Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Excel vs Software untuk Penggajian

Banyak cara yang bisa digunakan untuk mengelola payroll atau penggajian karyawan. Dua metode yang populer digunakan untuk memproses upah adalah menggunakan Excel atau melalui software payroll. 

Masing-masing tentu memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing yang perlu Anda pertimbangkan secara matang.

Mari bedah masing-masing kelebihan dan kekurangan menggunakan Excel vs software untuk penggajian untuk menemukan mana yang paling sesuai dengan skala serta kebutuhan bisnis Anda saat ini!

Apa Pentingnya Sistem Penggajian yang Akurat bagi HRD?

Sistem penggajian yang akurat penting karena menjadi fondasi untuk membangun kepercayaan antara karyawan dan manajemen. 

Keakuratan dalam menghitung upah, tunjangan, hingga potongan pajak membantu perusahaan terhindar dari potensi sengketa hukum di masa depan yang dapat merusak reputasi bisnis. 

Selain itu, sistem yang rapi memungkinkan HR menyediakan laporan kepatuhan yang valid dan membantu manajemen dalam memantau pengeluaran biaya tenaga kerja secara lebih terukur.

Gambaran Umum Penggajian Menggunakan Excel

Excel sering menjadi pilihan karena fleksibilitasnya dalam memanipulasi data. Namun, alur kerjanya bergantung pada input manual dan ketelitian penggunanya. 

Sebagai gambaran awal, mari pahami cara kerja penggajian menggunakan Excel:

1. Persiapan Parameter dan Kolom Data

Langkah pertama adalah membuat tabel yang berisi parameter lengkap mulai dari nama karyawan, tarif per jam atau gaji pokok, hingga tunjangan. 

Anda harus memastikan setiap kolom sudah terwakili agar data tersimpan secara sistematis sebelum melakukan entri nilai.

2. Input Data Secara Manual

Setelah parameter siap, HR harus memasukkan data secara manual satu per satu, seperti jumlah jam kerja, total lembur, hingga jumlah hari ketidakhadiran. 

Tahap ini menuntut konsentrasi tinggi karena tidak ada sinkronisasi otomatis dari mesin absensi ke dalam lembar kerja Excel.

3. Perhitungan Gaji Kotor 

Perhitungan dimulai dengan menggunakan rumus perkalian dan penjumlahan, misalnya mengalikan jam kerja dengan tarif dasar ditambah upah lembur. 

Anda bisa menggunakan fungsi SUM dan PROD di Excel, lalu menarik rumus tersebut ke bawah untuk seluruh daftar karyawan.

4. Perhitungan Pajak dan Potongan Wajib

Pada tahap ini, Anda harus memasukkan rumus persentase PPh 21 dan potongan iuran wajib seperti BPJS sesuai dengan kebijakan pemerintah. 

Anda perlu teliti memperbarui rumus jika terjadi perubahan kebijakan tarif pajak agar hasil akhir tetap akurat.

5. Finalisasi Gaji Bersih

Langkah terakhir adalah menghitung gaji bersih dengan mengurangi gaji kotor dengan total pajak dan potongan lainnya. 

Setelah angka final didapat, Anda harus memverifikasi ulang setiap baris sebelum mencairkan dana dan membuat slip gaji secara manual untuk dibagikan.

Baca Juga: 7 Risiko Fatal Mengelola Payroll Menggunakan Excel dan Cara Menghindarinya 

Kelebihan Menggunakan Excel untuk Penggajian

Excel tetap menjadi pilihan bagi banyak perusahaan karena fleksibilitasnya yang tinggi. Ada beberapa keunggulan yang membuat Excel masih dipertahankan, di antaranya:

1. Kontrol Penuh dalam Pengelolaan Data

Excel memungkinkan HR untuk mengelola rincian karyawan secara alfabetis atau berdasarkan tanggal. 

Anda memiliki kontrol penuh untuk menambah, menghapus, atau mengubah data kapan pun dibutuhkan.

