Job Analysis: Pengertian, Tujuan, Metode, dan Cara Membuatnya Lengkap!

Job analysis merupakan langkah fundamental dalam manajemen sumber daya manusia yang membantu organisasi memahami secara mendalam setiap peran dan tanggung jawab dalam struktur kerja. 

Dengan menerapkan job analysis, Anda dapat menyusun strategi pengelolaan SDM yang lebih efektif dan sejalan dengan visi serta kebutuhan organisasi.

Sumber daya manusia adalah aset utama yang menentukan keberhasilan operasional dan pengembangan jangka panjang organisasi. Tanpa SDM yang kuat dan tepat sasaran, aktivitas bisnis tidak akan berjalan optimal. 

Karena itu, penting bagi organisasi untuk memiliki pendekatan yang terstruktur dalam memilih, menempatkan, dan mengembangkan tenaga kerjanya.

Melalui job analysis, Anda akan mendapatkan landasan yang kuat untuk merancang kebijakan SDM, meningkatkan efisiensi kerja, serta mengambil keputusan yang tepat dalam perencanaan tenaga kerja dan pengembangan organisasi. 

Artikel kali ini akan mengulas secara menyeluruh tentang job analysis, mulai dari pengertian, tujuan, manfaat, hingga contoh penerapannya di dunia kerja.

Apa itu Job Analysis

Job analysis adalah proses sistematis yang bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan berbagai aspek penting dari sebuah pekerjaan, termasuk tanggung jawab, tugas utama, kualifikasi, serta kompetensi yang dibutuhkan. 

Dengan memahami hal ini, Anda dapat memastikan bahwa setiap posisi di dalam organisasi dijalankan secara optimal dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Proses job analysis berperan penting dalam mendukung berbagai fungsi manajemen SDM, seperti rekrutmen, seleksi, penilaian kinerja, hingga perencanaan pengembangan karyawan. 

Informasi yang dihasilkan dari hal tersebut dapat Anda manfaatkan untuk menyusun deskripsi pekerjaan yang akurat, merancang program pelatihan, hingga memastikan efektivitas dalam strategi manajemen talenta.

Untuk mendapatkan hasil yang komprehensif, job analysis biasanya dilakukan melalui metode seperti wawancara terstruktur, observasi langsung, kuesioner, pemetaan tugas, hingga analisis data statistik. 

Pendekatan ini akan membantu Anda memahami kesesuaian antara individu, peran pekerjaan, dan tujuan organisasi secara lebih menyeluruh dan terukur.

Tujuan Job Analysis 

Job analysis memiliki peran penting dalam berbagai aspek manajemen sumber daya manusia, termasuk proses rekrutmen, pengembangan karyawan, hingga manajemen kompensasi. 

Dengan memahami tujuan dari job analysis di bawah ini, semoga setelah ini Anda bisa merancang strategi SDM yang lebih tepat sasaran dan berkelanjutan.

1. Mendukung Proses Rekrutmen

Job analysis memungkinkan Anda mengidentifikasi kualifikasi ideal yang dibutuhkan untuk suatu posisi, mulai dari latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, hingga keterampilan teknis maupun non teknis. 

Hal ini akan membantu Anda dalam menempatkan kandidat yang tepat pada posisi yang sesuai secara efisien.

Baca Juga: 15 Cara Merekrut Karyawan yang Efektif dan Berkualitas

2. Menetapkan Standar Kinerja

Melalui job analysis, Anda dapat merumuskan indikator kinerja utama (KPI) yang relevan serta menetapkan kriteria evaluasi yang adil. 

Ini menjadi acuan penting dalam melakukan penilaian performa secara objektif dan menyeluruh.

3. Menyusun Program Pelatihan

Dengan menganalisis kebutuhan setiap posisi, job analysis dapat membantu Anda merancang program pelatihan yang tepat. 

Mulai dari materi, alat bantu, hingga metode pembelajaran, semuanya bisa disesuaikan dengan kebutuhan karyawan agar hasil pelatihan lebih efektif.

4. Menentukan Kompensasi dan Tunjangan

Job analysis juga berperan dalam menentukan struktur gaji dan manfaat lainnya. 

Dengan mempertimbangkan tingkat tanggung jawab, kompleksitas tugas, dan peran dalam organisasi, Anda dapat menyusun paket kompensasi yang adil dan kompetitif.

5. Mendesain Ulang Pekerjaan

Terakhir, hal dan tujuan yang tak kalah penting adalah menjadi dasar dalam proses job design maupun redesign. 

Hal ini bertujuan untuk menyempurnakan struktur kerja, menyesuaikan beban tugas, atau menambahkan tanggung jawab baru agar lebih sejalan dengan kebutuhan organisasi yang terus berkembang.

Manfaat Job Analysis 

Manfaat job analysis sangat penting bagi perusahaan dalam menciptakan sistem kerja yang efisien dan terstruktur. Dengan menerapkannya secara tepat, Anda dapat memperoleh data akurat mengenai peran, tanggung jawab, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk setiap posisi. 

Simak beberapa manfaat job analysis di bawah ini agar pekerjaan Anda semakin efektif dan efisien:

1. Menjadi Dasar Penilaian Kinerja yang Akurat

Setiap posisi dalam perusahaan tentu memiliki target dan tanggung jawab yang berbeda-berbeda, sehingga membutuhkan job analysis untuk menetapkan standar yang jelas.

Dengan begitu, Anda bisa menetapkan ekspektasi kerja yang konkret, mulai dari tujuan jabatan, hasil yang diharapkan, hingga indikator kinerja.

Job analysis juga mempermudah HR dalam merancang sistem evaluasi kinerja yang adil dan objektif, berdasarkan tugas serta capaian yang telah ditentukan sebelumnya. 

