10 Level Grade Karyawan, Ketahui Cara Menyusunnya untuk HR!

Level grade karyawan merupakan elemen penting dalam manajemen sumber daya manusia yang membantu perusahaan mengelompokkan dan mengelola jabatan-jabatan berdasarkan tanggung jawab, keterampilan, dan pengalaman. 

Menyusun sistem level grade yang efektif akan memastikan distribusi tugas yang adil dan memberi gambaran jelas mengenai jenjang karier bagi setiap karyawan. 

Oleh karena itu, penting bagi Anda sebagai HR untuk merancang sistem ini dengan hati-hati agar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan sekaligus memberikan insentif yang tepat bagi pengembangan karyawan.

Di artikel ini, Dealls akan membahas berbagai hal tentang level grade yang bisa Anda jadikan sebagai referensi kedepannya.

Apa Itu Level Grade Karyawan?

Level grade karyawan adalah sistem penggolongan jabatan yang disusun berdasarkan tanggung jawab, kompleksitas tugas, serta kualifikasi yang dibutuhkan untuk suatu posisi di dalam perusahaan. 

Sistem ini mempermudah pengelompokan karyawan dalam struktur organisasi yang lebih tertata dan transparan.

Selain membantu mengidentifikasi bobot tanggung jawab suatu pekerjaan, level grade juga menjadi dasar dalam menetapkan standar kompensasi, pelatihan, dan pengembangan karier. 

Karyawan pada level yang lebih tinggi tentu dituntut memiliki pengalaman dan keahlian yang lebih kompleks dibandingkan level di bawahnya.

Penerapan level grade juga menjadi indikator penting dalam penilaian dan evaluasi SDM secara menyeluruh. 

Dengan sistem ini, HR dapat menetapkan kebijakan manajemen talenta, mulai dari promosi, mutasi, hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja yang sesuai dengan tujuan strategis perusahaan.

Urutan Level Grade Karyawan

Sistem level grade dalam perusahaan umumnya dibagi menjadi 10 tingkatan, dimulai dari Grade 1 hingga Grade 10.

Masing-masing grade menggambarkan jenjang tanggung jawab, kompleksitas pekerjaan, hingga kualifikasi yang harus dipenuhi oleh karyawan. 

Pembagian ini penting untuk membantu divisi HR dalam merancang kebijakan SDM yang adil, transparan, dan berorientasi pada pengembangan karier.

Grade 1 

Grade 1 merupakan level terendah dan biasanya diisi oleh karyawan non-staff, seperti petugas keamanan, sopir, atau office boy. 

Tugas dalam grade ini bersifat operasional dan mengikuti SOP yang telah ditetapkan tanpa memerlukan keterampilan teknis khusus. 

Kualifikasi pendidikan minimal adalah SMA/SMK tanpa pengalaman atau SD/SMP dengan pengalaman minimal dua tahun.

Grade 2 

Grade 2 mencakup senior non–staff yang memiliki pengalaman kerja lebih panjang atau tanggung jawab lebih besar dibandingkan Grade 1. 

Karyawan dalam level ini biasanya memiliki latar belakang pendidikan SMA/SMK dengan pengalaman dua tahun, atau SD/SMP dengan pengalaman empat tahun.

HR perlu mempertimbangkan performa dan kematangan kerja saat melakukan promosi dari Grade 1 ke Grade 2.

Grade 3 

Pada tahap grade 3, karyawan sudah memasuki kategori staff, seperti staf administrasi, accounting, dan marketing.

Posisi ini memerlukan keterampilan teknis atau administratif tertentu, meskipun tidak memegang peran manajerial. 

Calon karyawan Grade 3 umumnya memiliki pendidikan terakhir S1 tanpa pengalaman, D3 dengan pengalaman dua tahun, atau SMA/SMK dengan pengalaman empat tahun.

Grade 4 

Grade 4 adalah senior staff yang memiliki tingkat tanggung jawab lebih tinggi dibandingkan Grade 3.

Karyawan di level ini sering kali menjadi mentor bagi rekan kerja di level staff atau menjadi penanggung jawab teknis suatu proyek. 

