Cara Menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan Terbaru Online & Offline

Menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan merupakan bagian dari administrasi HR yang penting, terutama ketika seorang karyawan sudah tidak lagi bekerja di perusahaan.

Proses ini membantu perusahaan memastikan kepatuhan terhadap regulasi BPJS sekaligus mengelola data karyawan dengan rapi.

Dalam praktiknya, penonaktifan BPJS Ketenagakerjaan dapat dilakukan secara online maupun offline, tergantung jenis kepesertaan dan kondisi perusahaan, dengan dibantu oleh HR perusahaan.

Lantas, bagaimana cara menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan dengan tepat agar proses administrasi tetap efisien dan sesuai aturan?

Jika Anda ingin memahami langkah-langkah penonaktifan BPJS untuk berbagai jenis karyawan serta dokumen yang dibutuhkan, mari simak panduan lengkapnya di artikel ini.

Alasan BPJS Ketenagakerjaan Dinonaktifkan

Sebelum mempelajari cara menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan, Anda perlu mengetahui alasan mengapa kepesertaan biasanya dinonaktifkan.

Melansir dari laman resmi BPJS Ketenagakerjaan, program ini biasanya dinonaktifkan oleh perusahaan atau HR karena beberapa kondisi berikut:

1. Berhenti Bekerja (Resign atau PHK)

Alasan paling umum penonaktifan BPJS adalah ketika karyawan resign atau terkena PHK. Perusahaan wajib menonaktifkan kepesertaan karyawan yang sudah tidak bekerja agar kewajiban membayar iuran terhenti.

Penonaktifan ini biasanya dilakukan melalui SIPP Online BPJS Ketenagakerjaan atau aplikasi resmi seperti JMO, sehingga status karyawan tercatat nonaktif di sistem.

2. Tunggakan Iuran Perusahaan

Jika perusahaan tidak membayar iuran BPJS tepat waktu, status kepesertaan karyawan bisa menjadi tidak aktif. Dalam banyak kasus, status baru akan sepenuhnya nonaktif setelah tunggakan dilunasi.

3. Perubahan Data atau Sinkronisasi

Terkadang, ketidaksesuaian data atau pembaruan informasi, misalnya NIK karyawan yang tidak sinkron, membuat sistem menonaktifkan akun sementara untuk keperluan validasi.

Proses ini penting agar data kepesertaan tetap akurat dan memudahkan HR dalam mengelola administrasi BPJS karyawan.

4. Beralih ke Kepesertaan Lain

Jika karyawan berpindah ke segmen kepesertaan lain, misalnya dari Penerima Upah (PU) ke Bukan Penerima Upah (BPU), status lama akan dinonaktifkan sebelum kepesertaan baru aktif.

5. Meninggal Dunia atau Pencairan JHT 100%

Status kepesertaan juga otomatis dinonaktifkan jika peserta meninggal dunia, dan ahli waris dapat mengajukan klaim manfaat.

Selain itu, jika karyawan telah mencairkan seluruh saldo Jaminan Hari Tua (JHT) setelah berhenti bekerja, kepesertaannya pada periode kerja tersebut juga akan tercatat nonaktif.

Cara Menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan

Penonaktifan BPJS Ketenagakerjaan dapat dilakukan melalui dua metode utama: online dan offline, tergantung fasilitas yang dimiliki perusahaan serta preferensi Anda sebagai HR.

Untuk memudahkan, berikut panduan langkah demi langkah cara menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan via online maupun offline yang dapat diterapkan di perusahaan Anda:

1. Cara Menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan via Online

Penonaktifan BPJS Ketenagakerjaan secara online merupakan metode yang lebih cepat dan efisien, karena seluruh proses dapat dilakukan melalui SIPP BPJS Ketenagakerjaan. Berikut langkah-langkahnya:

