5 Rekomendasi HRIS Terbaik untuk Tenaga Kerja Remote & Hybrid 2026

Mengelola tenaga kerja remote dan hybrid tidaklah mudah, apalagi karena lokasi karyawan yang tersebar membuat pengawasan menjadi tantangan tersendiri. 

Anda perlu menggunakan aplikasi HRIS yang dirancang khusus untuk tim remote dan hybrid agar manajemen SDM lebih mudah dilakukan meskipun dari jarak jauh. 

Untuk memastikan setiap karyawan tetap dalam pantauan, Anda perlu memilih HRIS dengan fitur seperti absensi online, KPI/OKR digital, hingga pengajuan cuti via HP.

Jika Anda sedang mencari pilihan aplikasi yang tepat, mari simak rekomendasi HRIS terbaik untuk mendukung tenaga kerja remote dan hybrid sesuai skala bisnis!

Apa Itu HRIS dan Mengapa Penting untuk Remote & Hybrid Workforce?

Human Resources Information System (HRIS) adalah software yang dirancang untuk mengelola dan mengotomatisasi tugas administrasi SDM, seperti penggajian, administrasi tunjangan, hingga pelacakan waktu kerja. 

Biasanya, HRIS digunakan sebagai aplikasi database karyawan yang menyimpan informasi personal, demografis, dan kompensasi dalam satu platform.

Bagi tim remote dan hybrid, HRIS bisa menjadi jembatan untuk memastikan setiap anggota tim tetap terhubung meski tidak saling berada dalam satu ruangan. 

Tanpa sistem ini, perusahaan akan kesulitan memantau produktivitas maupun memastikan kedisiplinan absensi. 

HRIS untuk tim remote dan hybrid memungkinkan karyawan untuk absensi dari ponsel, mengajukan cuti dari rumah, hingga melaporkan progres pekerjaan berbasis KPI/OKR melalui aplikasi.

Kebutuhan HRIS di Era Remote & Hybrid

Bayangkan jika Anda harus mengelola absensi, pengajuan cuti, hingga perhitungan gaji ratusan karyawan yang bekerja dari rumah tanpa sistem terpadu, prosesnya akan lambat dan rawan kesalahan. 

Inilah alasan mengapa HRIS menjadi kebutuhan di era hybrid dan remote work saat ini. Berikut adalah kebutuhan HR yang bisa terselesaikan dengan kehadiran HRIS:

1. Otomatisasi Payroll

Mengelola penggajian secara manual untuk tim remote dan hybrid yang tersebar akan memakan waktu berhari-hari. 

HRIS dapat mengotomatisasi perhitungan gaji, pajak, hingga tunjangan sesuai profil dan absensi karyawan. Tanpa sistem ini, Anda berisiko mengalami keterlambatan pembayaran gaji.

2. Pelacakan Waktu dan Kehadiran

Tim remote membutuhkan aplikasi untuk mencatat jam kerja dan progres tugas agar tetap produktif. 

Dengan menggunakan HRIS, karyawan dapat melakukan absensi dari ponsel masing-masing. Setiap kehadiran akan terekam dan terintegrasi untuk perhitungan payroll.

3. Fasilitasi Komunikasi dan Kolaborasi

HRIS juga menyediakan platform untuk pertukaran informasi dan pengumuman perusahaan agar semua orang memiliki akses informasi yang sama. 

Dengan integrasi ini, karyawan yang tidak berada di kantor tetap mendapatkan pengumuman perusahaan terbaru.

4. Manajemen Performa Berkelanjutan

Tanpa interaksi harian, evaluasi kinerja bisa menjadi bias jika hanya mengandalkan ingatan manajer. 

HRIS memungkinkan manajer untuk menetapkan OKR dan KPI, memberikan umpan balik, dan melakukan monitoring melalui satu dashboard tanpa micromanage ketat.

5. Onboarding Mandiri

HRIS juga dapat menyederhanakan proses onboarding. Dengan software ini, karyawan remote bisa mengisi dokumen onboarding melalui HP tanpa perlu datang ke kantor. Seluruh data yang masuk akan terpusat dalam satu database perusahaan.

6. Pemantauan Kepatuhan Hukum

Peraturan terkait tenaga kerja hingga pajak seringkali berubah. HRIS memastikan fitur di dalamnya sudah sesuai dengan regulasi terbaru agar perusahaan terhindar dari denda atau sanksi hukum. 

