuk seluruh wilayah provinsi dan menjadi patokan dasar bagi upah minimum di daerah tersebut.

3. UMK (Upah Minimum Kabupaten/Kota)

UMK adalah upah minimum yang berlaku di tingkat kabupaten atau kota. Penetapan UMK dilakukan oleh bupati atau wali kota dan nilai UMK tidak boleh lebih rendah dari UMP. UMK biasanya lebih tinggi dari UMP karena disesuaikan dengan kondisi ekonomi lokal di kabupaten atau kota tersebut.

Untuk pekerja yang menerima upah harian, perhitungannya mengikuti aturan dalam Pasal 17 PP Pengupahan. 

Bila perusahaan menerapkan sistem kerja 6 hari dalam seminggu, maka upah bulanan dibagi 25 hari kerja. Sedangkan jika sistem kerja 5 hari seminggu, upah dibagi 21 hari kerja. 

Dalam hal ini, upah bulanan sebagai dasar perhitungan tidak boleh kurang dari UMP/UMK yang berlaku.

Baca Juga: Cara Mudah Menghitung Kenaikan Gaji Karyawan beserta Contoh [Lengkap]

Larangan Pengusaha Membayar Gaji Dibawah UMR dan Sanksinya

Pengusaha secara tegas dilarang membayar upah lebih rendah dari upah minimum yang sudah ditetapkan pemerintah. 

Hal ini juga ditegaskan dalam UU Cipta Kerja yang menegaskan bahwa pembayaran upah harus sesuai dengan ketentuan pengupahan yang berlaku. 

Larangan ini berlaku juga bagi pekerja yang masa kerjanya kurang dari satu tahun di perusahaan tersebut.

Bagi pengusaha yang melanggar ketentuan tersebut, terdapat sanksi pidana yang cukup berat. Pengusaha dapat dipidana dengan ancaman penjara paling singkat 1 tahun hingga 4 tahun, dan/atau denda paling sedikit Rp100 juta hingga Rp400 juta. 

Dengan demikian, mematuhi ketentuan UMP dan UMK adalah kewajiban yang tidak bisa ditawar.

Langkah Hukum Jika Gaji Dibawah UMR

Jika pekerja mendapatkan gaji di bawah UMR, terdapat mekanisme penyelesaian sengketa yang dapat ditempuh. 

Pertama, upaya penyelesaian melalui perundingan bipartit antara pekerja dan pengusaha sangat dianjurkan. Bila perundingan ini gagal, maka dapat dilanjutkan ke mediasi tripartit yang melibatkan mediator netral.

Jika kedua upaya tersebut tidak menghasilkan kesepakatan, pekerja dapat mengajukan gugatan di Pengadilan Hubungan Industrial. Gugatan ini biasanya didasarkan pada pelanggaran hak pekerja, yaitu pembayaran upah di bawah standar minimum yang berlaku.

Proses hukum ini bertujuan melindungi hak-hak pekerja sesuai ketentuan perundang-undangan.

Terlanjur Membayar di Bawah UMR? Ini 3 Langkah Perbaikannya

Menyadari adanya diskrepansi upah yang menempatkan kompensasi karyawan di bawah UMR adalah situasi kritis bagi departemen HR. 

Namun, jika Anda menyadari telah terjadi kesalahan ini, jangan panik. Segera ambil langkah perbaikan yang proaktif berikut untuk menghindari sanksi administratif, yaitu:

1. Lakukan Audit Internal 

Langkah pertama adalah melakukan rekonsiliasi data penggajian dari waktu ke waktu. Anda perlu memetakan seluruh struktur dan skala upah untuk menemukan titik kebocoran kepatuhan.

Tujuannya untuk mengidentifikasi siapa saja karyawan yang terdampak dan sejak kapan kesalahan terjadi. Agar lebih mudah memahaminya, berikut langkahnya:

• Identifikasi Subjek Terdampak: Kelompokkan karyawan berdasarkan status kontrak (PKWT/PKWTT) dan masa kerja untuk melihat siapa saja yang kompensasinya belum mencapai ambang batas minimum tahun berjalan.
• Analisis Selisih: Hitung gap antara upah yang dibayarkan dengan standar UMP/UMK yang berlaku. Perhitungan ini harus mencakup komponen upah pokok dan tunjangan tetap.
• Pelacakan: Tentukan periode waktu terjadinya kesalahan (misal: sejak Januari saat penyesuaian UMR baru ditetapkan) untuk mengalkulasi total liabilitas perusahaan.

