16 Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya

Sebagai HR, selain menentukan kegiatan Administrasi karyawan, pada beberapa kondisi, Anda juga perlu menyiap berbagai rapat perusahaan. Dalam prosesnya, tak jarang Anda juga dituntut untuk mengetahui contoh surat undangan rapat yang tepat. 

Bagi Anda yang berperan sebagai HR di perusahaan, memahami cara menyusun surat undangan rapat yang efektif merupakan hal krusial. Selain menjaga formalitas, surat ini juga menjadi acuan komunikasi resmi antar divisi maupun manajemen dengan karyawan.

Di bawah ini, KantorKu akan membahas berbagai hal terkait surat undangan rapat yang dapat Anda gunakan sebagai referensi. Mari kita simak penjelasan lengkapnya!

Apa Itu Surat Undangan Rapat?

Surat undangan rapat merupakan dokumen resmi yang dikirimkan kepada pihak-pihak terkait sebagai pemberitahuan akan diadakannya rapat pada waktu dan tempat tertentu. 

Surat ini berfungsi untuk menyampaikan informasi penting mengenai agenda rapat, waktu pelaksanaan, lokasi, serta siapa saja yang diwajibkan hadir.

Dalam konteks perusahaan, surat undangan rapat tidak hanya berlaku untuk rapat rutin. Jenis rapat yang membutuhkan surat undangan mencakup evaluasi kinerja, rapat koordinasi proyek lintas divisi, hingga pertemuan mendadak akibat perubahan operasional. 

Tak hanya divisi tertentu, sebagai HRD, Anda juga akan bertugas dalam membuat surat undangan rapat ini. Oleh sebab itu, surat ini harus disusun dengan ringkas, jelas, dan profesional.

Struktur Surat Undangan Rapat

Dalam menyusun surat undangan rapat, penting bagi Anda sebagai HR untuk memperhatikan struktur yang rapi dan profesional. 

Hal ini tidak hanya memudahkan penerima dalam memahami isi surat, tetapi juga menunjukkan tata kelola administrasi yang baik di perusahaan Anda.

Berikut adalah struktur utama yang sebaiknya Anda ikuti saat membuat surat undangan rapat untuk karyawan, manajemen, atau rekanan internal lainnya.

a. Kop Surat atau Identitas Perusahaan

Kop surat umumnya  terletak di bagian atas surat dan mencakup nama perusahaan, logo, alamat kantor, nomor telepon, hingga email resmi. 

Bagian ini pada dasarnya membantu penerima surat mengetahui dari mana asal undangan tersebut secara langsung dan jelas.

Jika Anda menggunakan kop surat digital, pastikan tampilannya tetap profesional dan tidak terlalu ramai. 

Sebab, identitas perusahaan yang ditampilkan dengan rapi akan meningkatkan kredibilitas surat yang Anda kirimkan.

b. Nomor Surat dan Perihal

Nomor surat berguna untuk pencatatan administratif dan dokumentasi. Setiap undangan rapat resmi sebaiknya memiliki nomor surat agar mudah dilacak atau direferensikan di kemudian hari, terutama dalam audit internal atau laporan HR tahunan.

Sementara itu, bagian “Perihal” berfungsi sebagai ringkasan isi surat. Dengan mencantumkan perihal seperti “Undangan Rapat Evaluasi Kinerja”, Anda membantu penerima untuk segera memahami maksud utama surat tanpa harus membaca keseluruhan isi terlebih dahulu.

c. Tanggal dan Penerima

Tanggal pembuatan surat perlu ditulis agar jelas kapan surat tersebut dibuat dan dikirim. Bagian ini akan memudahkan penerima untuk menyesuaikan dengan jadwal pribadi atau divisinya sebelum menghadiri rapat.

