6 Contoh Surat Mutasi Karyawan untuk Swasta & PNS berbagai Posisi

Contoh surat mutasi karyawan sering kali dibutuhkan oleh perusahaan untuk memindahkan seorang karyawan ke posisi atau lokasi baru. 

Surat ini tidak hanya sebagai formalitas administratif, tetapi juga sebagai sarana komunikasi yang memastikan transisi berjalan lancar dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. 

Baik itu mutasi antar divisi, antar cabang, maupun perubahan posisi jabatan, surat mutasi adalah dokumen yang harus disusun dengan jelas dan profesional.

Sebagai HR, Anda perlu memastikan bahwa surat mutasi yang dibuat mencakup informasi yang lengkap, seperti nama karyawan, alasan mutasi, dan tanggal efektif mutasi. 

Di artikel ini, kami akan memberikan beberapa contoh surat mutasi yang dapat Anda gunakan sebagai referensi dalam menyusun surat mutasi di perusahaan Anda.

Apa Itu Surat Mutasi Karyawan?

Surat mutasi karyawan merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menyatakan perubahan lokasi kerja, unit kerja, divisi, atau jabatan seorang karyawan.

Surat ini menjadi acuan administratif yang sah dalam proses pemindahan karyawan dari satu posisi atau lokasi ke posisi atau lokasi lainnya.

Tujuan utama dari surat mutasi adalah menjaga kelangsungan dan efisiensi operasional perusahaan, sekaligus memastikan penempatan karyawan sesuai dengan kebutuhan dan kompetensinya. 

Mutasi dapat dilakukan atas dasar kebutuhan organisasi, permintaan karyawan, atau sebagai bagian dari pengembangan karier. 

Bagi Anda sebagai HR, surat ini menjadi alat komunikasi yang penting untuk mendokumentasikan proses pemindahan, serta menjamin transparansi dan akuntabilitas dalam sistem kerja perusahaan.

Dengan adanya surat mutasi, Anda sebagai bagian dari tim HR dapat mengelola pergeseran personel secara tertib, serta mencegah terjadinya konflik administratif. 

Dokumen ini tidak hanya penting untuk kepentingan internal, tetapi juga berfungsi sebagai bukti formal dalam urusan ketenagakerjaan, termasuk audit atau pemeriksaan regulasi ketenagakerjaan.

Format dan Struktur Surat Mutasi Karyawan

Sama seperti surat formal pada umumnya, surat mutasi karyawan harus disusun dengan format yang rapi, profesional, dan sesuai ketentuan perusahaan. 

Sebagai HR, Anda perlu memastikan bahwa setiap bagian dalam surat ini memiliki tujuan yang jelas serta mudah dipahami oleh penerima.

Berikut ini adalah struktur umum surat mutasi karyawan beserta penjelasan dan contohnya:

1. Kop Surat Perusahaan

Kop surat terletak di bagian paling atas dan berisi identitas resmi perusahaan. Umumnya meliputi nama perusahaan, logo, alamat kantor pusat, nomor telepon, email, dan situs web jika ada.

Contoh:

”PT MAJU JAYA SEJAHTERA

Jl. Melati No. 123, Jakarta Selatan

Telp. (021) 12345678 | Email: [email protected]”

2. Nomor dan Tanggal Surat

Nomor surat berguna untuk pengarsipan dan pelacakan dokumen. Format nomor surat dapat disesuaikan dengan sistem perusahaan, biasanya mencakup kode surat, nomor urut, dan bulan/tahun. 

Nah, tanggal surat di sini menunjukkan kapan surat tersebut dibuat, misalnya:

No: 012/HRD-MJS/V/2025  

Tanggal: 14 Mei 2025

3. Perihal atau Hal

Selanjutnya, Anda juga perlu menuliskan secara singkat dan jelas bahwa isi dokumen ini adalah tentang mutasi karyawan. Misalnya: “Perihal: Surat Mutasi Karyawan”.

4. Tujuan Surat

Tujuan surat mencantumkan nama lengkap karyawan yang dimutasi, jabatan sebelumnya, dan unit kerjanya. Bisa juga ditambahkan nomor induk karyawan (NIK).

5. Isi Surat

Isi surat memuat informasi utama berupa keputusan mutasi, alasan mutasi (jika perlu), lokasi atau unit kerja baru, jabatan baru, dan tanggal efektif mutasi. Gunakan bahasa yang formal namun tetap jelas.

Contoh:

“Dengan ini kami memberitahukan bahwa mulai tanggal 1 Juni 2025, Saudara akan dimutasi ke bagian Keuangan sebagai Staf Akuntansi di Kantor Cabang Surabaya. Keputusan ini diambil berdasarkan kebutuhan operasional perusahaan serta penilaian kinerja Saudara selama ini.”

6. Penutup

Penutup berisi ucapan terima kasih, harapan atas kinerja karyawan di posisi baru, dan permintaan agar karyawan melapor ke atasan baru atau unit HRD di lokasi mutasi. Contohnya seperti:

“Kami ucapkan terima kasih atas kontribusi Saudara selama bekerja di divisi marketing. Semoga Saudara dapat terus memberikan kinerja terbaik di posisi yang baru. Harap melapor kepada Kepala Divisi Keuangan pada hari pertama kerja di unit baru.”

