Cara dan Template Menolak Kandidat dengan Baik dan Sopan!

Sebagai seorang HRD, memberikan kabar penolakan kepada kandidat tentu bukanlah tugas yang mudah. Namun, mengomunikasikan hasil rekrutmen secara terbuka dan profesional adalah bagian dari etika kerja yang baik. 

Salah satu cara yang paling efektif adalah dengan mengirimkan email penolakan kandidat secara sopan dan jelas.

Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai alasan mengapa penting untuk menyampaikan penolakan, bagaimana melakukannya dengan etis, serta menyediakan template penolakan baik melalui email maupun WhatsApp. 

Dengan begitu, proses rekrutmen tidak hanya menguntungkan perusahaan, tetapi juga menjaga reputasi HR Anda di mata kandidat.

Baca Juga: 15 Cara Merekrut Karyawan yang Efektif dan Berkualitas

Kenapa HRD Harus Mengirimkan Penolakan ke Kandidat?

Menyampaikan penolakan kepada kandidat bukan hanya soal formalitas, melainkan merupakan bentuk penghargaan atas waktu dan usaha yang telah mereka berikan. 

Seorang kandidat yang mengikuti proses rekrutmen biasanya menginvestasikan waktu, persiapan mental, dan bahkan biaya transportasi demi satu kesempatan.

Jika Anda tidak memberikan kepastian, kandidat akan terus menunggu dan merasa tidak dihargai. Ini dapat merusak citra perusahaan, terutama jika mereka membagikan pengalaman negatif tersebut di media sosial atau platform pencari kerja. 

Mengirimkan email penolakan merupakan bentuk komunikasi profesional yang mencerminkan etika kerja yang baik.

Selain itu, menyampaikan penolakan membantu membangun talent pool jangka panjang. Kandidat yang ditolak hari ini mungkin menjadi calon kuat di masa depan. Cara Anda menolak akan mempengaruhi apakah mereka bersedia melamar kembali suatu saat nanti.

Etika Menolak Kandidat yang Baik

Menolak kandidat sebaiknya dilakukan dengan cara yang tetap menjaga martabat dan perasaan mereka. Berikut beberapa etika penting yang perlu Anda perhatikan:

1. Sampaikan dengan Empati dan Rasa Hormat

Gunakan bahasa yang sopan dan empatik saat menyampaikan kabar penolakan. Hindari nada kasar, terlalu kaku, atau menyudutkan. Anda tidak perlu menjelaskan secara mendetail, cukup sampaikan bahwa kandidat belum sesuai dengan kebutuhan posisi yang dilamar.

2. Jangan Menunda Terlalu Lama

Usahakan untuk memberikan keputusan dalam waktu maksimal dua minggu setelah proses seleksi selesai. Penundaan hanya akan menimbulkan ketidakpastian dan kesan negatif terhadap profesionalitas tim HR dan perusahaan secara keseluruhan.

3. Gunakan Sentuhan Personal

Jika memungkinkan, sebutkan nama kandidat dan posisi yang dilamar dalam pesan penolakan. Ini menunjukkan bahwa Anda benar-benar mempertimbangkan mereka dan tidak sekadar mengirimkan template generik yang dikirim massal.

Komponen yang Harus Ada dalam Email Penolakan Kandidat

Agar email penolakan tetap terasa profesional, sopan, dan membangun kesan positif terhadap perusahaan Anda, berikut beberapa komponen penting yang perlu disertakan:

1. Ucapan Terima Kasih

Mulailah email dengan mengucapkan terima kasih atas partisipasi kandidat dalam proses seleksi. Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu, usaha, dan minat mereka terhadap perusahaan.

2. Penyampaian Keputusan dengan Bahasa yang Lembut

Sampaikan bahwa kandidat belum berhasil lolos pada tahap rekrutmen kali ini. Gunakan kalimat yang netral dan tidak menyudutkan, seperti “belum sesuai dengan kebutuhan kami saat ini” atau “kami memilih kandidat lain yang lebih sesuai.”

3. Ajakan untuk Tetap Terhubung

Jika memungkinkan, tawarkan untuk menyimpan CV mereka untuk kebutuhan di masa depan. Anda juga bisa menyampaikan apresiasi terhadap kualitas atau pengalaman kandidat yang menonjol agar mereka tetap merasa dihargai dan terbuka terhadap kesempatan berikutnya.

