Dokumen Lokasi Administratif: Pengertian, Jenis, Fungsi & Cara Mengurusnya

Dokumentasi lokasi administratif adalah kumpulan dokumen yang menjelaskan dan membuktikan keberadaan suatu alamat atau wilayah secara sah. 

Dokumen ini umumnya mencakup informasi lokasi usaha, domisili, hingga batas wilayah yang diakui oleh instansi berwenang. 

Dalam praktiknya, dokumen ini berfungsi sebagai dasar legalitas untuk pembukaan rekening bank, pengurusan izin usaha melalui OSS, hingga administrasi perusahaan.

Maka pastikan Anda memahaminya, untuk itu pelajari lebih dalam seputar jenis, fungsi, dan cara mendapatkannya melalui artikel di bawah ini!

Apa Itu Dokumen Lokasi Administratif?

Dokumen lokasi administratif adalah dokumen resmi yang menjelaskan kedudukan suatu alamat atau lokasi berdasarkan pembagian wilayah pemerintahan yang berlaku di Indonesia. 

Biasanya, dokumen ini diminta saat Anda melakukan pendaftaran atau membuat NIB (Nomor Induk Berusaha) di sistem OSS. 

Dengan adanya ini, fungsinya menjadi dasar untuk:

• Penentuan Titik Koordinat: Memastikan lokasi usaha yang diinput sesuai dengan peta digital Rencana Detail Tata Ruang (RDTR) di sistem perizinan.
• Validasi KKPR: Menjadi syarat utama saat sistem melakukan verifikasi Kesesuaian Kegiatan Pemanfaatan Ruang (KKPR) agar NIB dapat diterbitkan secara sah.
• Kesesuaian Zonasi: Memastikan alamat kantor tidak berada di wilayah terlarang (seperti zona hijau), sehingga menghindari risiko NIB dicabut atau ditolak oleh sistem.

Dokumen ini digunakan untuk memastikan bahwa suatu lokasi, baik tempat tinggal, kantor, cabang usaha, maupun fasilitas operasional, tercatat secara sah dalam sistem administrasi negara.

Selain itu, dokumen lokasi administratif menjadi rujukan penting dalam berbagai proses formal, seperti:

• Pengurusan perizinan usaha
• Pencatatan data kependudukan
• Pembukaan rekening bank
• Kebutuhan administrasi ketenagakerjaan dan audit

Pengertian dan Hierarki Wilayah

Secara umum, Indonesia menerapkan sistem pembagian wilayah administratif yang tersusun secara berjenjang. 

Pembagian dan penetapan wilayah administratif di Indonesia ditentukan berdasarkan Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah.

Dalam regulasi tersebut ditegaskan bahwa wilayah Indonesia dibagi atas provinsi, kabupaten dan kota, kecamatan, kelurahan dan/atau desa.

Adapun arti masing-masing pembagian wilayah yaitu:

1. Provinsi

Merupakan wilayah administratif tingkat tertinggi yang memiliki kewenangan otonomi daerah dan dipimpin oleh gubernur.

2. Kabupaten/Kota

Pembagian wilayah di bawah provinsi yang dipimpin oleh bupati atau wali kota, dengan kewenangan mengelola pemerintahan daerah sesuai ketentuan perundang-undangan.

3. Kecamatan

Unit administratif di bawah kabupaten atau kota yang berfungsi menjalankan sebagian kewenangan pemerintahan daerah dalam lingkup wilayah tertentu.

4. Kelurahan/Desa

Tingkatan wilayah administratif paling dekat dengan masyarakat dan sering menjadi acuan utama dalam pencatatan alamat, domisili, serta data kependudukan.

Selain pembagian utama tersebut, dalam praktik administrasi sehari-hari juga dikenal pembagian wilayah di bawah kelurahan atau desa, seperti dusun, RW, dan RT. 