2. Visualisasi Data 

Salah satu keunggulan terbesar Excel adalah kemampuannya mengubah angka-angka menjadi grafik yang mudah dipahami. 

Visualisasi ini membantu jika Anda perlu melakukan presentasi manajemen untuk membandingkan skala upah antar departemen.

3. Kemudahan Penggunaan Rumus Otomatis

Meskipun bersifat manual, Excel mendukung penggunaan rumus kompleks yang dapat melakukan perhitungan otomatis setelah data dimasukkan. 

Hal ini membantu menghemat waktu bisnis dibandingkan melakukan perhitungan manual dengan kalkulator.

4. Tanpa Biaya Berlangganan Tambahan

Karena Excel menjadi bagian dari paket aplikasi kantor, penggunaan Excel tidak memerlukan biaya langganan bulanan khusus, sehingga lebih hemat bagi bisnis kecil.

5. Fleksibilitas Kustomisasi Format

Anda bebas mendesain sendiri format slip gaji atau laporan penggajian. Fleksibilitas ini memungkinkan HR menyesuaikan laporan dengan struktur organisasi.

Kekurangan Menggunakan Excel untuk Penggajian

Meskipun terlihat mudah, menggunakan Excel untuk penggajian dalam jangka panjang memiliki risiko yang cukup besar bagi pertumbuhan bisnis. 

Berikut beberapa kekurangan yang perlu Anda waspadai:

1. Potensi Human Error yang Tinggi

Input data secara manual ke dalam ribuan sel meningkatkan potensi terjadinya kesalahan pengetikan atau kesalahan rumus.

Cara Mengatasi:

Anda perlu beralih ke sistem yang mampu mengotomatisasi input data dari absensi ke payroll guna menghilangkan intervensi manual.

2. Kesulitan Menjaga Kepatuhan Regulasi

Aturan pajak (PPh 21) dan iuran BPJS sering mengalami perubahan kebijakan yang sulit jika harus diperbarui secara manual di Excel.

Cara Mengatasi:

Gunakan platform yang secara otomatis memperbarui perhitungan pajak sesuai hukum terbaru sehingga Anda tidak perlu khawatir terkena denda.

3. Risiko Keamanan dan Kerahasiaan Data

File Excel mudah disalin, dibagikan, atau bahkan rusak karena akses yang tidak terenkripsi dengan kuat.

Cara Mengatasi:

Terapkan sistem berbasis cloud yang memiliki enkripsi data tingkat tinggi dan pengaturan hak akses terbatas bagi pengguna tertentu saja.

4. Tidak Terintegrasi dengan Data Kehadiran

HR harus memindahkan data dari mesin absensi ke Excel secara manual, yang sering memicu ketidaksinkronan data cuti dan lembur.

Cara Mengatasi:

Gunakan aplikasi yang mengintegrasikan data absensi, cuti, dan payroll dalam satu dasbor terpadu untuk validasi data instan.

5. Proses yang Lambat dan Berulang

Seiring bertambahnya karyawan, mengelola puluhan file Excel untuk penggajian menjadi pekerjaan yang repetitif dan tidak produktif.

Cara Mengatasi:

Otomatisasi proses penggajian agar laporan dapat dihasilkan dalam hitungan detik, memungkinkan HR fokus pada strategi pengembangan SDM.

Gambaran Umum Penggajian Menggunakan Software Payroll

Menggunakan software payroll memungkinkan tugas penggajian yang sebelumnya memakan waktu berjam-jam menjadi selesai dalam hitungan detik. 

Bahkan, otomatisasi ini dapat menurunkan biaya operasional penggajian karena mengurangi kebutuhan tenaga admin tambahan. 

Berikut adalah cara kerja sistemnya:

1. Tahap Pra-Penggajian

Sistem secara otomatis mengumpulkan seluruh data yang memengaruhi nominal gaji, mulai dari kebijakan tunjangan hingga potongan BPJS. 