• Login ke SIPP Online melalui link sipp.bpjsketenagakerjaan.go.id. menggunakan email dan password perusahaan.
• Pilih Perusahaan Binaan yang akan dilakukan penonaktifan (biasanya langsung tersedia dalam daftar).
• Masuk ke menu Mutasi Data, lalu klik ikon Tambah Periode Pelaporan. Setelah periode baru muncul, klik Edit.
• Cari karyawan/peserta yang akan dinonaktifkan dengan menggunakan pencarian berdasarkan nama, KPJ, atau NIK. Misalnya, pilih pencarian dengan nama dan ketik nama karyawan bersangkutan.
• Setelah data karyawan muncul, klik ikon pensil di bawah kolom Action, scroll ke bawah, dan pilih Nonaktif.
• Jika muncul peringatan “Apakah Anda yakin? Mohon diperiksa kembali bahwa tenaga kerja yang akan dinonaktifkan tidak dalam status meninggal dalam bulan pelaporan”, pastikan karyawan yang dinonaktifkan tidak dalam status meninggal pada bulan pelaporan, lalu klik Ya.
• Pilih Sebab Nonaktif, misalnya Mengundurkan Diri, kemudian klik OK.
• Jika muncul notifikasi “Sukses, tenaga kerja berhasil dinonaktifkan dengan sebab yang dipilih”, klik OK.
• Untuk memastikan status karyawan berubah menjadi nonaktif, lakukan finalisasi data.
• Jangan lupa hitung iuran BPJS Ketenagakerjaan terlebih dahulu melalui tombol Hitung Iuran di dashboard, lalu klik OK.
• Terakhir, klik Finalisasi, lalu pada peringatan “Apakah Anda yakin finalisasi data tenaga kerja akan dilakukan?” klik Ya.

2. Cara Menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan via Offline

Selain melalui metode online, penonaktifan BPJS Ketenagakerjaan juga dapat dilakukan secara offline dengan mendatangi kantor cabang BPJS Ketenagakerjaan terdekat.

• Siapkan dokumen persyaratan, seperti KTP asli beserta fotokopi, Kartu Keluarga (KK) asli dan fotokopi, Kartu Peserta BPJS Ketenagakerjaan (JAMSOSTEK), serta Surat Paklaring atau surat keterangan berhenti bekerja dari perusahaan.
• Datang ke kantor cabang BPJS Ketenagakerjaan yang terdekat atau sesuai domisili perusahaan.
• Ambil nomor antrean untuk layanan peserta atau customer service.
• Isi formulir penonaktifan kepesertaan yang diberikan oleh petugas.
• Sampaikan tujuan penonaktifan dan serahkan semua dokumen persyaratan kepada petugas.
• Petugas akan memverifikasi dokumen. Jika proses berhasil, status kepesertaan karyawan akan dinonaktifkan, yang biasanya memakan waktu hingga 30 hari kerja.

Baca Juga: 30+ Alamat Kantor BPJS Ketenagakerjaan Terdekat sesuai Provinsi

Cara Menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan Karyawan Berdasarkan Jenisnya

Penonaktifan BPJS Ketenagakerjaan juga dapat dilakukan langsung oleh peserta berdasarkan jenisnya, terutama untuk kepesertaan Bukan Penerima Upah (BPU) atau Mandiri.

Perlu dicatat, BPJS Ketenagakerjaan BPU sama dengan Mandiri. Keduanya merupakan program jaminan sosial untuk pekerja sektor informal yang membayar iurannya secara mandiri (swadaya) tanpa terikat pemberi kerja.

Berikut panduan untuk menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan berdasarkan jenis kepesertaannya:

1. Cara Menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan Bukan Penerima Upah (BPU)

Untuk kepesertaan BPU, penonaktifan paling direkomendasikan dilakukan dengan mendatangi kantor cabang BPJS Ketenagakerjaan. Hal ini memastikan proses verifikasi berjalan lancar dan dokumen karyawan terproses dengan benar. Berikut cara detailnya:

• Siapkan dokumen persyaratan, yaitu KTP, Kartu Keluarga (KK), dan Kartu Peserta BPJS Ketenagakerjaan asli.
• Datang ke kantor cabang BPJS Ketenagakerjaan terdekat.
• Ambil nomor antrean untuk layanan ke customer service.
• Isi formulir permohonan penonaktifan atau perubahan status kepesertaan, lalu lengkapi sesuai data Anda.
• Pastikan semua tunggakan iuran BPU telah dilunasi. Petugas akan memverifikasi pembayaran sebelum memproses penonaktifan.
• Tunggu konfirmasi dari petugas hingga proses penonaktifan selesai dan status kepesertaan berubah menjadi nonaktif.

2. Cara Menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan Mandiri Secara Online

Meskipun penonaktifan kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan Mandiri tetap harus diajukan secara offline, peserta dapat memantau status kepesertaan secara online menggunakan aplikasi Jamsostek Mobile (JMO). Berikut langkah-langkahnya:

• Unduh dan instal aplikasi JMO di ponsel.
• Login ke aplikasi menggunakan email dan kata sandi akun yang sudah terdaftar.
• Setelah berhasil masuk, pilih menu Jaminan Hari Tua (JHT).
• Pilih menu Cek Saldo. Di halaman ini, peserta dapat melihat apakah status kepesertaan masih aktif atau sudah nonaktif.
• Jika status masih aktif dan peserta ingin menonaktifkan kepesertaannya, proses penonaktifan harus dilakukan secara offline di kantor cabang BPJS Ketenagakerjaan sesuai prosedur resmi.

