Apa Itu KPI Gudang? 10 Contoh, Tips, & Cara Membuatnya

KPI Gudang adalah serangkaian indikator kinerja yang digunakan untuk menilai efektivitas dan efisiensi operasional gudang, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pengelolaan stok, hingga pemenuhan pesanan.

Dalam praktiknya, KPI gudang membantu perusahaan mengukur apakah proses yang berjalan sudah sesuai standar, memenuhi target, dan mampu mendukung rantai pasok secara optimal.

Untuk dapat disebut sebagai KPI yang baik, indikator gudang harus memenuhi beberapa kriteria seperti relevan, dapat diukur, mudah dipantau, konsisten, serta benar-benar mencerminkan performa operasional yang ingin dicapai.

Oleh karena itu, perusahaan biasanya memilih KPI yang berkaitan dengan akurasi stok, kecepatan proses, produktivitas tenaga kerja, tingkat kesalahan, hingga biaya operasional.

Namun realitanya, banyak bisnis masih belum memiliki KPI gudang yang jelas dan terstruktur. Akibatnya, masalah seperti stok selisih, pengiriman lambat, retur meningkat, atau biaya gudang membengkak sering terjadi tanpa diketahui penyebab pastinya.

Padahal, fungsi utama KPI gudang adalah memastikan seluruh proses berjalan efisien, mengurangi potensi kerugian, meningkatkan akurasi, mempercepat layanan, serta mempermudah manajemen dalam melakukan monitoring dan perencanaan.

Jika kamu ingin memahami apa saja contoh KPI gudang yang paling umum digunakan, yuk simak penjelasannya berikut ini!

Apa Itu KPI Gudang?

KPI gudang adalah serangkaian indikator kinerja terukur yang digunakan untuk menilai efektivitas, efisiensi, dan kualitas operasional gudang.

KPI ini membantu perusahaan memantau apakah proses penerimaan barang, penyimpanan, pengelolaan stok, hingga pemenuhan pesanan berjalan sesuai target dan standar yang ditetapkan.

Mengutip dari Pulpowms, warehouse KPI adalah metrik spesifik yang digunakan untuk mengukur berbagai aspek operasional gudang. Melalui KPI, manajer gudang dapat menilai seberapa efisien, akurat, dan produktif proses gudang — mulai dari pergudangan stok, pengambilan pesanan, hingga pengiriman. Dengan memantau indikator seperti inventory turnover, labor costs, dan inventory-to-sales ratio, perusahaan bisa mengambil keputusan berbasis data untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan menjaga konsistensi operasional.

Secara sederhana, KPI gudang = ukuran kinerja gudang yang bisa dihitung dan dievaluasi.

Dengan KPI, perusahaan bisa mengetahui:

• Apakah stok akurat,
• Seberapa cepat barang diproses,
• Apakah pesanan pelanggan dipenuhi tanpa kesalahan,
• Seberapa baik tim gudang bekerja,
• Berapa besar biaya operasional yang dikeluarkan.

KPI gudang penting dipakai agar setiap masalah di gudang dapat terdeteksi sejak awal dan keputusan perbaikan dapat dilakukan berbasis data, bukan perkiraan.

Baca Juga: Mengenal Helper Gudang: Tugas, Gaji, Skill & Syaratnya

Mengapa Perusahaan Membutuhkan KPI Gudang?

Perusahaan membutuhkan KPI gudang karena operasional gudang adalah salah satu titik paling krusial dalam rantai pasok. Tanpa indikator yang terukur, gudang mudah mengalami inefisiensi, kerugian, dan hambatan layanan tanpa diketahui penyebabnya.

Berikut alasan utama mengapa perusahaan membutuhkan KPI gudang:

1. Mengukur Efisiensi Operasional Secara Objektif

KPI gudang membantu perusahaan mengetahui apakah proses penerimaan barang, penyimpanan, picking, packing, hingga pengiriman berjalan cepat, tepat, dan efisien. Semua penilaian berbasis angka, bukan asumsi.

2. Menjaga Akurasi Stok

Masalah umum di gudang adalah selisih stok, kehilangan barang, atau data inventory yang tidak sesuai. KPI seperti akurasi stok dan shrinkage membantu perusahaan menjaga keakuratan data, yang sangat berpengaruh pada penjualan dan produksi.

