Apa Itu Offering Letter? Arti, Format, dan Contoh Suratnya

Key Takeaways Offering Letter
• Offering letter adalah surat resmi dari perusahaan yang menyampaikan tawaran pekerjaan kepada kandidat
• Berisi rincian posisi, gaji, tunjangan, dan syarat kerja yang ditawarkan
• Biasanya mencantumkan tanggal mulai kerja dan prosedur penerimaan tawaran
• Kandidat diharapkan membaca, memahami, dan memberikan konfirmasi penerimaan secara resmi
• Menjadi dokumen penting sebagai dasar kontrak kerja atau perjanjian formal

Dalam proses rekrutmen, offering Letter adalah dokumen yang menjadi jembatan formal antara proses seleksi dan awal hubungan kerja.

Bagi calon karyawan, menerima surat ini adalah kabar gembira yang menandakan mereka selangkah lebih dekat dengan pekerjaan impian. Bagi perusahaan, offering letter adalah alat resmi untuk menetapkan harapan, kompensasi, dan kondisi kerja di awal hubungan.

Lantas, apa itu offering letter sebenarnya? Seberapa penting dokumen ini? Mari kita selami lebih dalam.

Apa Itu Offering Letter?

Apa itu offering letter? Offering letter adalah dokumen formal yang dikirimkan perusahaan kepada kandidat yang telah lolos seluruh tahapan seleksi. Dokumen ini secara resmi menyatakan bahwa perusahaan tertarik untuk merekrut individu tersebut dan menguraikan syarat-syarat utama pekerjaan yang ditawarkan.

Dokumen ini adalah bentuk konfirmasi tertulis atas tawaran lisan, memastikan bahwa kedua belah pihak, baik perusahaan maupun calon karyawan, memiliki pemahaman yang sama mengenai posisi, kompensasi, dan tanggal mulai kerja sebelum berlanjut ke tahap kontrak kerja.

Menurut Multiplier, offering letter adalah dokumen resmi yang dikirim oleh pemberi kerja kepada calon karyawan yang menjelaskan syarat-syarat ketenagakerjaan.

Lebih dari itu, melansir dari Darwinbox, offering letter merupakan dokumen yang ditandatangani dan dilegalisasi oleh perusahaan, lalu diberikan kepada kandidat saat mereka dinyatakan diterima dalam proses seleksi kerja.

Apakah offering letter sudah pasti diterima? Meskipun penerimaan offering letter berarti kandidat sudah 99% terpilih, status resmi sebagai karyawan baru baru akan didapatkan setelah kandidat menyetujui, menandatangani, dan dilanjutkan dengan penandatanganan kontrak kerja.

Fungsi Offering Letter dalam Proses Rekrutmen

Offering letter memiliki peran sentral, tidak hanya sebagai penawaran, tetapi juga sebagai alat komunikasi dan landasan awal hubungan kerja. Berikut adalah fungsi offering letter yang utama:

1. Menyampaikan Tawaran Kerja dengan Resmi

Dokumen ini adalah konfirmasi tertulis yang formal kepada kandidat yang lolos seleksi final, menegaskan bahwa mereka terpilih.

Apabila kandidat merasa cocok dengan penawaran yang diberikan, maka perusahaan akan mengirimkan offering letter untuk menyampaikan bentuk penawaran kerja secara resmi.

2. Menjelaskan Detail Posisi dan Lingkup Kerja

Menguraikan secara spesifik jabatan yang ditawarkan, termasuk garis besar tanggung jawab, status pekerjaan yang ditawarkan biasanya antara PKWT atau PKWTT, serta departemen atau struktur pelaporan.

Baca Juga: Perbedaan PKWT dan PKWTT: Bagaimana Prosedur Perubahannya?

3. Menetapkan Kompensasi dan Benefit Awal

Menyajikan rincian mengenai gaji pokok, bonus, tunjangan, dan benefit lain yang akan diterima. Informasi seperti ini sangat penting, misalnya dalam kasus offering letter bank adalah surat yang merinci paket kompensasi dan benefit khusus yang ditawarkan oleh institusi perbankan.

Baca Juga: 5 Contoh Kompensasi: Tunjangan, Komisi, Insentif, hingga THR!