Baca Juga: 6 Program BPJS Ketenagakerjaan & Manfaatnya untuk Karyawan, Wajib Tahu!

Cara Menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan Karyawan Resign

Proses penonaktifan BPJS Ketenagakerjaan untuk karyawan yang resign mirip dengan cara menonaktifkan BPJS secara online. Anda bisa mengikuti langkah-langkah di SIPP Online untuk memastikan kepesertaan karyawan tercatat nonaktif sesuai aturan:

1. Login ke SIPP Online

Masuk ke SIPP Online melalui link sipp.bpjsketenagakerjaan.go.id menggunakan email dan password perusahaan untuk memulai proses administrasi.

2. Pilih Perusahaan Binaan

Pilih Perusahaan Binaan yang akan dilakukan penonaktifan. Biasanya daftar perusahaan sudah tersedia langsung di sistem.

3. Masuk ke Menu Mutasi Data

Akses menu Mutasi Data, lalu klik ikon Tambah Periode Pelaporan. Setelah periode baru muncul, klik Edit untuk mulai menonaktifkan karyawan.

4. Cari Karyawan yang Akan Dinonaktifkan

Gunakan fitur pencarian berdasarkan nama, KPJ, atau NIK. Misalnya, pilih pencarian berdasarkan nama dan ketik nama karyawan yang bersangkutan.

5. Nonaktifkan Status Karyawan

Setelah data karyawan muncul, klik ikon pensil di bawah kolom Action, scroll ke bawah, lalu pilih Nonaktif.

6. Konfirmasi Nonaktif

Jika muncul peringatan “Apakah Anda yakin? Mohon diperiksa kembali bahwa tenaga kerja yang akan dinonaktifkan tidak dalam status meninggal dalam bulan pelaporan”, pastikan karyawan yang dinonaktifkan tidak dalam status meninggal, lalu klik Ya.

7. Pilih Sebab Nonaktif

Tentukan Sebab Nonaktif. Untuk karyawan yang resign, pilih Mengundurkan Diri, kemudian klik OK.

8. Notifikasi Sukses

Jika muncul notifikasi Sukses, berarti tenaga kerja berhasil dinonaktifkan dengan sebab yang dipilih, klik OK.

Baca Juga: 3 Cara Bayar BPJS Ketenagakerjaan untuk Perusahaan serta Syaratnya!

Cara Menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan Jika Perusahaan Tidak Beroperasi

Jika perusahaan berhenti beroperasi, proses penonaktifan BPJS Ketenagakerjaan tetap harus dilakukan agar kepesertaan karyawan tercatat nonaktif dan tagihan iuran berhenti. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan, tergantung kondisi perusahaan:

1. Melalui Admin Perusahaan (SIPP Online)

Jika perusahaan masih memiliki akses ke SIPP BPJS Ketenagakerjaan, admin HRD dapat menonaktifkan kepesertaan karyawan secara mandiri.

Prosesnya sama seperti cara menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan yang dilakukan perusahaan sebelumnya, yakni melalui menu Mutasi Data, memilih karyawan, mengubah status menjadi Nonaktif, dan menyimpan laporan dengan alasan misalnya “perusahaan tutup” atau “berhenti beroperasi”.

2. Penonaktifan Otomatis (Tunggakan Iuran)

Jika perusahaan berhenti beroperasi tanpa menonaktifkan kepesertaan secara manual, status kepesertaan karyawan biasanya akan berubah menjadi nonaktif secara otomatis setelah perusahaan menunggak iuran minimal 3 bulan berturut-turut.

Namun, cara ini dapat meninggalkan catatan tunggakan iuran, yang bisa menyulitkan karyawan untuk mencairkan JHT (Jaminan Hari Tua).

3. Melalui Kantor Cabang (Jika Perusahaan Lepas Tangan)

Apabila perusahaan benar-benar sudah tidak beroperasi dan tidak ada pihak yang mengurus, karyawan dapat mendatangi kantor cabang BPJS Ketenagakerjaan terdekat.

Langkah-langkahnya:

• Bawa dokumen pendukung, seperti KTP, KK, Kartu BPJS Ketenagakerjaan (fisik atau digital), serta bukti PHK atau surat keterangan perusahaan tutup.
• Konsultasikan dengan petugas bahwa perusahaan sudah tidak beroperasi agar proses penonaktifan dapat dilakukan secara manual di sistem.