Kualifikasi yang disarankan mencakup S2 tanpa pengalaman, S1 dengan tiga tahun pengalaman, D3 dengan empat tahun pengalaman, atau SMA/SMK dengan pengalaman enam tahun.

Grade 5 

Grade 5 digunakan untuk jabatan junior manager. Pada tingkatan ini, karyawan mulai menjalankan fungsi-fungsi manajerial, seperti pengawasan tim dan pelaporan kepada manajer tingkat atas. 

Untuk menduduki grade ini, umumnya diperlukan pendidikan S2 dengan dua tahun pengalaman, S1 dengan lima tahun pengalaman, D3 dengan enam tahun pengalaman, atau SMA/SMK dengan pengalaman delapan tahun.

Grade 6 

Grade 6 adalah level untuk manager. Karyawan dalam posisi ini bertanggung jawab langsung terhadap pencapaian target divisi serta memimpin beberapa staff atau unit kerja. 

HR biasanya mensyaratkan pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman empat tahun, atau S1 dengan pengalaman tujuh tahun, dan D3 dengan pengalaman delapan tahun.

Grade 7 

Grade 7 mencakup jabatan senior manager yang bertugas memimpin beberapa unit sekaligus serta terlibat dalam penyusunan kebijakan strategis. 

Karyawan Grade 7 minimal berpendidikan S2 dengan pengalaman enam tahun, atau S1 dengan pengalaman sembilan tahun, dan D3 dengan pengalaman sepuluh tahun. 

Dalam proses promosi, HR perlu mempertimbangkan kepemimpinan dan pencapaian jangka panjang dari kandidat.

Grade 8 dan 9 

Kedua grade ini umumnya diisi oleh general manager. Bedanya terletak pada jumlah pengalaman kerja yang dimiliki. 

Jadi, grade 8 diperuntukkan bagi kandidat S2 dengan pengalaman delapan tahun atau S1 dengan dua belas tahun. 

Sementara itu,  Grade 9 membutuhkan pengalaman lebih tinggi, yaitu S2 dengan sepuluh tahun dan S1 dengan empat belas tahun. 

HR dapat menjadikan penilaian prestasi tahunan sebagai pertimbangan utama dalam peralihan antar level ini.

Grade 10 

Grade 10 adalah puncak dari struktur jabatan, yaitu director. Posisi ini strategis dan memegang peranan penting dalam arah kebijakan perusahaan. 

Syaratnya tidak hanya pendidikan tinggi, tetapi juga pengalaman kerja panjang dan kontribusi besar terhadap pertumbuhan perusahaan. 

Kualifikasi untuk jabatan ini meliputi pendidikan S2 dengan pengalaman dua belas tahun, atau S1 dengan pengalaman enam belas tahun.

Baca juga: 30 Contoh Komentar Penilaian Kinerja Karyawan dan TIpsnya!

Fungsi Level Grade Karyawan

Level grade karyawan memiliki beberapa manfaat dan fungsi dalam penerapannya. Beberapa fungsi tersebut antara lain:

1. Menjadi Dasar Promosi Jabatan

Level grade mempermudah proses promosi karena setiap jabatan sudah memiliki standar kualifikasi. 

Jika karyawan menunjukkan kinerja “Baik” selama 3 tahun, memiliki pengalaman, mengikuti pelatihan, dan lulus tes, maka mereka dapat dipertimbangkan untuk naik level.

2. Membantu Menentukan Demosi

Level grading juga dapat dijadikan acuan untuk demosi. Bila prestasi karyawan dalam 3 tahun terakhir dinilai “Kurang Sekali” dan syarat lain terpenuhi, maka perusahaan dapat melakukan penyesuaian jabatan secara tepat sasaran.

3. Memudahkan Mutasi Jabatan

Mutasi karyawan akan lebih mudah dilakukan karena struktur jabatan dan tanggung jawab telah terklasifikasi dengan jelas. Hal ini mendukung fleksibilitas dalam pengembangan SDM.

4. Mengontrol Gaji dan Tunjangan

Dengan level grade, penggajian dapat dihitung berdasarkan jabatan, masa kerja, kompetensi, dan pendidikan. Perusahaan pun lebih mudah menyusun anggaran tahunan untuk gaji dan tunjangan secara akurat.