Contoh: 

Perusahaan A menyadari 10 staf admin masih menerima upah pokok Rp4.800.000, padahal UMR wilayah tersebut telah naik menjadi Rp5.000.000 sejak 4 bulan lalu. 

Audit harus mencatat selisih Rp200.000 x 10 orang x 4 bulan = Rp8.000.000, sehingga itu adalah nominal yang menjadi utang upah yang wajib dilunasi.

2. Konsultasi Hukum & HR

Konsultasi ini bertujuan untuk menyusun strategi komunikasi yang tidak memicu konflik kolektif dari karyawan terdampak.

Pahami bahwa membayar gaji di bawah UMR memiliki risiko sanksi pidana kurungan maupun denda. 

Konsultasi dengan penasihat hukum membantu Anda memosisikan kekurangan ini sebagai “kesalahan administratif yang sedang diperbaiki” (itikad baik), bukan kesengajaan.

Setelah konsultasi, minta HR untuk menyiapkan skrip komunikasi yang tepat. Jangan terlalu lama membahas mengapa kesalahan terjadi, tetapi fokus pada kapan dan bagaimana uang tersebut akan sampai ke tangan karyawan.

Tujuannya agar karyawan merasa haknya dihargai tanpa merasa perlu melaporkan hal ini ke Pengawas Ketenagakerjaan (Disnaker).

Contoh Skrip Lisan:

Rekan-rekan sekalian, berdasarkan hasil tinjauan berkala (compliance audit) yang baru saja diselesaikan oleh tim internal kami terkait struktur penggajian, kami menemukan adanya anomali administratif dalam penyesuaian nilai upah terhadap regulasi minimum terbaru.

Kami menyadari bahwa hal ini berdampak pada nilai kompensasi yang rekan-rekan terima dalam beberapa bulan terakhir. 

Sebagai bentuk tanggung jawab dan itikad baik manajemen, saat ini perusahaan tengah memfinalisasi prosedur pemulihan hak melalui mekanisme pembayaran rapel. 

Kami ingin memastikan setiap rupiah yang menjadi hak rekan-rekan terpenuhi sepenuhnya sesuai dengan aturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Contoh Narasi Internal Memo:

Subjek: Pemberitahuan Penyesuaian Kompensasi dan Rekonsiliasi Upah

Menindaklanjuti hasil evaluasi internal terhadap Struktur dan Skala Upah (SUSU) perusahaan tahun 2026, Manajemen menginformasikan telah terjadi kekeliruan teknis dalam implementasi pembaruan Upah Minimum Provinsi (UMP) pada sistem penggajian kami.

Atas temuan tersebut, perusahaan mengambil langkah proaktif sebagai berikut:

1. Melakukan audit menyeluruh terhadap selisih bayar (underpayment) bagi setiap personel terdampak.
2. Melakukan pembayaran kekurangan upah secara kumulatif (lump sum) yang akan ditransfer bersamaan dengan siklus penggajian bulan depan.
3. Memperbaiki sistem otomasi payroll guna memastikan kepatuhan regulasi di masa mendatang.

Perusahaan berkomitmen menjaga transparansi dan mengedepankan penyelesaian bipartit yang harmonis. Kami menghargai dedikasi Anda selama proses rekonsiliasi ini berlangsung.

3. Buat Rencana Pembayaran Kekurangan (Rapel)

Setelah semuanya siap, langkah terakhir adalah penyelesaian finansial. Komunikasikan kepada karyawan yang terdampak mengenai kesalahan yang terjadi dan sampaikan rencana pembayaran kekurangan upah tersebut dengan jelas.

Dalam pembuatan rencana pembayaran keuangan, pahami langkah-langkah berikut:

• Sampaikan secara resmi kepada karyawan terdampak mengenai kekeliruan perhitungan tersebut secara resmi melalui addendum atau memo.
• Jelaskan dalam memo tersebut bahwa perusahaan berkomitmen memenuhi hak mereka secara penuh. Lalu, jadwalkan pembayaran segera. 
• Jika jumlahnya besar, perusahaan dapat mendiskusikan mekanisme pembayaran. Namun, idealnya rapel dibayarkan sekaligus dalam satu periode penggajian terdekat.
• Pastikan item kekurangan upah muncul secara eksplisit dalam slip gaji sebagai “Rapel Selisih UMR” agar tercatat dalam sistem audit keuangan dan pajak (PPh 21).

