10 Rekomendasi HRIS dengan Payroll PPh 21 dan BPJS Terbaik

Mencari HRIS dengan payroll PPh 21 dan BPJS yang akurat sebenarnya bukan sekadar soal mencari aplikasi yang “bisa hitung gaji”.

Anda butuh sistem yang benar-benar memahami aturan pajak dan jaminan sosial di Indonesia, sehingga proses payroll setiap bulan tidak lagi jadi sumber stres bagi tim HR.

Terlebih lagi, sejak skema Tarif Efektif Rata-rata (TER) diberlakukan untuk PPh 21, perhitungan gaji menjadi punya banyak variabel yang harus terus diperbarui. Belum lagi urusan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan yang memiliki aturan iuran tersendiri.

Jika Anda masih mengandalkan Excel atau software payroll yang tidak update otomatis, risiko salah hitung tentu menjadi jauh lebih besar. Dampaknya bisa ke selisih gaji karyawan, ketidakakuratan pajak, hingga masalah kepatuhan perusahaan.

Nah untuk itu, di artikel ini, kami akan membahas tuntas kenapa fitur payroll PPh 21 dan BPJS ini penting, fitur wajib yang harus ada, sampai 10 rekomendasi HRIS terbaik yang bisa Anda pertimbangkan.

Yuk, simak sampai akhir agar Anda tidak salah pilih aplikasi HRIS untuk perusahaan!

Kenapa HRIS dengan Payroll PPh 21 dan BPJS Itu Penting?

Sebelum membahas rekomendasi aplikasinya, ada baiknya Anda memahami dulu mengapa fitur payroll yang mendukung PPh 21 dan BPJS ini penting bagi bisnis Anda.

Berikut penjelasan lengkapnya:

1. Regulasi Pajak dan BPJS di Indonesia Sering Berubah

Sejak 1 Januari 2024, pemerintah menerapkan skema baru penghitungan PPh 21 yang disebut Tarif Efektif Rata-rata (TER), berdasarkan aturan dari Direktorat Jenderal Pajak (DJP).

Skema ini menggantikan metode lama yang lebih manual dan kompleks, dengan aturan:

• TER dibagi berdasarkan kategori PTKP karyawan
• Setiap kategori memiliki tarif berbeda sesuai penghasilan bulanan
• Di akhir tahun tetap dilakukan perhitungan ulang dengan tarif progresif Pasal 17

Jika sistem payroll Anda tidak otomatis mengikuti perubahan ini, risiko salah hitung pajak karyawan akan semakin besar.

2. Kesalahan Hitung Payroll Berdampak ke Kepercayaan Karyawan

Penelitian HRMorning menunjukkan sekitar 24% karyawan akan mempertimbangkan pindah kerja setelah satu kali kesalahan payroll, karena gaji berkaitan langsung dengan kepercayaan terhadap perusahaan.

Dalam praktinya:

• Slip gaji yang salah bisa menurunkan kepercayaan karyawan
• Koreksi payroll berulang memakan waktu tim HR
• Kesalahan kecil bisa memengaruhi seluruh perhitungan gaji bulanan

3. Iuran BPJS Memiliki Struktur Persentase yang Spesifik

Untuk BPJS Ketenagakerjaan, iuran terdiri dari beberapa komponen dengan pembagian yang sudah ditetapkan, seperti JHT dan JP.

Dengan ketentuan:

• JHT sebesar 5,7% dari upah (3,7% perusahaan, 2% pekerja)
• JP sebesar 3% dari upah (2% perusahaan, 1% pekerja)
• Ada batas maksimal upah untuk perhitungan tertentu

Karena strukturnya detail dan berbeda tiap program, perhitungan BPJS perlu dilakukan secara otomatis agar tidak terjadi kesalahan potong gaji.

4. Kompleksitas Bertambah untuk Perusahaan dengan Banyak Karyawan

Semakin banyak jumlah karyawan, semakin banyak variabel yang harus dihitung dalam payroll, seperti status pajak, tunjangan, lembur, hingga bonus.