7. Peningkatan Engagement Karyawan

HRIS juga menyediakan alat untuk mengakui pencapaian dan mengukur tingkat kepuasan karyawan. Dengan adanya fitur engagement ini, tingkat turnover karyawan bisa diminimalisasi.

Baca Juga: Working Hybrid vs Remote, Mana yang Terbaik untuk Perusahaan? 

Fitur Utama yang Harus Dimiliki HRIS untuk Remote & Hybrid

Saat memilih sistem HRIS, Anda harus memastikan platform tersebut memiliki fitur yang mendukung pola kerja jarak jauh. 

Berikut fitur yang wajib Anda prioritaskan saat memilih HRIS untuk mendukung tenaga kerja remote dan hybrid:

1. Sistem Berbasis Cloud

HRIS harus dapat diakses kapan saja dan di mana saja melalui perangkat apa pun selagi terhubung internet. 

Dengan sistem berbasis cloud, karyawan tetap bisa mengakses profil, cuti, bahkan slip gaji mereka. 

2. Employee Self-Service (ESS)

Fitur ESS memungkinkan karyawan mengelola kebutuhan mereka secara mandiri, seperti mengajukan cuti, memperbarui data pribadi, atau melihat slip gaji tanpa merepotkan HR. 

Tanpa fitur ini, tim HR akan terus-menerus dibanjiri pertanyaan rutin yang sebenarnya bisa dijawab sendiri oleh karyawan.

3. Terintegrasi dengan Alat Kolaborasi

HRIS yang baik bisa dihubungkan dengan tools pihak ketiga untuk mempermudah alur kerja, seperti Slack atau Microsoft Teams. 

Dengan dukungan integrasi ke aplikasi tersebut misalnya, Anda bisa mendapatkan notifikasi absensi atau persetujuan cuti muncul langsung di platform komunikasi yang sedang digunakan karyawan. 

4. Modul Onboarding Mandiri

Adanya onboarding mandiri diharapkan dapat membuat karyawan baru langsung merasa menjadi bagian dari tim meskipun bekerja dari jauh. 

Modul onboarding mandiri yang baik biasanya sekaligus menyediakan dokumen, video pengenalan perusahaan, hingga checklist tugas awal yang harus dipenuhi. 

5. Performance Management Tools

Alat manajemen performa yang mendukung target berbasis hasil berguna untuk memantau keberhasilan tim tanpa harus memantau jam kerja. 

HRIS harus menyediakan fitur penetapan KPI, pengisian umpan balik, dan tinjauan kinerja melalui 9-box matrix agar mudah mengukur kontribusi dari anggota tim.

6. Sertifikasi ISO 27001

HRIS berurusan dengan data sensitif karyawan. Oleh karena itu, HRIS yang Anda pilih harus memiliki sertifikasi ISO 27001.

Ini perlu Anda prioritaskan agar perusahaan tidak rentan terhadap kebocoran informasi karyawan. 

7. Analytics & Reporting

HRIS harus menyediakan laporan analitik komprehensif terkait metrik produktivitas, engagement, dan tingkat retensi karyawan. 

Data ini membantu HR maupun atasan dalam membuat keputusan objektif tentang strategi tenaga kerja hybrid maupun remote yang lebih baik. 

Rekomendasi HRIS Terbaik untuk Tenaga Kerja Remote dan Hybrid

Banyak rekomendasi HRIS terbaik untuk mendukung tenaga kerja remote dan hybrid. Mari simak beberapa pilihan berikut untuk menemukan sistem yang tepat:

1. KantorKu HRIS

KantorKu HRIS adalah platform manajemen SDM asal Indonesia paling komprehensif yang dirancang untuk kebutuhan tim remote dan hybrid.

Sistemnya mengintegrasikan seluruh kebutuhan HR, mulai dari rekrutmen, penggajian, absensi hingga analitik performa. 

KantorKu HRIS juga bisa digunakan oleh tim on-site karena modul-modul HR di dalamnya tergolong lengkap dan terintegrasi.

