Mengenal Software HRIS: Definisi, Fitur, dan Manfaatnya bagi HR!

HRIS adalah sistem informasi yang dirancang khusus untuk mengelola berbagai proses sumber daya manusia secara digital, mulai dari pengelolaan data karyawan, absensi, hingga administrasi gaji. 

Sistem ini memberikan manfaat nyata bagi seluruh karyawan, mulai dari akses informasi pribadi yang lebih transparan, proses cuti yang lebih cepat, hingga visibilitas terhadap jenjang karier. 

Jika perusahaan Anda sedang mempertimbangkan atau bahkan telah menerapkan HRIS, memahami fungsionalitas dan cara optimal menggunakannya menjadi langkah penting agar investasi teknologi ini benar-benar berdampak.

Artikel ini akan membahas secara tuntas apa itu HRIS, fitur-fitur utamanya, serta bagaimana penerapannya dapat mengubah cara kerja tim Anda secara menyeluruh. 

Simak pembahasan lengkapnya di bawah ini!

Apa yang Dimaksud dengan HRIS?

HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System, yakni sistem digital yang dirancang untuk mengelola seluruh proses sumber daya manusia dalam suatu organisasi. 

Mulai dari pencatatan data karyawan, penggajian, hingga pelacakan kinerja, HRIS memungkinkan manajemen SDM dilakukan secara efisien dan terintegrasi dalam satu platform. 

Menurut Snell dan Bohlander dalam Human Resource Management: Gaining a Competitive Advantage (2010), HRIS merupakan sistem komputerisasi yang menyediakan data terbaru dan akurat untuk pengambilan keputusan strategis di bidang HR. 

Hal ini sejalan dengan pendapat Mondy dalam Human Resource Management (edisi sekitar 2008–2010) yang menyatakan bahwa HRIS adalah pendekatan terstruktur untuk memperoleh informasi relevan dan tepat waktu dalam proses manajemen SDM.

Dalam praktiknya, sistem ini memberikan dampak nyata bagi seluruh karyawan dan departemen melalui fitur-fitur seperti pengajuan cuti digital, pelatihan berbasis sistem, serta transparansi informasi karier. 

Penelitian oleh Rani dan Katyayani (2015) dengan judul Benefits of Human Resource Information Systems for Modern Organizations, juga menegaskan bahwa penerapan HRIS dapat meningkatkan motivasi, efisiensi, serta produktivitas organisasi secara menyeluruh.

Berdasarkan tinjauan meta oleh Muddapu Raja et al. dalam Does Human Resource Information System Influence Performance Management? (2024), penggunaan HRIS terbukti memperkuat proses manajemen kinerja, meningkatkan akurasi pelaporan, dan menekan biaya operasional. 

Meskipun identik dengan tim Human Resources, HRIS sejatinya dapat digunakan oleh berbagai departemen di dalam perusahaan. 

Berikut di bawah ini adalah fitur-fitur yang ada di dalam HRIS

Fitur-Fitur HRIS

Untuk membahas fitur-fitur utama HRIS yang paling banyak digunakan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas tim HR sekaligus mendukung karyawan bekerja lebih mandiri. 

Simak penjelasannya dan temukan bagaimana HRIS dapat mengubah cara kerja di organisasi Anda.

1. Manajemen Kehadiran dan Jadwal Kerja

Aplikasi HRIS menyediakan fitur absensi digital yang memungkinkan karyawan melakukan presensi secara otomatis melalui perangkat seluler. 

Dilengkapi dengan teknologi GPS, sistem ini mempermudah pemantauan lokasi kerja baik untuk model kerja jarak jauh maupun lapangan. 

Selain itu, pengajuan cuti, lembur, dan pengaturan shift kerja dapat dilakukan secara mandiri dan terintegrasi langsung dengan sistem payroll perusahaan.

2. Penggajian dan Administrasi Kompensasi

Fitur penggajian dalam HRIS mengotomatisasi proses perhitungan gaji berdasarkan data kehadiran, lembur, dan potongan yang tercatat. 

Proses ini memperkecil kesalahan, mempercepat kalkulasi, dan memungkinkan transfer gaji dilakukan tepat waktu. 

Selain efisien, sistem ini juga mendukung rekapitulasi data penghasilan secara akurat untuk kepentingan audit dan pelaporan internal.

3. Rekrutmen dan Onboarding Karyawan

Melalui HRIS, proses rekrutmen menjadi lebih sistematis dan efisien. Perusahaan dapat mengelola lowongan, menyaring kandidat, menjadwalkan wawancara, hingga menjalankan proses onboarding secara digital. 

Fitur ini membantu memangkas waktu dan biaya operasional yang biasanya tinggi pada proses rekrutmen konvensional.

4. Database Karyawan dan Administrasi HR

HRIS menyimpan seluruh data karyawan termasuk informasi pribadi, jabatan, kontrak kerja, dan riwayat pelatihan dalam satu sistem berbasis cloud. 

Hal ini memudahkan pencarian dan pembaruan data, sekaligus mengurangi beban administratif dan mendukung keamanan informasi perusahaan secara menyeluruh.