Dalam kondisi operasional seperti ini:

• Proses manual semakin rawan human error
• Perbedaan status karyawan membuat perhitungan makin kompleks
• Sistem otomatis membantu menjaga konsistensi data payroll

Riset Deel menunjukkan perusahaan yang menggunakan sistem payroll otomatis dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan data hingga 46%.

5. Kepatuhan Regulasi Adalah Bagian dari Reputasi Perusahaan

Kepatuhan terhadap pajak dan BPJS tidak hanya soal kewajiban, tetapi juga mencerminkan profesionalisme perusahaan.

Dari sisi operasional dan citra perusahaan:

• Perusahaan yang patuh aturan lebih dipercaya karyawan
• Proses audit lebih mudah dengan data payroll yang rapi
• Citra perusahaan lebih baik dalam jangka panjang

Baca Juga: Cara Menghitung PPh 21 Karyawan Tetap Terbaru Pakai TER & Contohnya

Fitur Wajib HRIS untuk Payroll PPh 21 dan BPJS

Setelah memahami pentingnya fitur ini, sekarang Anda perlu tahu fitur apa saja yang sebaiknya ada di aplikasi HRIS pilihan Anda. Berikut rinciannya:

• Perhitungan PPh 21 otomatis berbasis TER: Sistem harus mampu menghitung pajak karyawan secara otomatis sesuai skema TER dan pembaruan PTKP tanpa input manual.
• Generate bukti potong pajak otomatis: HRIS sebaiknya bisa menghasilkan dokumen seperti 1721-A1 atau 1721-A2 secara otomatis untuk kebutuhan pelaporan pajak.

• Integrasi BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan: Sistem harus menghitung seluruh iuran BPJS secara otomatis baik porsi karyawan maupun perusahaan.
• Dukungan seluruh komponen BPJS: Termasuk JHT, JP, JKK, JKM, hingga JKP sesuai regulasi yang berlaku.

• Kalkulasi gaji terhubung dengan absensi: Data kehadiran, cuti, lembur, dan izin langsung memengaruhi perhitungan gaji secara otomatis.
• Manajemen komponen gaji lengkap: Mendukung tunjangan, bonus, lembur, dan potongan seperti kasbon atau lainnya.

• Slip gaji digital dan akses mandiri karyawan: Karyawan dapat melihat rincian gaji, pajak, dan BPJS secara transparan kapan saja.
• Laporan payroll siap ekspor: Sistem menyediakan laporan yang bisa digunakan untuk kebutuhan akuntansi dan pelaporan internal perusahaan.

• Audit trail dan riwayat perubahan data: Semua perubahan data payroll dapat dilacak untuk menjaga transparansi dan kontrol internal.
• Backup dan keamanan data payroll: Sistem memastikan data gaji tersimpan aman dengan kontrol akses yang ketat.

Baca Juga: 7 Aplikasi Absensi dengan Integrasi Payroll Terbaik

10 Rekomendasi HRIS dengan Payroll PPh 21 dan BPJS Terbaik

Saat ini, tersedia berbagai HRIS dengan payroll PPh 21 dan BPJS yang menawarkan fitur dan keunggulan berbeda-beda.

Untuk membantu Anda memilih software payroll Indonesia yang tepat, berikut 10 rekomendasi aplikasi HRIS yang dapat dipertimbangkan sesuai kebutuhan perusahaan.

1. KantorKu HRIS 

KantorKu HRIS adalah HRIS dengan payroll PPh 21 dan BPJS yang membantu perusahaan mengelola seluruh administrasi HR dalam satu sistem terintegrasi.

Mulai dari payroll, absensi, data karyawan, hingga pengelolaan kinerja dapat dilakukan dalam satu platform sehingga proses HR menjadi lebih efisien.

Sistem ini mengotomatisasi perhitungan gaji, PPh 21, BPJS, tunjangan, hingga lembur dengan data absensi yang terhubung secara real-time. Dengan begitu, proses payroll menjadi lebih cepat, akurat, dan meminimalkan risiko human error.