Fitur Unggulan:

• Absensi & GPS Tracking: Sistem absensi mobile dengan verifikasi GPS dan live tracking yang memastikan kedisiplinan tim meskipun bekerja dari rumah.
• Payroll, Tax, & BPJS Terintegrasi: Kalkulasi gaji, pajak (PPh 21), dan iuran BPJS yang otomatis terhitung setiap bulan dan langsung menghasilkan slip gaji digital.
• Manajemen OKR & KPI: Memantau target kinerja karyawan jarak jauh dengan sistem cascading dan reminder pengisian KPI otomatis.
• Self-Service: Karyawan dapat melakukan pengajuan mandiri, seperti pengajuan cuti, ganti jadwal, hingga perizinan secara mobile.
• Reimbursement: Karyawan dapat mengajukan klaim biaya (reimbursement) dan atasan hanya perlu klik-klik untuk menyetujuinya.

Baca Juga: 20 Aplikasi Tracking Karyawan Terbaik di Indonesia

2. Kenjo

Kenjo membantu manajer perusahaan kecil dan berkembang dalam menyederhanakan alur kerja yang kompleks seperti penjadwalan shift dan pelacakan kehadiran. 

Aplikasi ini unggul dalam kemampuannya memberikan gambaran besar manajemen SDM melalui dasbor analitik yang bersih dan mudah dipahami.

Fitur Unggulan:

• Pembuatan jadwal kerja digital untuk berbagai lokasi secara cepat.
• Pelacakan waktu kerja dengan catatan otomatis yang patuh regulasi.
• Smart Docs untuk penyimpanan kontrak dan dokumen karyawan yang teratur.
• Pulse Surveys untuk memantau kepuasan karyawan secara anonim dan cepat.

3. Connecteam

Connecteam adalah aplikasi yang mengutamakan pengalaman mobile-first, menjadikannya pilihan terbaik untuk mengelola tim yang bekerja secara jarak jauh. 

Platform ini menggabungkan alat komunikasi, penjadwalan, dan manajemen operasional dalam satu antarmuka yang ramah pengguna.

Fitur Unggulan:

• Manajemen komunikasi internal yang efisien untuk menukar informasi cepat.
• Pelacakan waktu kerja dan manajemen tugas yang dapat diakses via ponsel.
• Integrasi bawaan dengan alat populer seperti Slack, Google Calendar, dan Zapier.
• Skalabilitas tinggi untuk mendukung tim dengan jumlah anggota yang besar.

4. Calendly

Calendly berfokus pada otomatisasi penjadwalan pertemuan, sehingga lebih patut dipilih oleh HR atau tim hybrid yang sering melakukan rapat koordinasi jarak jauh. 

Keunggulannya terletak pada kemudahan berbagi tautan ketersediaan waktu yang secara otomatis terhubung dengan kalender pribadi tanpa perlu bertukar pesan berulang kali.

Fitur Unggulan:

• Sinkronisasi kalender dengan Google Meet, Zoom, dan Teams.
• Notifikasi pemesanan otomatis dan kemudahan penjadwalan ulang bagi peserta.
• Antarmuka aplikasi mobile yang sangat intuitif untuk pengaturan jadwal di perjalanan.
• Kapasitas untuk mengatur zona waktu berbeda bagi anggota tim global.

5. Tactic

Tactic adalah platform manajemen tempat kerja yang dirancang khusus untuk mengoptimalkan pengaturan kantor bagi perusahaan dengan sistem kerja hybrid. 

Fitur andalannya adalah manajemen pemesanan meja dan ruang rapat yang memastikan koordinasi hari kerja di kantor menjadi lebih teratur.

Fitur Unggulan:

• Visibilitas ketersediaan meja dan ruang rapat.
• Manajemen pengunjung untuk alur kedatangan tamu yang aman dan profesional.
• Office insights untuk melacak penggunaan ruang guna efisiensi perencanaan kantor.
• Integrasi Slack, Microsoft Teams, dan Google Workspace.

Tips Memilih HRIS yang Tepat untuk Remote & Hybrid Workforce

Memilih HRIS untuk tim remote dan hybrid memerlukan pertimbangan karena tidak semua software didesain untuk mengakomodasi kebutuhan tersebut. Agar Anda memilih sistem yang tepat, mari simak beberapa tips berikut:

1. Pilih HRIS Berbasis Cloud

Pastikan HRIS berbasis cloud agar mudah untuk akses kapan saja dan di mana saja. Akses cloud memberikan kebebasan bagi karyawan untuk mengakses slip gaji, sisa saldo cuti, maupun administrasi lain terkait dirinya.