Untuk penerima surat, Anda dapat menyebutkan secara langsung nama atau jabatan. Misalnya, “Kepada Yth. Kepala Divisi Pemasaran”. Jika undangan bersifat umum, cukup gunakan format seperti “Kepada Yth. Bapak/Ibu Karyawan di Tempat”.

d. Isi atau Inti Surat

Bagian inti surat berisi undangan untuk menghadiri rapat, lengkap dengan waktu, tempat, dan agenda rapat. 

Berkenaan dengan ini, Anda harus mencantumkan hari dan tanggal pelaksanaan, jam mulai dan selesai, serta lokasi rapat secara rinci, baik offline maupun online.

Jangan lupa tambahkan informasi tambahan seperti topik rapat atau dokumen yang perlu dibawa. Ini akan membantu peserta mempersiapkan diri dan membuat rapat berjalan lebih efektif sesuai tujuan yang Anda susun.

e. Penutup

Di bagian penutup, Anda dapat menyampaikan harapan atas kehadiran penerima rapat secara sopan. Misalnya, “Kehadiran Anda sangat kami harapkan demi kelancaran agenda rapat ini.”

Penutup juga merupakan tempat yang tepat untuk memberikan ucapan terima kasih atau himbauan agar peserta datang tepat waktu. 

Kalimat penutup yang baik akan meninggalkan kesan positif terhadap profesionalitas Anda sebagai pengirim surat.

f. Tanda Tangan dan Nama Pengirim

Terakhir, pastikan surat Anda ditandatangani oleh pihak yang berwenang, seperti Kepala HRD, Manajer Proyek, atau Direktur. Sertakan juga nama lengkap dan jabatan dengan jelas agar tidak ada kebingungan bagi penerima surat.

Tanda tangan ini menunjukkan otoritas pengundang dan mempertegas bahwa surat tersebut memang resmi. Anda juga bisa menambahkan cap perusahaan jika surat dicetak dan dibagikan secara fisik.

Contoh Surat Undangan Rapat

Selain memperhatikan beberapa struktur di atas, Anda juga perlu mengenal contoh surat undangan rapat yang baik dan benar. 

Berikut adalah beberapa surat undangan rapat yang bisa Anda jadikan sebagai referensi. 

1. Contoh Surat Undangan Akhir Tahun

[NAMA DAN LOGO PERUSAHAAN] ⁠ 

[ALAMAT PERUSAHAAN] ⁠ 

[KONTAK PERUSAHAAN] 

[TANGGAL SURAT UNDANGAN]  

Nomor surat: 003/HRD/MJS/V/2025
Lampiran: 5 lembar
Perihal: Rapat Manajerial untuk Membahas Omzet Akhir Tahun

Kepada Yth.
Seluruh Manajer PT Maju Jaya Sejahtera
Di Tempat

Dengan hormat,
Sehubungan dengan agenda rutin pembahasan omset akhir tahun, kami mengundang Anda untuk hadir dalam rapat manajerial yang akan diselenggarakan pada:

Hari, Tanggal: Jumat, 10 Mei 2025
Waktu: Pukul 11.00 WIB – selesai
Tempat: Ruang Rapat Utama, Lantai 2 Gedung Kantor Pusat PT Maju Jaya Sejahtera

Adapun agenda rapat yang akan dibahas meliputi:

1. Sambutan pembuka
2. Presentasi omzet PT Maju Jaya Sejahtera periode Januari–Desember 2024
3. Pemaparan kesuksesan strategi pemasaran selama tahun berjalan
4. Evaluasi kelebihan dan kekurangan strategi pemasaran dan penjualan
5. Pembahasan langkah strategis untuk periode 2025
6. Sesi tanya jawab

Mengingat pentingnya pembahasan dalam rapat ini, kami harap Anda dapat hadir tepat waktu. Informasi lebih lanjut mengenai materi rapat dapat Anda pelajari pada lampiran yang tertera sebanyak 5 (lima) lembar. Jika berhalangan hadir, mohon segera konfirmasi kepada contact person di bawah ini.

