10 Contoh Surat PHK Karyawan, Tinggal Download & Copas!

Seperti apa contoh surat PHK karyawan? Apakah terdapat ketentuan khusus, regulasi terkait, dan juga hal-hal yang wajib dilakukan oleh pihak karyawan maupun perusahaan?

Melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) memang bukan suatu perkara yang mudah, terlebih bila Anda bertindak sebagai pemilik usaha atau bagian dari tim HR. 

Namun dalam situasi tertentu, PHK menjadi langkah yang tak terelakkan demi menjaga keberlanjutan dan efisiensi operasional bisnis. 

Sebagai seorang pelaku usaha ataupun HR, maka salah satu bentuk tanggung jawab profesional yang wajib Anda lakukan adalah menerbitkan surat PHK. 

Dalam artikel ini, Anda akan mengetahui seperti apa penjelasan terkait surat PHK, dan apa saja contoh surat PHK karyawan yang bisa Anda jadikan referensi, yuk simak sama-sama

Apa Itu Surat PHK

Surat PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) adalah dokumen formal yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagai bentuk pemberitahuan resmi atas pengakhiran hubungan kerja dengan seorang karyawan. 

Dokumen ini biasanya mencakup beberapa elemen penting, seperti identitas karyawan, tanggal efektif PHK, alasan pengakhiran kerja, serta informasi terkait hak-hak yang akan diterima oleh karyawan yang bersangkutan.

Dalam banyak kasus, surat PHK juga dapat menjadi bukti administratif jika suatu saat terjadi perselisihan ketenagakerjaan. 

Dasar Hukum Pemutusan Hubungan Kerja

Berdasarkan UU Ketenagakerjaan No.13 Tahun 2003 Pasal 1 Ayat (25), PHK didefinisikan sebagai pengakhiran hubungan kerja antara pengusaha dan pekerja/buruh karena alasan tertentu sesuai ketentuan perundang-undangan. 

Maka dari itu, menyiapkan surat PHK secara tepat dan sah adalah bagian dari kepatuhan hukum yang harus Anda prioritaskan.

Situasi Umum Terjadinya PHK

Dalam praktiknya, pemutusan hubungan kerja (PHK) merupakan konsekuensi dari serangkaian dinamika bisnis yang kompleks. 

PHK bisa menjadi pilihan terakhir ketika perusahaan tidak lagi mampu mempertahankan kondisi kerja yang stabil akibat tekanan dari berbagai sisi, baik internal maupun eksternal. 

Salah satu pemicu utama PHK adalah penurunan permintaan pasar. Ketika daya beli konsumen melemah atau kebutuhan atas produk dan jasa menurun, perusahaan kerap dipaksa untuk mengurangi beban operasional, termasuk tenaga kerja. 

Hal ini dialami oleh hampir 70% perusahaan yang melakukan efisiensi karena permintaan menurun drastis. 

Berikut beberapa situasi yang melatarbelakangi terjadinya PHK di beberapa perusahaan:

1. Penurunan Permintaan Pasar

Penurunan minat konsumen terhadap produk atau layanan perusahaan secara langsung dapat mempengaruhi pendapatan. 

Banyak perusahaan harus memangkas tenaga kerja untuk menyesuaikan kapasitas produksi dengan realita permintaan pasar yang melemah. 

Ini adalah salah satu alasan utama munculnya contoh surat PHK karyawan yang dikeluarkan secara massal pada sektor-sektor terdampak.

2. Kenaikan Biaya Produksi

Kenaikan pada komponen biaya seperti bahan baku, listrik, hingga upah minimum membuat struktur biaya perusahaan menjadi tidak seimbang. 

Perusahaan yang tidak mampu melakukan penyesuaian efisien akan memilih untuk mengurangi jumlah karyawan sebagai langkah bertahan hidup.

3. Perubahan Regulasi Ketenagakerjaan

Peraturan ketenagakerjaan yang baru, seperti peningkatan upah minimum atau aturan terkait pesangon di suatu daerah yang tidak dihitung dengan baik, bisa membuat perusahaan kewalahan. 

