Apa itu Recruitment Agency? Manfaat, Tips Memilih & Rekomendasi

Key Takeaways
Recruitment agency adalah pihak ketiga yang membantu perusahaan mencari kandidat dari awal rekrutmen hingga seleksi.
Layanan recruitment agency mencakup rekrutmen permanen, kontrak sementara, hingga kontrak ke tetap.
Recruitment agency berbeda dengan outsourcing: agency fokus cari kandidat spesifik, outsourcing suplai tenaga kerja massal.
Alternatif agency, perusahaan bisa gunakan HRIS dengan fitur ATS, job posting otomatis, dan sistem peringkat AI.

Berdasarkan penelitian dari AMS, rata-rata proses rekrutmen memakan waktu hingga 43 hari. Lama proses ini membuat banyak perusahaan kewalahan mencari kandidat terbaik secara cepat.

Sebagian perusahaan memilih menggunakan jasa recruitment agency sebagai jalan pintas agar proses rekrutmen lebih efisien. 

Kalau Anda juga berencana menggunakannya, mari pahami dulu manfaat, tips memilih agency, dan cara membangun sistem rekrutmen mandiri dengan mudah!

Apa Itu Recruitment Agency?

Menurut Prospect, recruitment agency adalah pihak ketiga yang menghubungkan pencari kerja dan perusahaan yang sedang membutuhkan tenaga kerja. 

Mereka akan mengurus proses rekrutmen dari awal pencarian kandidat sampai wawancara. Mereka hanya akan menyaring kandidat sesuai kebutuhan dan kualifikasi perusahaan.

Biasanya, perusahaan menggunakan layanan ini karena lebih hemat waktu dan tenaga, terutama ketika perusahaan membutuhkan posisi-posisi yang sulit diisi karena membutuhkan keahlian khusus.

Umumnya, layanan recruitment agency meliputi:

• Rekrutmen karyawan tetap, membantu  menemukan kandidat untuk posisi jangka panjang atau permanen.
• Pekerja kontrak, melayani kebutuhan kerja jangka pendek, misalnya untuk proyek khusus atau ketika perusahaan butuh tenaga tambahan selama sementara waktu.
• Kontrak ke tetap, membantu mencari kandidat yang berawal sebagai karyawan kontrak dan berpeluang diangkat menjadi karyawan tetap.

Fungsi Recruitment Agency

Recruitment agency menawarkan sejumlah layanan guna membantu perusahaan menemukan kandidat berkualitas, di antaranya:

1. Membuat dan Mengunggah Iklan Lowongan Kerja

Mereka bisa menyusun dan memasang iklan lowongan kerja di platform yang tepat untuk menjangkau kandidat potensial. Iklan disesuaikan dengan posisi dan kualifikasi permintaan.

2. Melakukan Screening CV

Setiap lamaran disaring berdasarkan kesesuaian dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Proses ini mempercepat identifikasi kandidat yang relevan.

3. Shortlist Kandidat Sesuai Kualifikasi

Fungsi recruitment agency berikutnya yaitu melakukan selection dan shortlist kandidat yang benar-benar sesuai kualifikasi.

Namun jangan tertukar apa bedanya recruitment dan selection. Kalau recruitment fokusnya mendapatkan kandidat sebanyak-banyaknya, selection adalah langkah memilih kandidat yang didapat dari hasil rekrutmen. 

4. Melakukan Interview Kandidat

Mereka juga membantu melakukan interview awal untuk tes teknis, psikotes, dan verifikasi latar belakang. Tujuannya memastikan kecocokan secara teknis dan kepribadian.

5. Melakukan Background Check Kandidat

Beberapa recruitment agency akan mengecek latar belakang kandidat untuk memastikan rekam jejak kandidat. Langkah ini penting untuk validasi sebelum proses penawaran kerja.

6. Memberikan Laporan Hasil Interview

Perusahaan tinggal menerima laporan jadi hasil interview berisi penilaian teknis dan kecocokan kandidat. Laporan ini jadi dasar keputusan akhir dari perusahaan.

7. Membantu Negosiasi Gaji

Jika cocok dengan kandidat, recruitment agency membantu negosiasi gaji dan kontrak kerja agar proses perekrutan berjalan lancar dan sesuai ekspektasi kedua pihak.