2. Evaluasi Kemudahan Penggunaan (User Experience)

Pilihlah HRIS dengan navigasi yang mudah digunakan oleh seluruh anggota tim dari berbagai kalangan usia. Dengan begitu, karyawan bisa lebih cepat memahami tanpa perlu pelatihan teknis tambahan. 

3. Periksa Kemampuan Integrasi

Adanya dukungan integrasi dapat meringankan pekerjaan HR dan menghilangkan redundansi tugas. Dengan begitu, data tetap tersinkronisasi di satu tempat tanpa perlu perpindahan antar aplikasi.

4. Pertimbangkan Skalabilitas

Pilihlah HRIS yang menawarkan paket fleksibel sehingga bisa menyesuaikan jumlah pengguna seiring dengan pertumbuhan atau perampingan tim. 

Kemampuan untuk menambah atau mengurangi fitur sesuai kebutuhan ini dapat membantu menjaga efisiensi biaya operasional jangka panjang.

5. Fokus pada Fitur Engagement Karyawan

Tim remote sering merasa terisolasi, sehingga HRIS harus dilengkapi fitur yang bisa meningkatkan engagement, seperti fitur pengakuan kinerja atau survei kepuasan. 

Fitur ini ditujukan untuk membangun rasa memiliki dan budaya kolaborasi meskipun tim tidak bertemu secara fisik setiap hari.

6. Pastikan Kepatuhan Regulasi 

Manajemen tenaga kerja hybrid dan remote melibatkan regulasi yang kompleks, sehingga pastikan HRIS Anda selalu diperbarui sesuai regulasi tenaga kerja terbaru. Anda pun tidak perlu melakukan pembaruan manual.

7. Evaluasi Dukungan Pelanggan

Pastikan vendor HRIS menyediakan kanal dukungan yang responsif seperti chat atau telepon. Dukungan pelanggan yang andal akan memastikan bahwa alur kerja tim remote Anda tetap terjaga tanpa terhambat oleh masalah sistem.

Cara HRD Mengimplementasikan HRIS untuk Remote & Hybrid

Implementasi HRIS untuk tim remote maupun hybrid memerlukan strategi yang tepat agar proses transisi berjalan lancar. Berikut panduan yang bisa Anda ikuti:

1. Implementasi Modul Kehadiran Online

Implementasi modul ini bertujuan untuk memastikan kedisiplinan dan akurasi data jam kerja tanpa perlu melakukan pengawasan fisik secara langsung.

• Wajibkan seluruh karyawan mengunduh aplikasi absensi online.
• Atur radius lokasi spesifik untuk tim hybrid dan aktifkan mode GPS live untuk tim remote guna memverifikasi titik keberadaan.
• Matikan seluruh akses pelaporan absensi manual dan arahkan manajer untuk menarik data laporan langsung dari dasbor HRIS.

2. Implementasi Sistem Pengajuan Cuti Mandiri

Aplikasi cuti karyawan online dapat memangkas beban komunikasi administratif yang sering menjadi hambatan dalam tim jarak jauh.

• Konfigurasikan alur persetujuan berjenjang di sistem agar pengajuan otomatis diteruskan ke atasan langsung.
• Buat panduan mengenai cara mengisi formulir cuti di aplikasi dan instruksi mengunggah bukti pendukung seperti surat sakit.
• Pastikan karyawan dapat memantau progres persetujuan (apakah masih menunggu atau sudah disetujui) di profil mereka.

3. Implementasi Database Karyawan Berbasis Cloud

Database berfungsi sebagai pusat penyimpanan informasi yang aman dan dapat diakses kapan saja oleh pihak yang memiliki otoritas. Adapun langkah implementasinya:

• Mulai proses scan semua dokumen fisik (kontrak, ijazah, KTP) dan unggah ke profil masing-masing karyawan di dalam sistem.
• Klasifikasikan data sensitif agar hanya manajer terkait atau admin HR yang dapat melihat informasi penggajian.
• Aktifkan fitur pengingat otomatis untuk dokumen yang akan kedaluwarsa agar HR bisa melakukan perpanjangan tepat waktu.

