10 Alasan Kenapa Perusahaan Membutuhkan HR Software

Alasan kenapa perusahaan membutuhkan HR software? Singkat saja, tugas HR bukan hanya wawancara calon karyawan. Kenyataannya ada segunung pekerjaan administrasi yang harus HR urus setiap hari. 

Misalnya, mengelola absensi, penggajian, cuti, hingga penilaian kinerja. Masing-masing memakan waktu yang tidak sebentar. Kalau hanya fokus ke administrasi, pengembangan SDM jadi terlupakan. 

Namun dengan adanya software HR, tugas-tugas administrasi bisa lebih ringan. Mari simak apa saja perubahan yang akan Anda rasakan!

Alasan Kenapa Perusahaan Membutuhkan HR Software

Sebagai HR, Anda pasti pernah merasakan lelah akibat tugas administrasi yang tidak ada ujungnya. Seringkali itu adalah tugas-tugas repetitif yang sebetulnya bisa diotomatisasi.

Supaya tugas bisa selesai dengan efisien dan akurat, perusahaan perlu menggunakan HR software atau HRIS. Bagi yang masih ragu, coba pahami pentingnya aplikasi ini untuk perusahaan:

1. Monitor Waktu Karyawan Datang dan Pulang 

Mengelola perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak tentu tidak mudah. Kalau tidak menggunakan HR software, sulit untuk memantau waktu datang dan pulang para karyawan.

Sebaliknya, kalau tidak dipantau, sangat mungkin ada karyawan telat yang lolos tanpa terdeteksi. Kalau dibiarkan, hal ini bisa menurunkan produktivitas dan mengganggu alur kerja tim. 

Dengan HRIS, karyawan harus absen secara digital, dan waktunya langsung tercatat saat mereka datang dan pulang. Sistem ini lebih aman dari praktik “titip absen” karena harus dilakukan dari perangkat masing-masing.

Selain itu, absensi digital juga dilengkapi dengan sistem GPS dan foto selfie yang meningkatkan akurasi data. 

2. Menghitung Gaji secara Otomatis

Menghitung gaji bukan sekadar mengalikan jam kerja dengan tarif per jam. Prosesnya lebih rumit, karena HR harus memastikan data absensi, lembur, cuti, pajak, BPJS, tunjangan, hingga potongan terintegrasi dengan benar. 

Kalau ada satu saja data yang tidak sinkron, gaji bisa salah hitung. Namun urusan payroll bisa jadi otomatis dengan HR software.

Semua data tadi akan terhubung dalam satu dashboard. Tidak perlu lagi pindah-pindah spreadsheet. Selain itu, perhitungan pajak PPh 21, BPJS, tunjangan tetap, maupun tidak tetap juga dihitung otomatis sesuai regulasi terbaru. 

Dengan begitu, proses yang biasanya memakan waktu berhari-hari bisa selesai 95% lebih cepat, gaji dibayar tepat waktu, dan slip gaji terkirim serentak.

Baca Juga: 10 Cara Menghitung Gaji Bersih Karyawan Tetap hingga Harian [+ Gratis Template]

3. Mempercepat Proses Onboarding

Onboarding bisa cukup memakan waktu karena HR harus mengurus banyak dokumen, menyiapkan sesi orientasi, hingga berkoordinasi dengan banyak departemen. 

HR software bisa membantu mempercepat proses ini karena sebagian tugas bisa diotomatisasi. Misalnya modul onboarding dapat dibuat jadi digital, struktur organisasi tersedia secara online, hingga pengumpulan data pribadi melalui formulir daring.

Ini alasan kenapa perusahaan membutuhkan HR software, tanpanya karyawan bisa butuh waktu lebih lama untuk beradaptasi di lingkungan baru.

4. Proses Pengajuan Cuti Lebih Ringkas

Mengurus cuti karyawan juga sering kali memakan waktu dan tenaga. Namun dengan HR software, proses pengajuan cuti jauh lebih praktis.

Tidak perlu menggunakan formulir kertas yang rentan hilang seperti proses manual. Karyawan bisa langsung mengajukan melalui ponsel mereka, dan atasan tinggal memilih untuk menyetujui atau menolak hanya dengan beberapa klik.

Karyawan pun tidak perlu bolak-balik untuk konfirmasi status cuti, karena status pengajuan cuti bisa mereka pantau secara real-time.

5. Mudah Mengatur Jadwal dan Shift Karyawan

Bagi HR perusahaan dengan jumlah karyawan sedikit mungkin masih bisa menanganinya secara manual.

Beda cerita jika perusahaan memiliki banyak karyawan. Tentu sulit untuk mengatur jadwal kerja kalau masih manual. Bisa memakan waktu, dan rentan terjadi miskomunikasi, terutama jika ada sistem shifting yang sering berubah.

Dengan HR software, perusahaan dapat membuat berbagai opsi jadwal dan shift sekaligus, lalu langsung menetapkannya ke karyawan hanya dalam beberapa klik. 

Jadwal otomatis tersimpan di sistem dan dapat diakses langsung melalui ponsel masing-masing karyawan, sehingga mereka selalu mendapatkan informasi terkini tanpa harus menunggu pemberitahuan manual.