KantorKu HRIS telah digunakan oleh 5.000+ perusahaan di Indonesia, mulai dari startup hingga perusahaan besar seperti Pertamina, EF (English First), Tzu Chi Hospital, Skin Game, dan Agung Sedayu Group.

Selain itu, proses implementasinya juga didampingi oleh tim khusus sehingga perusahaan dapat menggunakan sistem lebih cepat tanpa setup yang rumit.

Fitur utama:

• Payroll & Tax otomatis: Menghitung gaji, PPh 21, BPJS, tunjangan, hingga slip gaji secara otomatis dalam satu sistem terintegrasi.
• Attendance & tracking real-time: Absensi GPS dan fingerprint yang langsung terhubung ke payroll untuk WFO, WFH, maupun hybrid.
• Employee Self Service (ESS): Karyawan dapat mengelola cuti, lembur, dan data pribadi secara mandiri tanpa harus melalui HR.
• Employee database terpusat: Seluruh data karyawan tersimpan rapi dan mudah diakses dalam satu sistem yang terstruktur.
• Performance management (KPI & OKR): Mendukung evaluasi kinerja berbasis data dengan sistem penilaian yang lebih objektif.
• Reimbursement & expense management: Pengajuan dan approval klaim dilakukan secara digital, transparan, dan lebih cepat.
• ATS & Recruitment berbasis AI: Mempercepat screening CV hingga 4,7x dan terintegrasi dengan LinkedIn serta Google Jobs melalui Dealls.Jobs

Kelebihan:

• Payroll, PPh 21, dan BPJS terintegrasi dengan data absensi sehingga perhitungan lebih akurat
• Fitur HR lengkap, mulai dari absensi, payroll, cuti, database karyawan, hingga performance management
• Mendukung proses HR end-to-end, dari rekrutmen hingga evaluasi kinerja
• Interface sederhana sehingga mudah digunakan oleh HR maupun karyawan
• Onboarding cepat dengan pendampingan tim implementasi
• Sudah tersertifikasi ISO 27001 dan tersedia mulai dari Rp4.900/karyawan/bulan

Kekurangan:

• Membutuhkan waktu penyesuaian bagi perusahaan yang baru beralih dari sistem manual
• Karena berbasis cloud, sistem memerlukan koneksi internet yang stabil untuk penggunaan yang optimal

2. Gadjian

Gadjian adalah software HRIS berbasis cloud yang berfokus pada pengelolaan payroll, PPh 21, dan BPJS secara otomatis. Selain membantu proses penggajian, Gadjian juga menyediakan berbagai fitur administrasi HR yang cocok digunakan oleh UKM hingga perusahaan menengah.

Fitur utama:

• Perhitungan payroll, PPh 21, dan BPJS otomatis
• Employee Self Service (ESS) melalui aplikasi
• Approval cuti dan lembur
• Dashboard analitik HR
• Pembaruan regulasi pajak secara berkala

Kelebihan:

• Fokus pada otomatisasi payroll sesuai regulasi Indonesia
• Integrasi dengan sistem absensi
• Customer support cukup responsif
• Cocok untuk perusahaan kecil hingga menengah

Kekurangan:

• Fitur performance management belum terlalu lengkap
• Kurang ideal untuk perusahaan dengan kebutuhan HR yang sangat kompleks

3. Sigma HRIS

Sigma HRIS merupakan software HR yang menyediakan modul payroll dengan fleksibilitas tinggi untuk menghitung gaji, PPh 21, dan BPJS.

Solusi ini lebih banyak digunakan oleh perusahaan yang memiliki struktur payroll cukup kompleks, seperti manufaktur atau perusahaan dengan sistem shift.