4. Melalui Aplikasi JMO (Hanya untuk Peserta BPU / Mandiri)

Jika peserta adalah BPU atau Mandiri dan ingin berhenti karena usaha tidak berjalan:

• Gunakan aplikasi JMO (Jamsostek Mobile) untuk menonaktifkan fitur autodebet iuran.
• Jika diperlukan penonaktifan permanen, kunjungi kantor cabang BPJS Ketenagakerjaan untuk pengajuan manual.

Dengan beberapa opsi ini, HR atau peserta dapat memastikan status kepesertaan tercatat nonaktif, sekaligus menghindari masalah administrasi dan tunggakan iuran yang dapat menghambat pencairan JHT.

Dokumen yang Dibutuhkan untuk Menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan

Dokumen yang dibutuhkan untuk menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan berbeda-beda tergantung status kepesertaan, apakah sebagai karyawan formal (Penerima Upah/PU) atau pekerja mandiri (Bukan Penerima Upah/BPU). Berikut rinciannya:

1. Untuk Peserta Penerima Upah (PU/Karyawan)

Proses penonaktifan biasanya dilakukan oleh HRD perusahaan. Dokumen yang perlu disiapkan meliputi:

• Surat Keterangan Berhenti Bekerja (Paklaring) dari perusahaan.
• Kartu Peserta BPJS Ketenagakerjaan, baik fisik maupun digital (misalnya melalui aplikasi JMO).
• Kartu Tanda Penduduk (KTP) asli beserta fotokopi.
• Kartu Keluarga (KK) asli beserta fotokopi.

Baca Juga: 20 Contoh Paklaring Kerja Asli dan Resmi [+Template Word & PDF]

2. Untuk Peserta Bukan Penerima Upah (BPU/Mandiri)

Peserta mandiri dapat menonaktifkan kepesertaannya sendiri, misalnya untuk menghentikan pembayaran iuran autodebit. Dokumen yang biasanya dibutuhkan:

• Kartu Peserta BPJS Ketenagakerjaan.
• KTP pemegang akun.
• Buku Tabungan (jika terkait penghentian layanan autodebit bank).
• Akses ke aplikasi JMO untuk memproses penghentian secara mandiri.

3. Jika Peserta Meninggal Dunia

Penonaktifan kepesertaan karena kematian harus diajukan oleh ahli waris dengan dokumen sebagai berikut:

• Surat Keterangan Kematian dari instansi berwenang (Kelurahan atau Rumah Sakit).
• KTP dan KK almarhum.
• KTP dan KK ahli waris sebagai pelapor.
• Kartu BPJS Ketenagakerjaan milik almarhum.

Dengan menyiapkan dokumen sesuai status kepesertaan, proses penonaktifan BPJS Ketenagakerjaan dapat berjalan lebih cepat dan terhindar dari kendala administrasi.

Batas Waktu Pelaporan Penonaktifan BPJS Ketenagakerjaan

Pelaporan penonaktifan BPJS Ketenagakerjaan oleh perusahaan sebaiknya dilakukan segera setelah karyawan berhenti bekerja. Jika terlambat, perusahaan berisiko membayar iuran ganda atau denda karena tagihan tetap berjalan.

Berikut detail batas waktu dan proses yang perlu diperhatikan:

1. Waktu Pelaporan

Perusahaan wajib melaporkan penonaktifan sesuai hari karyawan resign atau PHK. Keterlambatan pelaporan dapat membuat iuran tetap berjalan meskipun karyawan sudah tidak bekerja.

2. Pembayaran Iuran

Iuran terakhir harus dibayarkan paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya. Dengan pelaporan sebelum tanggal ini, perusahaan dapat memastikan tidak ada tagihan untuk bulan berjalan.

3. Proses Status Nonaktif

Setelah pelaporan dan pembayaran iuran terakhir, status kepesertaan karyawan biasanya berubah menjadi nonaktif dalam 3 hingga 30 hari kerja.

4. Masa Tunggu Klaim

Setelah status nonaktif, peserta perlu menunggu 1 bulan dari tanggal berhenti bekerja sebelum dapat mengajukan pencairan JHT (Jaminan Hari Tua) atau klaim lain seperti JKP (Jaminan Kehilangan Pekerjaan).

Sebagai HRD, pastikan Anda telah menyelesaikan mutasi data (penonaktifan) agar karyawan bisa segera mengurus klaim, seperti JHT atau JKP (Jaminan Kehilangan Pekerjaan).

