5 Contoh Surat Serah Terima Pekerjaan karena Resign, Format Word & PDF Siap Pakai!

Contoh surat serah terima pekerjaan karena resign menjadi dokumen penting yang tidak boleh diabaikan dalam proses pengunduran diri karyawan. Sebagai bagian dari prosedur transisi kerja, surat ini memastikan bahwa tanggung jawab dan pekerjaan yang masih berjalan dapat dilanjutkan secara tertib oleh pihak penerus. 

Bagi Anda sebagai pelaku usaha atau bagian dari tim HR, keberadaan dokumen ini adalah bagian dari pengelolaan SDM yang tertib dan terdokumentasi dengan baik. Surat ini juga dapat menjadi referensi audit internal, arsip HR, atau bahkan sebagai bahan evaluasi dalam menyusun SOP alih tugas ke depan. 

Untuk mempermudah penyusunannya, Anda bisa mengunduh template handover pekerjaan dalam format Word maupun mengakses form serah terima pekerjaan Excel yang lebih dinamis dan praktis.

Simak penjelasan dan contohnya di bawah ini!

Apa Itu Surat Serah Terima Pekerjaan?

Surat serah terima pekerjaan karena resign merupakan dokumen resmi yang menyatakan bahwa suatu tugas, tanggung jawab, atau jabatan telah dialihkan dari satu pihak ke pihak lain. 

Dokumen ini biasanya digunakan dalam berbagai konteks, mulai dari rotasi karyawan, promosi jabatan, hingga pengunduran diri. Fungsi utamanya adalah mendokumentasikan transisi pekerjaan agar berjalan mulus dan tidak meninggalkan pekerjaan yang terbengkalai.

Dalam praktiknya, surat ini menjadi pedoman bagi pihak penerima agar memahami apa saja yang telah dan belum dikerjakan. Tanpa dokumentasi yang jelas, risiko miskomunikasi, duplikasi tugas, hingga keterlambatan proyek dapat meningkat. Oleh karena itu, surat ini bukan sekadar formalitas, tetapi bentuk akuntabilitas dan kesinambungan proses kerja di dalam organisasi.

Perlu diingat, pembuatan surat serah terima pekerjaan tidak selalu berkaitan dengan pemutusan hubungan kerja. 

Dalam banyak kasus, surat ini juga dibuat oleh karyawan yang mengundurkan diri secara profesional. Proses ini menjadi bagian dari etika kerja yang baik serta menunjukkan komitmen terhadap kelangsungan tim meski seseorang tidak lagi berada dalam organisasi.

Komponen yang Harus Ada dalam Surat Serah Terima Pekerjaan

Agar dokumen ini sah secara administratif dan informatif secara fungsional, ada beberapa komponen penting yang wajib dimuat dalam surat serah terima pekerjaan. 

Setiap bagian berperan penting dalam memperjelas siapa yang menyerahkan, siapa yang menerima, serta apa saja tanggung jawab yang dialihkan.

1. Identitas Pihak yang Terlibat

Cantumkan nama lengkap, jabatan, dan unit kerja atau departemen dari pihak yang menyerahkan dan menerima pekerjaan. Informasi ini akan menjadi identifikasi dasar dalam proses alih tugas yang terdokumentasi.

2. Uraian Pekerjaan atau Tugas yang Diserahkan

Selanjutnya, detailkan tanggung jawab utama yang dialihkan, termasuk pekerjaan yang masih berjalan, dokumen yang perlu ditindaklanjuti, atau akses sistem yang harus diteruskan. 

Bila perlu, lampirkan dokumen atau daftar pekerjaan sebagai referensi lanjutan.

3. Tanggal dan Lokasi Serah Terima

Berikan tanggal efektif dan tempat berlangsungnya serah terima penting dicatat untuk menciptakan kejelasan administratif. 

Hal ini kemudian akan menjadi dasar acuan bila terjadi masalah atau sengketa di kemudian hari.

4. Isi Surat yang Menjelaskan Konteks Serah Terima

Sertakan juga narasi yang menjelaskan latar belakang proses serah terima tersebut, misalnya karena rotasi jabatan, pergantian proyek, atau pengunduran diri. Hal ini memperkuat konteks dan legitimasi dokumen.

5. Tanda Tangan dan Persetujuan

Akhiri dokumen dengan tanda tangan pihak yang menyerahkan dan menerima, serta jika perlu ditandatangani pula oleh atasan langsung sebagai pihak yang menyaksikan. Ini memperkuat aspek legalitas dokumen.