Data seperti identitas dan gaji pokok akan disinkronkan langsung dengan absensi seperti kehadiran, lembur, dan cuti.

2. Tahap Penggajian

Sistem menggabungkan seluruh komponen untuk menghasilkan gaji kotor, lalu secara otomatis memotongnya dengan pajak PPh 21 dan iuran wajib lainnya. 

Seluruh perhitungan ini dilakukan berdasarkan algoritma yang sudah disesuaikan dengan hukum terbaru, sehingga menghasilkan angka gaji bersih (take home pay).

3. Tahap Pasca-Penggajian 

Setelah perhitungan tervalidasi, gaji dikirimkan secara massal ke rekening karyawan melalui integrasi perbankan. 

Software kemudian secara otomatis mengirimkan slip gaji elektronik ke ponsel staf dan mencatat setiap pengeluaran ke dalam laporan akuntansi perusahaan untuk keperluan audit.

Kelebihan Menggunakan Software untuk Penggajian

Menggunakan software payroll untuk penggajian memberikan ketenangan bagi HR karena kecepatan yang ditawarkan. 

Berikut adalah berbagai kelebihannya:

1. Perhitungan Pajak dan Regulasi Otomatis

Software akan secara otomatis menghitung potongan pajak penghasilan sesuai hukum yang berlaku tanpa perlu rumus manual. 

Sistem akan memperbarui sendiri parameternya jika terdapat perubahan aturan pemerintah, sehingga kepatuhan hukum perusahaan selalu terjamin.

2. Manajemen Rekam Jejak 

Sistem menyimpan detail pembayaran, laporan pajak, dan penyesuaian gaji staf dalam jangka panjang untuk kebutuhan audit internal maupun eksternal. 

Anda bisa menarik data tahun-tahun sebelumnya hanya dengan beberapa kali klik tanpa harus mencari tumpukan file fisik.

3. Keamanan Data dan Kerahasiaan Terjamin

Akses data penggajian hanya diberikan kepada personil tertentu yang memiliki hak akses, sehingga mencegah kebocoran informasi gaji antar karyawan. Enkripsi tingkat tinggi memastikan data keuangan perusahaan aman dari serangan siber.

4. Pembuatan Laporan Analitik yang Instan

Contoh Laporan Analitik di KantorKu HRIS

Anda bisa menghasilkan berbagai laporan manajemen dalam sekejap. Laporan ini berharga bagi pimpinan untuk melakukan perencanaan anggaran dan strategi kompensasi karyawan.

5. Integrasi End-to-End dengan HR

Kelebihan lain software payroll adalah adanya integrasi dengan modul cuti, sakit, dan tunjangan dalam satu ekosistem. 

Semua absensi dan klaim yang disetujui manajer akan langsung memengaruhi perhitungan gaji secara otomatis tanpa perlu input ulang oleh tim payroll.

Baca Juga: Payroll Manual vs Otomatis: Mana yang Lebih Aman untuk Data Perusahaan? 

Kekurangan Menggunakan Software Payroll

Meski menawarkan otomasi, salah dalam memilih vendor software payroll justru bisa mendatangkan tantangan baru bagi perusahaan Anda. Berikut beberapa potensi kendalanya:

1. Risiko Kehilangan Data

Sama seperti sistem IT lainnya, software payroll menyimpan data sensitif yang berisiko jika vendor tidak memiliki protokol enkripsi yang kuat. 

Pastikan vendor yang Anda pilih memiliki sertifikasi ISO 27001 untuk jaminan data yang tersimpan.

2. Tantangan Keamanan Siber

Sistem yang terhubung dengan internet tentu memiliki risiko terhadap akses tidak sah jika tidak dikelola dengan baik. 

Kelemahan ini dapat ditutupi dengan fitur verifikasi dua langkah (2FA) dan pembaruan sistem berkala yang menjaga integritas data keuangan Anda.

3. Ketergantungan pada Kualitas Akses Informasi

Kualitas kontrol tergantung pada stabilitas koneksi internet dan pemahaman tim dalam mengoperasikan fitur software. 

