Panduan Employee Gathering untuk HR: Arti, Tujuan, Ide, & Tips

Employee gathering adalah salah satu kegiatan yang mewadahi para karyawan perusahaan untuk bertemu secara langsung dalam keadaan formal, semi-formal, atau informal. Kegiatan ini dapat dikemas dalam berbagai bentuk yang menarik guna merekatkan hubungan di lingkup internal. 

Apakah tujuannya hanya sekedar mempererat hubungan antar tim/departemen? Bagaimana cara melakukannya? Adakah contoh Contoh Tema atau ide employee gathering? 

Temukan jawabannya di sini! 

Arti Employee Gathering 

Employee Gathering merupakan dua gabungan kata, yaitu employee yang berarti karyawan/pegawai dan gathering yang artinya pertemuan/perkumpulan. Jadi, employee gathering adalah pertemuan atau perkumpulan karyawan.

Beberapa perusahaan menganggap employee gathering sebagai kegiatan pertemuan informal bersama dengan seluruh karyawan. Namun, sebagian juga ada yang mengemasnya dalam bentuk semi-formal, bahkan formal.

Contoh employee gathering dengan suasana semi-formal, yaitu acara internal launching produk yang digabung dengan bonding activity. 

Sementara itu, untuk kegiatan employee gathering dengan suasana formal contohnya ialah town hall meeting atau kick-off meeting tahunan yang memang tujuannya untuk mengumpulkan karyawan guna berbagi informasi penting terkait perusahaan. 

Selain itu, employee gathering juga dapat dikemas dalam bentuk outbound, retret, team building, outing, atau workshop santai. 

Aktivitas yang dilakukan, mulai dari games, makan bersama, pemberian penghargaan, hingga hiburan. Misalnya, mengadakan outing guna mempererat hubungan, kerja sama, dan solidaritas tim.

Oleh sebab itu, acara employee gathering dapat disesuaikan dengan tujuan perusahaan agar kegiatan yang dilakukan jelas dan terarah. 

Pada artikel kali ini akan dibahas mengenai employee gathering yang menerapkan suasana baik formal, semi-formal, maupun informal guna menjalin hubungan harmonis di dalam lingkungan kerja.

Tujuan dan Manfaat Employee Gathering

Tujuan utama diadakannya employee gathering adalah memperkuat hubungan internal perusahaan, baik sesama karyawan, maupun dengan atasan. 

Selain itu, kegiatan ini juga bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dengan cara menyediakan kesempatan interaksi sosial serta pembentukan tim yang solid. 

Di samping itu, employee gathering tidak hanya sekadar kegiatan seru-seruan antar karyawan saja. Sebuah penelitian menunjukkan bahwa kegiatan employee gathering dapat meningkatan kinerja serta mampu menciptakan hubungan yang harmonis antar karyawan. 

Berikut manfaat yang diperoleh dari adanya employee gathering, di antaranya: 

• Meningkatkan kebersamaan, solidaritas, kerja sama antar tim/departemen
• Menumbuhkan loyalitas karyawan dan sense of belonging (rasa memiliki)
• Mengurangi stress dan burnout
• Sebagai sarana komunikasi internal 
• Sebagai ajang apresiasi dan penghargaan
• Menciptakan budaya kerja yang positif 

Ide Kegiatan yang Cocok untuk Employee Gathering 

Berikut merupakan beberapa ide kegiatan yang dapat diterapkan untuk melaksanakan kegiatan employee gathering yang bisa disesuaikan kembali dengan tujuan perusahaan. 

1. Outbound 

• Contoh Tema: Stronger Together–One Team, One Purpose, One Power
• Gambaran Acara: Kegiatan diisi dengan berbagai games yang menantang kolaborasi tim, seperti spider web, trust fall, dan problem solving games. Ice breaking dan sesi refleksi ditambahkan untuk membangun empati dan kerja sama.
• Tujuan & Manfaat: Meningkatkan komunikasi dan koordinasi tim, menumbuhkan rasa percaya antar anggota, serta mendorong kepemimpinan dan penyelesaian masalah secara kolektif.
• Rekomendasi Lokasi: Grafika Cikole, Lembang, Bandung
• Rekomendasi Durasi: 2 hari 1 malam
• Estimasi Budget: Rp750.000–Rp1.200.000,00 per orang

