Cara Handover Pekerjaan yang Benar, Ini Prosedur & Contoh Dokumen

Saat seorang karyawan memutuskan untuk resign, peran HR menjadi penting guna menjaga stabilitas internal perusahaan. 

Anda perlu memastikan bahwa meskipun ada personel yang pergi, operasional tim tersebut tetap berjalan tanpa hambatan melalui proses handover pekerjaan. 

Handover adalah proses transfer tanggung jawab, tugas, pengetahuan, dan informasi penting dari satu karyawan ke karyawan lainnya guna menjamin kontinuitas kerja. 

Anda perlu memahami teknis handover secara mendalam, mulai dari kapan waktu yang tepat untuk memulainya, prosedur yang ideal, hingga contoh dokumen handover yang bisa ditiru!

Apa Itu Handover Pekerjaan?

Handover pekerjaan adalah proses sistematis untuk mengalihkan tanggung jawab dan informasi kunci dari seseorang yang akan meninggalkan posisinya kepada rekan kerja atau penggantinya. 

Prosedur ini biasanya dilakukan saat karyawan mengundurkan diri, mengambil cuti panjang (seperti cuti melahirkan), atau saat terjadi rotasi jabatan internal.

Proses ini perlu dilakukan untuk menjaga kesinambungan bisnis agar karyawan pengganti tidak merasa kebingungan dan dapat langsung melanjutkan pekerjaan yang sedang berjalan. 

Tanpa adanya handover yang memadai, perusahaan berisiko menghadapi kekacauan operasional, miskomunikasi antar tim, hingga hilangnya data atau akses penting yang bisa merugikan efisiensi kerja secara keseluruhan.

Tujuan Handover Pekerjaan

Handover pekerjaan dilakukan untuk meminimalkan gangguan fungsional di dalam departemen terkait. Berikut beberapa tujuan dilakukannya handover:

1. Memberikan Informasi 

Tujuan handover adalah memastikan bahwa suksesor atau pengganti menerima data yang paling mutakhir mengenai tugas-tugas yang sedang berjalan. 

Hal ini mencakup detail teknis, riwayat komunikasi dengan klien, hingga kebijakan spesifik yang hanya diketahui oleh pemegang jabatan sebelumnya.

2. Mendokumentasikan Progres Pekerjaan

Melalui handover, setiap proyek yang belum selesai dapat tercatat progresnya secara mendetail sehingga pengganti tahu persis di titik mana mereka harus memulai. 

Dokumentasi ini berfungsi sebagai peta jalan agar tidak ada tugas yang terbengkalai atau dikerjakan dua kali secara tidak efektif.

3. Menjelaskan Objektivitas Peran

Handover bertujuan untuk memberikan pemahaman mengenai tujuan besar dari posisi tersebut dan konteks pekerjaan dalam visi perusahaan yang lebih luas. 

Dengan memahami objektif utama, karyawan baru dapat menyelaraskan cara kerja mereka dengan ekspektasi manajer dan standar kualitas yang sudah ada.

4. Memfasilitasi Transisi Kerja yang Menyeluruh

Bagi karyawan yang akan resign, proses ini memungkinkan mereka untuk melepas tanggung jawab secara profesional dan meninggalkan perusahaan dengan kesan yang baik. 

Hal ini juga memberikan ketenangan bagi manajer karena seluruh beban kerja telah terdistribusi dengan aman kepada personell yang tepat.

5. Mempercepat Adaptasi Karyawan Baru

Proses transfer pengetahuan membantu karyawan pengganti untuk beradaptasi lebih cepat dengan alur kerja, pemangku kepentingan (stakeholders), hingga budaya kerja di tim tersebut. 

Hal ini dapat meningkatkan produktivitas awal mereka karena mereka tidak perlu meraba-raba informasi dari nol.

Baca Juga: 7 Prosedur Exit Clearance & Syarat Dokumen [+Form Template] 

Kapan Handover Wajib Dilakukan?

Proses handover sebaiknya dimulai segera setelah pengunduran diri karyawan diterima secara resmi oleh perusahaan. 

Masa handover biasanya berlangsung selama masa notice period. Handover pekerjaan berapa lama? Biasanya sekitar 2 hingga 4 minggu sebelum hari terakhir kerja karyawan tersebut. 

HR perlu memastikan komunikasi ini dilakukan melalui pertemuan formal antara karyawan yang bersangkutan dengan manajernya. 

Semakin senior posisi seorang karyawan, biasanya waktu yang dibutuhkan akan semakin lama, bahkan bisa mencapai 1 hingga 3 bulan guna memastikan seluruh pengetahuan telah berpindah tangan sepenuhnya.