Perubahan ini bisa berdampak pada struktur organisasi dan beban keuangan, sehingga pemangkasan tenaga kerja menjadi opsi yang dipilih oleh manajemen.

4. Persaingan dengan Produk Impor

Masuknya produk asing dengan harga lebih murah juga bisa membuat produk lokal kehilangan pangsa pasar. 

Dampaknya terasa paling kuat di sektor manufaktur dan perdagangan, di mana PHK menjadi strategi bertahan dari tekanan kompetisi global yang ketat.

5. Transformasi Teknologi dan Otomatisasi

Digitalisasi dan otomatisasi proses kerja mengurangi kebutuhan atas tenaga kerja manual. 

Dalam banyak kasus, ini mendorong perusahaan mengeluarkan surat pemutusan hubungan kerja karena karyawan yang berkaitan dianggap tidak memiliki kompetensi terhadap tuntutan teknologi baru.

6. Restrukturisasi, Merger, atau Likuidasi

Perubahan struktur perusahaan seperti penggabungan usaha (merger), akuisisi, atau bahkan kebangkrutan, sering kali menyebabkan perampingan organisasi. 

Akibatnya, beberapa posisi menjadi tidak relevan atau tumpang tindih, dan PHK dilakukan demi efisiensi jangka panjang.

7. Masalah Internal Karyawan

PHK juga bisa disebabkan oleh kinerja buruk, ketidakhadiran berkepanjangan, hingga pelanggaran disiplin kerja. 

Dalam kasus berat seperti pencurian, perusahaan harus segera menyiapkan contoh surat pemecatan karyawan karena mencuri yang dapat dibuktikan dan disampaikan secara formal.

8. Krisis Ekonomi dan Inflasi

Perlambatan ekonomi berskala nasional maupun global bisa berdampak langsung pada daya beli masyarakat dan operasional perusahaan. 

Dalam situasi seperti ini, PHK menjadi tindakan preventif agar perusahaan tetap bertahan dalam tekanan ekonomi yang berkepanjangan.

Struktur dan Isi Surat PHK yang Benar

Struktur dan isi surat PHK yang benar harus jelas, lengkap, resmi, dan sesuai peraturan ketenagakerjaan agar proses pemutusan hubungan kerja berjalan profesional dan mengurangi potensi konflik. Berikut adalah struktur dan isi surat PHK yang perlu diperhatikan:

1. Kop Surat Resmi Perusahaan

Bagian ini mencantumkan identitas lengkap perusahaan, seperti nama badan usaha, logo resmi, alamat kantor, serta kontak yang bisa dihubungi. 

Kop surat menunjukkan bahwa dokumen ini sah dan dikeluarkan oleh pihak berwenang di perusahaan.

2. Nomor dan Tanggal Surat

Setiap surat resmi wajib memiliki nomor arsip atau referensi sebagai bagian dari dokumentasi administratif. 

Tanggal surat juga penting untuk menunjukkan kapan keputusan PHK dibuat dan berlaku sebagai acuan waktu dalam proses hukum maupun internal.

3. Alamat Tujuan

Surat PHK harus ditujukan secara langsung kepada karyawan yang bersangkutan. Sertakan nama lengkap, alamat pribadi (jika perlu), serta jabatan atau posisi terakhir karyawan di perusahaan. Penulisan identitas yang tepat mencegah terjadinya kekeliruan penerima.

4. Perihal Surat

Di bagian ini, tuliskan secara singkat tujuan surat. Umumnya menggunakan judul seperti “Surat Pemutusan Hubungan Kerja” atau “Pemberitahuan PHK”. Format ini memudahkan pembaca memahami isi umum surat sebelum masuk ke bagian detail.

5. Pernyataan Pembuka

Paragraf pembuka berfungsi sebagai pengantar yang menyampaikan maksud utama surat secara sopan dan resmi. 