Apa Perbedaan Recruitment Agency dengan Outsourcing?

Jangan tertukar, recruitment agency berbeda dengan outsourcing. 

Outsourcing adalah sistem alih daya di mana perusahaan mempekerjakan tenaga kerja dari pihak ketiga untuk menjalankan fungsi tertentu, baik secara kontrak atau penuh waktu..

Simak perbedaan keduanya sebagai berikut:

1. Cara Kerja

• Recruitment agency mencari kandidat spesifik untuk posisi yang sulit diisi.
• Outsourcing rekrut kandidat secara massal untuk kebutuhan cepat.

2. Status Karyawan

• Recruitment agency menempatkan karyawan langsung di perusahaan klien.
• Outsourcing karyawan tetap tercatat di perusahaan outsource.

3. Imbalan

• Recruitment agency dibayar sekali oleh perusahaan klien setelah kandidat berhasil ditempatkan.
• Outsourcing dibayar rutin oleh klien karena menyuplai tenaga kerja secara berkelanjutan.

4. Proses

• Recruitment agency memberlakukan seleksi lebih ketat dan fokus pada kualitas.
• Outsourcing proses cepat, lebih fokus pada jumlah.

5. Fokus

• Recruitment agency fokus pada posisi spesialis dan manajerial.
• Outsourcing fokus pada posisi teknis, administratif, atau massal.

6. Jenis Posisi

• Recruitment agency cocok untuk posisi senior atau niche.
• Outsourcing ideal untuk posisi entry-level dan kontrak jangka pendek.

Manfaat Menggunakan Recruitment Agency 

Bagi perusahaan, menggunakan recruitment agency dapat meringankan tugas HR dalam mencari kandidat yang tepat. Mari ketahui manfaat lebih lengkapnya berikut:

1. Menghemat Waktu & Meringankan Beban HR

Recruitment agency akan mengurus rekrutmen dari awal sampai akhir, sehingga mempercepat proses pencarian kandidat. Tim HR pun bisa fokus ke tugas strategis lainnya.

2. Akses ke Kandidat Berkualitas

Database agensi berisi kandidat terverifikasi dan relevan. Cocok untuk posisi yang butuh kualifikasi khusus.

3. Membantu Perusahaan yang Belum Terkenal

Agensi bantu jembatani perusahaan dengan kandidat meski perusahaan belum dikenal kuat. Proses tetap terlihat profesional.

4. Mengisi Posisi Sulit atau Spesialis

Agensi ahli mengisi posisi yang sulit terisi, misalnya posisi teknis, manajerial, atau posisi dengan kualifikasi langka. Mereka tahu di mana harus mencari kandidatnya.

5. Mengurangi Risiko Salah Rekrut

Seleksi lebih akurat karena mereka punya pengalaman lebih lama serta dukungan tools profesional, sehingga risiko turnover jadi lebih kecil.

Rekomendasi Recruitment Agency 

Tertarik menggunakan recruitment agency? Di bawah ini ada rekomendasi terbaik yang bisa jadi pilihan Anda:

1. Robert Walters Indonesia

Agensi skala global dengan pengalaman dan kredibilitas terpercaya. Agensi ini fokus pada perekrutan di industri keuangan dan hukum. Cocok untuk perusahaan yang butuh kandidat berpengalaman di bidang tersebut.

Fitur Unggulan

• Spesialisasi di sektor keuangan, hukum, dan perbankan
• Jaringan kandidat lokal dan internasional
• Akses self-service untuk menjangkau kandidat secara mandiri

2. JAC Recruitment Indonesia

Agensi ini didirikan di Jepang dan beroperasi di Indonesia sejak 2002. Layanannya termasuk layanan rekrutmen tenaga kerja lokal untuk berbagai industri. Tersedia juga layanan konseling bagi perusahaan dan kandidat.

Fitur Unggulan

• Spesialisasi di sektor logistik, kesehatan, dan perbankan
• Konseling HR untuk perusahaan
• Kredibilitas terbukti di pasar Asia

3. PersolKelly 

Agensi dari Singapura yang melayani rekrutmen untuk tenaga permanen dan kontrak untuk berbagai sektor. Juga menawarkan layanan tambahan di luar perekrutan seperti payroll dan konsultasi HR.