Kekurangan ini sebenarnya adalah proses adaptasi, di mana kemudahan akses jangka panjang jauh lebih besar manfaatnya dibandingkan input manual di dokumen fisik.

Perbandingan Excel vs Software Payroll

Agar Anda lebih mudah membandingkan antara efektivitas penggunaan Excel dibandingkan dengan sistem otomatis dalam pengelolaan penggajian, mari lihat tabel perbandingan berikut:

Kapan Perusahaan Sebaiknya Beralih dari Excel ke Software Payroll?

Sering kali perusahaan menoleransi inefisiensi penggajian lebih lama dari yang seharusnya, padahal sudah saatnya beralih ke software payroll.

Mari simak beberapa tanda bahwa praktik penggajian Anda sudah tertinggal dan saatnya beralih ke sistem otomatis:

1. Anda menghabiskan lebih dari 4 jam hanya untuk mengurus administrasi payroll di setiap periode pembayaran.
2. Karyawan terus-menerus bertanya kepada HR tentang di mana mereka bisa menemukan rincian slip gaji atau sisa saldo cuti.
3. Terjadi kesalahan kalkulasi yang berulang atau HR harus memvalidasi ulang rumus yang sama berulang-ulang untuk memastikan akurasinya.
4. Karyawan mulai mengeluhkan adanya ketidaksesuaian pembayaran atau adanya potongan yang hilang tanpa penjelasan.
5. Operasional bisnis berkembang ke banyak lokasi atau wilayah dengan skema upah yang terlalu kompleks untuk ditangani secara manual.
6. Anda tidak memiliki bukti kuat mengenai apakah pajak penggajian (PPh 21) telah dilaporkan dan dibayarkan tepat waktu.
7. Tim HR sering mendapatkan respons yang lambat jika menggunakan vendor lama.
8. Muncul perubahan mendadak pada kontrak layanan penggajian dengan vendor yang tidak transparan bagi perusahaan.

Baca Juga: 30 Rekomendasi Software Payroll Terbaik di Indonesia 

Tips Memilih Software Penggajian yang Tepat untuk Perusahaan

Untuk menemukan software payroll yang sesuai dan memberikan nilai tambah, ada beberapa tips yang bisa Anda pakai:

1. Pastikan Vendor Rutin Update sesuai Regulasi Pemerintah

Pilihlah sistem yang pengembangnya aktif memperbarui perhitungan PPh 21, tarif BPJS, hingga aturan PTKP. HR pun tidak perlu lagi menghitung manual setiap kali terjadi perubahan undang-undang ketenagakerjaan.

2. Pilih Aplikasi dengan Integrasi Absensi

Pastikan software tersebut dapat menarik data kehadiran, cuti, dan lembur secara otomatis tanpa perlu ekspor-impor file manual. Integrasi ini akan menghemat waktu kerja HR.

3. Pastikan Memiliki Employee Self-Service (ESS)

Sistem yang baik harus memiliki fitur employee self service untuk memberikan akses kepada karyawan yang ingin melihat slip gaji, mengajukan cuti atau perubahan jadwal langsung melalui aplikasi ponsel. Ini akan mengurangi beban HR dalam menjawab pertanyaan rutin karyawan.

4. Verifikasi Standar Keamanan Data 

Karena data payroll sangat sensitif, pastikan vendor menggunakan server yang aman dan mengantongi sertifikasi ISO 27001. Pastikan juga vendor rutin melakukan pencadangan data.

5. Dukungan CS yang Responsif 

Pilih vendor yang memiliki tim dukungan pelanggan yang mudah dihubungi supaya mudah mengatasi masalah jika yang terjadi saat penggajian. 

6. Skalabilitas untuk Pertumbuhan Bisnis

Pastikan sistem yang dipilih mampu menampung penambahan jumlah karyawan atau cabang baru tanpa biaya tambahan yang membengkak. 