3. Meningkatkan Kualitas Layanan ke Pelanggan

Keterlambatan pengiriman, pesanan salah, atau stok kosong dapat merusak reputasi brand. Oleh karena itu, KPI seperti on-time shipment, order accuracy, dan fill rate memastikan pesanan pelanggan dipenuhi tepat waktu dan tanpa kesalahan.

4. Untuk Mengidentifikasi Masalah Lebih Cepat

Dengan KPI gudang, penurunan performa akan terlihat sejak awal sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan perbaikan sebelum berdampak besar.

5. Untuk Mengendalikan Biaya Operasional Gudang

KPI seperti cost per order, produktivitas tenaga kerja, atau space utilization dapat membantu perusahaan untuk:

• Menekan biaya,
• Mengoptimalkan tenaga kerja,
• Memaksimalkan kapasitas gudang.

6. Mempermudah Evaluasi Kinerja Tim Gudang

KPI gudang juga memberikan standar yang jelas untuk menilai performa seperti supervisor, operator, picker, checker, hingga staf inventory. Oleh karena itu, penilaian ini akan lebih adil, akurat, dan terukur.

7. Mendukung Pengambilan Keputusan dan Perencanaan

Tanpa data yang akurat, keputusan manajemen sering hanya berdasarkan perkiraan. KPI gudang memberikan data nyata mengenai performa operasional, sehingga setiap keputusan penting bisa diambil secara lebih tepat. Dengan informasi KPI yang konsisten, manajemen dapat:

• Merencanakan kapasitas gudang,
• Menentukan kebutuhan tenaga kerja,
• Memilih area yang perlu otomatisasi,
• Menyusun strategi peningkatan efisiensi.

Baca Juga: 13 Contoh KPI Marketing dan Cara Mengukurnya!

10 Contoh KPI Gudang (Warehouse) yang Sering Digunakan

Pada dasarnya, KPI memang harus selaras dengan tujuan bisnis Anda, apakah itu efisiensi biaya, peningkatan akurasi, atau kecepatan layanan. Oleh karena itu, rekomendasi aplikasi KPI sebenarnya sangat penting untuk meminimalisir risiko human error.

Melansir dari Startup Financial, beberapa KPI operasional utama gudang mencakup inventory accuracy, order picking accuracy, dan dock-to-stock cycle time.

Order picking accuracy menekan risiko pengiriman barang salah ke pelanggan, sementara dock-to-stock cycle time mengukur seberapa cepat barang yang diterima bisa siap tersedia untuk dijual, semakin cepat, semakin meningkat likuiditas dan efisiensi gudang

Berikut adalah 20 contoh KPI gudang yang paling umum dan vital untuk diukur dalam operasional warehouse Anda.

1. KPI Gudang Penerimaan Barang (Receiving)

KPI penerimaan barang lebih berfokus pada kualitas proses pemeriksaan barang yang masuk. Selain mengukur jumlah barang yang diterima, melainkan seberapa akurat tim Anda memproses kiriman (membandingkan fisik barang dengan Purchase Order/Surat Jalan).

Angka yang mendekati 100% adalah indikator bahwa tugas staff gudang logistik di gerbang awal rantai pasok telah berjalan tanpa bottleneck data, mencegah masalah stok sebelum barang disimpan.

2. KPI Gudang Biaya per Pesanan (Cost per Order)

Total biaya operasional gudang akan mencakup tenaga kerja, sewa, utilitas, material packing dibagi dengan jumlah pesanan yang diproses.

Jenis ini adalah contoh KPI kepala gudang yang fokus pada efisiensi finansial. Tujuannya adalah memproses pesanan sebanyak mungkin dengan biaya per unit yang serendah mungkin.

Rumus:

Cost per Order = Total Biaya Operasional Gudang ÷ Jumlah Pesanan yang Diproses

3. KPI Gudang Waktu dari Dock ke Rak (Dock to Stock Time)

Metrik yang sangat spesifik ini mengukur seberapa cekatan tim Anda memindahkan barang dari area bongkar muat ke lokasi penyimpanan akhir yang benar.

Waktu yang singkat menandakan efisiensi tata letak gudang dan penanganan material yang optimal. Jika KPI ini rendah, ada potensi barang terlalu lama menganggur, yang bisa memperlambat fulfillment.