Format seperti ini bisa Anda kembangkan dengan menggunakan contoh surat serah terima pekerjaan Word yang mudah disesuaikan, atau dalam format form serah terima pekerjaan Excel bila membutuhkan fleksibilitas dalam input data atau integrasi dengan sistem internal perusahaan.

Contoh Surat Serah Terima Pekerjaan karena Resign

Berikut adalah contoh surat serah terima pekerjaan karena resign yang bisa Anda jadikan referensi. 

Format ini mencerminkan standar profesional dan dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan masing-masing perusahaan:

1. Contoh Surat Serah Terima Pekerjaan

SURAT SERAH TERIMA PEKERJAAN
Nomor: 001/HRD/STP/III/2023

Pada hari ini, Senin, tanggal 13 Maret 2023, bertempat di kantor pusat PT Arunika Cipta Cemerlang, telah dilakukan serah terima pekerjaan antara:

Pihak Pertama
Nama: Muhammad Ryan
Jabatan: Associate Software Engineer
Alamat: Jl. Kartini No. 7, Jakarta

Pihak Kedua
Nama: Ali Alhabsy
Jabatan: Software Engineer Intern
Alamat: Jl. Pattimura No. 10, Jakarta

Dengan ini dinyatakan bahwa sehubungan dengan pengunduran diri Muhammad Ryan yang efektif per tanggal 14 Maret 2023, maka seluruh tugas dan tanggung jawab yang sebelumnya diemban oleh Pihak Pertama secara resmi dialihkan kepada Pihak Kedua. Proses serah terima ini mencakup dokumentasi proyek yang sedang berjalan, akses sistem internal yang relevan, serta komunikasi dengan pihak ketiga yang berkaitan dengan tugas harian.

Pihak Kedua menyatakan telah menerima pekerjaan yang dimaksud dan berkomitmen untuk melanjutkan tanggung jawab tersebut sesuai dengan arahan dan ketentuan yang berlaku di perusahaan. Dengan demikian, surat ini dibuat untuk menjadi dokumen sah sebagai bentuk pertanggungjawaban kedua belah pihak.

Jakarta, 13 Maret 2023
Pihak Pertama

2. Contoh Surat Serah Terima Jabatan

SURAT SERAH TERIMA JABATAN
yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Andi Pratama
Jabatan: Kepala Divisi Operasional
NIP : 19890520 1203 001

Menyerahkan jabatan kepada:

Nama: Rina Oktaviani
Jabatan: Kepala Divisi Operasional (Baru)
NIP: 19920315 1001 002

Adapun tanggung jawab pekerjaan yang diserahkan mencakup:  

1. Koordinasi seluruh kegiatan operasional harian  
2. Monitoring KPI cabang  
3. Supervisi laporan kerja mingguan dan bulanan  
4. Evaluasi performa tim operasional  

Dengan ini, seluruh dokumen, data, serta tanggung jawab jabatan telah diserahkan secara lengkap dan baik.

Demikian surat ini dibuat sebagai bukti serah terima jabatan.

Bandung, 28 Juli 2025

Pihak yang Menyerahkan,              Pihak yang Menerima,  

(Andi Pratama)                          (Rina Oktaviani)  

Mengetahui,  
HR Manager  

(Ani Rahmawati)

3. Surat Serah Terima Pekerjaan karena Resign: Posisi Administrasi

4. Contoh Surat Serah Terima Pekerjaan Word

5. Contoh Surat Serah Terima Pekerjaan PDF

Kelola Proses Serah Terima Karyawan Secara Otomatis dan Rapi dengan HRIS KantorKu!

Setiap kali ada karyawan resign, apalagi karena alasan mendesak seperti kondisi kesehatan, HR perlu memastikan proses serah terima pekerjaan berjalan tertib, cepat, dan terdokumentasi dengan baik. 

Namun, jika masih dilakukan secara manual, seperti mengandalkan dokumen Word atau Excel yang tersebar, risiko data hilang atau miskomunikasi antar tim jadi semakin tinggi.

Di sinilah Aplikasi HRIS KantorKu hadir sebagai solusi. Dengan sistem yang sudah terintegrasi, Anda akan mendapatkan kemudahan seperti:

• Mencatat dan memantau proses handover setiap karyawan secara digital
• Memberi akses bagi atasan atau rekan kerja yang menerima tanggung jawab
• Mendokumentasikan semua progres dan file penting langsung dari dashboard
• Menyusun riwayat serah terima sebagai arsip resmi perusahaan

Semua bisa dilakukan dalam satu sistem tanpa perlu bolak-balik spreadsheet atau email manual. 

Yuk Gunakan Software HRIS KantorKu untuk
Proses Serah Terima dan Manajemen Karyawan Anda!