Apa Itu Offering Letter? Isi, Jenis, dan Contoh [+ Perbedaannya dengan Kontrak Kerja]

Offering letter merupakan salah satu dokumen penting dalam proses perekrutan yang tidak boleh diabaikan oleh tim HR. 

Dokumen ini menjadi penghubung resmi antara perusahaan dan calon karyawan sebelum penandatanganan kontrak kerja. 

Namun, tahukah Anda bahwa offering letter belum tentu menjamin penerimaan final, dan bahkan dalam situasi tertentu, bisa saja dibatalkan? 

Artikel ini akan membahas apa itu offering, apa saja isi di dalamnya, jenis-jenisnya, hingga perbedaannya dengan kontrak kerja. 

Simak artikel ini hingga akhir untuk memahami format yang tepat serta melihat contoh offering letter yang bisa Anda adaptasi sesuai kebutuhan.

Apa yang Dimaksud dengan Offering Letter?

Offering letter atau surat penawaran kerja adalah dokumen resmi yang diberikan oleh perusahaan kepada calon karyawan setelah dinyatakan lolos seleksi rekrutmen. 

Dokumen ini menjadi bentuk pernyataan tertulis bahwa perusahaan berniat untuk merekrut individu tersebut dengan posisi, hak, dan tanggung jawab yang telah ditentukan.

Melansir dari Darwinbox, offering letter merupakan dokumen yang ditandatangani dan dilegalisasi oleh perusahaan, lalu diberikan kepada kandidat saat mereka dinyatakan diterima dalam proses seleksi kerja. 

Di dalamnya tercantum rincian, seperti jabatan, tugas dan tanggung jawab, hak dan kewajiban, benefit, jam kerja, serta syarat ketenagakerjaan lainnya.

Secara umum, offering letter menjadi tahap awal sebelum penandatanganan kontrak kerja formal. 

Meskipun belum mengikat secara hukum seperti kontrak, dokumen ini memuat kesepakatan awal yang penting antara perusahaan dan calon karyawan, dan sering kali menjadi bahan pertimbangan kandidat sebelum memberikan keputusan akhir.

Baca Juga: Mengenal Employee Referral: Panduan Lengkap + Tips Efektif!

Isi Offer Letter

Agar Anda dapat memahami lebih mendalam mengenai struktur dokumen ini, berikut adalah poin-poin umum yang biasanya tercantum dalam sebuah offering letter. 

Setiap elemen memiliki peran penting dalam memberikan kejelasan kepada calon karyawan sekaligus mencerminkan profesionalisme perusahaan.

1. Jabatan dan Tanggung Jawab (Job Title and Responsibilities)

Melansir dari All Voice, poin ini menyebutkan posisi atau jabatan yang ditawarkan kepada calon karyawan beserta tanggung jawab utamanya. 

Informasi ini penting untuk memastikan kedua pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai ruang lingkup pekerjaan. 

Misalnya: 

“Anda akan bergabung sebagai Digital Marketing Specialist dengan tanggung jawab utama mencakup pengelolaan kampanye iklan digital, analisis performa, dan pengembangan strategi konten.”

2. Kompensasi (Compensation)

Bagian ini mencakup informasi mengenai besaran gaji pokok, insentif, bonus, atau bentuk kompensasi lain yang akan diterima. 

Penyebutannya dapat berupa angka bulanan atau tahunan, tergantung kebijakan perusahaan. 

Contohnya: 

“Gaji bulanan sebesar Rp8.000.000 (delapan juta rupiah) sebelum pajak, dibayarkan setiap akhir bulan.”

3. Benefit (Fasilitas Tambahan)

Menjelaskan keuntungan tambahan yang diberikan perusahaan di luar gaji pokok. 

Ini bisa mencakup asuransi kesehatan, cuti tahunan, tunjangan makan atau transportasi, hingga akses pelatihan. 

Contoh: 

“Karyawan berhak mendapatkan 12 hari cuti tahunan, BPJS Kesehatan, serta tunjangan transportasi sebesar Rp500.000 per bulan.”

3. Tanggal Mulai Bekerja (Start Date)

Poin ini mencantumkan waktu resmi karyawan mulai bekerja di perusahaan. 

Tujuannya adalah untuk membantu calon karyawan mempersiapkan diri dan memastikan transisi berjalan mulus. 

Misalnya:
“Tanggal mulai bekerja yang disepakati adalah Senin, 8 Juli 2025.”

4. Ketentuan dan Syarat Kerja (Employment Conditions)

Ketentuan dan syarat kerja pada offer letter merinci hal-hal terkait status kepegawaian (misalnya kontrak atau tetap), masa percobaan, jam kerja, hingga kebijakan internal lainnya. 

Contoh:
“Anda akan menjalani masa percobaan selama tiga bulan. Jam kerja berlaku Senin–Jumat pukul 09.00–17.00 WIB.”

