15 Cara Memilih Aplikasi HRIS yang Tepat untuk Bisnis

Bagaimana cara memilih aplikasi HRIS yang tepat? Sebab, memutuskan untuk berinvestasi pada Human Resource Information System (HRIS) ibarat memilih pasangan bisnis jangka panjang. Selain mengeluarkan uang, Anda juga perlu mempertaruhkan kelancaran operasional harian.

Menurut laporan 2022 HRIS Report dari Software Path, biaya rata-rata implementasi HRIS per pengguna mencapai sekitar US$12.625 atau sekitar Rp211 juta, dan hampir 98% perusahaan kini mempertimbangkan solusi HRIS berbasis cloud.

Sebuah penelitian yang dikutip dari ScienceDirect, menemukan bahwa penggunaan HRIS memiliki korelasi signifikan terhadap kemampuan inovasi karyawan, model penelitian tersebut mampu menjelaskan sekitar 36% variasi inovasi dalam perusahaan

Pasalnya, sekali saja salah pilih dapat berakibat fatal, mulai dari hilangnya data penting karyawan, keterlambatan penggajian (payroll) yang memicu masalah internal, hingga administrasi SDM yang berantakan.

Di pasar yang penuh dengan pilihan, dari yang sekadar menawarkan fitur absensi gratis hingga yang berharga ratusan juta dengan fitur super lengkap, mana yang paling pas untuk kebutuhan spesifik perusahaan Anda?

Oleh karena itu, artikel ini akan memandu Anda, baik sebagai pemilik bisnis, pimpinan, maupun profesional HR, untuk memahami langkah-langkah kritis dalam menentukan aplikasi HRIS terbaik agar bisnis Anda benar-benar menghasilkan efisiensi dan pertumbuhan.

Pahami Kebutuhan Bisnis Anda Dulu untuk HRIS

Sebelum menyelami detail fitur dan harga, langkah pertama yang wajib Anda lakukan adalah memetakan kondisi dan kebutuhan spesifik perusahaan. HRIS adalah solusi untuk sebuah bisnis, sehingga Anda harus tahu masalah HR mana yang ingin diselesaikan.

1. Identifikasi Masalah Utama

Pertama, cobalah identifikasi masalah utamanya terlebih dahulu akan seperti apa, apakah masalahnya ada pada proses absensi yang manual dan rawan manipulasi?

Biasanya masalah bisa juga timbul pada sistem penggajian (payroll) yang memakan waktu berhari-hari karena perhitungan pajak, BPJS, dan tunjangan yang rumit.

Baca Juga: Cara Menghitung Iuran BPJS Ketenagakerjaan Karyawan dengan Mudah [+ Contoh]

2. Tujuan yang Jelas

Tentukan tujuan pengadaan yang spesifik. Misalnya untuk mengurangi waktu pemrosesan payroll dari 4 hari menjadi 1 hari, atau meningkatkan tingkat kepatuhan absensi menjadi 95%. Perhatikan bahwa tujuannya harus terukur.

Baca Juga: 30 Rekomendasi Software Payroll Terbaik di Indonesia

3. Skala Perusahaan

Jumlah karyawan, rencana pertumbuhan di masa depan, dan kompleksitas struktur organisasi akan sangat memengaruhi jenis HRIS yang Anda butuhkan. HRIS untuk 50 karyawan tentu berbeda dengan HRIS untuk 500 karyawan multi-lokasi.

Memahami kebutuhan ini adalah fondasi. Tanpa dasar yang kuat, Anda akan mudah tergiur oleh fitur-fitur yang menarik namun tidak relevan, yang pada akhirnya hanya membuang anggaran.

15 Cara Memilih Aplikasi HRIS yang Tepat

Setelah Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang dibutuhkan perusahaan, berikut adalah 15 cara memilih aplikasi HRIS dengan langkah detail dan komprehensif sebagai panduan yang paling sesuai untuk bisnis Anda.

1. Kesesuaian dengan Regulasi Ketenagakerjaan Indonesia

Aplikasi HRIS yang Anda pilih harus mampu menghitung komponen seperti PPh Pasal 21, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, Cuti Tahunan, dan aturan lembur sesuai dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan dan peraturan pajak yang berlaku di Indonesia.