Rumus

Dock to Stock Time = Waktu Barang Selesai Disurvei & Dicatat – Waktu Barang Tiba di Dock

4. KPI Gudang Penyimpanan & Inventaris (Inventory Management)

KPI ini berfungsi sebagai payung untuk mengukur kesehatan dan pengelolaan internal gudang. Anda akan mengukur bagaimana barang disimpan, seberapa mudah diakses, dan kualitas housekeeping secara keseluruhan, yang secara langsung memengaruhi kecepatan picking dan keamanan barang Anda.

5. KPI Pemanfaatan Ruang Gudang (Warehouse Space Utilization)

KPI ini berbicara tentang efisiensi modal. Dihitung dari persentase ruang fisik gudang yang benar-benar digunakan untuk penyimpanan inventaris.

Dengan mengoptimalkan KPI ini, Anda memastikan bahwa setiap meter persegi biaya sewa memberikan nilai maksimal. Ruang yang terlalu longgar berarti pemborosan, sementara ruang yang terlalu padat dapat menghambat pergerakan.

Rumus:

Warehouse Space Utilization = (Ruang yang Dipakai untuk Inventaris ÷ Total Ruang Gudang yang Tersedia) × 100%

6. KPI Gudang Akurasi Stok (Inventory Accuracy)

Ini adalah KPI kepercayaan. Metrik ini mengukur kesesuaian antara data stok di sistem Anda (WMS/ERP) dan jumlah fisik barang di rak.

Bagi contoh KPI admin gudang, KPI ini sangat krusial karena mereka bertanggung jawab atas integritas data. Target ideal di atas 99% mencegah kejutan tidak menyenangkan seperti selisih stok yang fatal saat pemenuhan pesanan.

Rumus:

Inventory Accuracy = (Jumlah Stok yang Sesuai antara Sistem vs Fisik ÷ Total Item yang Dicek) × 100%

7. KPI Gudang Akurasi Stock Opname (Stock Opname Accuracy)

Walaupun berkaitan dengan Akurasi Stok, KPI ini secara khusus menilai kualitas dari proses perhitungan fisik periodik atau siklus. Angka yang tinggi menunjukkan bahwa prosedur S.O. Anda berjalan ketat dan efektif, memvalidasi integritas data sistem Anda secara berkala.

Rumus:

Stock Opname Accuracy = (Selisih SO yang Benar ÷ Total Item SO) × 100%

8. KPI Gudang Selisih Stok/Kehilangan Barang (Shrinkage Rate)

KPI ini mengukur kerugian finansial yang tak terhindarkan seperti nilai atau unit barang yang hilang karena pencurian, kesalahan administratif, atau kerusakan yang tidak tercatat.

Pengukuran ini adalah indikator penting bagi KPI seorang warehouse manager dalam mengelola risiko, keamanan, dan upaya loss prevention.

Rumus:

Shrinkage Rate = ((Stok Sistem – Stok Fisik) ÷ Stok Sistem) × 100%

9. KPI Gudang Tingkat Kerusakan Barang (Damage Rate)

Anda mengukur persentase persediaan yang rusak di berbagai tahap (penerimaan, penyimpanan, picking, packing).

Angka yang tinggi menjadi lampu merah, menyoroti perlunya perbaikan dalam pelatihan penanganan barang, prosedur material handling, atau penguatan kemasan/penempatan di rak.

Rumus:

Damage Rate = (Jumlah Unit Rusak ÷ Total Unit yang Ditangani) × 100%

10. KPI Gudang Perputaran Persediaan (Inventory Turnover)

KPI ini menunjukkan seberapa likuid persediaan Anda, berapa kali stok Anda terjual dan diganti. Angka perputaran yang sehat mengindikasikan manajemen persediaan yang efisien dan permintaan pasar yang kuat.

Rumus:

Inventory Turnover = Harga Pokok Penjualan (HPP) ÷ Rata-rata Nilai Persediaan

Tips Memilih KPI Gudang yang Tepat untuk Bisnis Anda

Setelah Anda melihat banyaknya pilihan metrik, mungkin Anda bertanya, “Bagaimana saya memilih 5-7 KPI yang paling berdampak di gudang saya?” Kunci utamanya adalah fokus pada relevansi dan kemampuan Anda untuk menindaklanjutinya.