5. Instruksi Penerimaan (Acceptance Instruction)

Instruksi penerimaan menjelaskan bagaimana dan dalam jangka waktu berapa lama calon karyawan perlu merespons penawaran tersebut. 

Biasanya termasuk permintaan tanda tangan atau konfirmasi tertulis. 

Contoh:
“Harap mengembalikan offering letter yang telah ditandatangani paling lambat tiga hari kerja sejak tanggal surat.”

6. Klausul Tambahan (Opsional)

Beberapa perusahaan menambahkan poin tambahan seperti kerahasiaan data (NDA), larangan bekerja di perusahaan kompetitor (non-compete clause), atau ketentuan pengunduran diri. 

Ini tergantung pada tingkat posisi dan kebijakan internal. 

Contohnya:
“Setiap informasi perusahaan yang Anda akses selama bekerja wajib dijaga kerahasiaannya sesuai dengan ketentuan NDA yang berlaku.”

Baca Juga: 14 Interview Finance Staff + Tips untuk HRD saat Interview

Tahapan Offering

Proses pemberian offering letter tidak terjadi begitu saja. Ada beberapa tahapan yang harus dilalui, baik oleh perusahaan maupun calon karyawan. 

Berikut adalah langkah-langkah umumnya:

1. Seleksi dan Keputusan Rekrutmen

Setelah melalui serangkaian proses seleksi, seperti penyaringan CV, wawancara, hingga tes kemampuan, tim rekrutmen akan menentukan kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Keputusan ini melibatkan evaluasi kompetensi, kecocokan budaya kerja, dan kebutuhan posisi.

2. Penyusunan Offering Letter oleh HR

Setelah kandidat terpilih, tim HR akan menyusun offering letter berdasarkan hasil negosiasi dan standar perusahaan. 

Dokumen ini mencakup informasi detail seperti jabatan, gaji, benefit, hingga tanggal mulai bekerja. Penyusunan harus dilakukan secara teliti untuk menghindari kesalahan administratif.

3. Pengiriman dan Penjelasan kepada Kandidat

Offering letter dikirimkan kepada kandidat, umumnya melalui email atau sistem rekrutmen internal. 

Dalam beberapa kasus, HR juga akan menghubungi kandidat untuk menjelaskan isi surat dan memastikan tidak ada bagian yang membingungkan.

4. Penerimaan atau Penolakan oleh Kandidat

Kandidat akan diberikan waktu tertentu untuk mempertimbangkan penawaran. 

Pada tahap ini, muncul pertanyaan umum seperti “Apakah offering letter sudah pasti diterima?”. 

Jawabannya: belum tentu. Kandidat masih bisa menolak jika isi surat tidak sesuai ekspektasi, misalnya gaji terlalu rendah atau jadwal kerja yang tidak fleksibel.

5. Tanda Tangan dan Konfirmasi

Bila kandidat setuju, ia akan menandatangani offering letter sebagai bentuk persetujuan. 

Namun, penting untuk diingat bahwa membatalkan offering letter yang sudah ditandatangani masih mungkin dilakukan, baik oleh kandidat maupun perusahaan, terutama jika ada perubahan kondisi atau kesepakatan tidak terpenuhi.

6. Lanjut ke Kontrak Kerja dan Onboarding

Setelah offering letter disetujui, proses dilanjutkan ke pembuatan kontrak kerja resmi, kemudian onboarding karyawan baru. 

Di sinilah kandidat resmi menjadi bagian dari perusahaan secara legal dan administratif.

⁠Jenis-Jenis Offering Letter

Meskipun secara umum memiliki format serupa, offering letter dapat dibedakan berdasarkan jenis status pekerjaan dan kebutuhan perusahaan. 

Memahami variasi ini penting agar Anda sebagai HR dapat menyusun dokumen yang relevan dan sesuai konteks.

1. Offering Letter untuk Karyawan Tetap

Dokumen ini diberikan kepada kandidat yang akan diangkat sebagai karyawan tetap. 

Isi offering letter umumnya mencakup jabatan jangka panjang, kompensasi tetap, serta benefit penuh. 

Biasanya digunakan untuk posisi strategis atau senior yang dinilai cocok untuk bekerja dalam jangka panjang.

2. Offering Letter untuk Karyawan Kontrak

Diberikan kepada calon karyawan dengan masa kerja terbatas, misalnya 6 atau 12 bulan. 

Surat ini memuat informasi mengenai durasi kontrak, kemungkinan perpanjangan, dan hak serta kewajiban selama periode tersebut. 

Offering letter ini sangat umum digunakan di sektor manufaktur, retail, dan proyek berbasis deadline.

3. Offering Letter untuk Karyawan Freelance atau Paruh Waktu

Digunakan ketika perusahaan merekrut tenaga kerja lepas atau pekerja dengan jam kerja tidak penuh. 

Isi offering letter biasanya menyesuaikan dengan fleksibilitas waktu, sistem pembayaran berbasis proyek atau jam kerja, serta tanggung jawab yang spesifik. 