2. Fun Day Gathering

• Contoh Tema: Fun Together, Grow Together 
• Gambaran Acara: Seharian penuh dengan fun games, lomba ringan, sesi hiburan, dan makan bersama. Dirancang untuk memberikan waktu santai tetapi tetap mempererat relasi kerja.
• Tujuan & Manfaat: Menurunkan tingkat stres dan kejenuhan, meningkatkan interaksi lintas divisi, dan membangun atmosfer kerja yang positif dan menyenangkan.
• Rekomendasi Lokasi: Taman Rekreasi Wiladatika, Cibubur atau Kebun Raya Bogor
• Rekomendasi Durasi: 1 hari
• Estimasi Budget: Rp300.000–Rp500.000,00 per orang

3. Retreat & Workshop

• Contoh Tema: Recharge & Reconnect
• Gambaran Acara: Retreat di alam terbuka yang dikombinasikan dengan sesi pengembangan diri, seperti pelatihan leadership, mindfulness, dan refleksi bersama.
• Tujuan & Manfaat: Meningkatkan kesadaran diri dan kepemimpinan personal, memperkuat hubungan emosional antar karyawan dan pimpinan, serta memberikan ruang untuk recharging agar kembali produktif
• Rekomendasi Lokasi: Green Camp Bali, Ubud
• Rekomendasi Durasi: 3 hari 2 malam
• Estimasi Budget: Rp2.500.000–Rp3.500.000 per orang

4. Tur Kota & Pengalaman Budaya

• Contoh Tema: Explore Together–Belajar dari Warisan Budaya
• Gambaran Acara: Kegiatan wisata edukatif seperti kunjungan ke situs budaya, workshop kerajinan, dan kuliner lokal. Didesain untuk memperluas wawasan sekaligus refreshing.
• Tujuan & Manfaat: Meningkatkan rasa kebersamaan melalui pengalaman baru, mendorong kreativitas melalui eksplorasi budaya, dan memberikan apresiasi dalam bentuk pengalaman berharga
• Rekomendasi Lokasi: Yogyakarta (Keraton, Prambanan, Desa Wisata Kasongan)
• Rekomendasi Durasi: 2 hari 1 malam
• Estimasi Budget: Rp1.000.000–Rp1.500.000,00 per orang

5. Gala Dinner & Employee Awards

• Contoh Tema: A Night to Remember–Menghargai Perjalanan, Merayakan Prestasi
• Gambaran Acara: Malam formal dengan makan malam mewah, hiburan musik, dan pemberian penghargaan kepada karyawan terbaik.
• Tujuan & Manfaat: Memberikan penghargaan kepada karyawan berprestasi, meningkatkan motivasi dan loyalitas, serta menciptakan momen berkesan dan rasa bangga terhadap perusahaan.
• Rekomendasi Lokasi: Ballroom Hotel Bintang 4, Jakarta
• Rekomendasi Durasi: 1 malam
• Estimasi Budget: Rp600.000–Rp900.000,00 per orang

6. Kemah & Petualangan Alam

• Contoh Tema: Back to Nature–Menemukan Keseimbangan dalam Kesederhanaan
• Gambaran Acara: Kegiatan berkemah yang dilengkapi dengan trekking ringan, diskusi malam, dan api unggun. Memadukan petualangan dan refleksi diri.
• Tujuan & Manfaat: Meningkatkan semangat kebersamaan dan kepemimpinan, menumbuhkan rasa cinta alam dan kesederhanaan, dan memfasilitasi interaksi mendalam serta membangun kepercayaan.
• Rekomendasi Lokasi: Camp Hulu Cai, Bogor
• Rekomendasi Durasi: 2 hari 1 malam
• Estimasi Budget: Rp700.000–Rp1.000.000,00 per orang

7. Sports Day & Fun Games

• Contoh Tema: Energi Positif, Semangat Kompetitif
• Gambaran Acara: Acara olahraga internal, seperti lomba tarik tambang, basket, futsal, estafet, hingga games unik seperti balap sarung dan estafet air.
• Tujuan & Manfaat: Meningkatkan semangat kompetisi yang sehat, mendorong gaya hidup aktif dan sehat, serta embangun kekompakan melalui olahraga dan tawa bersama.
• Rekomendasi Lokasi: GOR atau lapangan kota setempat
• Rekomendasi Durasi: 1 hari
• Estimasi Budget: Rp200.000–Rp400.000, per orang

Tips Menyelenggarakan Employee Gathering

Agar bisa memberikan kesan yang tidak hanya sebatas seru-seruan saja, tetapi juga memberikan nilai positif bagi karyawan, Anda perlu menyusun dan merancang kegiatan employee gathering secara matang. 

