HRD vs Personalia: Kenali Perbedaannya & Pentingnya Pemisahan Fungsi

Apa perbedaan HRD dan Personalia? Pelajari pengertian, peran masing-masing, dan alasan pentingnya pemisahan kedua fungsi ini.

KantorKu HRIS
Ditulis oleh
KantorKu HRIS • 08 Juli 2025

Dalam dunia kerja yang semakin kompleks dan dinamis, pengelolaan sumber daya manusia (SDM) menjadi aspek krusial bagi kesuksesan organisasi. Dua istilah yang kerap muncul dalam konteks ini adalah HRD (Human Resource Development) dan Personalia. 

Meski sering digunakan secara bergantian, keduanya memiliki pengertian, fungsi, dan ruang lingkup kerja yang berbeda.

Melalui artikel ini, Anda akan memperoleh pemahaman yang lebih mendalam mengenai pengertian HRD dan Personalia serta perbedaan di antara keduanya. Dengan begitu, diharapkan Anda dapat lebih tepat dalam mengelola fungsi SDM di organisasi.

Mari kita bahas. 

Pengertian HRD (Human Resource Development)

perbedaan hrd dan personalia

Human Resource Development (HRD) atau pengembangan sumber daya manusia adalah bagian dari manajemen SDM yang berfokus pada pengembangan kompetensi, potensi, dan kinerja karyawan melalui proses pelatihan, pendidikan, dan perencanaan karir.

HRD tidak hanya bertugas meningkatkan kemampuan teknis karyawan, tetapi juga berperan dalam menciptakan budaya kerja yang produktif dan berkelanjutan. Tujuan utama HRD adalah membantu organisasi mencapai visi dan misi jangka panjangnya dengan cara memberdayakan karyawan secara optimal.

Beberapa aktivitas yang termasuk dalam ruang lingkup HRD antara lain:

  • Perencanaan sumber daya manusia (manpower planning)
  • Perencanaan pelatihan dan pengembangan (training and development)
  • Evaluasi kinerja
  • Manajemen suksesi (succession planning)
  • Coaching dan mentoring
  • Perencanaan jalur karier (career pathing)
  • Manajemen kinerja (performance management)
  • Keterlibatan karyawan (employee engagement)

Dengan pendekatan yang lebih strategis, HRD berperan penting dalam memastikan bahwa SDM yang dimiliki organisasi dapat terus tumbuh dan beradaptasi dengan perubahan zaman.

Baca juga: Apa Itu HR Generalist? Ini Bedanya dengan Role HRD Lainnya

Pengertian Personalia 

Personalia adalah bagian dari fungsi administrasi SDM yang berkaitan dengan pengelolaan aspek-aspek operasional karyawan, seperti penggajian, absensi, kontrak kerja, dan dokumen kepegawaian lainnya.

Fungsi personalia bersifat lebih administratif dan operasional dibandingkan HRD. Meski demikian, peran personalia tetap vital dalam menjamin keberlangsungan sistem kerja yang tertib, efisien, dan sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan.

Beberapa tugas umum personalia mencakup:

  • Pengelolaan data karyawan
  • Administrasi cuti dan absensi
  • Proses rekrutmen awal (screening dokumen)
  • Pengelolaan dokumen kontrak kerja
  • Kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan
  • Penggajian (payroll)
  • Pengelolaan benefit (seperti asuransi kesehatan dan ketenagakerjaan)
  • Sosialisasi dan koordinasi terkait hal administratif 

Personalia umumnya menjadi garda terdepan dalam menangani hal-hal teknis yang berkaitan dengan hubungan industrial dan kesejahteraan karyawan secara administratif.

Agar lebih jelas, simak penjelasan berikut mengenai perbedaan HRD dan Personalia di perusahaan. 

Perbedaan HRD dan Personalia 

Untuk memudahkan Anda memahami perbedaan antara HRD dan personalia, berikut adalah tabel perbandingan berdasarkan beberapa aspek utama:

AspekHRD (Human Resource Development)Personalia
Fokus UtamaPengembangan kompetensi dan potensi karyawanPengelolaan administrasi dan operasional SDM
Ruang Lingkup KerjaStrategis dan jangka panjangTaktis dan jangka pendek
Aktivitas UtamaPelatihan, evaluasi kinerja, pengembangan karierPenggajian, absensi, kontrak kerja, data karyawan
TujuanMeningkatkan kualitas dan produktivitas SDMMenjamin kepatuhan administratif
Keterlibatan StrategisTinggi – berkaitan dengan perencanaan organisasiRendah – bersifat administratif dan rutin
OrientasiPengembangan manusia (people-oriented)Pengelolaan sistem (system-oriented)

Kalau begitu, apakah kira-kira HRD dan Personalia bisa bekerja beriringan atau bahkan menyatu? 