4. Menjadi Dasar Negosiasi

Memberi kesempatan kepada calon karyawan untuk meninjau dan menegosiasikan kembali beberapa poin (seperti gaji atau tunjangan) sebelum mereka memutuskan untuk menerima atau menolak tawaran tersebut.

5. Mengatur Ekspektasi Awal

Menyediakan informasi penting seperti tanggal mulai kerja, durasi masa percobaan (probation), dan jam kerja, yang membantu calon karyawan memahami ketentuan dasar yang diharapkan perusahaan.

6. Landasan untuk Kontrak Kerja

Dokumen ini berfungsi sebagai draf utama yang akan diperluas dan dirinci menjadi kontrak kerja resmi yang mengikat secara hukum setelah disepakati dan ditandatangani.

Format dan Tahapan Offering Letter

Agar berfungsi secara efektif, offering letter setidaknya harus mengikuti format standar dan melalui tahapan tertentu.

Contoh offering letter perusahaan atau contoh offering letter karyawan baru setidaknya harus mencakup poin-poin spesifik berikut:

1. Identitas Perusahaan (Kop Surat)

Bagian pertama berfungsi memperkenalkan identitas resmi perusahaan sebagai pengirim surat. Hal ini memastikan dokumen yang diterima kandidat benar-benar sah dan mewakili organisasi.

Contoh penulisan:

PT Sinar Terang Abadi
Jl. Jendral Sudirman Kav. 58, Jakarta Selatan|
Dikirim oleh: Human Resources Department

2. Tempat, Tanggal, dan Identitas Kandidat

Bagian ini memuat tanggal surat dibuat dan detail spesifik kandidat sebagai penerima.

Contoh penulisan:

Jakarta, 17 Oktober 2025

Kepada Yth.
Sdr. Ahmad Riyadi
[[email protected]] | 0812XXXXXXXX

3. Jabatan dan Status Pekerjaan

Bagian jabatan dan status pekerjaan secara jelas menyebutkan peran yang ditawarkan dan jenis hubungan kerja.

Conto penulisan:

Posisi: Senior Marketing Specialist
Status: Karyawan Tetap (PKWTT)

4. Kompensasi Gaji

Kompensasi gaji adalah rincian moneter utama yang ditawarkan kepada karyawan baru. Detailnya bisa berupa gaji pokok, status gaji (gross/nett), tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap.

Contoh penulisan:

Gaji Pokok: Rp 8.000.000/bulan (Gross)
Tunjangan Transportasi Tetap: Rp 500.000/bulan

5. Tunjangan dan Fasilitas

Tunjangan dan fasilitas adalah rincian benefit non-gaji yang diterima. Isinya bisa berupa tunjangan kesehatan (asuransi), jatah cuti tahunan, dan fasilitas kerja lainnya.

Contoh penulisan:

Asuransi Kesehatan: Ditanggung perusahaan (Kelas I)
Jatah Cuti Tahunan: 12 hari/tahun

6. Tanggal Mulai Kerja

Bagian berikutnya yang bisa ditulis adalah tangga mulai kerja, yang bertujuan untuk mengonfirmasi hari pertama karyawan baru diharapkan mulai aktif. Isinya bisa berupa hari, tanggal, dan waktu karyawan baru diharapkan mulai bekerja.

Contoh penulisan:

Tanggal Efektif Mulai Bekerja: 1 November 2025

7. Ketentuan Khusus dan Persyaratan Kondisional

Bagian ini berisi poin-poin penting yang mengatur masa awal dan legalitas. Detail isinya, masa Percobaan (probation), klausul kerahasiaan (NDA), dan persyaratan kondisional (misalnya lulus background check).

Contoh penulisan:

Masa Percobaan: 3 bulan.

8. Batas Waktu Respons dan Persetujuan

Batas waktu respons dan persetujuan instruksi dan tenggat waktu bagi kandidat untuk merespons penawaran tersebut. Isinya berupa batas waktu penerimaan/penolakan dan kolom tanda tangan persetujuan.

Contoh penulisan:

Mohon tanda tangan dan kembalikan penawaran ini paling lambat 20 Oktober 2025.