Berikut beberapa tips menyelenggarakan employee gathering yang efektif, profesional, dan berkesan, khusus untuk Anda yang berperan sebagai bagian dari HR perusahaan. 

1. Tentukan Tujuan Acara dengan Jelas

Sebelum memulai perencanaan teknis, HR perlu memastikan apa tujuan utama dari gathering tersebut. Apakah untuk:

• Team building dan mempererat kerja sama tim?
• Apresiasi karyawan berprestasi?
• Sarana recharging setelah proyek besar?
• Meningkatkan komunikasi lintas departemen?

Dengan tujuan yang jelas, konsep acara akan lebih terarah dan mudah dalam pengambilan keputusan lainnya seperti lokasi, jenis kegiatan, hingga durasi.

2. Libatkan Karyawan dalam Persiapan

Ajak beberapa perwakilan karyawan untuk menjadi panitia atau ikut memberi masukan terhadap isi acara. Hal ini membuat mereka merasa dihargai dan meningkatkan partisipasi aktif dalam kegiatan.

Contoh peran yang bisa melibatkan karyawan:

• MC internal
• Ketua kelompok
• Penanggung jawab dokumentasi

3. Sesuaikan Konsep dengan Karakteristik Perusahaan

Tiap perusahaan memiliki budaya yang berbeda. Gathering perusahaan startup tentu akan berbeda dengan perusahaan manufaktur atau instansi pemerintahan. Oleh karena itu, sesuaikan konsep acara dengan:

• Karakter karyawan (usia, minat, latar belakang)
• Nilai dan budaya perusahaan
• Tingkat formalitas yang diinginkan

Contoh: Untuk perusahaan kreatif, konsep “The Amazing Race” bisa lebih cocok daripada gala dinner formal.

4. Buat Rundown Acara yang Rinci dan Terstruktur

Hal ini merupakan langkah penting agar acara berjalan terarah, sesuai alur, dan tidak membosankan. Berikut contoh rundown employee gathering untuk acara satu hari:

5. Buat Anggaran yang Efisien dan Transparan

Sebagai HR, Anda perlu membuat RAB (Rencana Anggaran Biaya) yang realistis dan fleksibel. Komponen anggaran biasanya meliputi:

• Transportasi dan akomodasi
• Konsumsi (makan, snack, minuman)
• Sewa tempat dan peralatan
• Jasa EO atau fasilitator
• Hadiah & souvenir
• Dokumentasi
• Biaya tak terduga (minimal 5–10%)

Pastikan semua pengeluaran terdokumentasi untuk keperluan laporan keuangan internal.

6. Tentukan Lokasi yang Strategis dan Nyaman

Lokasi sangat memengaruhi kenyamanan dan antusiasme peserta. 

Pertimbangkan:

• Jarak tempuh dari kantor
• Fasilitas yang tersedia (toilet, musala, area hijau)
• Keamanan dan aksesibilitas
• Suasana (alam, resort, indoor, dll)

Contoh lokasi populer: Lembang (Bandung), Sentul (Bogor), Ubud (Bali), atau lokasi lokal yang cocok untuk kegiatan outdoor.

7. Evaluasi Setelah Acara Selesai

Setelah acara berakhir, jangan lupa untuk melakukan evaluasi bersama panitia dan peserta. Kumpulkan feedback melalui:

• Formulir digital (Google Form)
• Diskusi terbuka
• Quick survey di WhatsApp group

Gunakan hasil evaluasi ini sebagai bahan perbaikan untuk kegiatan berikutnya.

Kelola SDM Perusahaan secara Lebih Efisien dengan HRIS KantorKu!

Employee gathering bukan sekedar acara, tetapi investasi jangka panjang. Dengan perencanaan matang dan pelaksanaan yang tepat, employee gathering dapat dijadikan sarana membangun tim yang kuat, loyal, dan bersemangat. 

Agar pengelolaan SDM dan administrasi kegiatan semakin mudah, sudah saatnya Anda menggunakan teknologi yang tepat. Mulai dari absensi, cuti, penggajian, hingga manajemen event internal—semua bisa dikelola dalam satu platform yang user-friendly dan terintegrasi.

Kunjungi sekarang di Kantorku.id dan temukan bagaimana KantorKu dapat membantu menyederhanakan proses HR di perusahaan Anda.

Sumber:

Is Employee Gathering Important for Your Company?