Temukan jawabannya berikut ini. 

Apakah HRD dan Personalia Bisa Menyatu? 

Fungsi HRD dan Personalia sangat bisa menyatu, dan dalam banyak organisasi, terutama skala kecil dan menengah (UKM), hal ini merupakan praktik yang umum. 

Namun, penting untuk memahami implikasi dan bagaimana penyatuan ini dikelola agar tetap efektif.

Ketika HRD dan Personalia Menyatu:

1. Efisiensi Operasional

Dalam organisasi dengan sumber daya terbatas, menggabungkan kedua fungsi ini dapat meningkatkan efisiensi operasional. Satu tim dapat menangani spektrum tugas yang lebih luas, mengurangi potensi duplikasi pekerjaan.

2. Komunikasi yang Lebih Sederhana

Koordinasi antar fungsi menjadi lebih mudah karena berada dalam satu payung departemen. Ini dapat mempercepat pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah terkait karyawan.

3. Pemahaman yang Holistik

Tim yang terintegrasi memiliki pemahaman yang lebih menyeluruh tentang siklus hidup karyawan, mulai dari rekrutmen hingga pengembangan dan administrasi. Hal ini dapat menghasilkan kebijakan dan praktik yang lebih terpadu.

4. Fleksibilitas Peran

Anggota tim dapat memiliki kesempatan untuk mengembangkan berbagai keterampilan, baik dalam aspek strategis maupun administratif HR.

Namun, penyatuan ini juga membawa tantangan yang perlu Anda perhatikan, di antaranya: 

  • Potensi Fokus yang Terpecah

Ketika tim yang sama harus menangani tugas-tugas administratif yang mendesak sekaligus merancang strategi pengembangan jangka panjang, ada risiko fokus menjadi terpecah. 

Tugas-tugas strategis yang membutuhkan pemikiran mendalam dan perencanaan jangka panjang bisa terabaikan karena tekanan operasional harian.

  • Keterbatasan Keahlian

Tidak semua profesional HR memiliki keahlian yang mendalam di kedua area (strategis dan administratif). Penyatuan fungsi dapat menuntut anggota tim untuk memiliki skillset yang luas, yang mungkin tidak selalu dimiliki oleh setiap individu.

  • Risiko Prioritas yang Salah

Ada kecenderungan untuk memprioritaskan tugas-tugas administratif yang sifatnya urgent dan tangible (misalnya, penggajian) dibandingkan dengan inisiatif strategis yang dampaknya mungkin baru terasa dalam jangka panjang (misalnya, program pengembangan kepemimpinan).

  • Beban Kerja yang Tinggi

Menggabungkan kedua fungsi tanpa penambahan sumber daya yang memadai dapat menyebabkan beban kerja yang berlebihan bagi tim HR, yang pada akhirnya dapat menurunkan kualitas kerja dan kepuasan tim.

Kenapa Penting Memisahkan Fungsi HRD dan Personalia?

Meskipun penyatuan fungsi dapat memberikan keuntungan tertentu, terutama bagi organisasi yang lebih kecil, pemisahan fungsi HRD dan Personalia menjadi semakin krusial seiring dengan pertumbuhan dan kompleksitas organisasi. 

Pemisahan ini memungkinkan adanya fokus dan keahlian yang lebih mendalam di masing-masing area yang pada akhirnya dapat meningkatkan efektivitas keseluruhan fungsi HR.

Alasan Utama Pentingnya Memisahkan Fungsi HRD dan Personalia:

1. Fokus dan Keahlian yang Mendalam

Memisahkan kedua fungsi memungkinkan para profesional untuk mengembangkan keahlian yang lebih spesifik di bidangnya masing-masing. 

Tim HRD dapat fokus pada strategi pengembangan talenta, manajemen kinerja, dan perencanaan suksesi, sementara tim Personalia dapat menjadi ahli dalam administrasi kepegawaian, kepatuhan hukum, dan pengelolaan data karyawan yang akurat.