5. Memberikan Jenjang Karier yang Jelas

Karyawan akan memiliki gambaran karier yang lebih terstruktur dan progresif. Ini penting untuk menghindari kejenuhan kerja (burnout) dan meningkatkan retensi tenaga kerja.

6. Menjadi Dasar Manpower Planning

Terakhir, level grading bermanfaat dalam menentukan jumlah kebutuhan tenaga kerja untuk masing-masing jabatan. 

Hal ini memungkinkan HR menyusun rencana kerja berdasarkan kebutuhan organisasi dan hasil evaluasi kinerja.

Komponen yang Mempengaruhi Penentuan Grade

Dalam menyusun level grade, terdapat beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan secara sistematis. 

Masing-masing komponen berikut berperan penting dalam menentukan bobot dan nilai dari suatu jabatan:

1. Kompleksitas Pekerjaan

Kompleksitas menggambarkan seberapa rumit suatu pekerjaan dilaksanakan, termasuk jumlah variabel yang harus dikendalikan serta tingkat pengambilan keputusan. Semakin kompleks suatu pekerjaan, semakin tinggi grade yang layak diberikan.

2. Tanggung Jawab Jabatan

Besarnya tanggung jawab yang melekat pada suatu posisi akan mempengaruhi grade. Jabatan dengan pengaruh luas terhadap organisasi, anggaran, atau tim kerja akan diklasifikasikan pada level yang lebih tinggi.

3. Tingkat Risiko atau Dampak Keputusan

Beberapa jabatan memiliki risiko lebih besar, baik terhadap finansial perusahaan, hukum, maupun keselamatan kerja. 

Semakin tinggi risiko dan dampak keputusan, maka semakin tinggi pula tingkat level grading yang seharusnya diterapkan.

4. Persyaratan Pendidikan dan Pengalaman

Pendidikan formal serta pengalaman kerja yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas juga menjadi indikator utama dalam menetapkan grade. 

Posisi yang memerlukan jenjang pendidikan tinggi dan pengalaman bertahun-tahun umumnya berada di level atas.

5. Kemampuan Teknis dan Non-Teknis

Posisi tertentu menuntut keahlian teknis spesifik, seperti kemampuan analisis data atau penguasaan perangkat lunak tertentu. 

Di sisi lain, kemampuan non-teknis seperti komunikasi, kepemimpinan, atau penyelesaian masalah juga sangat berpengaruh dalam klasifikasi grading.

Baca juga: 12+ Contoh Surat Pengangkatan Karyawan, Langsung Copas!

Cara Menyusun Level Grade Karyawan di Perusahaan

Penyusunan level grade dapat menggunakan empat metode utama, sesuai dengan kebutuhan dan skala perusahaan Anda:

1. Metode Point

Metode ini menilai setiap jabatan berdasarkan sejumlah kriteria kuantitatif, seperti:

• Tingkat pendidikan yang dibutuhkan
• Keahlian teknis
• Tingkat tanggung jawab
• Kompleksitas pekerjaan
• Dampak terhadap organisasi

Nah, setiap kriteria diberi bobot poin. Total poin dari semua kriteria menentukan level jabatan.

Misalnya, jabatan dengan 300 poin akan berada di grade yang sama, meskipun nama jabatannya berbeda.

Metode ini cocok untuk perusahaan menengah hingga besar yang membutuhkan sistem evaluasi jabatan yang objektif dan adil.

2. Rank Order

Metode ini menyusun seluruh jabatan dalam perusahaan dari yang paling rendah hingga paling tinggi berdasarkan penilaian umum.

Tim HR dan manajemen menyusun urutan jabatan berdasarkan persepsi nilai atau kontribusinya terhadap organisasi, tanpa menggunakan skor atau poin numerik.

Metode ini ideal untuk perusahaan kecil dengan struktur organisasi yang sederhana dan jumlah jabatan yang terbatas.

3. Faktor Perbandingan

Metode ini menggabungkan elemen dari metode point dan rank order. 

Jadi, setiap jabatan dibandingkan berdasarkan faktor seperti keterampilan, tanggung jawab, dan kondisi kerja. Nilai relatif ini kemudian digunakan untuk menyusun urutan dan menentukan grade.