Atas perhatian dan kerja sama Anda, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Rizka Damayanti
Kepala Divisi Human Capital
PT Maju Jaya Sejahtera

Contact person:
Fahmi Ardian – [email protected]

2. Contoh Surat Undangan Rapat Koordinasi Proyek 

PT BINTANG UTAMA KARYA
Jl. Merdeka Raya No. 101, Bandung 40251
Telp. (022) 8881112 | Email: [email protected]

7 Mei 2025

Nomor surat: 012/PMP/BUK/V/2025
Lampiran: 3 lembar
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi Proyek Baru

Kepada Yth.
Tim Proyek “SMART BUILDING 2025”
PT Bintang Utama Karya
Di Tempat

Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dimulainya proyek baru bertajuk SMART BUILDING 2025, kami mengundang Anda untuk hadir dalam rapat koordinasi awal proyek yang akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal: Senin, 13 Mei 2025
Waktu: Pukul 09.00 WIB – selesai
Tempat: Ruang Meeting Proyek, Lantai 3 Kantor Pusat

Agenda rapat:

1. Pengarahan dari Direktur Proyek
2. Pembagian peran dan tanggung jawab tim
3. Penyesuaian timeline dan milestone proyek
4. Koordinasi penggunaan anggaran dan resource
5. Tanya jawab

Mohon kehadiran Anda tepat waktu agar koordinasi dapat berjalan efisien. Bila ada halangan, harap konfirmasi ke contact person di bawah ini.

Hormat kami,

Andri Hartanto
Manajer Proyek

Contact person:
Risa Ayu – [email protected]

3. Contoh Surat Undangan Rapat Penurunan Omset Perusahaan 

4. Contoh Surat Undangan Rapat Instansi Pemerintah

5. Contoh Surat Undangan Rapat Evaluasi Kinerja Karyawan

PT SAMPURNA DIGITAL MEDIA
Jl. Tanjung Duren No. 88, Jakarta Barat
Telp. (021) 5550099 | Email: [email protected]

7 Mei 2025

Nomor surat: 025/HRD/SDM/V/2025
Lampiran: 2 lembar
Perihal: Undangan Rapat Evaluasi Kinerja Semester I

Kepada Yth.
Seluruh Kepala Divisi
PT Sampurna Digital Media
Di Tempat

Dengan hormat,
Dalam rangka meninjau pencapaian kinerja karyawan selama Semester I tahun 2025, kami mengundang Anda untuk mengikuti rapat evaluasi kinerja yang akan diselenggarakan pada:

Hari, Tanggal: Rabu, 15 Mei 2025
Waktu: Pukul 13.30 WIB – selesai
Tempat: Ruang HRD, Gedung Utama

Agenda rapat:

1. Pemaparan hasil appraisal melalui sistem HRIS
2. Diskusi per divisi terkait capaian dan hambatan
3. Rekomendasi pengembangan dan pelatihan
4. Persiapan appraisal Semester II
5. Sesi tanya jawab

Kami mengharapkan partisipasi aktif Anda dalam rapat ini demi peningkatan mutu SDM perusahaan.

Hormat kami,

Nadya Wirawan
Kepala Divisi HRD

Contact person:
Erwin – [email protected]

6. Contoh Surat Undangan Rapat Penyusunan Jadwal Shift

PT SEHAT BERSAMA ABADI
Jl. Dr. Wahidin No. 12, Surabaya
Telp. (031) 7722883 | Email: [email protected]

7 Mei 2025

Nomor surat: 007/OPR/SBA/V/2025
Lampiran: 1 lembar
Perihal: Undangan Rapat Penyesuaian Jadwal Shift Operasional

Kepada Yth.
Supervisor dan Koordinator Shift
PT Sehat Bersama Abadi
di Tempat

Dengan hormat,
Seiring adanya penambahan volume produksi, kami mengundang Anda untuk hadir dalam rapat pembahasan penyesuaian jadwal shift operasional, yang akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal: Kamis, 16 Mei 2025
Waktu: Pukul 10.00 WIB
Tempat: Aula Produksi, Gedung A

Agenda rapat:

1. Review data kehadiran dan performa tim
2. Proyeksi kebutuhan tenaga kerja
3. Penyusunan jadwal baru berdasarkan data HRIS
4. Evaluasi penyesuaian shift sebelumnya
5. Tanya jawab dan konfirmasi final

Rapat ini bersifat penting. Mohon hadir tepat waktu dengan membawa data absensi tim masing-masing.