2. Prioritas yang Lebih Jelas

Dengan tim yang berbeda, prioritas untuk tugas-tugas strategis dan operasional menjadi lebih jelas. Tim HRD dapat memberikan perhatian penuh pada inisiatif yang mendukung tujuan bisnis jangka panjang, tanpa terdistraksi oleh urusan administratif harian. 

Sebaliknya, tim Personalia dapat memastikan semua proses administratif berjalan lancar dan sesuai dengan peraturan.

3. Peningkatan Kualitas dan Akurasi

Tim Personalia yang fokus pada administrasi dan detail akan lebih teliti dalam mengelola data karyawan, proses penggajian, dan kepatuhan hukum. Hal ini dapat mengurangi risiko kesalahan dan potensi masalah hukum di kemudian hari.

4. Pengembangan Strategi yang Lebih Efektif

Tim HRD yang tidak terbebani dengan tugas-tugas administratif memiliki lebih banyak waktu dan sumber daya untuk merancang dan mengimplementasikan strategi SDM yang inovatif dan selaras dengan tujuan bisnis. 

Ini termasuk program pengembangan kepemimpinan, peningkatan keterlibatan karyawan, dan pengelolaan perubahan organisasi.

5. Skalabilitas

Seiring dengan pertumbuhan organisasi, volume pekerjaan administratif dan kebutuhan strategis SDM akan meningkat. 

Memisahkan kedua fungsi memungkinkan organisasi untuk menskalakan tim HR secara lebih efektif, dengan menambahkan spesialis di masing-masing area sesuai kebutuhan.

6. Mitigasi Risiko

Pemisahan fungsi dapat membantu dalam mitigasi risiko. Misalnya, dengan tim Personalia yang fokus pada kepatuhan hukum, organisasi dapat memastikan bahwa semua praktik kepegawaian sesuai dengan peraturan yang berlaku, mengurangi potensi tuntutan hukum atau sanksi.

7. Pengalaman Karyawan yang Lebih Baik

Kedua fungsi, meskipun terpisah, bekerja sama untuk menciptakan pengalaman karyawan yang positif. 

HRD fokus pada pengembangan dan pertumbuhan karyawan, sementara Personalia memastikan semua aspek administratif berjalan lancar, memberikan rasa aman dan terorganisir bagi karyawan.

Keputusan untuk menyatukan atau memisahkan fungsi HRD dan Personalia sangat bergantung pada ukuran, kompleksitas, budaya, dan sumber daya organisasi Anda. Bagi UKM, penyatuan mungkin menjadi solusi yang paling praktis dan efisien. 

Namun, seiring dengan pertumbuhan dan ambisi organisasi yang semakin besar, memisahkan kedua fungsi ini akan memungkinkan adanya fokus yang lebih tajam, keahlian yang lebih mendalam, dan strategi SDM yang lebih efektif dalam mendukung pencapaian tujuan bisnis jangka panjang.

Baca juga: KPI HRD: Arti, Jenis, Contoh, dan Cara Mengukurnya!

Manajemen HR Lebih Efisien dengan Software HRIS KantorKu

software hris kantorku

Sebagai seorang profesional HR, pemahaman mendalam tentang kedua model ini akan membantu Anda dalam merancang struktur organisasi HR yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Inilah saatnya mentransformasi manajemen HR kantor Anda dengan software HRIS KantorKu

KantorKu hadir sebagai solusi HRIS terintegrasi yang dirancang untuk menyederhanakan dan mengoptimalkan setiap aspek pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan Anda. 

Dengan berbagai fitur canggih dan antarmuka yang intuitif, KantorKu bukan hanya software, tetapi juga partner strategis Anda dalam membangun tim yang solid dan produktif.

Anda dapat merasakan manfaat fitur All-In-One yang terdiri dari:

  • Otomatisasi Tugas Administratif
  • Manajemen Data Karyawan Terpusat
  • Efisiensi Proses Rekrutmen
  • Pengelolaan Absensi dan Cuti yang Mudah
  • Payroll yang Akurat dan Tepat Waktu
  • Manajemen Kinerja yang Efektif
  • Komunikasi Internal yang Lebih Baik
  • Akses Kapan Saja, Di Mana Saja

Saatnya beralih ke solusi yang cerdas dan efisien. Kunjungi KantorKu sekarang juga dan temukan bagaimana HRIS KantorKu dapat menjadi investasi terbaik untuk meningkatkan efisiensi manajemen HR di perusahaan Anda. Jadwalkan demo gratis dan rasakan langsung manfaatnya!

HR Administration
Bagikan