5. Analitik dan Pelaporan SDM

Dengan fitur analitik, HRIS membantu perusahaan mengolah data SDM menjadi laporan yang informatif dan strategis. 

Mulai dari pola kehadiran hingga evaluasi kinerja karyawan, semua dapat dianalisis untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data dan peningkatan efektivitas manajemen SDM secara keseluruhan.

Manfaat HRIS untuk Perusahaan

Bagi perusahaan, aplikasi HRIS kini menawarkan berbagai manfaat krusial yang berdampak langsung pada efisiensi operasional dan kualitas pengambilan keputusan. 

Berikut adalah 7 manfaat utama HRIS dalam mendukung transformasi HR di lingkungan kerja modern:

1. Sentralisasi Data Karyawan

HRIS bermanfaat sebagai tempat untuk penyimpanan dan pengelolaan data karyawan dalam satu sistem yang terpusat. 

Informasi penting seperti identitas pribadi, riwayat pekerjaan, data kontak, serta kehadiran dan kualifikasi tersimpan secara rapi dan mudah diakses kapan saja, tanpa perlu pencarian manual yang memakan waktu.

2. Efisiensi Rekrutmen dan Seleksi

Kini, proses rekrutmen akan jauh lebih mudah karena adanya aplikais HRIS yang bisa membantu Anda dalam publikasi lowongan kerja, pengumpulan lamaran, penjadwalan wawancara, hingga evaluasi kandidat.

Semuanya dapat diatur dalam satu alur otomatis yang mempercepat pencarian talenta baru tanpa mengorbankan akurasi seleksi.

3. Otomatisasi Penggajian dan Kompensasi

Perhitungan gaji, tunjangan, potongan pajak, hingga insentif kini dapat dilakukan secara otomatis melalui HRIS. 

Sistem HRIS akan menjamin akurasi dan ketepatan waktu pembayaran sekaligus membantu tim HR menghindari kesalahan perhitungan yang bisa berdampak negatif pada kepercayaan karyawan.

4. Manajemen Kinerja yang Terstruktur

Dengan HRIS, perusahaan dapat menetapkan target kinerja, memberikan umpan balik berkala, dan melakukan evaluasi kinerja secara sistematis. 

Hal ini menciptakan budaya kerja yang lebih terukur, sekaligus membantu pimpinan dalam mengidentifikasi potensi pengembangan maupun area yang memerlukan perbaikan.

Baca Juga: Contoh Penilaian Kinerja Karyawan serta Indikator & Metodenya [ + Template!]

5. Dukungan Pelatihan dan Pengembangan SDM

HRIS mempermudah perencanaan program pelatihan, mulai dari pendaftaran, pelaksanaan, hingga pemantauan hasilnya. 

Karyawan dapat mengakses pelatihan yang sesuai dengan kebutuhannya, sementara perusahaan memiliki kontrol penuh terhadap progres dan efektivitas program pengembangan.

6. Pengelolaan Absensi dan Cuti yang Praktis

Sistem ini memungkinkan karyawan mengajukan cuti atau izin secara mandiri, sementara tim HR dapat memantau kehadiran dan jadwal kerja secara real-time. 

Dengan integrasi otomatis ini, pencatatan kehadiran menjadi lebih akurat dan efisien tanpa harus melalui proses manual yang berulang.

7. Dasar Pengambilan Keputusan Strategis

Salah satu kekuatan utama HRIS adalah kemampuannya menghasilkan laporan dan analisis SDM berbasis data. 

Informasi seperti distribusi karyawan, biaya tenaga kerja, hingga tren kinerja dapat digunakan manajemen untuk membuat keputusan strategis yang lebih terukur dan berdampak jangka panjang.

Manfaat HRIS untuk Karyawan

Selain mempermudah tim HR, HRIS juga memberikan kemudahan dan transparansi bagi setiap karyawan. 

Lewat sistem yang terintegrasi dan berbasis digital, karyawan dapat mengakses berbagai layanan HR secara mandiri, tanpa perlu melalui proses yang panjang dan manual. 

Berikut ini adalah manfaat utama HRIS yang langsung dirasakan oleh karyawan dalam aktivitas kerja sehari-hari:

1. Pengajuan Cuti dan Izin yang Transparan

Melalui HRIS, kini Anda dapat langsung mengajukan cuti, izin sakit, atau keperluan pribadi hanya dalam beberapa klik. 

Sistem akan menampilkan sisa jatah cuti Anda secara real-time, termasuk riwayat cuti sebelumnya, sehingga tidak ada lagi kebingungan atau ketidaksesuaian informasi. 

Proses ini tidak hanya efisien, tetapi juga mempercepat persetujuan karena sudah terotomatisasi.

2. Absensi yang Fleksibel dan Modern

Bagi Anda yang menjalani skema kerja fleksibel atau remote, fitur absensi digital pada HRIS menjadi solusi ideal. 

Sistem ini umumnya tersedia dalam bentuk aplikasi web maupun mobile, memungkinkan karyawan untuk melakukan presensi dari mana saja. 