Hormat kami,

Dewi Larasati
Manajer Operasional

Contact person:
Hendra Gunawan – [email protected]

7. Contoh Surat Undangan Rapat Kampus

8. Contoh Surat Undangan Rapat Pembahasan Anggaran Divisi

PT KARYA CITRA MANDIRI
Jl. Hasanuddin No. 5, Makassar
Telp. (0411) 445566 | Email: [email protected]

7 Mei 2025

Nomor surat: 009/FA/KCM/V/2025
Lampiran: 4 lembar
Perihal: Undangan Rapat Anggaran Divisi Q3

Kepada Yth.
Manajer Divisi
PT Karya Citra Mandiri
Di Tempat

Dengan hormat,
Kami mengundang Anda untuk mengikuti rapat pembahasan anggaran divisi untuk kuartal III tahun 2025 yang akan diadakan pada:

Hari, Tanggal: Selasa, 14 Mei 2025
Waktu: 14.00 WIB – selesai
Tempat: Meeting Room Lantai 4

Agenda rapat:

1. Review realisasi anggaran Q2
2. Permintaan kebutuhan tambahan
3. Evaluasi efisiensi penggunaan anggaran
4. Penyusunan draft anggaran Q3
5. Diskusi dan kesimpulan

Diharapkan Anda mempersiapkan laporan anggaran divisi masing-masing sebagai bahan diskusi rapat.

Hormat kami,

Yusuf Mardani
Kepala Divisi Keuangan

Contact person:
Anita – [email protected]

9. Contoh Surat Undangan Rapat Sosialisasi Kebijakan Baru

PT NUSA BANGUN SENTOSA
Jl. Raya Ciputat No. 22, Tangerang Selatan
Telp. (021) 3344556 | Email: [email protected]

7 Mei 2025

Nomor surat: 011/HRD/NBS/V/2025
Lampiran: 1 lembar
Perihal: Rapat Sosialisasi Kebijakan Cuti Tahunan

Kepada Yth.
Seluruh Karyawan
PT Nusa Bangun Sentosa
Di Tempat

Dengan hormat,
Sehubungan dengan penyesuaian kebijakan cuti tahunan perusahaan, kami mengundang Anda untuk mengikuti rapat sosialisasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal: Senin, 20 Mei 2025
Waktu: 15.00 WIB
Tempat: Ruang Serbaguna, Gedung Kantor Pusat

Agenda rapat:

1. Penjelasan kebijakan cuti tahunan terbaru
2. Ketentuan teknis pengajuan dan pencatatan cuti
3. Tanya jawab dan simulasi sistem HRIS
4. Diskusi implikasi terhadap operasional
5. Penutup

Mohon kehadiran Anda karena informasi ini menyangkut hak dan kewajiban seluruh karyawan.

Hormat kami,

Robby Gunarto
Kepala HRD

Contact person:
Siska Dewi – [email protected]

10. Contoh Surat Undangan Kantor

11. Contoh Surat Undangan Rapat Penanganan Keluhan Karyawan

PT INOVINDO GLOBAL TEKNOLOGI
Jl. Cikini Raya No. 56, Jakarta Pusat
Telp. (021) 9001234 | Email: [email protected]

7 Mei 2025

Nomor surat: 018/HRD/IGT/V/2025
Lampiran: 2 lembar
Perihal: Undangan Rapat Penanganan Keluhan Internal

Kepada Yth.
Tim Kepatuhan dan SDM
PT Inovindo Global Teknologi
Di Tempat

Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan kenyamanan kerja di lingkungan perusahaan, kami mengundang Anda untuk hadir dalam rapat khusus penanganan keluhan internal yang akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal: Kamis, 23 Mei 2025
Waktu: Pukul 10.30 WIB
Tempat: Ruang Konsultasi SDM

Agenda rapat:

1. Pemaparan data keluhan periode Januari–April
2. Identifikasi pola masalah dan penyebab utama
3. Rekomendasi penyelesaian bersama
4. Pembentukan tim tindak lanjut
5. Penutup dan evaluasi tindak lanjut

Demi terciptanya lingkungan kerja yang sehat, kami mohon partisipasi aktif dari seluruh undangan.