Tahapan Offering Letter

Tahapan penerbitan dan respons terhadap offering letter biasanya meliputi tahapan berikut:

1. Penerbitan: Tim HR mengirimkan contoh offering letter perusahaan kepada kandidat terpilih setelah wawancara akhir.
2. Peninjauan dan Negosiasi: Kandidat meninjau semua poin, termasuk gaji dan benefit. Jika ada ketidaksesuaian, negosiasi dapat dilakukan pada tahap ini.
3. Penerimaan/Penolakan: Kandidat memberikan respons dalam batas waktu yang ditentukan. Jika menerima, mereka akan menandatangani dan mengembalikan surat tersebut.
4. Lanjut ke Kontrak Kerja: Setelah offering letter disetujui, perusahaan menyiapkan kontrak kerja resmi.

Baca Juga: 14 Interview Finance Staff + Tips untuk HRD saat Interview

Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja

Meskipun sama-sama merupakan dokumen penting dalam proses perekrutan, offering letter dan kontrak kerja memiliki perbedaan mendasar yang perlu Anda ketahui. 

Sering kali muncul pertanyaan, apakah offering letter sama dengan kontrak kerja? Jawabannya adalah tidak.

Berikut adalah beberapa aspek yang membedakan kedua dokumen ini:

1. Format Dokumen

Perbedaan mendasar antara kontrak kerja dan offering letter adalah dari segi format dokumennya. Offering letter biasanya berupa surat resmi (cetak atau digital) yang ringkas. 

Sementara itu, kontrak kerja memiliki bentuk yang lebih beragam, sering kali berupa dokumen formal yang tebal dan detail, atau bahkan dapat merujuk pada perjanjian bersama dan buku panduan karyawan yang menjadi bagian dari perjanjian.

2. Legalitas

Kontrak kerja memiliki kekuatan hukum yang mengikat sejak ditandatangani oleh kedua belah pihak dan tunduk pada Undang-Undang Ketenagakerjaan. 

Sebaliknya, offering letter belum tentu bersifat mengikat secara hukum; ia adalah penawaran. Dalam banyak kasus, meskipun kandidat sudah membatalkan offering letter yang sudah ditandatangani, implikasi hukumnya jauh lebih ringan dibandingkan pembatalan kontrak kerja.

3. Isi Dokumen

Meskipun offering letter dan kontrak kerja berisi detail yang mirip (seperti gaji, posisi, dan tanggal mulai), kontrak kerja cenderung memiliki informasi yang lebih lengkap dan spesifik.

Kontrak kerja mencantumkan klausul pemutusan hubungan kerja, kebijakan internal yang detail, klausul non-kompetisi, dan ketentuan legal lain yang lebih spesifik. 

Sebaliknya, offering letter hanya menyajikan garis besar, seperti contoh offering letter karyawan baru yang fokus pada gaji dan jabatan.

4. Panjang Dokumen

Perbedaan lain yang mudah dikenali antara kontrak kerja dan offering letter adalah panjang dokumennya. 

Kontrak kerja umumnya jauh lebih panjang karena sifatnya yang mengikat secara hukum dan mencakup detail hubungan kerja jangka panjang. 

Sementara itu, offering letter bisa lebih singkat karena dokumen ini hanya menjadi dokumen awal yang bersifat kondisional.

5. Kewajiban

Pada offering letter, kewajiban utama yang muncul adalah kewajiban perusahaan untuk menawarkan posisi yang dijanjikan dalam jangka waktu tertentu. Kewajiban kandidat adalah untuk merespons. 

Namun, dalam kontrak kerja, kewajiban tersebut menjadi dua arah: karyawan wajib melaksanakan tugas dan perusahaan wajib memberikan hak (gaji, tunjangan) sesuai kesepakatan.

Berikut adalah tabel perbandingan minimalis mengenai aspek terpenting:

Contoh Offering Letter

Sebagai referensi, berikut adalah contoh offering letter sederhana untuk posisi staf tetap di perusahaan. 

Format ini dapat Anda sesuaikan sesuai kebutuhan, terutama untuk posisi atau status kerja yang berbeda.

1. Contoh Offering Letter 1: Karyawan Kontrak

2. Contoh Offering Letter 2: Karyawan Tetap

3. Contoh Offering Letter Perusahaan

Contoh offering letter perusahaan menekankan sisi formal dan identitas organisasi sebagai pemberi kerja.