Fitur utama:

• Payroll dengan formula yang dapat dikustomisasi
• Simulasi PPh 21 dan BPJS
• Manajemen shift kerja
• Laporan e-Bupot dan payroll
• Opsi cloud maupun on-premise

Kelebihan:

• Fleksibel untuk berbagai skema penggajian
• Cocok untuk perusahaan dengan banyak karyawan
• Mendukung kebutuhan payroll yang kompleks
• Keamanan data cukup baik

Kekurangan:

• Tampilan antarmuka terasa kurang modern
• Implementasi dan pembelajaran sistem membutuhkan waktu

4. Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah salah satu HRIS populer di Indonesia yang menawarkan sistem HR dan payroll dalam satu platform. Aplikasi ini membantu perusahaan mengelola penggajian, absensi, hingga penilaian kinerja secara terintegrasi.

Fitur utama:

• Payroll otomatis termasuk PPh 21 dan BPJS
• Absensi GPS dan Face Recognition
• Employee Self Service (ESS)
• KPI dan performance management
• Integrasi dengan ekosistem Mekari

Kelebihan:

• Antarmuka mudah digunakan
• Pembaruan regulasi dilakukan secara otomatis
• Fitur HR cukup lengkap
• Memiliki aplikasi mobile

Kekurangan:

• Harga relatif lebih tinggi dibanding beberapa kompetitor
• Kustomisasi workflow tertentu masih terbatas

5. Odoo HRIS

Odoo merupakan platform ERP open-source yang menyediakan modul HR dan payroll sebagai bagian dari ekosistem bisnisnya. Sistem ini cocok untuk perusahaan yang ingin mengintegrasikan HR dengan proses bisnis lainnya seperti akuntansi dan keuangan.

Fitur utama:

• Modul payroll yang dapat dikustomisasi
• Integrasi dengan akuntansi dan ERP
• Recruitment dan appraisal
• Expense management
• Struktur organisasi multi-level

Kelebihan:

• Sangat fleksibel untuk dikembangkan
• Terintegrasi dengan berbagai modul bisnis
• Cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan ERP

Kekurangan:

• Konfigurasi PPh 21 dan BPJS memerlukan penyesuaian
• Implementasi membutuhkan tim teknis atau partner

6. LinovHR

LinovHR adalah HRIS lokal yang menyediakan solusi lengkap mulai dari payroll hingga talent management. Sistem ini dirancang untuk membantu perusahaan mengelola administrasi HR secara lebih efisien sesuai regulasi di Indonesia.

Fitur utama:

• Payroll otomatis PPh 21 dan BPJS
• Time & Attendance Management
• Reimbursement
• Competency Management
• Performance Management

Kelebihan:

• Modul HR sangat lengkap
• Mendukung cloud maupun on-premise
• Cocok untuk perusahaan yang terus berkembang
• Mengikuti regulasi ketenagakerjaan Indonesia

Kekurangan:

• Implementasi awal membutuhkan waktu
• Beberapa fitur memerlukan konfigurasi lebih lanjut

7. Peoplyee HRIS

Peoplyee HRIS merupakan software HR lokal yang membantu perusahaan mengotomatisasi administrasi SDM, mulai dari absensi hingga payroll. Sistem ini memiliki antarmuka yang sederhana sehingga cukup mudah dipelajari oleh tim HR.

Fitur utama:

• Payroll otomatis
• Perhitungan PPh 21 dan BPJS
• Manajemen absensi
• Approval cuti dan lembur
• Employee Self Service (ESS)

Kelebihan:

• Mudah digunakan
• Dashboard cukup sederhana
• Approval workflow fleksibel
• Cocok untuk perusahaan yang baru beralih ke HRIS

Kekurangan:

• Integrasi dengan aplikasi pihak ketiga masih terbatas
• Fitur talent management belum terlalu lengkap

8. DataOn

DataOn merupakan penyedia HRIS lokal dengan pengalaman yang cukup lama dalam menyediakan solusi payroll dan manajemen SDM. Platform ini banyak digunakan oleh perusahaan berskala menengah hingga enterprise.