Software yang skalabel akan tetap digunakan meski perusahaan Anda berkembang dari 10 menjadi 1.000 karyawan.

7. Pembuatan Laporan Siap Audit

Sistem yang ideal harus bisa menghasilkan laporan penggajian, laporan pajak, dan rekapan BPJS yang siap digunakan untuk kebutuhan audit. Fitur ini membantu untuk mengevaluasi biaya tenaga kerja secara instan.

FAQ Seputar Excel dan Software Penggajian

Mari simak juga beberapa pertanyaan yang sering muncul saat membandingkan antara Excel dan penggunaan software untuk penggajian:

1. Apakah software payroll lebih mahal daripada Excel?

Meskipun Excel “gratis”, biaya yang hilang akibat waktu kerja manual jauh lebih besar. Software payroll justru menghemat biaya operasional melalui otomasi penggajian yang tersedia.

2. Bagaimana jika ada kesalahan data setelah gaji diproses di software? 

Sistem software payroll biasanya memiliki fitur pembatalan atau revisi (rollback) yang memungkinkan Anda memperbaiki data sebelum periode ditutup. Semua perubahan tersebut akan tercatat dalam log aktivitas.

3. Bisakah software payroll menghitung gaji untuk karyawan harian dan borongan? 

Ya, sistem yang fleksibel memungkinkan Anda mengatur komponen penggajian yang berbeda dalam satu platform, baik itu gaji bulanan tetap, upah harian, hingga skema insentif per target.

4. Apakah slip gaji dari software sah secara hukum? 

Ya, slip gaji digital yang dihasilkan software memiliki rincian lengkap dan sah sebagai bukti pembayaran upah, selama mencantumkan komponen pendapatan dan potongan sesuai aturan perusahaan.

5. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pindah dari Excel ke software?

Biasanya proses migrasi hanya membutuhkan waktu beberapa hari hingga satu minggu, tergantung pada kesiapan data karyawan. Vendor biasanya akan membantu proses impor data agar Anda bisa langsung menjalankan payroll di bulan berikutnya.

Bangun Sistem Payroll sesuai Kebijakan Perusahaan dengan KantorKu HRIS!

Sudah saatnya Anda meninggalkan proses penggajian yang berbelit dan beralih ke sistem otomatis yang lebih presisi. 

KantorKu HRIS bisa dijadikan pilihan sebagai software payroll yang fleksibel, di mana komponen penggajian seperti tunjangan, lembur, PPh 21, hingga BPJS dapat disesuaikan sepenuhnya dengan kebijakan perusahaan Anda.

Dashboard Payroll KantorKu HRIS

Mari kenali beberapa fitur payroll unggulan di KantorKu HRIS:

1. Kalkulasi Gaji Cepat: Menghitung gaji dan potongan ribuan karyawan dalam hitungan menit sesuai regulasi pajak terbaru.
2. Transfer Gaji Sekali Klik: Memungkinkan distribusi gaji massal ke berbagai bank tanpa batas atau biaya tambahan yang menyulitkan.
3. Sinkronisasi Data Otomatis: Menghubungkan data absensi, cuti, dan lembur langsung ke perhitungan gaji.
4. Slip Gaji Digital Instan: Karyawan bisa mengunduh slip gaji mereka secara mandiri melalui aplikasi, meningkatkan transparansi dan kepuasan staf.
5. Laporan Lengkap Siap Audit: Menyediakan laporan payroll dan pajak yang mendalam untuk memudahkan evaluasi keuangan dan audit tahunan.

Cegah human error dan hentikan administrasi manual yang bisa menghambat produktivitas HR Anda. Book demo gratis sekarang untuk mencoba simulasi payroll KantorKu HRIS dan rasakan kemudahan hitung gaji 95% lebih cepat mulai hari ini!

Referensi:

5 Reasons Why Your Business Needs an HR and Payroll Software | Halsimplify

How To Run Your Payroll in Excel? | Asanify

The Top Reasons You Need HR Payroll Solutions For Your Company | BIPO