Pembagian ini berfungsi untuk mempermudah pendataan dan pelayanan administratif di tingkat lokal, serta melengkapi detail alamat dalam dokumen lokasi administratif agar lebih akurat.

Jenis-jenis Dokumen Lokasi Administratif di Indonesia

Dalam menjalankan operasional bisnis, dokumen lokasi berfungsi sebagai bukti sah bahwa suatu entitas berada di wilayah hukum yang benar dan sesuai dengan tata ruang. 

Berikut adalah ragam dokumen yang sering digunakan:

1. Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP)

Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah daerah setempat (kelurahan/kecamatan) sebagai bukti sah bahwa suatu perusahaan memiliki alamat kedudukan yang terdaftar di wilayah tersebut. 

Untuk mendapatkannya, Anda perlu menyiapkan dokumen legalitas seperti Akta Pendirian Perusahaan, KTP pemilik, dan NPWP.

Dokumen tersebut perlu diajukan ke kantor Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) atau kantor kecamatan setempat, sesuai kebijakan daerah.

Di beberapa wilayah, terutama kota besar, SKDP/SKDU sudah tidak diterbitkan lagi dan legalitas domisili langsung terintegrasi dalam NIB.

Fungsi SKDP

• Sebagai bukti legalitas operasional perusahaan di suatu wilayah.
• Digunakan sebagai syarat administrasi untuk mendapatkan izin usaha lainnya seperti SIUP.
• Memperkuat posisi perusahaan saat menjalin kerja sama bisnis atau mengajukan pinjaman bank.

2. Surat Keterangan Domisili Usaha (SKDU)

Surat Keterangan Domisili Usaha (SKDU) memiliki fungsi yang mirip dengan SKDP, tetapi  umumnya ditujukan bagi pelaku usaha perseorangan atau UMKM yang belum berbadan hukum besar. 

Cara mendapatkannya dimulai dengan meminta surat pengantar dari RT dan RW setempat, kemudian membawa dokumen pendukung (KTP, KK, dan bukti kepemilikan/sewa tempat) ke kantor kelurahan atau desa untuk diterbitkan surat resminya.

Fungsi SKDU

• Melengkapi administrasi tempat kedudukan usaha yang tidak tercantum detail di akta notaris.
• Menjadi syarat pengurusan nomor produksi Pangan Industri Rumah Tangga (PIRT).
• Dibutuhkan dalam proses pengajuan sertifikasi Halal MUI dan Sertifikat SNI.
• Membantu pelaku UKM dalam pembukaan rekening bank khusus usaha.

3. Data Wilayah Administrasi (Kode ISO/BPS)

Data Wilayah Administrasi merupakan sistem pengkodean numerik standar yang ditetapkan oleh Badan Pusat Statistik (BPS) atau Kementerian Dalam Negeri.

Fungsinya untuk mengidentifikasi setiap tingkatan wilayah di Indonesia, mulai dari tingkat provinsi hingga desa. 

Kode wilayah ini sangat krusial dalam Pelaporan LKPM (Laporan Kegiatan Penanaman Modal) di OSS. 

Jika kode wilayah salah, laporan investasi perusahaan bisa masuk ke wilayah administratif yang salah.

Fungsi Kode ISO/BPS

• Menjamin sinkronisasi data antar instansi pemerintah dalam sistem database digital.
• Memudahkan proses pemetaan wilayah dan data sensus penduduk.
• Menjadi referensi dalam sistem integrasi pajak dan pelaporan keuangan nasional.
• Mencegah terjadinya kesalahan identifikasi lokasi dalam administrasi publik.

4. Sertifikat Lokasi atau Keterangan Rencana Kota (KRK)

Sertifikat lokasi atau Keterangan Rencana Kota (KRK) adalah dokumen yang menjelaskan peruntukan lahan atau zonasi di suatu wilayah berdasarkan rencana tata ruang kota. 