Contoh kalimat seperti: 

“Dengan ini kami memberitahukan bahwa perusahaan mengambil keputusan untuk mengakhiri hubungan kerja…” dapat digunakan sebagai awalan yang netral namun tegas.

6. Penjelasan Alasan PHK

Setelah pembuka, cantumkan alasan perusahaan melakukan PHK. Alasan ini harus jelas, faktual, dan bisa dipertanggungjawabkan, baik secara hukum maupun secara etis. 

Misalnya, PHK karena efisiensi, kinerja yang tidak sesuai harapan, pelanggaran berat, atau kondisi perusahaan seperti kebangkrutan.

7. Tanggal Efektif PHK

Tentukan kapan hubungan kerja secara resmi berakhir. Tanggal ini memberi kejelasan kepada karyawan dan menjadi dasar dalam perhitungan hak-haknya, seperti pesangon dan gaji terakhir. Selain itu, karyawan juga dapat menyiapkan diri untuk transisi karier berikutnya.

8. Hak dan Kewajiban Karyawan

Jelaskan secara rinci hak-hak yang akan diterima oleh karyawan, sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Ketenagakerjaan. 

Termasuk di dalamnya adalah uang pesangon, kompensasi sisa cuti tahunan, uang penggantian hak, dan kewajiban lainnya yang masih perlu diselesaikan oleh kedua pihak.

9. Penutup dan Tanda Tangan

Akhiri surat dengan ucapan terima kasih atas kontribusi karyawan selama bekerja di perusahaan. 

Lalu, sertakan salam penutup yang sopan dan tanda tangan pejabat berwenang, seperti manajer HR atau direktur, disertai nama jelas dan jabatannya. Hal ini memberikan legitimasi pada isi surat secara hukum dan administratif.

Contoh Surat PHK Karyawan

1. Contoh Surat PHK Karyawan karena Pelanggaran Berat

PT NUSANTARA DIGITAL PRIMA
Jl. Raya Merdeka No. 12, Jakarta Pusat
Telp. (021) 555-8890

---

SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Nomor: 04/NDP/PHK/I/2025
Perihal: Pemberhentian Karyawan karena Pelanggaran Berat

Kepada Yth.
Sdr. Reza Mahendra
Di Tempat

Dengan hormat,
Setelah melalui evaluasi dan klarifikasi terhadap pelanggaran disiplin yang dilakukan oleh Saudara, yaitu tindakan pencurian barang inventaris kantor pada 10 Januari 2025, maka perusahaan menyatakan bahwa tindakan tersebut termasuk pelanggaran berat sebagaimana diatur dalam Peraturan Perusahaan dan Undang-Undang Ketenagakerjaan.

Dengan demikian, per tanggal 20 Januari 2025, hubungan kerja antara PT Nusantara Digital Prima dengan Saudara kami nyatakan berakhir.

Demikian disampaikan. Terima kasih atas kerja sama yang telah diberikan.

Jakarta, 15 Januari 2025
Hormat kami,
Indah Prameswari
Manajer HRD
PT NUSANTARA DIGITAL PRIMA

2. Contoh Surat PHK Karyawan karena Perusahaan Bangkrut

CV SINAR LESTARI
Jl. Soekarno Hatta No. 78, Semarang
Telp. (024) 8889990

---

SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Nomor: 07/CVSL/PHK/II/2025
Perihal: Pemberhentian Kerja

Kepada Yth.
Sdr. Fajar Nugroho
Di Tempat

Dengan hormat,

Kami menghargai segala kerja keras dan loyalitas Saudara selama menjadi bagian dari CV Sinar Lestari. Namun dengan berat hati kami menginformasikan bahwa perusahaan harus menghentikan seluruh kegiatan operasional karena alasan ekonomi dan ketidakmampuan untuk mempertahankan kelangsungan bisnis.

Keputusan ini diambil setelah mempertimbangkan berbagai faktor, termasuk menurunnya pendapatan secara signifikan dan tidak adanya prospek perbaikan dalam waktu dekat. Oleh karena itu, terhitung per 20 Februari 2025, hubungan kerja dengan Saudara kami nyatakan berakhir.

