10 Contoh Surat Kuasa Pengambilan Gaji Resign hingga Pensiun (+Template Gratis)

Surat kuasa pengambilan gaji sering digunakan ketika karyawan tidak bisa mengambil gaji secara langsung. Dokumen ini memberi wewenang kepada pihak lain untuk mengambil gaji atas nama karyawan.

Bagi Anda seorang HR atau pemilik bisnis, menerima dan memverifikasi surat kuasa ini tentu memerlukan ketelitian. Terlebih lagi, jika tidak ditangani dengan benar, proses pengambilan gaji bisa menjadi rumit dan rawan kesalahan administrasi.

Untuk itu, memahami struktur dan komponen surat kuasa pengambilan gaji penting agar proses penggajian tetap lancar dan terdokumentasi dengan baik.

Artikel ini akan membahas panduan lengkapnya, termasuk contoh yang dapat dijadikan referensi. Yuk, simak!

Apa Itu Surat Kuasa Pengambilan Gaji?

Surat kuasa pengambilan gaji adalah dokumen resmi yang dibuat oleh karyawan untuk memberi wewenang kepada pihak lain untuk mengambil gaji atas nama mereka.

Dokumen ini biasanya diperlukan ketika karyawan tidak bisa hadir langsung di kantor atau bank, misalnya karena sedang cuti, dinas luar kota, resign, atau memasuki masa pensiun.

Bagi HR atau perusahaan, surat ini berfungsi sebagai bukti legal yang sah, sehingga proses pengambilan gaji dapat dilakukan dengan aman dan risiko kesalahan atau penyalahgunaan dapat diminimalkan.

Secara hukum, dasar pemberian kuasa ini di antaranya:

• KUHPerdata Pasal 1792: Mengatur sahnya pemberian kuasa khusus kepada orang lain untuk bertindak atas nama pemberi kuasa.
• KUHPerdata Pasal 1795: Mengatur tentang Kuasa Khusus, yaitu kuasa yang diberikan hanya untuk satu atau beberapa kepentingan tertentu, seperti pengambilan gaji.
• PP No. 36 Tahun 2021 Pasal 53: Menetapkan bahwa upah dapat dibayarkan kepada pihak ketiga berdasarkan surat kuasa dari pekerja atau buruh yang bersangkutan.

Dengan memahami pengertian dan dasar hukum surat kuasa pengambilan gaji, Anda dapat memastikan seluruh proses administrasi gaji berjalan sesuai prosedur dan sah secara hukum.

Struktur Surat Kuasa Pengambilan Gaji

Struktur surat kuasa pengambilan gaji mengatur alur dokumen dari atas ke bawah agar terlihat profesional dan mudah dipahami.

Berikut kerangka penulisan surat kuasa pengambilan gaji:

1. Kepala Surat

Bagian atas surat biasanya berisi judul surat seperti “SURAT KUASA PENGAMBILAN GAJI” dan, bila diperlukan, nomor surat untuk instansi atau perusahaan resmi. Kepala surat memberikan kesan formal dan memudahkan identifikasi dokumen.

Contoh:

2. Pembuka

Pembuka berisi kalimat yang menyatakan tujuan pemberian kuasa dan informasi waktu pembuatan surat. Bagian ini membantu HR memahami konteks surat, termasuk alasan kuasa diberikan dan periode gaji yang dimaksud.

Contoh:

3. Batang Tubuh (Isi)

Batang tubuh merupakan bagian utama surat yang menjabarkan:

• Siapa yang memberi kuasa (identitas pemberi kuasa)
• Siapa yang menerima kuasa (identitas penerima kuasa)
• Detail hak yang dikuasakan, misal nominal gaji, periode, dan tempat pengambilan

Bagian ini memastikan HR dan pihak ketiga memahami lingkup kuasa dengan jelas.

Contoh:

4. Penutup

Penutup berisi pernyataan tanggung jawab dari pemberi kuasa, lokasi dan tanggal pembuatan surat, serta, jika ada, tanggal berakhirnya kuasa. Bagian ini penting agar surat memiliki kekuatan hukum dan dokumentasi yang jelas.

Contoh:

Baca Juga: Prosedur Sistem Penggajian Karyawan, Cek Aturan & Potongannya!

Komponen dalam Surat Kuasa Pengambilan Gaji

Selain mengetahui struktur surat, Anda juga perlu memahami komponen utama yang harus ada dalam setiap surat kuasa pengambilan gaji. Komponen ini memastikan surat lengkap, jelas, dan sah secara hukum, sehingga proses verifikasi dan pengambilan gaji berjalan lancar.

Berikut penjelasan masing-masing komponennya:

1. Judul Surat

Judul surat sebaiknya ditulis di bagian tengah atas dengan huruf kapital dan tebal agar langsung terlihat jelas dan mudah dikenali saat HR memverifikasi dokumen.

Contoh:

SURAT KUASA PENGAMBILAN GAJI

2. Identitas Pemberi Kuasa

Bagian ini memuat data diri lengkap karyawan yang memberikan kuasa, sehingga HR dapat memverifikasi identitas dengan mudah dan memastikan surat berasal dari pihak yang sah.