Fitur geolokasi (GPS) dan verifikasi biometrik seperti sidik jari turut memastikan keakuratan data kehadiran tanpa perlu hadir secara fisik di kantor.

3. Akses Instan terhadap Pengumuman Perusahaan

Komunikasi internal kini menjadi lebih efisien berkat dashboard HRIS yang menyediakan pengumuman penting dari perusahaan. 

Mulai dari jadwal cuti bersama, undangan rapat, hingga perubahan kebijakan kerja dapat dilihat langsung oleh karyawan dalam satu tampilan. 

Hal ini dapat mengurangi risiko miskomunikasi dan memastikan bahwa semua informasi yang relevan selalu tersampaikan tepat waktu.

4. Kolaborasi dan Integrasi Jadwal Tim

HRIS juga mendukung kolaborasi antarpegawai dengan menampilkan jadwal cuti, jam kerja, atau ketidakhadiran rekan kerja secara transparan. 

Bagi tim lintas divisi atau perusahaan multinasional, informasi ini sangat membantu dalam menjadwalkan pertemuan, koordinasi tugas, atau menentukan waktu kerja efektif. 

Dengan begitu, karyawan dapat merencanakan pekerjaan mereka dengan lebih sinkron dan terkoordinasi.

Ringkasan Manfaat HRIS bagi Karyawan:

Fitur-Fitur Utama yang Terdapat di Kantorku, Aplikasi HRIS System untuk Perusahaan Terbaik

Software HRIS KantorKu menawarkan sistem absensi online sekaligus solusi HRIS lengkap dalam satu platform. 

Dirancang untuk mengotomatisasi proses administratif para HR di luar sana, aplikasi ini memudahkan perusahaan dalam mengelola absensi, payroll, kinerja, dan berbagai kebutuhan SDM lainnya dengan efisien dan aman.

Berikut adalah fitur-fitur utama yang ada di software HRIS KantorKu:

1. Absensi Karyawan Berbasis GPS dan Selfie

Melalui dashboard absensi online Kantorku yang terintegrasi, perusahaan dapat memantau kehadiran karyawan secara real-time, termasuk keterlambatan, cuti, dan lembur. 

Aplikasi HRIS KantorKu dilengkapi validasi lokasi GPS dan selfie, memastikan data absensi sah dan transparan. 

Karyawan juga bisa mengajukan koreksi absensi langsung dari aplikasi, menciptakan proses yang adil tanpa birokrasi panjang.

2. Payroll Otomatis dan Akurat

Fitur payroll KantorKu menghitung gaji secara otomatis berdasarkan absensi, potongan, PPh 21, BPJS, dan tunjangan. 

Pembayaran bisa dilakukan ke berbagai rekening bank hanya dengan satu klik. Slip gaji digital dikirim secara aman ke akun masing-masing karyawan, tanpa perlu cetak manual.

3. Performance Review Terintegrasi

Performance review kini lebih objektif dengan sistem KPI dan OKR yang terhubung langsung dengan data absensi. 

Tersedia juga fitur 360 review otomatis serta real-time feedback antarpegawai, mendorong budaya kerja kolaboratif dan berorientasi pertumbuhan.

4. Employee Self Service (ESS)

Kini karyawan diberikan keleluasaan untuk mengakses dan mengelola kebutuhan administratifnya secara mandiri dengan menggunakan Employee Self Service KantorKu.

Mulai dari pengajuan cuti, lembur, melihat jadwal, cek sisa cuti, hingga akses slip gaji semuanya bisa dilakukan langsung dari aplikasi tanpa perlu kontak HR.

5. Reimbursement Praktis Tanpa Formulir Fisik

Karyawan cukup unggah bukti transaksi dari smartphone, kemudian persetujuan akan dilakukan hanya dalam satu klik oleh manajer atau HR.

Sementara kebijakan reimbursement bisa disesuaikan per divisi atau anggaran, semua data terekam otomatis dalam laporan keuangan.

6. Database Karyawan Otomatis & Aman

KantorKu menyederhanakan manajemen data karyawan dengan sistem database digital yang dapat dikustomisasi. 

Proses onboarding menjadi lebih cepat dengan pengisian mandiri dari karyawan baru. Data promosi, mutasi, atau perubahan informasi lainnya langsung tercatat secara real-time tanpa dokumen fisik.

Ingin Kelola Absensi & Payroll Otomatis dalam Satu Platform? Gunakan HRIS KantorKu Sekarang!

Ingin mengelola absensi, payroll, dan data karyawan tanpa ribet lagi secara manual? Kini saatnya tinggalkan cara manual yang rentan kesalahan dan beralih ke solusi digital yang lebih efisien. 

Dengan sistem HRIS KantorKu, Anda bisa memantau kehadiran secara real-time, mengotomatisasi penggajian, serta memberikan akses mandiri bagi karyawan semuanya dalam satu dashboard yang terintegrasi.

Tak hanya hemat waktu dan biaya, penggunaan HRIS KantorKu juga menjamin keamanan data bersertifikasi ISO 27001 dan implementasi cepat tanpa biaya tambahan. 

Yuk, jadikan tim HR Anda lebih produktif dari sebelumnya dengan KantorKu!