Untuk mendapatkannya, pelaku usaha harus mengajukan permohonan ke Dinas Tata Ruang atau DPMPTSP dengan melampirkan sertifikat tanah dan denah lokasi.

Saat ini, banyak daerah yang sudah menyediakan layanan pengajuan secara online melalui sistem OSS atau portal daerah masing-masing.

Fungsi Sertifikat Lokasi

• Memastikan kegiatan usaha yang dijalankan sesuai dengan fungsi lahan (Zonasi).
• Menjadi dasar hukum untuk mengurus Persetujuan Bangunan Gedung atau PBG (sebelumnya dikenal sebagai IMB).
• Memberikan kepastian hukum kepada pemilik lahan agar tidak terjadi pelanggaran tata ruang.
• Menjadi referensi teknis mengenai garis sempadan bangunan (GSB) dan koefisien lantai bangunan.

Baca Juga: 5 Cara Membuat SIUP Melalui OSS & Kantor Perdagangan

Fungsi Dokumen Lokasi Administratif untuk Bisnis

Tanpa dokumen lokasi yang valid, sebuah perusahaan akan sulit mendapatkan izin operasional, bahkan berisiko terkena sanksi penyegelan karena dianggap melanggar tata ruang wilayah. 

Mari simak lebih lanjut berbagai fungsi dokumen lokasi administratif, antara lain:

1. Syarat Utama Pendaftaran NIB (Nomor Induk Berusaha) di Sistem OSS

NIB berfungsi sebagai identitas tunggal pelaku usaha, dan untuk menerbitkannya, sistem memerlukan verifikasi kesesuaian kegiatan pemanfaatan ruang (KKPR). 

Jika dokumen lokasi administratif tidak sinkron dengan koordinat geografis yang ditetapkan pemerintah, maka NIB tidak dapat diterbitkan atau izin usaha tidak akan efektif.

2. Pemenuhan Aspek Perpajakan (Pengurusan NPWP Cabang/Pusat)

Setiap entitas bisnis wajib memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang alamatnya harus sesuai dengan domisili fisik perusahaan. 

Dokumen lokasi administratif digunakan oleh Kantor Pelayanan Pajak (KPP) untuk menentukan wilayah kerja pemungutan pajak. 

Jika sebuah perusahaan membuka kantor cabang di wilayah berbeda, dokumen lokasi sangat diperlukan untuk memvalidasi pendaftaran NPWP Cabang.

3. Validasi Pengiriman Barang dan Logistik bagi Perusahaan Manufaktur

Bagi perusahaan manufaktur, akurasi lokasi administratif sangat vital untuk manajemen rantai pasok (supply chain). 

Dokumen lokasi yang sah memastikan bahwa alamat pabrik atau gudang diakui dalam sistem logistik nasional maupun internasional. 

Hal ini krusial untuk mencegah terjadinya salah kirim, serta menjadi dasar pembuatan surat jalan yang sering diperiksa oleh petugas di jalan raya atau pelabuhan.

4. Analisis Pasar Berdasarkan Kode Wilayah Administratif

Penggunaan kode wilayah (seperti kode BPS atau ISO) dalam dokumen administratif memungkinkan perusahaan melakukan analisis data besar (big data) untuk strategi pemasaran. 

Dengan mengelompokkan data pelanggan atau lokasi cabang berdasarkan kode wilayah, perusahaan dapat melihat area mana yang memiliki permintaan tertinggi secara administratif. 

Hal ini membantu dalam pengambilan keputusan bisnis yang berbasis data (data-driven decision making).

Baca Juga: 5 Cara Membuat NIB secara Online lewat OSS dan Syarat Terbaru! 

Cara Mendapatkan Dokumen Lokasi Administratif

Untuk mendapatkan dokumen lokasi administratif, Anda bisa memilih pengajuan di kantor /kecamatan atau pengajuan online melalui OSS.