1. Prinsip SMART

KPI yang efektif harus memenuhi kriteria SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) dengan penjelasan detail sebagai berikut:

• Specific (Spesifik): KPI harus fokus pada area tertentu (misalnya, bukan hanya “mempercepat gudang,” tetapi “mengurangi Dock to Stock Time“).
• Measurable (Terukur): Harus ada data dan metode yang jelas untuk menghitungnya (misalnya, persentase, waktu, atau biaya).
• Achievable (Dapat Dicapai): Target harus realistis dan menantang, bukan mustahil.
• Relevant (Relevan): KPI harus mendukung tujuan strategis perusahaan Anda (misalnya, jika target perusahaan adalah ekspansi, fokus pada Warehouse Space Utilization).
• Time-bound (Terikat Waktu): Harus memiliki kerangka waktu pengukuran (harian, mingguan, bulanan).

2. Sesuaikan KPI dengan Tujuan Bisnis Utama

Selain itu, KPI juga harus menjadi cerminan dari prioritas bisnis Anda saat ini seperti:

• Fokus pada Biaya: Jika tujuan utama Anda adalah efisiensi dan mengurangi pengeluaran operasional, fokuslah pada KPI finansial seperti Cost per Order dan Shrinkage Rate.
• Fokus pada Layanan Pelanggan: Jika prioritas Anda adalah meningkatkan customer experience dan loyalitas, fokus pada KPI akurasi dan kecepatan, seperti Order Accuracy dan On-Time Shipment.

3. Libatkan Tim Lapangan dalam Penentuan KPI

KPI tidak boleh ditetapkan hanya dari ruang rapat manajemen. Anda harus melibatkan mereka yang menjalankan proses sehari-hari.

Melibatkan Kepala Gudang, supervisor, dan bahkan contoh KPI bagian gudang sangatlah penting. Mereka adalah orang yang paling mengerti proses di lapangan, hambatan, dan di mana data dapat dikumpulkan secara realistis.

Keterlibatan mereka menciptakan rasa kepemilikan dan meningkatkan peluang keberhasilan implementasi.

4. Pilih 5-7 KPI Inti yang Paling Berdampak

Jangan pernah mencoba mengukur semua KPI yang ada. Terlalu banyak KPI akan menyebabkan paralysis by analysis, di mana tim Anda kelelahan dalam pelaporan dan kehilangan fokus pada tindakan perbaikan.

Sebaiknya, pilih 5-7 KPI inti yang paling berdampak langsung pada biaya, pelanggan, dan SDM Anda.

Baca Juga: 8 Perbedaan KPI dan OKR yang Wajib Tau, dan Penerapannya!

Cara Membuat KPI Gudang yang Efektif dan Berkelanjutan

Pembuatan KPI yang baik adalah tentang membuat siklus peningkatan kinerja yang berkelanjutan dan sustainable. Oleh karena itu, berikut adalah cara membuat KPI gudang yang efektif serta sistematis yang dapat Anda ikuti:

1. Tentukan Tujuan Strategis Jangka Pendek

Langkah pertama yang paling fundamental adalah mendefinisikan secara spesifik dan jelas hasil akhir apa yang ingin Anda capai dalam operasional gudang selama periode waktu tertentu, misalnya dalam 3, 6, atau 12 bulan ke depan.

Tujuan ini harus selaras dengan strategi bisnis perusahaan secara keseluruhan, apakah itu berfokus pada efisiensi biaya, kecepatan pengiriman, atau peningkatan kualitas.

Contoh Tujuan:

“Menurunkan Tingkat Retur yang disebabkan oleh kesalahan gudang sebesar 10% dalam 6 bulan ke depan.”

2. Identifikasi Metrik (KPI) yang Sesuai

Setelah tujuan ditetapkan, Anda perlu memilih KPI yang secara langsung akan mengukur kemajuan menuju tujuan tersebut.

Pilihlah metrik yang memiliki hubungan sebab-akibat dengan masalah yang ingin Anda pecahkan. Metrik yang tidak relevan hanya akan mengalihkan fokus dan membuang-buang waktu dalam pelaporan.

Identifikasi Metrik:

Dalam contoh di atas, KPI yang relevan adalah return rate (sebagai hasil akhir) dan order accuracy untuk mengidentifikasi akar masalahnya, karena retur sering disebabkan oleh kesalahan picking atau packing.

3. Kumpulkan Data Dasar (Baseline)

Sebelum Anda dapat mengukur seberapa jauh kemajuan yang dicapai, Anda wajib mengetahui posisi Anda saat ini. Data dasar (baseline) adalah catatan kinerja historis Anda yang berfungsi sebagai titik awal pengukuran.

Pengumpulan data ini harus dilakukan dengan cermat dan akurat, karena semua perbandingan kinerja di masa depan akan mengacu pada angka baseline ini.