Contohnya, seorang desainer grafis freelance dengan durasi kerja 3 bulan untuk satu kampanye.

4. Offering Letter untuk Magang (Internship)

Ditujukan bagi mahasiswa atau fresh graduate yang menjalani program magang di perusahaan. 

Walaupun tidak selalu dibayar, surat ini tetap memuat rincian tanggung jawab, periode magang, serta fasilitas yang diterima. 

Dokumen ini penting untuk membangun pengalaman profesional dan rekam administratif magang.

5. Offering Letter Tambahan (Counter Offer)

Kadang, ketika kandidat menerima tawaran dari perusahaan lain, HR akan mengeluarkan counter offering letter sebagai bentuk negosiasi ulang. 

Jenis ini memuat penawaran yang disesuaikan, misalnya kenaikan gaji atau promosi, agar kandidat tetap bertahan di perusahaan.

Dengan demikian, perlu dicatat bahwa setiap jenis offering letter memiliki pendekatan yang berbeda. 

Namun, semuanya memiliki tujuan yang sama, yaitu memberikan kejelasan dan komitmen awal dalam hubungan kerja.

Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja

Meskipun sama-sama digunakan dalam proses rekrutmen, offering letter dan kontrak kerja memiliki fungsi serta kekuatan hukum yang berbeda. 

Banyak profesional HR yang masih menyamakan keduanya, padahal memahami perbedaannya penting untuk menghindari miskomunikasi antara perusahaan dan karyawan baru.

Berikut perbandingan antara keduanya dalam berbagai aspek penting:

Contoh Offering Letter

Sebagai referensi, berikut adalah contoh offering letter sederhana untuk posisi staf tetap di perusahaan. 

Format ini dapat Anda sesuaikan sesuai kebutuhan, terutama untuk posisi atau status kerja yang berbeda.

[KOP SURAT PERUSAHAAN]
PT Jawara Digital
Jl. Teknologi No. 45, Jakarta Selatan 12560
www.jawara.id | Telp. (021) 5678 1234

Nomor: 082/HRD-IDN/VII/2025
Tanggal: 30 Juni 2025

Kepada Yth.,
Sdr. Aulinda Rahmadiyan
Jl. Cempaka 1 No. 14, Jakarta Timur

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil proses seleksi yang telah Anda ikuti di PT Jawara Digital, kami dengan ini menyampaikan penawaran untuk bergabung sebagai:

Posisi: UI/UX Designer
Divisi: Product Development
Tanggal Mulai: Senin, 15 Juli 2025
Status Karyawan: Kontrak – 1 Tahun (dengan evaluasi per 6 bulan)

Berikut adalah rincian penawaran kerja dari kami:

• Gaji Pokok: Rp9.500.000 (sembilan juta lima ratus ribu rupiah) per bulan (bruto)
• Benefit:
  
  • BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
  • Tunjangan internet: Rp300.000/bulan
  • 12 hari cuti tahunan
  • Kesempatan mengikuti sertifikasi profesional (1x per tahun)
• Jam Kerja: Senin – Jumat, pukul 09.00 – 17.30 WIB
• Masa Percobaan: 3 bulan pertama

Kami berharap Anda dapat memberikan konfirmasi paling lambat 3 (tiga) hari kerja sejak tanggal surat ini diterbitkan, dengan menandatangani dan mengembalikan dokumen ini melalui email ke [email protected] atau secara langsung ke HR Office.

Jika Anda menerima penawaran ini, mohon tandatangani bagian di bawah ini sebagai bentuk persetujuan. Selanjutnya, kami akan menyiapkan perjanjian kerja untuk ditandatangani pada hari pertama kerja Anda.

Demikian penawaran ini kami sampaikan. Kami berharap dapat segera menyambut Anda sebagai bagian dari tim kami.

Hormat kami,
Linda Kurniawati
HR Manager
PT Jawara Digital

Optimalkan 

Memahami apa itu offering letter, isi yang harus dicantumkan, jenis-jenisnya, hingga perbedaan dengan kontrak kerja merupakan hal mendasar yang perlu dikuasai oleh setiap profesional HR. 

Dengan penyusunan yang tepat dan komunikatif, offering letter bukan hanya menjadi dokumen formal, tetapi juga bentuk representasi profesionalisme perusahaan terhadap calon karyawan.

Untuk mempermudah proses rekrutmen, penyusunan dokumen kerja, hingga pengelolaan karyawan secara end-to-end, Anda dapat menggunakan software HRIS yang terintegrasi.

Gunakan Software HRIS KantorKu.id – All-in-One HR System untuk rekrutmen hingga manajemen SDM.

Permudah pengelolaan offering letter, kontrak kerja, absensi, cuti, hingga payroll dalam satu sistem digital yang aman dan efisien.

Coba sekarang di KantorKu.id dan rasakan kemudahan manajemen HR modern.

Sumber:

What Is A Job Offer Letter? 

What Is Offer Letter? | Meaning & Definition