Hormat kami,

Intan Sari Dewi
HR Manager

Contact person:
Fajar Maulana – [email protected]

12. Contoh Surat Undangan Rapat Manajerial 

13. Contoh Surat Undangan Penentuan KPI

PT MAJU TEKNO SOLUSI
Jl. Raya Serpong No. 45, Tangerang Selatan
Telp. (021) 77889900 | Email: [email protected]

7 Mei 2025

Nomor surat: 014/HRD/MTS/V/2025
Lampiran: 2 lembar
Perihal: Undangan Rapat Penyusunan KPI Tahun 2025

Kepada Yth.
Manajer dan Supervisor Seluruh Divisi
PT Maju Tekno Solusi
Di Tempat

Dengan hormat,
Dalam rangka optimalisasi performa tim dan perbaikan sistem evaluasi kerja, kami mengundang Anda untuk hadir dalam rapat penyusunan Key Performance Indicators (KPI) tahun 2025 yang akan diadakan pada:

Hari, Tanggal: Jumat, 17 Mei 2025
Waktu: Pukul 09.30 WIB – selesai
Tempat: Meeting Room Lt. 2, Gedung Kantor Pusat

Agenda rapat:

1. Evaluasi KPI tahun sebelumnya
2. Penyelarasan KPI dengan visi perusahaan
3. Penyusunan indikator per divisi
4. Penentuan bobot dan matrik penilaian
5. Simulasi input ke sistem appraisal KantorKu
6. Tanya jawab

Rapat ini sangat penting sebagai dasar penilaian kinerja tahunan, sehingga kehadiran Anda sangat kami harapkan. Apabila berhalangan hadir, mohon konfirmasi ke contact person terlampir.

Hormat kami,

Hendra Wijaya
Kepala Divisi Human Resource

Contact person:
Lia Ramadhani – [email protected]

14. Contoh Surat Undangan Sekolah

15. Contoh Surat Undangan Rapat Koordinasi Yayasan

16. Contoh Surat Undangan Desa

Baca juga: 5 Contoh Surat Perjalanan Dinas serta Tujuan, Manfaatdan Formatnya

Kelola Rapat Karyawan secara Lebih Efisien dengan KantorKu!

Mengatur rapat bukan hanya soal waktu dan tempat. Anda juga perlu memastikan kehadiran peserta, agenda yang relevan, dan data pendukung yang akurat. 

Nah, berkiatan dengan ini, software HRIS KantorKu hadir sebagai solusi HRIS terintegrasi yang membantu Anda mengelola rapat secara efisien.

Dengan fitur Shift & Attendance Management, Anda dapat melihat siapa saja yang tersedia di jam tertentu sehingga rapat tidak mengganggu jadwal kerja atau shift lain. Jika ada perubahan mendadak seperti cuti sakit, Anda bisa cepat menyesuaikan ulang.

Ada juga fitur Performance Appraisal memudahkan Anda dalam rapat evaluasi kinerja, tanpa perlu mengumpulkan data manual. Semua informasi karyawan tercatat otomatis dan dapat diakses real-time.

Sementara itu, fitur Employee Database memungkinkan Anda menyusun undangan rapat dengan tepat berdasarkan jabatan, divisi, atau lokasi kerja hanya dalam beberapa klik.Dengan KantorKu, proses rapat jadi lebih cepat, terstruktur, dan mendukung keputusan strategis yang lebih akurat. Jadwalkan demo sekarang!