7. Tanda Tangan dan Stempel

Surat mutasi harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang, biasanya oleh kepala HRD, direktur, atau manajer terkait. Sertakan nama lengkap, jabatan, dan stempel resmi perusahaan.

Baca juga: 25 Contoh Paklaring Kerja yang Benar, Ketahui Strukturnya!

Contoh Surat Mutasi Karyawan

Untuk membantu Anda dalam menyusun surat mutasi sesuai dengan kebutuhan, berikut ini kami sajikan enam contoh surat mutasi karyawan yang mencerminkan berbagai sektor kerja dan kondisi, mulai dari perusahaan swasta hingga instansi pemerintahan.

1. Contoh Surat Mutasi Karyawan Swasta

​​PT SINAR MANDIRI

Jl. Kemuning No. 12, Jakarta Selatan

Telp. (021) 77889900 | Email: [email protected]

No: 017/HRD/SM/V/2025  

Tanggal: 14 Mei 2025  

Perihal: Surat Mutasi Karyawan

Kepada Yth,  

Sdr. Daniel Rizky  

Staf Administrasi Gudang  

PT Sinar Mandiri  

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami memberitahukan bahwa Saudara akan dimutasi ke Divisi Logistik Cabang Bandung sebagai Staf Administrasi Logistik terhitung mulai tanggal 1 Juni 2025. Mutasi ini dilaksanakan sebagai bagian dari rotasi karyawan untuk mendukung kelancaran operasional dan pengembangan karier.

Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusi Saudara di unit sebelumnya dan berharap Anda dapat terus menunjukkan performa terbaik di tempat tugas yang baru.

Hormat kami,  

PT Sinar Mandiri  

Rina Anggraini  

Manajer HRD

2. Contoh Surat Mutasi Guru

3. Contoh Surat Mutasi PNS

Pemerintah Kabupaten Sleman
Badan Kepegawaian Daerah

Nomor: 443/BKD-SLM/2025
Perihal: Mutasi Pegawai Negeri Sipil

Kepada Yth:
Bapak Dedi Santoso
NIP: 19830520 200801 1 004

Berdasarkan Keputusan Bupati Sleman No. 141/2025 tentang Mutasi PNS, dengan ini Saudara dimutasi dari Dinas Kesehatan ke Dinas Sosial, mulai tanggal 1 Agustus 2025.

Diharapkan Saudara dapat segera melaporkan diri kepada Kepala Dinas Sosial dan melaksanakan tugas sesuai jabatan yang diberikan.

Sleman, 10 Mei 2025
Kepala BKD Sleman
Dr. Hj. Lestari Yuwono

4. Contoh Surat Mutasi Karyawan Antar Cabang

5. Contoh Surat Mutasi Karyawan Karena Permintaan Pribadi

PT INDO CEMERLANG
Jl. Merpati No. 100, Surabaya

No: 088/HRD-IC/V/2025
Tanggal: 5 Mei 2025
Perihal: Persetujuan Permohonan Mutasi

Kepada Yth,
Sdr. Lestari Yuliana
Divisi Keuangan

Menanggapi permohonan mutasi Saudari tertanggal 20 April 2025 dengan alasan mengikuti keluarga yang pindah domisili ke Bandung, maka perusahaan memutuskan untuk menyetujui mutasi Saudari ke Kantor Cabang Bandung mulai tanggal 1 Juni 2025.

Kami mengapresiasi kontribusi Saudari selama ini di Divisi Keuangan dan berharap dapat melanjutkan prestasi kerja di lokasi baru dengan lebih baik. Semoga Saudari dapat beradaptasi dengan cepat dan memberikan dampak positif bagi perkembangan perusahaan di cabang Bandung.

Demikian surat ini kami buat, atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Imam Budiarto
HR Manager

6. Contoh Surat Mutasi Karyawan Karena Kebutuhan Organisasi

Baca juga: Job Rotation: Tujuan, Tantangan, Contoh, dan Strategi Penerapannya

Kelola Proses Mutasi dengan Lancar bersama HRIS KantorKu!

Proses mutasi karyawan sering kali melibatkan pembaruan data, penyesuaian jabatan, hingga evaluasi kinerja. Semua ini bisa kamu kelola lebih efisien dengan HRIS KantorKu.

Dengan fitur-fitur unggulannya, HRIS KantorKu membantu menyederhanakan proses mutasi, seperti:

• Database karyawan yang fleksibel, memungkinkan HR mencatat dan memperbarui data jabatan, lokasi kerja, atau divisi secara real-time dengan custom field.
• Performance Management lengkap dengan pemetaan 9-Box dan review KPI/OKR, mendukung pengambilan keputusan mutasi yang berbasis data kinerja.
• Sistem yang customizable, sehingga proses mutasi bisa disesuaikan dengan alur kerja di perusahaanmu.

Ditambah dengan tampilan yang intuitif, implementasi cepat, serta dukungan support yang responsif, HRIS KantorKu siap mendukung HR dalam mengelola mutasi karyawan secara lebih terstruktur dan efisien.

Yuk, sederhanakan proses mutasi karyawan bersama HRIS KantorKu! Hubungi kami sekarang untuk jadwalkan demo gratis 30 menit!