6 Cara Membuat Struktur Organisasi di Excel, Mudah & Cepat

Cara membuat struktur organisasi di Excel adalah salah satu keterampilan dasar yang sering dicari, baik oleh HR, manajer, atau bahkan pemilik bisnis kecil. 

Struktur organisasi atau organizational chart adalah representasi visual dari hierarki dan hubungan pelaporan dalam suatu perusahaan.

Secara definisi, struktur organisasi adalah peta jalan yang menunjukkan bagaimana wewenang dan tanggung jawab didistribusikan, dari siapa yang melapor kepada siapa, hingga bagaimana departemen-departemen saling berinteraksi. Ini bukan sekadar bagan statis, melainkan alat manajemen yang dinamis yang membantu memperjelas peran, menghindari tumpang tindih tugas, dan mempercepat pengambilan keputusan.

Menurut studi oleh McKinsey, perusahaan dengan struktur organisasi yang jelas dan efektif memiliki kemungkinan 1,5 kali lebih besar untuk mencapai pertumbuhan yang berkelanjutan. 

Meskipun Excel adalah alat yang sangat populer untuk membuat bagan ini, penting untuk memahami bahwa ini hanyalah langkah awal menuju manajemen sumber daya manusia yang lebih terstruktur dan efisien.

Cara Membuat Struktur Organisasi di Excel secara Manual Menggunakan SmartArt

Untuk membuat bagan di Excel dengan cepat dan visual, fitur SmartArt adalah pilihan terbaik Anda. Fitur ini dirancang khusus untuk membuat diagram yang kompleks dengan mudah.

1. Akses SmartArt di Excel

Buka tab “Insert” di ribbon atas, lalu klik tombol “SmartArt”.

Baca Juga: 4 Contoh Template Absensi Karyawan Bulanan Excel Gratis!

2. Klik “Hierarchy” dan Pilih Layout

Di menu “SmartArt”, navigasikan ke bagian “Hierarchy” dan pilih jenis layout Organization Chart yang paling sesuai.

3. Tambahkan Teks Keterangan

Setelah bagan muncul, Anda dapat langsung memasukkan data ke dalam kotak yang tersedia atau menggunakan panel “SmartArt Text” yang akan muncul di sisi kiri. 

Untuk menambahkan informasi tambahan, tekan Enter untuk memisahkan teks ke baris berikutnya.

4. Klik “Add Shape” Jika Ingin Menambahkan

Untuk menambah atau menghapus bentuk, cukup klik kanan (atau control + klik pada Mac) pada kotak bagan yang ingin diubah, laku klik “Add Shape”. 

Sesuaikan dengan kebutuhan apakah “Add Shape After”, “Add Shape Before”, hingga seterusnya.

Anda juga bisa menggunakan ikon (+) atau (-) di panel “SmartArt Text” untuk menambah atau menghapus kotak dengan cepat.

5. Kustomisasi Tampilan Bagan

Tab “SmartArt Design” dan “Format” akan muncul saat bagan aktif. Di sini, Anda bisa mengubah warna, bentuk, dan font untuk membuat bagan Anda terlihat lebih menarik dan profesional.

6. Simpan Bagan Jika Sudah Selesai

Jika telah selesai, pastikan Anda menyimpan pekerjaan Anda. Ada dua cara untuk melakukannya:

• Simpan sebagai File Excel: Cukup klik “File” > “Save” atau “Save As”. Bagan Anda akan tersimpan sebagai bagian dari worksheet Excel.
• Simpan sebagai Gambar: Jika Anda ingin menggunakan bagan ini di dokumen atau presentasi lain, klik kanan pada bagan, lalu pilih “Save as Picture”. 

Pilih format file seperti JPEG atau PNG dan simpan di lokasi yang Anda inginkan. Ini akan menghasilkan file gambar terpisah dari bagan Anda.

Baca Juga: 8 Cara Membuat Absensi Online yang Gratis & Mudah!

Mengapa Sebaiknya Beralih ke KantorKu HRIS?

Meskipun cara membuat struktur organisasi di spreadsheet seperti Excel adalah metode yang cepat dan gratis, pada akhirnya tetap ada batasan signifikan, terutama untuk perusahaan yang sedang berkembang. 

Menurut laporan SHRM 2023-2024, 57% profesional HR melaporkan beban kerja berlebih karena kekurangan staf, sehingga teknologi otomatisasi menjadi penting untuk mengatasi keterbatasan tersebut. 

Hanya 19% eksekutif HR yang memperkirakan penambahan jumlah staf dalam waktu dekat, sehingga otomasi menjadi solusi utama.

Jika melansir dari Select Software Review, sebanyak 65% pemimpin setuju bahwa AI memberikan dampak positif bagi fungsi HR, termasuk peningkatan produktivitas dan efisiensi.

AI dan HRIS membantu memprediksi perputaran karyawan, penilaian kesiapan promosi, dan kebutuhan keterampilan masa depan dengan lebih baik.

Penggunaan Excel sering kali mengharuskan Anda melakukan pembaruan manual, yang rentan terhadap kesalahan dan tidak efisien. Di sisi lain, solusi KantorKu HRIS menawarkan pendekatan otomatis yang lebih canggih dan terintegrasi.

KantorKu HRIS memungkinkan Anda untuk mengelola struktur karyawan secara otomatis hanya dengan satu klik, karena data karyawan sudah tersimpan dan diperbarui secara real-time. Ini memungkinkan Anda menghemat waktu dan sumber daya, serta memastikan data yang akurat dan terkini.

Berikut perbandingan fitur-fitur utama antara keduanya:

Membuat struktur organisasi di Excel adalah langkah awal yang baik. Namun, seiring dengan pertumbuhan perusahaan, solusi seperti KantorKu HRIS pada akhirnya akan menjadi pilihan yang lebih efisien, akurat, dan aman. 

Jika Anda serius ingin mengelola tim dengan lebih profesional dan strategis, saatnya untuk beralih dari metode manual yang memakan waktu menuju era baru Human Resources yang lebih modern dan transparan. 

Kami mengundang Anda untuk Coba Demo Gratis dan rasakan sendiri bagaimana KantorKu HRIS dapat mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia Anda.

Tertarik? Dapatkan kesempatannya dan beralih menggunakan KantorKu HRIS sekarang!