Contoh Baseline:

Catat bahwa saat ini, return rate rata-rata Anda adalah 5%, dan order accuracy Anda adalah 98%.

4. Tetapkan Target yang SMART

Dengan menggabungkan data dasar yang sudah Anda miliki dengan tujuan strategis yang ditetapkan, Anda dapat menetapkan target yang ambisius namun realistis.

Pastikan target yang Anda tetapkan memenuhi kriteria SMART untuk memberikan arahan yang jelas kepada seluruh tim operasional.

Contoh Target:

Target Anda adalah menurunkan return rate menjadi 4,5% atau lebih rendah dalam 6 bulan, diiringi dengan peningkatan order accuracy menjadi 99%.

5. Tentukan Frekuensi dan Metode Monitoring

Dalam langkah ini, Anda harus memutuskan seberapa sering KPI tersebut akan diukur, apakah harian seperti untuk KPI kecepatan seperti picking time, mingguan, atau bulanan seperti untuk KPI biaya seperti cost per order.

Selain itu, tentukan pula siapa yang bertanggung jawab penuh untuk mengumpulkan data, menghitung, dan melaporkan hasilnya kepada manajemen.

Contoh Frekuensi:

KPI order accuracy mungkin diukur harian karena feedback cepat sangat penting, sedangkan cost per order mungkin cukup diukur bulanan untuk analisis biaya secara periodik.

6. Implementasikan, Ukur, dan Evaluasi

Setelah ditetapkan, Anda harus menggunakan KPI sebagai alat coaching, umpan balik, dan dasar untuk inisiatif perbaikan. Proses ini harus berjalan dalam siklus berulang, di mana hasil diukur, dievaluasi terhadap target, dan kemudian digunakan untuk mendorong perbaikan proses seperti:

• Ukur: Gunakan sistem digital untuk mengumpulkan data secara otomatis dan menghindari human error.
• Tinjau: Setiap bulan, tinjau hasil KPI bersama tim Anda, termasuk tugas staff gudang logistik, untuk mengidentifikasi keberhasilan dan kegagalan.
• Coaching: Jika KPI seperti order picking time terlalu tinggi, segera lakukan coaching dan pelatihan rute kepada staf. Siklus ini memastikan KPI bukan sekadar laporan, tetapi alat manajemen kinerja yang hidup dan terintegrasi.

Baca Juga:10 Contoh KPI Terbaik untuk Karyawan, Marketing, hingga Finance!

Tools Pendukung Untuk Mendukung Pembuatan dan Monitoring KPI Gudang

KPI hanya efektif jika datanya akurat dan mudah diakses. Di sinilah peran teknologi menjadi krusial. Melakukan pengukuran KPI gudang secara manual menggunakan spreadsheet sangat rentan terhadap human error dan memakan waktu berharga tim HR dan operasional Anda.

Untuk memastikan Anda memiliki data yang real-time, terintegrasi, dan akurat untuk kinerja keseluruhan SDM, maka Anda membutuhkan aplikasi penilaian kinerja karyawan dengan sistem yang saling terpusat.

Dalam hal ini, solusi Aplikasi HRIS terintegrasi seperti KantorKu HRIS dapat membantu Anda menyusun dan memantau KPI secara lebih terstruktur:

1. Manajemen Kinerja & KPI

KantorKu HRIS menyediakan modul KPI yang memungkinkan Anda menetapkan, melacak, dan menilai kinerja karyawan, dari KPI warehouse manager hingga staf gudang, sehingga dapat memastikan setiap upaya terukur.

2. Data Karyawan Terintegrasi

Data karyawan Anda seperti absensi, lembur, dan turnover karyawan akan terintegrasi  langsung dengan dalam satu platform.

3. Pelaporan Otomatis

Lupakan spreadsheet manual. Sistem KantorKu HRIS dapat menghasilkan laporan KPI otomatis dan real-time seperti yang Anda butuhkan, memungkinkan Anda fokus pada analisis dan pengambilan keputusan strategis.

Jika Anda membutuhkan aplikasi HRIS yang mempermudah pekerjaan HR dalam hal KPI dan OKR, yuk coba demo gratis KantorKu HRIS hari ini!

Sumber:

Pulpowms. The Ultimate Guide to Warehouse Performance Indicators (KPIs).

Startup Financial. What Are the Top 5 KPIs for Warehouse Operations?