Prosedur Handover Pekerjaan yang Ideal

Untuk memastikan proses transisi berjalan efektif, terdapat beberapa prosedur terstruktur yang perlu dilakukan oleh HR dan karyawan terkait, yaitu:

1. Mendiskusikan Rencana Handover dengan Manajer

Pertama mulai diskusi antara karyawan yang akan pergi dengan atasan langsungnya untuk memetakan beban kerja. 

Prosedur ini dilakukan agar manajer dapat menilai kembali kapasitas tim dan menentukan tugas mana yang menjadi prioritas untuk segera dialihkan kepada rekan setim atau pengganti baru.

2. Menyusun Dokumen Handover Secara Detail

Karyawan yang akan meninggalkan posisi wajib menyusun dokumen tertulis yang mencakup rutinitas harian, daftar proyek, hingga kontak penting seperti vendor atau klien. 

Dokumen ini harus dibuat sejelas mungkin agar mudah dipahami oleh orang awam yang mungkin belum pernah menangani tugas tersebut sebelumnya.

3. Menjadwalkan Sesi Pendampingan 

Karyawan lama perlu menyediakan waktu khusus untuk membimbing penggantinya melalui sesi tatap muka atau pendampingan kerja. 

Dalam sesi ini, pengganti diperbolehkan bertanya langsung mengenai kendala yang sering dihadapi dan melihat cara penggunaan perangkat lunak atau sistem internal yang relevan.

4. Menyelesaikan Tugas Sesuai Tenggat Waktu

HR harus memastikan bahwa proses transfer ini selesai sebelum hari terakhir kerja karyawan agar tidak ada urusan yang menggantung. 

Durasi penyelesaian ini harus disepakati di awal agar karyawan tetap fokus menyelesaikan sisa pekerjaan dan dokumentasi di tengah masa transisinya.

5. Melakukan Tinjauan Akhir Bersama Seluruh Pihak

Prosedur terakhir adalah pertemuan penutup yang melibatkan HR, manajer, dan karyawan pengganti untuk meninjau apakah semua informasi sudah tersampaikan. 

Review ini penting untuk memastikan pengganti sudah merasa percaya diri dan manajer merasa puas dengan kelengkapan data yang diserahkan.

Baca Juga: Download 5 Contoh Surat Serah Terima Pekerjaan karena Resign, Format Word & PDF Siap Pakai! 

Dokumen yang Dibutuhkan Saat Handover

Untuk memastikan akuntabilitas dan kelancaran proses, ada beberapa dokumen yang wajib disiapkan oleh karyawan sebelum meninggalkan posisinya, di antaranya:

1. Handover Checklist

Ini adalah surat serah terima handover pekerjaan yang berisi daftar mengenai semua hal yang perlu diketahui oleh personell baru, mulai dari inventaris kantor hingga tugas harian. 

Checklist ini berfungsi sebagai alat kontrol bagi HR dan manajer untuk memantau sejauh mana proses pemindahan tanggung jawab telah berjalan.

2. Laporan Progres Proyek

Dokumen ini merinci status proyek yang sedang berjalan, tenggat waktu mendatang, dan evaluasi hasil kerja sementara. 

Di dalamnya juga harus dicantumkan prioritas tugas yang harus segera diselesaikan agar operasional bisnis tidak terhenti.

3. Daftar Kontak Stakeholders

Karyawan harus menyerahkan daftar kontak stakeholder, baik internal perusahaan maupun pihak eksternal seperti vendor, mitra bisnis, dan pelanggan. 

Sertakan pula catatan singkat mengenai hubungan kerja atau isu tertentu yang sedang ditangani dengan kontak-kontak tersebut.

4. Panduan Operasional dan Akses Sistem

Dokumen ini bersifat teknis, mencakup instruksi penggunaan perangkat lunak khusus, lokasi penyimpanan file, dan detail akses seperti username dan instruksi terkait kata sandi. Pastikan juga informasi mengenai letak kunci fisik atau akses fisik lainnya tercantum di sini.

5. Laporan Pertanggungjawaban Manajerial

Khusus bagi level manajer, surat dokumen handover pekerjaan harus mencakup informasi mengenai perkembangan profesional anggota tim, catatan kinerja staf, serta area kerja aktif yang sedang mereka geluti. 

Hal ini penting agar manajer baru dapat melanjutkan manajemen SDM tanpa harus memulai dari nol.

Contoh Format Handover Pekerjaan

Untuk memudahkan proses handover di perusahaan Anda, berikut telah disediakan draf yang mencakup seluruh poin krusial mulai dari daftar tugas hingga akses sistem. 

Contoh laporan handover pekerjaan ini dirancang agar siapa pun yang menerima tanggung jawab dapat langsung bekerja tanpa harus menebak-nebak langkah selanjutnya. 

Contoh Format Handover

Silakan lengkapi data diri Anda pada formulir berikut untuk mendapatkan akses unduh template handover siap pakai di atas.