6. Menyimpan Data Karyawan dengan Aman

[foto filter database karyawan]

Data karyawan adalah aset perusahaan yang wajib disimpan dengan rapi dan aman. Jika masih menggunakan dokumen fisik, risiko hilang atau rusak sangat tinggi. 

Selain itu, ketika butuh informasi cepat, harus mencari satu per satu di tumpukan kertas yang memakan waktu.

Dengan HR software, semua data karyawan tersimpan secara digital. Sistem memungkinkan pencarian data berdasarkan filter, seperti filter domisili, umur, departemen, universitas, dan lainnya. 

Ini memudahkan HR untuk menemukan informasi yang dibutuhkan dalam hitungan detik tanpa repot. Selain itu, menyimpan data secara digital juga membantu menjaga kerahasiaan data karyawan.

7. Mengurangi Human Error

Mengapa HRIS penting dalam perusahaan? Salah satu alasannya adalah untuk meminimalkan human error dalam tugas-tugas yang memerlukan konsentrasi tinggi, seperti perhitungan payroll, lembur, input data karyawan, hingga manajemen rekrutmen.

Bayangkan jika proses ini dilakukan secara manual, apalagi ketika beban kerja sedang banyak, risiko human error bisa terjadi. 

Akibatnya jumlah gaji tidak sesuai hingga kesalahan potongan pajak atau tunjangan.

Namun kalau menggunakan HR software, proses yang membutuhkan ketelitian tinggi seperti perhitungan gaji dapat dilakukan secara otomatis dan akurat. 

8. Pengumuman untuk Semua Karyawan Tinggal Sekali Kirim

[kasih foto beranda pengumuman kantorku]

Alasan kenapa perusahaan membutuhkan HR software berikutnya adalah untuk memastikan informasi penting tersampaikan ke seluruh karyawan.

Ini bisa menjadi tantangan bagi perusahaan besar, karena tidak bisa hanya mengandalkan komunikasi via group chat. 

Pesan pengumuman mudah tertimbun oleh chat-chat lain yang terus berdatangan, membuat karyawan merasa kewalahan dengan banyaknya notifikasi dan akhirnya melewatkan informasi penting yang ingin disampaikan.

Jika menggunakan HR software, perusahaan bisa memanfaatkan kolom pengumuman khusus yang akan tampil di beranda aplikasi absensi. Setiap kali karyawan akan mengisi absensi, mereka otomatis melihat pengumuman terbaru.

9. Mudah Memantau Kinerja Karyawan

Kenapa perusahaan membutuhkan HR software? Dengan HR software, proses pemantauan kinerja jadi jauh lebih mudah dan objektif. HR tidak perlu memantau kinerja karyawan satu per satu.

Ada fitur seperti OKR (Objectives and Key Results) dan KPI (Key Performance Indicators) yang dapat dilihat secara real-time melalui dashboard.

Melalui data tersebut, HR dan manajer bisa menilai performa karyawan secara objektif, mengidentifikasi siapa yang berkontribusi optimal dan siapa yang perlu mendapatkan perhatian atau pengembangan lebih lanjut.

Baca Juga: Contoh Penilaian Kinerja Karyawan serta Indikator & Metodenya [+Template!]

10. Membantu Mengambil Keputusan Berdasarkan Data

HR software akan mencatat segala aktivitas dan performa karyawan secara otomatis, termasuk performa kerja, pola absensi, tingkat kehadiran, hingga catatan cuti.

Data yang lengkap dan valid ini memberikan gambaran menyeluruh tentang kondisi karyawan secara objektif. 

Dengan data ini, perusahaan bisa mengidentifikasi karyawan yang sering terlambat atau absen tanpa alasan jelas, sehingga dapat segera mengambil tindakan seperti pembinaan atau peringatan.

Sebaliknya, karyawan yang menunjukkan kontribusi tinggi dan mencapai target dengan konsisten bisa diberikan penghargaan atau kesempatan pengembangan karier lebih lanjut.

Mau Pakai HR Software, tapi Terhalang Harga? Coba Pakai HRIS KantorKu!

Sebetulnya, banyak HR yang sudah tau alasan kenapa perusahaan membutuhkan HR software. Masalahnya, perusahaan sering mengurung diri karena terbatas biaya. Padahal ada opsi HR software yang hemat, yaitu KantorKu.

KantorKu hadir sebagai software HRIS all-in-one dengan harga terjangkau tanpa biaya tersembunyi. Dalam satu aplikasi ini sudah menyediakan fitur-fitur lengkap seperti:

• Payroll otomatis yang terintegrasi absensi.
• Perhitungan PPh 21 dan BPJS otomatis.
• Manajemen absensi lengkap dengan GPS, fingerprint, dan live tracking.
• Penilaian kinerja berbasis OKR dan KPI.
• Employee self-service agar karyawan bisa mengajukan cuti dari ponsel.

Sudah lebih dari 5.000 perusahaan ternama di Indonesia mempercayakan pengelolaan HR mereka pada KantorKu. 

Jika Anda ingin meringankan beban kerja tanpa khawatir anggaran membengkak, coba dulu demo gratisnya!