Terima kasih atas pengabdian Saudara selama ini. Semoga sukses selalu menyertai Anda ke depannya.

Semarang, 5 Februari 2025
Hormat kami,
Rendi Adi Pratama
Kepala HRD
CV SINAR LESTARI

Baca Juga: 5 Contoh Surat PHK Karyawan karena Perusahaan Tutup

3. Contoh Surat PHK Karyawan karena Mencuri

PT MAJU MAKMUR SENTOSA
Jl. Industri No. 45, Bekasi
Telp. (021) 5557788

---

SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Nomor: 15/PTMMS/PHK/III/2025
Perihal: Pemutusan Hubungan Kerja

Kepada Yth.
Sdr. Denny Kurniawan
Di Tempat

Dengan hormat,

Melalui surat ini kami menyampaikan bahwa setelah dilakukan investigasi internal, terbukti Saudara telah melakukan pelanggaran berat berupa pencurian barang milik perusahaan pada tanggal 28 Februari 2025.

Tindakan ini tidak dapat ditoleransi karena bertentangan dengan peraturan perusahaan dan melanggar ketentuan hukum yang berlaku. Berdasarkan Pasal 158 UU Ketenagakerjaan, kami memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan Saudara terhitung sejak tanggal 5 Maret 2025.

Mohon segera mengembalikan seluruh aset perusahaan yang masih berada dalam penguasaan Saudara.

Bekasi, 3 Maret 2025
Hormat kami,
Dian Wahyuni
Kepala Divisi SDM
PT MAJU MAKMUR SENTOSA

4. Contoh Surat PHK Karyawan karena Efisiensi

PT GLOBAL CIPTA TEKNO
Jl. Asia Afrika No. 12, Bandung
Telp. (022) 7334455

---

SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Nomor: 03/GCT/PHK/I/2025
Perihal: Pemutusan Hubungan Kerja

Kepada Yth.
Sdr. Ilham Prasetya
Di Tempat

Dengan hormat,

Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusi yang telah Anda berikan selama bekerja di PT Global Cipta Tekno. Namun, dengan mempertimbangkan kondisi perusahaan dan upaya efisiensi sumber daya manusia, kami terpaksa melakukan pengurangan tenaga kerja.

Dengan ini kami sampaikan bahwa hubungan kerja dengan Saudara akan berakhir pada tanggal 25 Januari 2025. Hak-hak Saudara seperti uang pesangon dan penggantian hak lainnya akan diproses sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Bandung, 15 Januari 2025
Hormat kami,
Yusuf Rahadian
Manajer HR
PT GLOBAL CIPTA TEKNO

5. Contoh Surat PHK Karyawan karena Masa Kontrak Habis

PT SURYA NUSANTARA ABADI
Jl. Ahmad Yani No. 90, Yogyakarta
Telp. (0274) 889977

---

SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Nomor: 04/SNA/PHK/I/2025
Perihal: Pengakhiran Masa Kontrak

Kepada Yth.
Sdr. Rina Ayu Permata
Di Tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) antara Saudari dan PT Surya Nusantara Abadi yang berlaku sejak 1 Februari 2024 hingga 31 Januari 2025, maka kami informasikan bahwa masa kontrak tersebut akan berakhir sesuai jadwal.

Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusi Saudari selama masa kerja di perusahaan. Semua hak dan kewajiban akan diselesaikan sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Yogyakarta, 22 Januari 2025
Hormat kami,
Hendro Wicaksono
Manajer Personalia
PT SURYA NUSANTARA ABADI

6. Contoh Surat PHK Karyawan karena Performa Kerja Tidak Mencapai Target

PT PRIMA JAYA LOGISTIK
Jl. Raya Kalimalang No. 17, Jakarta Timur
Telp. (021) 4445666

---

SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Nomor: 08/PJL/HRD/II/2025
Perihal: Pemutusan Hubungan Kerja

Kepada Yth.
Sdr. Tommy Rahmat
Di Tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil evaluasi kinerja selama enam bulan terakhir, Saudara belum menunjukkan pencapaian target kerja yang sesuai dengan standar perusahaan, meskipun telah diberikan pembinaan dan peringatan tertulis sebanyak dua kali.