Risiko Jika Handover Tidak Dilakukan dengan Baik

Mengabaikan kualitas proses handover bisa menciptakan efek domino yang merugikan perusahaan. Jika proses ini dilakukan secara asal-asalan, Anda akan menghadapi beberapa risiko fatal seperti berikut:

1. Kehilangan Pengetahuan Berharga

Risiko paling nyata adalah hilangnya informasi berharga yang selama ini hanya tersimpan di kepala karyawan lama tanpa pernah didokumentasikan. 

Cara mengatasinya adalah dengan mewajibkan pembuatan panduan teknis yang diperbarui secara berkala, bukan hanya saat karyawan akan keluar. 

Dengan dokumen ini, suksesor tidak perlu melakukan trial and error yang membuang waktu perusahaan.

2. Terbentuknya Silo Informasi dalam Organisasi

Tanpa handover, pengetahuan hanya akan berputar di satu atau dua orang “penjaga gerbang” (gatekeepers) yang enggan berbagi cara kerja mereka. 

Hal ini menciptakan ketergantungan yang tidak sehat, di mana tim lain tidak bisa bergerak jika orang tersebut absen atau resign. 

HR harus mendorong budaya berbagi informasi dan dialog antar departemen agar pengetahuan menjadi milik kolektif, bukan individu.

3. Stagnasi Inovasi dan Adaptasi

Proses handover yang buruk sering kali memicu budaya “memang sudah dari dulu begini,” yang menutup celah bagi ide-ide baru untuk masuk. 

Untuk itu, Anda perlu menyertakan sesi evaluasi agar karyawan baru memahami alasan di balik sebuah sistem tetapi didorong untuk memberikan perspektif baru.

4. Penurunan Moral dan Tingginya Turnover Karyawan Baru

Karyawan baru yang dibiarkan mencari tahu sendiri tanpa panduan yang jelas cenderung merasa frustasi. 

Rasa tidak berdaya ini sering berujung pada penurunan kepuasan kerja dan keinginan untuk resign dini. 

Pastikan ada sesi pendampingan agar karyawan baru merasa diterima dan memiliki landasan yang kuat untuk bekerja.

5. Gangguan Operasional dan Ketidakharmonisan Tim

Hilangnya akses ke vendor tertentu atau tidak diketahuinya jadwal rutin tahunan dapat menyebabkan operasional tim terhenti seketika. 

Hal ini memicu konflik internal karena anggota tim lain harus menanggung beban kerja tambahan untuk mencari informasi yang hilang. 

Untuk mencegahnya, HR wajib memastikan semua detail teknis seperti kontak pemangku kepentingan dan kalender kerja tahunan sudah tercantum dalam dokumen serah terima.

Baca Juga: 10 Alasan Resign saat Interview, Mana yang Baik & Perlu Diwaspadai? 

Kelola Proses Resign & Handover Tanpa Ribet dengan KantorKu HRIS Sekarang!

Untuk memastikan handover berjalan mulus, sebaiknya Anda menggunakan aplikasi database karyawan seperti KantorKu HRIS. 

Dengan KantorKu HRIS, Anda bisa mengelola seluruh siklus keluar karyawan hanya dalam beberapa klik saja melalui sistem digital yang terintegrasi.

Sistem HRIS KantorKu memiliki fitur Employee Self Service (ESS) yang memungkinkan karyawan yang akan resign dapat mengisi data mandiri. 

Selain itu, Anda bisa segera melakukan rekrutmen melalui aplikasi yang terintegrasi untuk mencari kandidat pengganti guna mengisi kekosongan posisi.

Terdapat beberapa fitur dari KantorKu HRIS, di antaranya:

1. Database Karyawan: Semua riwayat posisi, kontrak, dan dokumen penting tersimpan rapi dalam satu platform.
2. Aplikasi Employee Self Service: Karyawan bisa mengajukan resign dan melengkapi tugas administrasi offboarding secara mandiri.
3. Aplikasi Rekrutmen Karyawan: Memudahkan Anda memasang lowongan dan memproses kandidat baru segera setelah posisi dinyatakan kosong.
4. Struktur Organisasi: Tampilkan organizational chart untuk memantau perubahan posisi dan tanggung jawab pasca-handover. 
5. Dashboard Analisis: Pantau progres rekrutmen seluruh karyawan melalui dashboard pintar yang memvisualisasikan data untuk pengambilan keputusan HR.

Saatnya persiapkan operasional yang lebih mulus dengan KantorKu HRIS. Untuk itu, segera book demo gratis KantorKu HRIS sekarang dan lihat bagaimana sistem ini membuat operasional jadi lebih mudah!

Referensi:

Knowledge Transfer for Retiring Employees | Glitter AI

What is a Handover? | CAREFUL Docs

Five Useful Hints for a Professional Handover | jobs.ac.uk