Fitur utama:

• Payroll otomatis PPh 21 dan BPJS
• Advanced HR Analytics
• Succession Planning
• Manpower Planning
• Opsi cloud dan on-premise

Kelebihan:

• Mampu menangani organisasi berskala besar
• Tingkat kustomisasi tinggi
• Mendukung kebutuhan HR enterprise
• Kepatuhan regulasi Indonesia cukup baik

Kekurangan:

• Biaya implementasi relatif tinggi
• Membutuhkan pelatihan bagi pengguna baru

9. GreatDay HR

GreatDay HR adalah HRIS berbasis mobile yang membantu perusahaan mengelola absensi, payroll, dan administrasi SDM dalam satu aplikasi. Sistem ini banyak digunakan oleh perusahaan dengan karyawan yang bekerja secara mobile atau di lapangan.

Fitur utama:

• Payroll otomatis PPh 21 dan BPJS
• Absensi GPS dan Face Recognition
• Employee Self Service (ESS)
• Reimbursement
• Komunikasi internal perusahaan

Kelebihan:

• Sangat cocok untuk mobile workforce
• Aplikasi mobile mudah digunakan
• Mendukung employee engagement
• Memiliki sertifikasi ISO 27001

Kekurangan:

• Dashboard web cukup padat
• Laporan dengan data besar membutuhkan waktu lebih lama diproses

10. Catapa

Catapa adalah software HRIS berbasis cloud yang membantu perusahaan mengotomatisasi payroll dan administrasi HR sesuai regulasi di Indonesia. Platform ini cocok untuk perusahaan yang menginginkan sistem payroll yang praktis dan mudah digunakan.

Fitur utama:

• Payroll otomatis PPh 21 dan BPJS
• Employee Self Service (ESS)
• Reimbursement
• Slip gaji digital
• One-click payroll

Kelebihan:

• Proses payroll cepat dan otomatis
• Antarmuka mudah dipahami
• Mengurangi risiko human error
• Cocok untuk perusahaan kecil hingga menengah

Kekurangan:

• Kustomisasi payroll cukup terbatas
• Belum tersedia opsi implementasi on-premise

Baca Juga: 30 Software Payroll Terbaik di Indonesia, Fitur Lengkap!

Cara Memilih HRIS Payroll yang Tepat untuk Perusahaan

Dengan banyaknya pilihan HRIS di pasaran, Anda mungkin perlu mempertimbangkan beberapa hal sebelum menentukan sistem yang paling sesuai untuk perusahaan. Berikut beberapa poin penting yang bisa menjadi acuan:

1. Sesuaikan dengan Skala dan Kompleksitas Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda, tergantung jumlah karyawan dan struktur organisasinya. Karena itu, HRIS yang dipilih sebaiknya benar-benar sesuai dengan kondisi operasional perusahaan Anda.

Perusahaan kecil biasanya cukup menggunakan sistem dengan fitur payroll inti, sedangkan perusahaan menengah hingga besar membutuhkan sistem yang mampu menangani struktur yang lebih kompleks seperti multi-divisi atau multi-cabang.

Pastikan juga sistem tersebut bisa berkembang seiring pertumbuhan perusahaan Anda, sehingga tidak perlu berganti sistem di kemudian hari.

2. Perhatikan Kecepatan Update Regulasi dari Vendor

HRIS yang baik harus selalu mengikuti perubahan regulasi pajak dan BPJS yang berlaku di Indonesia, terutama terkait PPh 21 dan ketentuan BPJS.

Vendor yang lambat melakukan pembaruan berisiko membuat sistem payroll tidak sesuai aturan terbaru, yang bisa berdampak pada kesalahan perhitungan.

Anda perlu memastikan vendor memiliki riwayat update yang konsisten, serta tim support yang responsif ketika terjadi perubahan regulasi atau masalah teknis.

3. Pertimbangkan Total Biaya, Bukan Hanya Harga Awal

Dalam memilih HRIS, harga per karyawan bukan satu-satunya faktor yang perlu diperhatikan. Biaya total sering kali lebih penting untuk dipertimbangkan.

Beberapa vendor mungkin terlihat murah di awal, tetapi memiliki biaya tambahan untuk implementasi, integrasi, atau fitur payroll lanjutan.

