15 Manfaat Software Payroll bagi Bisnis, Hitung Gaji & Kirim Massal

Simak berbagai manfaat software payroll bagi bisnis, dari menghitung gaji otomatis, upah lembur, reimbursement, hingga kirim gaji massal.

Ditulis oleh

KantorKu HRIS • 16 November 2025

Table of Contents

Manfaat Software Payroll bagi Bisnis
Rekomendasi Software Payroll Terbaik, Murah dan Fitur Lengkap

Manfaat Software Payroll bagi Bisnis
Rekomendasi Software Payroll Terbaik, Murah dan Fitur Lengkap

Key Takeaways
Software payroll adalah sistem digital yang membantu menghitung gaji karyawan secara otomatis dan efisien.
Fitur software payroll termasuk perhitungan cuti, lembur, absensi, pajak, serta transfer gaji otomatis.
Sistem otomatis mencegah salah perhitungan yang bisa menyebabkan kerugian atau sengketa dengan karyawan.
Data karyawan dan penggajian tersimpan aman secara digital dengan sistem keamanan berlapis.
Potongan seperti PPh 21, BPJS, dan tunjangan dapat dihitung otomatis agar hasil gaji bersih lebih akurat.

Menghitung gaji untuk 1–2 karyawan secara manual memang masih memungkinkan, tetapi jika jumlahnya sudah lebih dari 10, prosesnya bisa jadi sangat rumit.

Belum lagi harus menghitung potongan pajak, BPJS, dan tunjangan lain yang membutuhkan rumus akurat.

Untungnya, kini ada software payroll yang dapat membantu menghitung gaji secara otomatis layaknya kalkulator pintar.

Lantas, apa saja manfaat software payroll dan alasan bisnis wajib menggunakannya!

Manfaat Software Payroll bagi Bisnis

Berikut beberapa manfaat software payroll yang perlu Anda ketahui, bukan hanya menghitung gaji otomatis:

1. Mengotomatisasi Perhitungan Gaji

Anda cukup memasukkan gaji bulanan karyawan, dan software payroll akan menghitung otomatis berdasarkan data absensi dan jam kerja.

Sistem ini sangat membantu untuk perhitungan gaji prorata bagi karyawan baru yang belum bekerja penuh sebulan.

2. Menghitung Potongan Gaji Otomatis

Terdapat berbagai potongan gaji di Indonesia seperti PPh 21, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan yang masing-masing memiliki rumus tersendiri.

Manfaat software payroll di sini yaitu menghitung semua potongan otomatis dan langsung dikurangkan dari gaji karyawan. Jadi tersisa gaji bersih saja.

3. Mencegah Salah Perhitungan

Manfaat aplikasi payroll bagi bisnis paling utama adalah mencegah salah hitung, karena satu angka yang salah bisa membuat perusahaan rugi atau sengketa dengan karyawan.

Software payroll membantu meminimalkan human error dengan sistem perhitungan otomatis dan validasi data.

4. Memastikan Perhitungan Pajak sesuai Regulasi Terbaru

Tim HR tentu tidak selalu sempat memantau setiap perubahan aturan pajak dan ketenagakerjaan.

Software payroll secara berkala diperbarui agar perhitungan pajak selalu sesuai dengan regulasi terbaru dari pemerintah.

5. Menghemat Waktu HR

Manfaat software payroll kelima adalah menghemat waktu HR. Administrasi penggajian yang biasanya memakan waktu berhari-hari kini bisa diselesaikan hanya dalam hitungan jam.

HR cukup mengisi data di kolom yang tersedia, dan sistem akan otomatis menghitung seluruh komponen gaji.

6. Mengirim Gaji Karyawan secara Massal

Manfaat software payroll bagi perusahaan berikutnya yaitu memungkinkan pengiriman gaji ke seluruh karyawan secara massal hanya dalam satu kali klik.

Pasalnya sistem ini sudah terintegrasi dengan rekening payroll dari berbagai bank populer, sehingga proses transfer tidak perlu lagi melakukan pengiriman manual satu per satu.

7. Membuat dan Mengirim Slip Gaji Otomatis

Slip gaji akan dibuat otomatis berdasarkan komponen yang telah dihitung di sistem, seperti gaji pokok, tunjangan, dan potongan.

HR cukup memeriksa dan mengirimkan slip gaji langsung ke email atau portal karyawan. Tidak perlu lagi membuat slip secara manual di Word atau Excel.

8. Memantau Pengeluaran Perusahaan

Software payroll dilengkapi dengan dashboard analitik yang menampilkan total pengeluaran gaji, potongan, dan tunjangan setiap periode.

Fitur ini membantu tim HR dan keuangan memastikan arus kas perusahaan tetap sehat dan efisien.

9. Menghitung Upah Lembur sesuai Jam Kerja

Manfaat software payroll bagi bisnis yaitu dapat mencatat jam lembur karyawan otomatis di sistem, lalu dikalikan dengan tarif lembur sesuai regulasi perusahaan atau pemerintah.

Dengan begitu, upah lembur dapat dihitung tanpa kesalahan manual dan hasilnya langsung terintegrasi ke dalam total gaji bulanan.

10. Merekapitulasi Absensi dengan Payroll Otomatis

Jika sebelumnya HR harus menyalin data absensi ke sistem payroll secara manual, kini semuanya dilakukan otomatis.

Data kehadiran, cuti, dan lembur langsung terhubung dengan perhitungan gaji di software payroll.

11. Mengatur Komponen Gaji sesuai Ketentuan Perusahaan

Software payroll memungkinkan Anda untuk menyesuaikan komponen gaji sesuai kebijakan internal dan hak setiap karyawan.

Mulai dari tunjangan jabatan, bonus kinerja, hingga potongan tertentu bisa diatur secara fleksibel.

12. Mengamankan Data Gaji Karyawan

Data penggajian tersimpan secara digital dengan sistem keamanan berlapis, jauh lebih aman dibanding penyimpanan manual di kertas atau spreadsheet.

Hanya pihak berwenang yang memiliki akses ke sistem, sehingga kerahasiaan data karyawan tetap terjaga.

13. Mengelola Reimbursement

Karyawan dapat mengajukan reimbursement langsung dari smartphone mereka tanpa perlu formulir manual.

Manfaat software payroll ini membantu, jadi HR dan atasan cukup melakukan persetujuan digital, dan dana bisa dicairkan bersamaan dengan gaji berikutnya.

14. Mendapatkan Bantuan Layanan Pelanggan

Jika terjadi kendala, Anda bisa langsung menghubungi tim dukungan pelanggan yang siap membantu kapan saja.

Layanan ini memastikan sistem payroll tetap berjalan lancar tanpa mengganggu operasional HR.

15. Menghubungkan Integrasi ke Modul HR Lain

Software payroll sudah terintegrasi dengan berbagai modul HR lainnya, seperti rekrutmen, manajemen kinerja, dan absensi.

Hal ini membuat seluruh proses administrasi SDM lebih efisien karena data saling terhubung otomatis.

Rekomendasi Software Payroll Terbaik, Murah dan Fitur Lengkap

Anda bisa merasakan berbagai manfaat software payroll di atas dengan software payroll dari KantorKu HRIS dengan fitur lengkap, mulai dari Rp4.999 per karyawan!