2. Kemudahan Penggunaan (User Experience)

User Interface (UI) aplikasi harus intuitif dan mudah dipahami, tidak hanya untuk tim HR tetapi juga untuk manajer dan karyawan dengan kemampuan employee self-service. Sistem yang kompleks justru akan menurunkan tingkat adopsi dan menciptakan frustrasi.

• Tampilan Bersahabat: Pastikan desainnya bersih dan alur kerjanya logis.
• Kurva Pembelajaran: Waktu yang dibutuhkan karyawan untuk menguasai cara menggunakan aplikasi HRIS harus sesingkat mungkin.

3. Fitur Integrasi Modul yang Komprehensif

HRIS yang ideal harus memiliki berbagai modul yang terintegrasi penuh. Ini berarti data absensi, cuti, KPI, dan informasi pribadi karyawan tersimpan dalam satu basis data yang sama dan otomatis terhubung ke modul payroll.

• Absensi & Kehadiran: Pengelolaan jadwal, shift, dan pelacakan kehadiran real-time.
• Payroll: Penghitungan gaji, pajak, tunjangan, dan pembuatan slip gaji otomatis.
• Manajemen Kinerja (KPI): Alat untuk menetapkan, melacak, dan mengevaluasi sasaran karyawan.
• Rekrutmen & Onboarding: Proses penerimaan karyawan baru yang terdigitalisasi.

4. Dukungan Layanan Pelanggan (Customer Support) yang Responsif

Kemudian, ketahui juga bahwa dukungan teknis yang baik sangatlah penting, terutama pada masa implementasi dan ketika terjadi kendala mendesak, seperti mendekati tanggal penggajian. Cari tahu tingkat responsivitas dan ketersediaan dukungan mereka.

• Multi-channel Support: Tersedia melalui telepon, chat, atau email.
• Jam Operasional: Apakah mereka menyediakan dukungan di luar jam kerja normal jika Anda membutuhkannya?

5. Keamanan Data dan Privasi (Data Security)

Data karyawan adalah aset yang sangat sensitif. Pastikan vendor memiliki protokol keamanan data yang ketat, seperti enkripsi data (encryption), otentikasi multi-faktor (MFA), dan pemenuhan standar keamanan internasional (misalnya ISO).

6. Ketersediaan Akses Mobile (Mobile HRIS App)

Di era mobilitas tinggi, aplikasi HRIS terbaik harus memiliki versi mobile yang fungsional. Ini memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi, mengajukan cuti, dan melihat slip gaji mereka langsung dari smartphone. Manajer juga bisa memberikan persetujuan saat bepergian.

7. Kapabilitas Employee Self-Service (ESS)

Fitur Employee Self-Service (ESS) sangat meringankan beban kerja tim HR. Karyawan dapat mengelola data pribadinya, mengajukan permintaan cuti, klaim reimbursement, atau mencetak slip gaji tanpa perlu menghubungi HR, yang pada gilirannya membuat HR lebih fokus pada strategi.

Baca Juga: 15 Aplikasi Employee Self Service, Mana Paling Cocok untuk HR?

8. Fleksibilitas dan Kemampuan Kustomisasi

Pastikan HRIS yang dipilih dapat menyesuaikan dengan aturan unik perusahaan Anda, misalnya dalam menghitung tunjangan, skema lembur yang berbeda, atau struktur organisasi yang kompleks.

9. Skalabilitas untuk Pertumbuhan Masa Depan

Pilihlah HRIS yang mampu tumbuh bersama perusahaan Anda. Sistem yang baik harus mudah di-scale up untuk menampung penambahan karyawan, modul baru, atau bahkan ekspansi ke lokasi yang berbeda tanpa harus mengganti sistem secara keseluruhan.

10. Metode dan Struktur Harga yang Jelas

Pahami model penetapan harga, apakah berdasarkan jumlah modul yang diambil atau berdasarkan jumlah karyawan aktif (per-employee-per-month)? Perjelas juga biaya tersembunyi seperti biaya implementasi awal, pelatihan, dan pembaruan (upgrade).