Baca Juga: Apa itu Job Posting: Pengertian, Tips, dan Contoh

Contoh Template Menolak Kandidat (Email dan WhatsApp)

Berikut ini adalah beberapa contoh template penolakan kandidat yang dapat Anda gunakan dalam email maupun pesan WhatsApp:

Template Email Penolakan Kandidat

Subjek: Terima Kasih atas Partisipasi Anda – [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]

Halo [Nama Kandidat],

Terima kasih atas ketertarikan Anda melamar posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan], serta telah mengikuti proses rekrutmen yang kami jalankan.

Setelah mempertimbangkan seluruh kandidat yang masuk, dengan berat hati kami informasikan bahwa Anda belum berhasil lolos pada tahap ini. Meski demikian, kami sangat menghargai waktu dan usaha yang telah Anda berikan selama proses seleksi.

Kami akan menyimpan data Anda dalam database kami untuk peluang di masa depan. Semoga Anda segera mendapatkan kesempatan yang terbaik di karier Anda berikutnya.

Hormat kami,
[Nama HRD]
[Posisi] – [Nama Perusahaan]

Template WhatsApp Penolakan Kandidat

Selamat [Pagi/Siang/Malam]  [Nama Kandidat], Terima kasih sudah mengikuti proses rekrutmen di [Nama Perusahaan] untuk posisi [Nama Posisi].

Mohon maaf, saat ini kami telah memilih kandidat lain yang lebih sesuai dengan kebutuhan posisi tersebut. Namun kami sangat menghargai partisipasi Anda.

Semoga sukses selalu dalam perjalanan karier Anda ke depan!

Terima kasih,

[Nama HRD] – [Nama Perusahaan]

Template tersebut dapat Anda sesuaikan dengan gaya komunikasi perusahaan Anda. Yang terpenting adalah menjaga nada yang sopan, jelas, dan menghargai usaha kandidat.

Bagaimana Jika Kandidat Minta Feedback?

Tidak jarang setelah menerima penolakan, kandidat menghubungi kembali dan meminta umpan balik (feedback). Dalam situasi seperti ini, Anda perlu mempertimbangkan kebijakan perusahaan dan kapasitas Anda dalam memberikan feedback yang membangun namun tetap objektif.

Jika perusahaan Anda mengizinkan memberikan feedback, sampaikan dengan singkat dan fokus pada area pengembangan umum seperti kemampuan teknis, pengalaman, atau komunikasi. Hindari menyebutkan kelemahan personal yang dapat melukai perasaan kandidat.

Namun, bila perusahaan tidak memiliki kebijakan untuk memberikan feedback individual, sampaikan secara sopan bahwa Anda belum dapat menyampaikan evaluasi secara detail, tetapi tetap mendorong kandidat untuk terus belajar dan berkembang. Transparansi dan empati tetap menjadi kunci utama.

Raih Kandidat Terbaik Bersama Dealls!

Menolak kandidat memang bukan bagian yang paling menyenangkan dari pekerjaan HR, namun menyampaikan keputusan secara sopan adalah bagian penting dari proses rekrutmen yang profesional. 

Dengan menyusun email penolakan yang baik, Anda bisa menjaga reputasi perusahaan dan memperkuat relasi dengan talenta potensial.

Dengan Dealls, Anda dapat pasang lowongan kerja secara gratis, melakukan screening CV otomatis berbasis AI, hingga mengirimkan email dan tes secara otomatis hanya dalam satu platform.

Didukung oleh YC Combinator, Harvard University, dan Hummingbird, Dealls menawarkan sistem yang terintegrasi penuh, mulai dari portal loker, ATS, hingga HRIS.

Beberapa fitur unggulan yang bisa Anda nikmati diantaranya:

• Unlimited posting lowongan kerja ke LinkedIn
• Laporan analisis rekrutmen yang lengkap
• Fitur filtering lanjutan dan talent search tanpa batas
• Pengelolaan HR lebih efisien dalam satu dashboard 

Selain itu, kelola seluruh administrasi karyawan Anda dengan mudah menggunakan sistem software HRIS  KantorKu. Dengan fitur manajemen cuti, absensi, payroll, hingga performance appraisal, pekerjaan HR jadi lebih efisien dan terstruktur.

Coba pasang loker gratis sekarang di Dealls dan optimalkan pengelolaan tim Anda dengan solusi HRIS terbaik!