Pastikan Anda menghitung total biaya penggunaan dalam jangka tahunan agar lebih akurat dalam pengambilan keputusan.

4. Pastikan Ada Demo atau Uji Coba Sistem

Sebelum memutuskan menggunakan HRIS, penting untuk memastikan bahwa sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan dan alur kerja tim HR Anda.

Demo atau trial membantu Anda memahami cara kerja sistem sebelum implementasi penuh.

Anda bisa menguji langsung proses payroll, integrasi absensi, hingga simulasi perhitungan gaji agar tidak ada kendala saat sudah digunakan secara operasional.

5. Perhatikan Keamanan dan Kepatuhan Data

Data payroll merupakan informasi sensitif yang harus dijaga dengan standar keamanan tinggi.

Vendor HRIS yang baik biasanya sudah memiliki sertifikasi keamanan seperti ISO 27001 dan sistem akses berlapis untuk membatasi siapa saja yang bisa melihat data tertentu.

Selain itu, Anda juga perlu memastikan bagaimana kebijakan vendor jika terjadi insiden keamanan atau kebocoran data, agar perusahaan tetap terlindungi secara hukum dan operasional.

Baca Juga: 15 Cara Memilih Aplikasi HRIS yang Tepat untuk Bisnis

Kelola Payroll PPh 21 & BPJS Tanpa Ribet, Semua Otomatis di Satu Sistem Hanya di KantorKu HRIS!

Setelah memahami cara kerja payroll, komponen yang terlibat, hingga berbagai pilihan HRIS untuk payroll PPh 21 dan BPJS di pasaran, langkah berikutnya adalah memilih sistem yang tepat untuk menyederhanakan proses penggajian di perusahaan Anda.

Anda dapat mempertimbangkan KantorKu HRIS, sistem HRIS yang membantu mengelola payroll dan administrasi SDM dalam satu platform terintegrasi, termasuk kebutuhan software payroll Indonesia yang lebih akurat dan otomatis.

Dengan sistem ini, HR dapat bekerja lebih cepat, lebih akurat, dan lebih fokus pada pengelolaan karyawan dibanding pekerjaan administratif yang berulang.

Berikut beberapa fitur utama KantorKu HRIS yang dapat membantu proses payroll perusahaan Anda menjadi lebih efisien:

• Payroll, PPh 21, dan BPJS otomatis: Menghitung gaji, tunjangan, lembur, pajak, dan BPJS secara otomatis dalam satu sistem sehingga proses payroll lebih cepat dan minim risiko kesalahan.
• Absensi digital terintegrasi: Data kehadiran, cuti, izin, dan lembur langsung terhubung ke payroll tanpa rekap manual.
• Database karyawan terpusat: Seluruh data karyawan seperti kontrak, jabatan, dan riwayat kerja tersimpan rapi dalam satu sistem.
• Employee Self Service (ESS): Karyawan dapat mengakses slip gaji dan mengajukan cuti atau izin secara mandiri melalui aplikasi.
• Manajemen reimbursement: Proses pengajuan dan persetujuan klaim lebih terstruktur dan mudah dipantau HR.
• Monitoring KPI dan OKR: Membantu perusahaan mengukur dan memantau performa karyawan secara lebih objektif.
• Appraisal kinerja 360°: Mendukung evaluasi karyawan dari berbagai sisi untuk hasil penilaian yang lebih menyeluruh.

Selain fitur tersebut, KantorKu HRIS juga mendukung implementasi yang cepat, migrasi data yang lebih mudah, serta sistem keamanan yang sudah mengikuti standar internasional seperti ISO 27001 untuk menjaga keamanan data karyawan Anda.

Book demo gratis KantorKu HRIS sekarang juga dan lihat bagaimana pengelolaan payroll PPh 21 dan BPJS bisa menjadi jauh lebih sederhana untuk perusahaan Anda!

Referensi

Critical Payroll Software Insights for HR Leaders in 2026 | HRMorning

21 Top HR Automation Statistics and Trends in 2025 | Deel