Dengan ini kami memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan Saudara terhitung mulai 1 Maret 2025. Hak-hak Saudara akan diberikan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Jakarta, 20 Februari 2025
Hormat kami,
Ratna Fadillah
HR Manager
PT PRIMA JAYA LOGISTIK

7. Contoh Surat PHK Karyawan karena Reorganisasi

PT TEKNO INOVASI DIGITAL
Jl. Kemang Raya No. 120, Jakarta Selatan
Telp. (021) 3335588

---

SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Nomor: 09/TID/HRD/II/2025
Perihal: Pemutusan Hubungan Kerja

Kepada Yth.
Sdr. Bayu Hidayat
Di Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka reorganisasi dan restrukturisasi internal untuk efisiensi operasional, perusahaan melakukan pengurangan beberapa posisi, termasuk posisi yang Saudara duduki saat ini.

Dengan demikian, terhitung sejak tanggal 28 Februari 2025, hubungan kerja kami nyatakan berakhir. Kami menyampaikan apresiasi dan terima kasih atas kontribusi yang telah Saudara berikan.

Jakarta, 15 Februari 2025
Hormat kami,
Bima Mahendra
HRD Manager
PT TEKNO INOVASI DIGITAL

8. Contoh Surat PHK Karyawan karena Masa Probation Tidak Lulus

CV MITRA KARYA SEJAHTERA
Jl. Gatot Subroto No. 67, Medan
Telp. (061) 7788123

---

SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Nomor: 05/MKS/HRD/I/2025
Perihal: Pemutusan Hubungan Kerja

Kepada Yth.
Sdr. Rendy Setiawan
Di Tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil evaluasi masa percobaan kerja selama 3 bulan terakhir, Saudara belum dapat memenuhi standar kinerja yang ditetapkan perusahaan. Oleh karena itu, kami sampaikan bahwa hubungan kerja Saudara dinyatakan berakhir per 31 Januari 2025.

Kami menghargai usaha dan semangat Saudara selama masa percobaan ini. Semoga mendapatkan peluang karier yang lebih sesuai ke depannya.

Medan, 25 Januari 2025
Hormat kami,
Dewi Lestari
HRD Officer
CV MITRA KARYA SEJAHTERA

9. Contoh Surat PHK Karyawan Word

10. Contoh Surat PHK Karyawan PDF

Baca Juga: 10 Pertanyaan Exit Interview, Apa yang Harus Disiapkan?

Permudah Manajemen Karyawan dan Cegah PHK dengan HRIS KantorKu

Sebelum sampai pada keputusan berat seperti pemutusan hubungan kerja (PHK), pastikan Anda sudah mengelola karyawan secara objektif dan terukur. 

Dengan HRIS KantorKu, Anda bisa memantau kinerja karyawan secara transparan melalui data absensi, jam lembur, pengajuan cuti, hingga database karyawan hanya dalam satu aplikasi secara otomatis, tanpa perlu repot mengurus data manual.

Bayangkan, saat perusahaan sedang dalam masa sulit, Anda bisa mengambil keputusan strategis berbasis data terhadap mana karyawan yang berkinerja baik, mana yang perlu dibina, hingga siapa yang paling mungkin dipertahankan. 

Dengan begitu, pekerjaan Anda akan lebih mudah, dan keputusan yang diambil juga bisa lebih adil untuk karyawan, lebih efisien untuk perusahaan.

Jangan biarkan keputusan penting seperti PHK diambil secara subjektif. Yuk coba HRIS KantorKu sekarang dan rasakan kemudahannya dalam mengelola SDM dengan lebih praktis!

Tertarik Ingin Pakai HRIS KantorKu?
Mau Coba Tanya Dulu?