Lihat contoh memo rencana pembayaran kekurangan berikut:

Gaji UMR di Setiap Kota Besar Indonesia

Pahami upah minimum terbaru tahun 2026 untuk memastikan kebijakan penggajian tetap patuh regulasi dan kompetitif di pasar tenaga kerja.

Perlu dicatat, istilah UMR kini secara regulasi terbagi menjadi:

• UMP (Upah Minimum Provinsi)
• UMK (Upah Minimum Kabupaten/Kota)

Di kota-kota besar, acuan utama yang digunakan adalah UMK, karena nilainya umumnya lebih tinggi dibandingkan UMP provinsi.

Berikut gambaran upah minimum 2026 di beberapa kota besar Indonesia yang sering menjadi rujukan dalam penetapan gaji karyawan.

1. Jakarta (DKI Jakarta)

Pada tahun 2026, upah minimum di DKI Jakarta ditetapkan sebesar Rp5.729.876 per bulan, naik 6,17% dibandingkan tahun 2025.

Angka ini menjadikan Jakarta tetap sebagai wilayah dengan standar upah minimum tertinggi secara nasional, sejalan dengan tingginya biaya hidup dan aktivitas ekonomi ibu kota.

2. Bekasi (Jawa Barat)

Wilayah Bekasi masih mendominasi daftar UMK tertinggi di Indonesia. UMK Kota Bekasi 2026: Rp5.992.931 per bulan dengan kenaikan sekitar 5,31% dari tahun sebelumnya.

Besaran ini mencerminkan kuatnya sektor industri dan manufaktur di kawasan Bekasi serta tingginya kebutuhan hidup pekerja.

3. Surabaya (Jawa Timur)

Sebagai pusat ekonomi Jawa Timur, Surabaya mengikuti kenaikan UMP Jawa Timur 2026 yang ditetapkan sebesar Rp2.446.880.

UMK Surabaya sendiri berada di atas UMP provinsi dan disesuaikan dengan kondisi ekonomi perkotaan, inflasi, serta pertumbuhan industri dan jasa di wilayah tersebut.

4. Bandung (Jawa Barat)

Di Provinsi Jawa Barat, UMP 2026 ditetapkan sebesar Rp2.317.601, naik 5,77% dari tahun sebelumnya.

Untuk Kota Bandung, nilai UMK berada di atas UMP provinsi dan mencerminkan karakter Bandung sebagai kota metropolitan dengan sektor kreatif, pendidikan, dan jasa yang dominan.

5. Medan (Sumatera Utara)

Provinsi Sumatera Utara menetapkan UMP 2026 sebesar Rp3.228.971, naik signifikan 7,90% dari tahun 2025.

UMK Kota Medan sebagai ibu kota provinsi umumnya berada di atas UMP dan menjadi acuan utama bagi perusahaan dalam menyusun struktur gaji karyawan di wilayah Sumatera Utara.

Baca Juga: 12 Contoh Slip Gaji Berbagai Posisi Siap Pakai [+Template Gratis]

Hindari Sengketa Hukum dengan Bayar Gaji Tepat Waktu dengan KantorKu HRIS

Pembayaran gaji karyawan cenderung sensitif karena tidak boleh di bawah UMP/UMK dan waktu pembayarannya pun harus tepat waktu. 

Keterlambatan gaji juga dapat memicu ketidakpuasan karyawan, bahkan berujung pada pelaporan ke instansi ketenagakerjaan.

Maka, agar pengelolaan gaji karyawan lebih akurat dan sesuai regulasi, kelola dengan software payroll dari KantorKu HRIS.

Berikut fitur-fitur KantorKu HRIS:

1. Hitung Gaji Otomatis: Hitung gaji karyawan otomatis, beserta tunjangan, lembur, BPJS, dan PPh 21 sesuai regulasi terbaru..
2. Buat & Kirim Slip Gaji Digital Otomatis: Slip gaji digital otomatis dibuat dan dikirim otomatis ke ponsel semua karyawan.
3. Transfer Gaji Sekali Klik: Transfer gaji karyawan secara massal hanya dengan satu klik ke berbagai bank.
4. Dashboard yang Fleksibel: Sistem yang dapat disesuaikan dengan struktur penggajian masing-masing perusahaan.
5. ISO 27001: Data payroll terjamin dengan sertifikasi ISO 27001, sehingga seluruh informasi sensitif karyawan terlindungi.

Kini, Anda dapat mencoba langsung kemudahan pengelolaan payroll yang lebih praktis. Book demo gratisuntuk merasakan mempermudah proses disbursement gaji yang lebih tepat waktu.