Fitur Unggulan

• Spesialisasi di FMCG, IT, engineering, dan perbankan
• Rekrutmen untuk posisi tetap dan proyek kontrak
• Dukungan layanan HR seperti payroll

4. Michael Page Indonesia

Bagian dari grup rekrutmen global PageGroup, Michael Page dikenal dengan pendekatan berbasis data dalam proses pencarian kandidat. Cocok untuk rekrutmen manajerial dan posisi strategis.

Fitur Unggulan

• Proses talent-match berbasis data
• Jaringan kandidat global
• Spesialisasi rekrutmen posisi eksekutif 

5. MONROE Consulting Group

Agensi regional yang beroperasi di lima negara ASEAN, termasuk Indonesia, dengan fokus industri yang luas. Menyediakan layanan outplacement bagi perusahaan yang ingin melakukan layoff dengan pendekatan humanis.

Fitur Unggulan

• Fokus di sektor teknologi, FMCG, kesehatan, dan manufaktur
• Jangkauan operasional di Asia Tenggara
• Program outplacement

Tips Memilih Recruitment Agency 

Bingung mau pilih yang mana? Gunakan tips-tips berikut untuk menentukan recruitment agency terbaik yang bisa memenuhi kebutuhan perusahaan:

1. Harga

Pastikan struktur biaya transparan dan sesuai dengan anggaran perusahaan. Beberapa agensi menawarkan model pembayaran secara kontingensi (bayar setelah cocok) atau retainer (DP di awal).

2. Spesialisasi Bidang

Pilih agensi yang spesialisasinya sesuai dengan industri perusahaan. Mereka cenderung lebih paham skill, kultur, dan ekspektasi peran. Hasilnya, kandidat lebih relevan dan proses lebih cepat.

3. Riset Database Kandidat

Pilih agensi dengan database luas dan metode sourcing aktif, bukan sekadar pasang iklan. Mereka harus bisa jangkau kandidat pasif dan berikan data pasar.

4. Kecepatan Rekrutmen

Agensi andal bisa isi posisi lebih cepat tanpa korbankan kualitas. Hal ini karena mereka punya strategi dan  tools digital yang relevan.

5. Kelancaran Komunikasi

Pilih agensi yang responsif, rutin update progres, dan terbuka soal proses. Komunikasi lancar membuat rekrutmen lebih cepat dan minim risiko miskomunikasi.

6. Kredibilitas Agensi

Cek portofolio, testimoni klien, dan legalitas usaha agensi. Kredibilitas tinggi menunjukkan bahwa mereka serius, profesional, dan bisa dipercaya jangka panjang.

Rekrut Kandidat Berkualitas Mudah tanpa Agency pakai KantorKu HRIS

Tahukah Anda bahwa ada cara rekrut kandidat yang efisien tanpa bayar mahal recruitment agency? Solusinya buat sistem rekrutmen sendiri pakai KantorKu HRIS!

Aplikasi ini sudah didukung dengan fitur bermanfaat agar rekrutmen lebih ringkas dan cepat menemukan kandidat top match.

Bagaimana KantorKu membantu rekrutmen?

• Loker otomatis tayang di LinkedIn dan Google Job Posting
• Sistem ATS untuk menyaring CV berdasarkan kata kunci
• Sistem peringkat AI untuk menampilkan kandidat paling cocok 
• Filter komprehensif berdasarkan universitas, jurusan, ekspektasi gaji, dll
• Satu dashboard untuk kirim tes teknis, penjadwalan wawancara hingga offering

Kalau sudah ada KantorKu yang serba terintegrasi, Anda tidak perlu lagi menggunakan recruitment agency.

Dengan sistem rekrutmen ini, Anda bisa mengakses talent pool yang lebih luas sehingga peluang menemukan kandidat berkualitas lebih besar!

Mau coba secara gratis? Bisa dengan book demo gratis dulu melalui WhatsApp dan nikmati rekrutmen yang lebih ringkas dan efisien.

Butuh Rekrut Kandidat Berkualitas Gratis?