Metode yang satu ini cocok untuk perusahaan yang ingin pendekatan yang lebih komprehensif, tetapi tetap mempertahankan struktur yang fleksibel.

4. Classification

Metode ini membagi semua jenis pekerjaan ke dalam kategori atau kelas yang telah ditentukan, seperti:

• Level administratif
• Spesialis atau profesional
• Supervisor
• Manajer tingkat menengah
• Eksekutif

Setiap kategori memiliki deskripsi umum. Jabatan yang sesuai akan dimasukkan ke dalam kategori tersebut berdasarkan karakteristik utamanya.

Metode classification paling cocok untuk organisasi besar (misalnya BUMN atau lembaga pemerintah) yang memiliki banyak jabatan dan membutuhkan sistem klasifikasi standar.

Tips Menyusun Level Grade Karyawan 

Agar sistem level grade di perusahaan Anda efektif, berikut beberapa tips yang dapat diterapkan:

1. Libatkan Berbagai Pihak dalam Proses Penyusunan

Pastikan untuk melibatkan atasan langsung, unit SDM, dan manajemen dalam penyusunan level grade. 

Input dari berbagai pihak akan memberikan perspektif yang lebih lengkap dan menyeluruh mengenai tanggung jawab dan kebutuhan tiap jabatan di organisasi.

2. Gunakan Data Kinerja dan Analisis Jabatan

Dasarkan sistem grading pada data objektif, seperti hasil evaluasi kinerja karyawan dan analisis jabatan. 

Pertimbangkan beban kerja, kontribusi, serta keterampilan yang dibutuhkan untuk setiap jabatan agar grading dapat dilakukan secara adil dan sesuai dengan realitas di lapangan.

3. Tinjau Sistem Secara Berkala

Sistem level grade tidak bersifat statis. Secara rutin, tinjau dan evaluasi sistem grading Anda untuk memastikan bahwa ia tetap relevan dengan perubahan struktur organisasi dan kebutuhan bisnis. Pembaruan ini juga penting untuk menjaga agar sistem tetap adil dan akurat.

4. Sosialisasikan Sistem Grading kepada Seluruh Karyawan

Pastikan seluruh karyawan memahami sistem grading yang diterapkan, serta bagaimana mereka bisa berkembang dan naik level dalam karier mereka. 

Sosialisasi ini akan memotivasi karyawan dan memastikan bahwa sistem grading tidak dipandang sebagai formalitas belaka.

Kelola Level Grade Karyawan Lebih Mudah dengan HRIS KantorKu

Menentukan dan menyusun level grade karyawan bukanlah proses yang bisa dianggap remeh. Diperlukan pemahaman mendalam tentang struktur organisasi, kriteria penilaian objektif, serta transparansi dalam komunikasi ke seluruh karyawan. 

Jika dilakukan secara manual, proses ini bisa memakan waktu, rawan kesalahan, dan sulit diintegrasikan dengan sistem penggajian maupun evaluasi kinerja.

Tak perlu risau! Software HRIS KantorKu hadir sebagai solusi cerdas dalam mengelola level grade karyawan dengan lebih efisien. 

Melalui fitur Manajemen Struktur Organisasi dan Jabatan, KantorKu memudahkan Anda untuk menyusun dan memetakan level grade karyawan dengan sistematis, termasuk posisi, unit kerja, hingga jenjang karier yang jelas. 

Anda dapat mengatur level jabatan secara otomatis, menyinkronkannya dengan penggajian dan performance review, serta memastikan setiap perubahan grade tercatat dengan rapi dalam histori karyawan.

Tidak hanya itu, KantorKu juga dilengkapi dengan dashboard analitik yang memberikan wawasan data untuk membantu tim HR dalam membuat keputusan strategis, seperti promosi, rotasi, atau penyesuaian kompensasi yang sesuai dengan grade. 

Proses yang lebih efisien, terstandarisasi, dan berbasis data ini memungkinkan Anda untuk fokus pada strategi pengembangan karyawan, bukan hanya urusan administrasi.

Ingin menerapkan sistem level grade yang lebih profesional dan transparan? Saatnya beralih ke HRIS KantorKu! Coba demo gratisnya sekarang dan rasakan sendiri kemudahan dan keuntungan yang ditawarkan!