Komponen yang biasanya dicantumkan antara lain:

• Nama lengkap
• Tempat, tanggal lahir
• Alamat sesuai KTP
• Nomor identitas (NIK/SIM)
• Jabatan atau departemen di perusahaan

Contoh:

Nama : Budi Santoso

Tempat/Tanggal Lahir : Jakarta, 12 Januari 1990

Alamat : Jl. Merdeka No. 10, Jakarta

NIK : 3174XXXXXXXXXXXX

Jabatan : Staff Administrasi

3. Identitas Penerima Kuasa

Bagian ini mencantumkan data pihak yang diberi wewenang mengambil gaji. Detailnya sama seperti identitas pemberi kuasa, agar HR dapat memastikan pihak yang mengambil gaji sah.

Contoh:

Nama : Rina Wijaya

Tempat/Tanggal Lahir : Bandung, 5 Mei 1992

Alamat : Jl. Sudirman No. 20, Bandung

NIK : 3275XXXXXXXXXXXX

Hubungan : Saudara

4. Isi Surat atau Hal yang Dikuasakan

Komponen ini berisi pernyataan tegas mengenai wewenang yang diberikan, termasuk nominal gaji, periode gaji, dan tempat pengambilan (perusahaan atau bank). Bagian ini memastikan HR dan pihak ketiga memahami lingkup kuasa dengan jelas.

Contoh:

Dengan surat ini, saya memberi kuasa kepada Rina Wijaya untuk mengambil gaji saya bulan Februari 2026 sebesar Rp5.000.000 di PT ABC.

5. Pernyataan Penutup & Tanggung Jawab

Bagian ini menegaskan bahwa surat dibuat secara sadar oleh karyawan, dan segala konsekuensi hukum menjadi tanggung jawab pemberi kuasa. HR harus memastikan bagian ini ada untuk validitas hukum.

Contoh:

Demikian surat kuasa ini dibuat dengan sebenar-benarnya. Segala tindakan yang dilakukan oleh penerima kuasa berdasarkan surat ini menjadi tanggung jawab saya sepenuhnya.

6. Tanggal dan Tempat Pembuatan

Mencantumkan kapan dan di mana surat dibuat agar dokumen memiliki kejelasan waktu dan konteks, mempermudah HR saat melakukan arsip atau audit internal.

Contoh:

Jakarta, 4 Maret 2026

7. Tanda Tangan & Materai

Tanda tangan pemberi kuasa biasanya dibubuhkan di atas materai Rp10.000 agar memiliki kekuatan hukum sah. Penerima kuasa juga menandatangani sebagai bukti penerimaan wewenang.

Contoh:

Pemberi Kuasa                       Penerima Kuasa

Materai Rp10.000                    

Budi Santoso                         Rina Wijaya

Baca Juga: 25 Contoh Slip Gaji untuk Karyawan, PNS, Magang [Bisa Copas]

Cara Membuat Surat Kuasa Pengambilan Gaji

Lantas, bagaimana cara membuat surat kuasa pengambilan gaji yang sah dan profesional? Pada dasarnya, surat ini dapat dibuat dengan beberapa metode, tergantung kebutuhan dan kondisi karyawan, antara lain:

1. Menulis Surat Secara Manual (Tulis Tangan)

Karyawan dapat membuat surat kuasa dengan menulis langsung di atas kertas HVS atau folio bergaris.

Pastikan semua komponen penting tercantum, mulai dari identitas pemberi dan penerima kuasa, nominal gaji, periode, tempat pengambilan, pernyataan tanggung jawab, serta tanda tangan dan materai.

Kelebihan:

• Cepat dibuat dan fleksibel untuk kondisi mendesak, misal karyawan sedang resign atau pensiun.
• Cocok untuk surat kuasa pengambilan gaji tulis tangan yang legal.

Kekurangan:

• Perlu pengecekan HR lebih teliti untuk menghindari kesalahan penulisan.
• Kurang ideal untuk arsip digital atau distribusi massal.

2. Menggunakan Template Word atau PDF

Karyawan juga bisa membuat surat kuasa menggunakan template digital (Word/PDF) yang sudah tersedia. Template ini biasanya sudah memiliki struktur dan format baku, sehingga tinggal diisi data karyawan dan disesuaikan periode gaji.

Kelebihan:

• Tampilan profesional dan mudah dibaca HR.
• Mudah diarsipkan dan dibagikan secara digital.

Kekurangan:

• Memerlukan perangkat komputer dan software pengolah dokumen.
• Jika tidak diperiksa, ada risiko data salah masuk atau tidak sesuai format resmi perusahaan.

10 Contoh Surat Kuasa Pengambilan Gaji

Setelah mengetahui cara membuat surat kuasa pengambilan gaji, mari melihat contoh-contoh surat kuasa untuk berbagai kebutuhan. Dengan referensi ini, Anda dapat lebih mudah memverifikasi dokumen karyawan dan memastikan format surat sesuai standar.