4. Implementasi Manajemen Kinerja Virtual

Modul penilaian kinerja karyawan bertujuan mengalihkan fokus dari durasi kerja ke hasil kerja adalah kunci sukses dalam mengelola tim yang tidak terlihat secara fisik. Adapun caranya yaitu:

• Input target KPI atau OKR setiap individu ke dalam sistem di awal periode agar karyawan memiliki panduan tugas yang jelas.
• Dorong karyawan untuk meng-update progres pengerjaan tugas secara berkala di dasbor sistem.
• Gunakan modul appraisal untuk menjadwalkan sesi feedback virtual berkala sebagai rekam jejak performa karyawan.

5. Implementasi Sistem Reimbursement

Implementasi aplikasi reimbursement memudahkan karyawan dalam mengklaim biaya kerja secara jarak jauh. Berikut langkah yang perlu dilakukan:

• Masukkan plafon biaya yang diizinkan untuk klaim internet, listrik, atau peralatan kerja ke dalam modul reimbursement HRIS.
• Arahkan karyawan untuk mengunggah foto struk atau tagihan langsung melalui aplikasi segera setelah transaksi dilakukan.
• Terapkan persetujuan satu pintu oleh manajer melalui aplikasi sehingga sistem otomatis menghitungnya dalam slip gaji.

FAQ Seputar HRIS untuk Remote & Hybrid

Penggunaan HRIS dalam manajemen SDM jarak jauh sering memicu pertanyaan terhadap operasional. Mari simak jawabannya:

1. Apakah Data Absensi Remote Akurat?

Ya, dengan teknologi GPS dan live tracking di HRIS, data lokasi dan waktu hadir karyawan dapat terekam otomatis. Hal ini jauh lebih akurat dan sulit dipalsukan daripada metode manual seperti spreadsheet.

Baca Juga: 10 Aplikasi Absensi Karyawan Berbasis GPS & Fiturnya 

2. Bagaimana HRIS Membantu Menjaga Budaya Perusahaan saat Tim Terpisah?

HRIS menyediakan fitur seperti survei kepuasan dan pengakuan kinerja yang memungkinkan interaksi sosial antar karyawan tetap terjaga. Melalui platform ini, apresiasi antar rekan kerja dapat dilakukan secara transparan sehingga karyawan merasa lebih dihargai.

3. Apakah Sistem HRIS Aman untuk Menyimpan Data Karyawan? 

Ya, HRIS yang baik memiliki standar keamanan data tinggi seperti enkripsi tingkat lanjut dan sertifikasi ISO 27001. Data Anda tersimpan di database cloud yang aman untuk mencegah kehilangan informasi.

4. Apakah HRIS Memerlukan Biaya Investasi yang Mahal? 

Sebagian besar HRIS menawarkan model langganan bulanan yang bisa disesuaikan dengan jumlah pengguna, sehingga lebih terjangkau. Biaya ini sebanding dengan waktu yang Anda hemat dari melakukan pekerjaan administratif berulang.

Rekomendasi HRIS Terbaik untuk Mendukung Tenaga Kerja Remote dan Hybrid

Jika Anda sedang mencari aplikasi yang tepat, maka KantorKu HRIS adalah pilihan rekomendasi yang patut dipilih karena didesain khusus untuk kebutuhan tim remote maupun hybrid. 

Software ini memiliki absensi via mobile, pengajuan cuti mandiri, hingga manajemen performa yang terpusat. 

Mengapa KantorKu HRIS patut disebut sebagai HRIS terbaik untuk tim remote dan hybrid? Pasalnya Anda bisa mendapatkan fitur-fitur ini:

1. Absensi Validasi GPS dan Selfie: Memantau waktu kehadiran karyawan dengan validasi selfie dan GPS.
2. ESS (Employee Self-Service): Mendorong karyawan untuk mengelola data pribadi, cuti, hingga lembur secara mandiri via aplikasi.
3. Integrasi Payroll & BPJS: Perhitungan pajak, gaji, tunjangan, dan potongan bulanan dilakukan secara otomatis.
4. Manajemen OKR & KPI: Seluruh tim jarak jauh dapat melaporkan progres secara online dan atasan bisa memantau pencapaian target perusahaan di satu dashboard.
5. Dashboard Analitik: Memberikan visibilitas penuh bagi manajemen untuk mengambil keputusan berdasarkan data kinerja.

Segera book demo gratis sekarang untuk simulasi sendiri manajemen SDM jarak jauh yang jauh lebih mudah dan efisien!