Case Study: Mengurangi Keterlambatan 38% dengan Sistem Check-in

Sebuah kisah sukses perusahaan multi-cabang di Karawang terkait transformasi disiplin kerja melalui aplikasi absensi mobile dari KantorKu HRIS.

Keterlambatan karyawan turun 38% dan tim HR menghemat ~60 jam kerja administratif per bulan.

Sebelum digitalisasi, tim HR-nya menghadapi berbagai tantangan besar, seperti antrean panjang di mesin fingerprint, praktik “titip absen”, dan data kehadiran yang tidak real-time sehingga menyulitkan supervisor memantau kedatangan tim. 

HR harus menghabiskan puluhan jam setiap bulan hanya untuk mengumpulkan data kehadiran dari setiap cabang.

Dengan KantorKu HRIS, seluruh karyawan kini dapat melakukan check-in dan check-out menggunakan smartphone pribadi, dengan validasi GPS dan selfie untuk memastikan keakuratan data. 

Profil Perusahaan & Tantangan

Perusahaan ritel dan jasa skala nasional ini memiliki lebih dari 790 karyawan dengan outlet yang tersebar di berbagai kota di Pulau Jawa. 

Sebelum digitalisasi, seluruh karyawan diwajibkan melakukan absensi menggunakan mesin fingerprint.

Namun, dengan begitu banyaknya karyawan, dampaknya praktik absensi manual ini menimbulkan antrean panjang, mesin mudah eror, dan menyebabkan praktik “titip absen” oleh beberapa oknum karyawan.

HR akhirnya sulit memantau data kehadiran secara real-time, sehingga sulit memantau siapa anggota tim yang sudah datang, telat, atau izin kerja.

Selain itu, tim HR-nya mengeluh harus menghabiskan puluhan jam setiap bulan untuk merekap data manual dari semua cabang. 

Kondisi ini menunjukkan rendahnya efisiensi operasional, dan menegaskan kebutuhan akan sistem absensi digital.

Solusi: Transformasi ke Aplikasi Absensi Online

Untuk mengatasi berbagai tantangan tersebut, perusahaan ini memutuskan mengimplementasikan software attendance management dari KantorKu HRIS. 

Dengan sistem ini, proses absensi jadi lebih praktis dan efisien berkat dukungan fitur-fitur seperti:

• Absensi Online berbasis GPS dan Selfie, setiap kehadiran tercatat akurat tanpa antrean di mesin fingerprint dan meminimalkan risiko “titip absen”.
• Shift dan Jadwal Otomatis, HR bisa menyesuaikan jam kerja sesuai cabang dan tim.
• Laporan Kehadiran Real-Time, supervisor dan HR bisa memantau kehadiran, keterlambatan, dan performa tim dari dashboard digital.
• Integrasi dengan Payroll, data absensi langsung tersinkronisasi untuk perhitungan gaji dan lembur.
• Tracking Karyawan Lapangan, memastikan kunjungan tim lapangan tercatat akurat dan mudah dievaluasi secara real-time.

Hasil: Perubahan Perilaku & Efisiensi

Sejak implementasi KantorKu HRIS, tim HR-nya menyebutkan bahwa langsung merasakan dampak positif terhadap efisiensi administrasi absensi sehari-hari hingga perilaku karyawan.

Beberapa catatan yang diungkapkan selama wawancara dengan tim internal KantorKu HRIS, yaitu:

• Penurunan Tingkat Keterlambatan, turun hingga 38% dibanding periode sebelumnya, menunjukkan perubahan perilaku disiplin kerja.
• Penghematan Waktu HR, sekitar 60 jam kerja administratif per bulan kini bisa dialokasikan untuk tugas strategis seperti analisis performa tim dan pengembangan kebijakan HR.
• Peningkatan Akurasi Data, seluruh absensi tercatat digital, dilengkapi lampiran bukti selfie dan GPS, meminimalkan potensi kecurangan.

Dampak pada Karyawan

Dengan implementasi sistem absensi berbasis aplikasi dari KantorKu HRIS, seluruh karyawan kini dapat melakukan check-in dan check-out tanpa harus mengantre di mesin fingerprint. 

Mereka bisa langsung memulai pekerjaan begitu datang atau pulang tanpa menunggu giliran, sehingga waktu kerja lebih optimal dan fokus pada tugas utama.

Selain itu, sistem ini menumbuhkan kesadaran karyawan terhadap tanggung jawab jam kerja mereka. 

Data absensi yang tercatat secara akurat membuat karyawan lebih disiplin, sementara HR dapat mengalihkan perhatian ke tugas strategis seperti evaluasi performa, pengembangan kebijakan, dan perencanaan SDM yang lebih efisien.

“Dengan absensi berbasis aplikasi, tidak perlu lagi antre di mesin fingerprint. Semua bisa dilakukan dari ponsel, efisien, dan transparan,” ungkap HR Manager perusahaan ke tim internal KantorKu HRIS selama wawancara.