FAQ Seputar Cara Menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan

Untuk memudahkan Anda memahami proses penonaktifan BPJS Ketenagakerjaan, berikut beberapa pertanyaan yang sering muncul beserta jawabannya:

1. Apakah BPJS Ketenagakerjaan bisa aktif kembali?

Ya, kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan dapat diaktifkan kembali, tetapi prosesnya tergantung jenis kepesertaan. Untuk karyawan yang sudah resign dan kembali bekerja, perusahaan harus melakukan pendaftaran ulang melalui SIPP BPJS.

Sedangkan untuk peserta BPU atau Mandiri, pendaftaran dapat dilakukan kembali secara mandiri melalui aplikasi JMO atau kantor cabang BPJS.

2. Apa yang terjadi dengan Saldo JHT setelah BPJS dinonaktifkan?

Saldo Jaminan Hari Tua (JHT) tetap tersimpan dan tidak hilang setelah BPJS dinonaktifkan. Peserta dapat mengajukan pencairan JHT 100% sesuai prosedur, dengan catatan semua dokumen lengkap dan status kepesertaan sudah resmi nonaktif.

3. Apakah BPJS Ketenagakerjaan otomatis nonaktif setelah karyawan resign?

Tidak otomatis. Perusahaan harus melaporkan penonaktifan karyawan melalui SIPP BPJS. Jika terlambat, status kepesertaan masih tercatat aktif dan iuran tetap berjalan. Proses manual ini penting agar administrasi HR tetap rapi dan kepesertaan karyawan tercatat benar.

4. Berapa lama proses penonaktifan BPJS Ketenagakerjaan?

Proses penonaktifan biasanya memakan waktu 3 hingga 30 hari kerja setelah perusahaan melaporkan dan membayar iuran terakhir. Untuk klaim JHT, peserta perlu menunggu 1 bulan dari tanggal berhenti bekerja sebelum dapat mencairkan saldo JHT.

5. Apakah perusahaan wajib menonaktifkan BPJS Ketenagakerjaan karyawan yang sudah keluar?

Ya, perusahaan wajib menonaktifkan kepesertaan karyawan yang sudah berhenti bekerja agar iuran tidak terus berjalan dan administrasi kepesertaan tetap sesuai aturan BPJS Ketenagakerjaan. Proses ini juga memastikan karyawan dapat mencairkan JHT tanpa kendala.

Hemat Waktu Perhitungan BPJS Hingga 80% dengan Software HRIS Modern!

Mengelola administrasi BPJS Ketenagakerjaan secara manual tentu melelahkan dan rawan kesalahan, apalagi ketika harus menghitung iuran, mutasi data, dan menyiapkan laporan kepesertaan karyawan.

Jika Anda ingin proses ini lebih efisien dan sesuai regulasi terbaru, software HRIS dari KantorKu HRIS bisa menjadi solusi.

Keunggulan aplikasi HRIS KantorKu HRIS untuk administrasi karyawan:

1. Integrasi BPJS Otomatis & Update Regulasi

Perhitungan iuran, mutasi, dan laporan kepesertaan otomatis sesuai peraturan BPJS terbaru, meminimalkan risiko kesalahan manual.

2. Penghitungan Iuran & Finalisasi Cepat

Hitung iuran BPJS hingga 80% lebih cepat dibanding metode manual, dengan finalisasi data yang terintegrasi langsung ke payroll.

3. Absensi Online Mudah & Fleksibel

Karyawan bisa check-in dan check-out langsung lewat aplikasi mobile (Android & iOS) tanpa harus ke mesin fisik.

4. Integrasi Langsung dengan Payroll

Data absensi otomatis terhubung dengan sistem payroll untuk perhitungan gaji yang lebih cepat, akurat, dan minim human error. 

5. Pengaturan Jadwal dan Shift Otomatis

Buat dan ubah jadwal kerja atau shift tanpa ribet langsung dari aplikasi.

6. Laporan Absensi Siap Pakai

Laporan kehadiran, lembur, serta statistik harian/mingguan/bulanan bisa langsung diakses atau diekspor.

7. Atur Kebijakan Absensi Fleksibel

Admin dapat menetapkan aturan toleransi keterlambatan, validasi lokasi, dan kebijakan lain sesuai kebutuhan perusahaan.

Apakah Anda ingin menghemat waktu, meminimalkan kesalahan, dan mendigitalisasi seluruh proses BPJS karyawan dengan lebih mudah? Book demo gratis software HRIS dari KantorKu HRIS sekarang juga!

Referensi

Status Kepesertaan BPJS Nonaktif: Apa Artinya dan Apa yang Harus Dilakukan?