1. Surat Kuasa Pengambilan Gaji karena Resign

Surat ini digunakan oleh karyawan yang telah mengakhiri hubungan kerja untuk mengambil gaji terakhir atau hak-hak yang masih tersisa. Dokumen ini memastikan HR dapat menyerahkan pembayaran tanpa risiko kesalahan.

Contoh:

2. Surat Kuasa Pengambilan Gaji Tulis Tangan

Contoh surat ini merupakan versi manual yang ditulis langsung oleh pemberi kuasa. Masih sah secara hukum, asalkan memuat semua komponen penting seperti identitas pemberi dan penerima, nominal gaji, periode, serta tanda tangan di atas materai.

Contoh:

3. Surat Kuasa Pengambilan Gaji Karyawan Pabrik

Biasanya digunakan di lingkungan pabrik atau industri dengan format sederhana tapi tetap lengkap. Surat ini memudahkan HR lapangan untuk memproses pembayaran gaji secara efisien.

Contoh:

4. Surat Kuasa Pengambilan Gaji Pensiun

Diperuntukkan bagi karyawan yang telah memasuki masa pensiun dan ingin menyerahkan wewenang pengambilan gaji atau pensiun ke pihak lain, seperti anggota keluarga.

Contoh:

5. Surat Kuasa Pengambilan Gaji di PT

Surat ini merupakan versi formal yang digunakan di perusahaan berbadan hukum, sesuai prosedur internal perusahaan, agar HR dapat memproses pengambilan gaji dengan dokumen legal dan terdokumentasi.

Contoh:

6. Surat Kuasa Pengambilan Gaji Gantungan

Dokumen kuasa ini formatnya singkat dan biasanya ditempel pada amplop gaji atau kartu identitas, agar HR dapat dengan cepat memverifikasi dan menyerahkan gaji. Biasanya digunakan untuk karyawan lapangan atau shift.

Contoh:

7. Surat Kuasa Pengambilan Gaji Bulanan Reguler

Digunakan oleh karyawan yang ingin memberi kuasa untuk pengambilan gaji rutin bulanan, biasanya untuk karyawan lapangan atau shift yang tidak bisa datang ke kantor setiap bulan.

Contoh:

8. Surat Kuasa Pengambilan Gaji Pensiun Taspen

Contoh ini digunakan untuk karyawan pensiun yang menerima gaji atau pensiun melalui Taspen, memberi wewenang kepada pihak lain mengambil pembayaran. Umumnya menyesuaikan format dan persyaratan resmi Taspen.

Contoh:

9. Surat Kuasa Pengambilan Gaji PDF

Format digital yang dapat diunggah atau dikirim via email, memudahkan HR memproses pengambilan gaji tanpa dokumen fisik. Pastikan dokumen dilengkapi tanda tangan digital atau scan materai.

Contoh:

10. Surat Kuasa Pengambilan Gaji Word

Format yang bisa diedit dan disesuaikan sesuai kebutuhan perusahaan. Cocok untuk arsip digital dan memudahkan HR melakukan penyesuaian minor sebelum dicetak.

Contoh:

Download Surat Kuasa Pengambilan Gaji

Menyediakan surat kuasa pengambilan gaji yang rapi dan profesional sangat penting bagi HR agar proses penggajian tetap lancar dan terdokumentasi dengan baik.

Jika Anda tidak ingin membuatnya dari awal, menggunakan template surat kuasa siap pakai bisa menjadi solusi praktis.

Template ini dapat Anda bagikan kepada karyawan untuk diisi. Dengan begitu, HR dapat menerima dokumen yang lengkap dan mudah diverifikasi.

Dapatkan template contoh surat kuasa pengambilan gaji gratis dalam format PDF dan Word lengkap dengan mengisi form di bawah ini!

Urusan Gaji Masih Butuh Surat Kuasa? Percayakan Saja Payroll dengan KantorKu HRIS!

Mengurus pengambilan gaji dengan surat kuasa satu per satu tidak hanya memakan waktu, tetapi juga berisiko terjadi kesalahan administrasi dan keterlambatan pembayaran.

Kini, Anda tidak perlu lagi repot dengan cara lama tersebut. Dengan software payroll dari KantorKu HRIS, seluruh proses penggajian bisa dilakukan secara cepat, real-time, dan transparan kepada karyawan.

Bagaimana KantorKu HRIS Membantu Anda?

• Mengelola payroll karyawan secara otomatis tanpa perlu surat kuasa manual.
• Menghitung gaji, potongan PPh 21, dan BPJS sesuai regulasi dengan akurat.
• Membuat slip gaji digital lengkap dengan rincian komponen gaji yang langsung dikirim ke karyawan.
• Memudahkan HR memantau status penggajian secara real-time melalui aplikasi HRIS.

Dengan sistem yang praktis ini, Anda dapat menghemat waktu operasional, meminimalkan risiko kesalahan, dan fokus pada strategi pengembangan SDM yang lebih strategis untuk perusahaan.

Ingin kelola payroll sekaligus membuat slip gaji otomatis tanpa ribet? Book demo gratis sekarang dan rasakan kemudahan mengelola gaji karyawan dengan KantorKu HRIS!

Referensi

Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan

Kitab Undang-Undang Hukum Perdata