Dokumen ini tidak hanya menjadi bentuk apresiasi terhadap kandidat terpilih, tetapi juga memperkuat citra profesional perusahaan. Formatnya biasanya mencantumkan logo, kop surat, dan tanda tangan HR Manager atau pihak berwenang.

Silakan Download Contoh Offering Letter 

dengan Mengisi Form di Bawah Ini

4. Contoh Offering Letter Bank

Surat offering letter bank biasanya memuat detail jabatan, tunjangan, dan ketentuan kerja yang lebih ketat karena berkaitan dengan dunia keuangan.

Contoh offering letter bank:

[LOGO BANK]
[Alamat dan Kontak Resmi]

Jakarta, 10 April 2025

Yth. Sdr. Laila Nurhasanah

Kami dari Bank Mandiri Sentosa ingin menyampaikan penawaran kerja kepada Anda untuk posisi Teller dengan rincian sebagai berikut:

Nama Perusahaan: Bank Mandiri Sentosa
Nama: Laila Nurhasanah
Jabatan: Teller
Status Kepegawaian: Pegawai Tetap
Lokasi Penempatan: Kantor Cabang Jakarta Selatan
Tanggal Mulai Bekerja: 1 Mei 2025

Rincian Gaji dan Fasilitas:

Gaji Pokok: Rp6.500.000
Tunjangan Transportasi: Rp1.000.000
Tunjangan Kinerja: Rp1.500.000
Asuransi: BPJS & Asuransi Jiwa
Cuti Tahunan: 15 hari

Mohon konfirmasi penerimaan pekerjaan ini paling lambat 5 hari kerja setelah surat diterima.

Hormat kami,

Dimas Setyo
HR Recruitment Division
Bank Mandiri Sentosa

5. Contoh Offering Letter Content Editor

Offering letter content editor berisi informasi lengkap mengenai jabatan, tunjangan, serta hak karyawan yang akan menempati posisi kreatif.

Contoh penulisan offering letter content editor:

[KOP SURAT]
[Logo dan nama perusahaan]
[Alamat dan kontak perusahaan]

Jakarta, 6 Mei 2024

Yth. Sdr. Tiara Safinah

Berdasarkan seleksi perusahaan PT Digital Maju, kami menawarkan posisi pekerjaan sebagai Senior Content Editor dengan ketentuan sebagai berikut:

Nama Perusahaan: PT Digital Maju
Lokasi Penempatan: Jakarta
Nama: Tiara Safinah
Tempat Tanggal Lahir: 11 September 1991
Jabatan: Senior Content Editor
Status Kepegawaian: Pegawai Tetap
Jam Kerja: Senin–Jumat, 09.00–18.00 WIB
Tanggal Mulai Bekerja: 1 Juni 2024

Rincian Gaji dan Tunjangan:

Gaji Pokok: Rp8.000.000
Uang Makan: Rp500.000
Uang Transportasi: Rp1.500.000
Tunjangan Hari Raya: Rp8.000.000
Asuransi: BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan
Cuti Tahunan: 14 hari
Cuti Kehamilan: 3 bulan

Mohon konfirmasi dalam waktu 2 minggu setelah surat ini diterima. Kami terbuka untuk melakukan negosiasi apabila diperlukan.

Hormat kami,

Adilah Fajar
HR Manager
PT Digital Maju

Jangan Biarkan Administrasi Berjalan Manual, Pakai HRIS KantorKu Sekarang!

Pernah kebayang kalau slip gaji salah hitung, kontrak kerja tercecer, atau data karyawan hilang saat audit? 

Masalah sepele seperti itu bisa berujung fatal: karyawan kehilangan kepercayaan, perusahaan bisa kena sanksi, bahkan reputasi bisnis ikut terancam. 

Semua ini sering terjadi hanya karena administrasi HR masih dikelola manual dan tidak terintegrasi.

Daripada terus-terusan ambil risiko, saatnya beralih ke HRIS KantorKu. Dengan sistem yang otomatis, rapi, dan aman, semua urusan HR mulai dari absensi, payroll, hingga dokumen penting  bisa dikelola tanpa repot.

Gunakan HRIS KantorKu sekarang dan lindungi bisnis Anda dari potensi kerugian yang seharusnya bisa dihindari!

Sumber:

Multiplier. Offer Letter.

What Is A Job Offer Letter? 

What Is Offer Letter? | Meaning & Definition