11. Kemampuan Reporting dan Analitik

HRIS yang baik tentu tidak hanya untuk mencatat data, tetapi juga mengubahnya menjadi wawasan. Cari sistem yang dapat menghasilkan laporan yang mudah dibaca mengenai tren absensi, biaya tenaga kerja, turnover, dan kinerja karyawan, yang penting untuk pengambilan keputusan strategis.

12. Reputasi dan Portofolio Vendor

Cara memilih aplikasi HRIS yang berikutnya adalah dengan melakukan riset mendalam terhadap penyedia layanan. Cari tahu berapa lama mereka beroperasi, siapa saja klien mereka (terutama dari industri yang sama), dan baca ulasan independen dari pengguna lain. Ini akan memberikan gambaran mengenai stabilitas dan keandalan mereka.

13. Proses Implementasi dan Migrasi Data

Kemudian, Anda juga wajib menanyakan secara detail tentang proses implementasi: berapa lama waktu yang dibutuhkan, apakah ada pendampingan, dan bagaimana proses migrasi data dari sistem lama Anda akan dilakukan. Proses ini harus terstruktur untuk meminimalisir risiko kehilangan data.

14. Tersedia Uji Coba Gratis atau Demo

Manfaatkan penawaran demo atau uji coba gratis (free trial) dari vendor. Libatkan tim HR, IT, dan beberapa manajer untuk benar-benar menguji coba sistem sebelum membuat keputusan akhir.

15. Dukungan Bahasa dan Mata Uang Lokal

Karena Anda beroperasi di Indonesia, pastikan HRIS mendukung Bahasa Indonesia dan mata uang Rupiah (IDR) untuk kemudahan administrasi dan pelaporan, meskipun ini mungkin terdengar sederhana, ini akan sangat membantu dalam penggunaan sehari-hari dan audit.

Baca Juga: 25+ Rekomendasi Aplikasi HRIS Terbaik di Indonesia

Kelola Operasional Bisnis & Karyawan Lebih Mudah Pakai KantorKu HRIS

Memilih aplikasi HRIS yang tepat adalah keputusan strategis yang dapat mengubah administrasi HR yang tadinya menjadi beban menjadi sebuah keunggulan kompetitif.

Dengan mengikuti 15 cara memilih aplikasi HRIS di atas, Anda dapat memastikan investasi Anda berbuah manis, menghadirkan efisiensi, akurasi data, dan kepatuhan regulasi.

Aplikasi HRIS yang sudah teruji, menawarkan fitur lengkap mulai dari absensi biometrik, pengelolaan KPI, penghitungan payroll otomatis sesuai regulasi Indonesia, hingga keamanan data tingkat tinggi, adalah solusinya.

Jika Anda sedang mencari sistem yang mempermudah pekerjaan HR, yang telah memenuhi semua kriteria di atas dan terbukti meningkatkan efisiensi operasional SDM, KantorKu HRIS adalah solusi yang tepat. Jangan biarkan proses HR manual menghambat pertumbuhan bisnis Anda. Saatnya beralih dari yang manual ke sistem terintegrasi.

Keunggulan KantorKu HRIS:

• Tampilan sederhana dan mudah digunakan semua level karyawan.
• Payroll otomatis termasuk perhitungan PPh 21, lembur, insentif, dan potongan lain.
• Pengelolaan BPJS Ketenagakerjaan & BPJS Kesehatan lebih cepat dan terstruktur.
• Absensi online real-time berbasis cloud.
• Data aman dengan enkripsi dan akses terkendali.
• Laporan HR lengkap dan real-time.
• Integrasi mudah dengan sistem operasional perusahaan.
• Menghemat waktu dan biaya administrasi HR.
• Support teknis responsif dan mudah dijangkau.

Tertarik Ingin Pakai KantorKu HRIS?

Yuk, Coba Demo Gratis Selama 14 Hari!

Sumber:

ScienceDirect. The impact of Human Resources Information Systems on Individual Innovation Capability in Tunisian Companies: The Moderating Role of Affective Commitment.

Software Path. What 587 HRIS Projects Tell Us about Selecting HRIS (2022 HRIS report).