Adapun perbedaan caranya yaitu:

1. Pengurusan di Kantor Kelurahan dan Kecamatan

Untuk mendapatkan Surat Keterangan Domisili Usaha (SKDU) atau Perusahaan (SKDP), langkah pertama dimulai dari lingkungan terkecil. 

Anda atau pelaku usaha harus meminta surat pengantar dari RT dan RW setempat sebagai bukti persetujuan lingkungan. 

Setelah itu, ikuti langkah berikut:

• Menyiapkan dokumen identitas (KTP) dan bukti kepemilikan atau kontrak sewa tempat usaha.
• Meminta surat pengantar dari RT dan RW dengan menjelaskan maksud penggunaan lahan untuk usaha.
• Mengisi formulir permohonan resmi di kantor Kelurahan dengan melampirkan foto lokasi usaha.
• Melakukan verifikasi lapangan jika petugas perlu memastikan keberadaan fisik kantor/gudang.
• Mengambil dokumen yang telah ditandatangani dan dicap resmi oleh pejabat berwenang.

2. Pengajuan Keterangan Rencana Kota (KRK) melalui Dinas Tata Ruang

Keterangan Rencana Kota (KRK) atau Informasi Zonasi didapatkan melalui Dinas Tata Ruang atau DPMPTSP di tingkat Kabupaten/Kota. 

Dokumen ini sangat teknis karena menunjukkan detail fungsi lahan berdasarkan rencana tata ruang wilayah. 

Berikut cara mendapatkannya:

• Ajukan permohonan informasi tata ruang melalui portal perizinan daerah masing-masing.
• Melampirkan sertifikat tanah (SHM/HGB) dan identitas pemohon.
• Menyertakan peta situasi atau denah lokasi yang menunjukkan batas-batas lahan secara jelas.
• Membayar biaya administrasi sesuai dengan ketentuan daerah masing-masing.
• Mengikuti proses survei lokasi oleh tim teknis dari Dinas Tata Ruang jika diperlukan.
• Jika disetujui, Anda akan menerima dokumen KRK.

Dokumen Lokasi Administratif Sudah Dibuat? Saatnya Kelola Administrasi SDM Lebih Rapi dengan KantorKu HRIS!

Dokumentasi lokasi administratif adalah pondasi untuk memastikan legalitas perusahaan serta keakuratan data karyawan dan organisasi. 

Jika pengelolaan dokumen masih manual, risiko data tercecer akan semakin besar seiring pertumbuhan perusahaan. 

Karena itu, HR membutuhkan software HRIS untuk menyimpan dan mengelola seluruh dokumen SDM secara terstruktur, aman, dan mudah diakses kapan saja.

Anda bisa menggunakan KantorKu HRIS untuk mengelola administrasi SDM, seperti payroll, absensi, cuti, dan lainnya, secara terpusat dan otomatis.

Fitur KantorKu HRIS dalam Mengelola Administrasi HR:

• Organization & Self Service: Mengelola struktur organisasi, database karyawan, masa berlaku kontrak, dan dokumentasi secara terpusat.
• Shift & Attendance: Validasi GPS atau fingerprint, integrasi ke payroll, dashboard monitoring kehadiran.
• Payroll, Tax, BPJS: Perhitungan gaji, pajak, BPJS, tunjangan, lembur, reimburse, dan lainnya.
• Reimburse: Pengajuan klaim reimbursement secara digital, dashboard untuk tracking budget reimburse dan .
• Analytics: menyajikan insight kehadiran, payroll, dan data SDM berbasis laporan yang siap audit untuk memudahkan HR dapat mengambil keputusan berdasarkan data.

Dengan adanya KantorKu HRIS, Anda tidak lagi berhadapan dengan pengelolaan administrasi HR yang tersebar. 

Adanya sistem yang terpusat membuat data administratif dapat dikelola lebih rapi. Ingin mencoba KantorKu HRIS tanpa biaya awal? Book demo gratis sekarang untuk menyederhanakan pengelolaan administrasi HR.