2. Menghindari Konflik Internal dalam Tim

Salah satu penyebab umum konflik dalam tim kerja yang biasa terjadi adalah ketidakjelasan peran dan tanggung jawab. 

Ketika batas antar pekerjaan tidak jelas, risiko terjadinya tumpang tindih tugas, saling menyalahkan, bahkan perebutan kewenangan, kemungkinan terjadinya konflik akan jadi lebih besar. 

Dengan melakukan job analysis, Anda dapat memetakan setiap tanggung jawab secara terperinci, sehingga peran masing-masing karyawan nantinya akan semakin mudah dipahami. 

Penjabaran yang jelas ini membantu mengurangi potensi konflik dan memperkuat kolaborasi di lingkungan kerja.

3. Menarik dan Menyeleksi Kandidat yang Tepat

Dengan memahami secara rinci kualifikasi, keterampilan, dan pengalaman yang dibutuhkan untuk suatu posisi, Anda bisa merumuskan deskripsi pekerjaan yang lebih akurat.

Deskripsi yang tepat tidak hanya membantu menarik pelamar yang sesuai, tapi juga meningkatkan kualitas proses seleksi. 

Sebaliknya, tanpa job analysis, proses rekrutmen menjadi kurang terarah dan berisiko menghasilkan kandidat yang tidak memenuhi kebutuhan organisasi.

4. Mendukung Kebijakan Gaji yang Transparan dan Adil

Sesuai dengan Permenaker No. 1 Tahun 2017, perusahaan wajib menyusun struktur dan skala upah yang mencerminkan secara akurat dan adil terhadap jenjang jabatan serta kisaran gaji yang sesuai. 

Di sinilah peran job analysis menjadi sangat krusial, sehingga selanjutnya Anda dapat menyusun kebijakan kompensasi berdasarkan tanggung jawab, beban kerja, dan nilai strategis setiap posisi berdasarkan data dan informasi yang telah diperoleh.

Hasilnya adalah struktur upah yang adil, transparan, dan mampu meminimalkan ketimpangan dalam organisasi.

Anda juga bisa coba baca-baca terkait aturan perusahaan yang kerap kali dijadikan acuan beserta landasan hukumnya dalam artikel berikut ini: 10 Contoh Peraturan Perusahaan dan Dasar Hukumnya

Unsur-unsur Job Analysis

Dalam proses job analysis, setidaknya terdapat tiga unsur utama yang saling berkaitan dan penting untuk mendukung sistem manajemen SDM yang efektif, yaitu: job description, job specification, dan job evaluation.

1. Job Description (Uraian Jabatan)

Job description adalah dokumen tertulis yang menggambarkan secara menyeluruh ruang lingkup suatu pekerjaan.

Informasi di dalamnya meliputi tugas utama, tanggung jawab, lingkungan kerja, hubungan antar posisi, serta aspek administratif seperti nama jabatan, kode posisi, dan unit kerja terkait. 

Uraian ini memberikan gambaran umum tentang apa saja yang dilakukan dalam posisi tersebut.

2. Job Specification (Spesifikasi Jabatan)

Spesifikasi jabatan berisi kriteria dan kualifikasi yang diperlukan untuk mengisi suatu posisi di dalam suatu perusahaan.

Ini mencakup tingkat pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan teknis, kemampuan fisik dan mental, serta atribut lain yang relevan. 

Informasi seperti ini sangat membantu dalam proses rekrutmen, seleksi, dan penempatan karyawan agar sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.

3. Job Evaluation (Evaluasi Jabatan)

Job evaluation digunakan untuk menilai tingkat kompleksitas suatu pekerjaan, tingkat tanggung jawab, serta risiko yang terkait. 

Hasil evaluasi ini digunakan sebagai dasar dalam menyusun struktur peringkat jabatan serta menentukan kompensasi yang proporsional. 

Tujuannya adalah menciptakan sistem penggajian yang adil dan seimbang dalam organisasi.

Baca Juga:  Cloud Based Appraisal: Solusi Penilaian Kinerja Karyawan

Metode Job Analysis

Dalam dunia HR dan pengelolaan SDM, ada berbagai pendekatan yang bisa digunakan untuk menjalankan job analysis secara efektif. 

Setiap metode memiliki fokus dan keunggulan tersendiri, tergantung pada tujuan dan konteks pekerjaan yang dianalisis. 

Berikut tiga metode yang paling umum digunakan:

1. Critical Incident Technique (CIT)

Metode CIT berfokus pada pengumpulan data berdasarkan perilaku kerja yang dianggap sangat efektif atau sebaliknya, sangat tidak efektif. 

Perilaku tersebut dikenal sebagai insiden kritis, yang biasanya diamati saat karyawan menunjukkan performa luar biasa atau gagal memenuhi standar kerja.

Teknik ini pertama kali diperkenalkan oleh John C. Flanagan dalam jurnal The Psychological Bulletin (1954) dan sejak itu digunakan secara luas dalam penilaian kinerja, pengembangan pelatihan, serta standar keselamatan kerja. 

Contohnya adalah mencatat tindakan yang harus ditiru atau dihindari, lalu digunakan sebagai bahan evaluasi dan umpan balik kepada karyawan.

2. Task Inventory (Analisis Tugas)

Metode ini menyusun daftar seluruh tugas yang termasuk dalam satu jabatan tertentu. 

Tugas-tugas tersebut kemudian diklasifikasikan berdasarkan frekuensi pelaksanaan, tingkat kepentingan, serta tingkat kesulitannya. 

Misalnya, pekerjaan resepsionis bisa dibagi menjadi aktivitas menerima tamu, menjawab telepon, hingga mengelola jadwal.

Task inventory sangat efektif dalam pembuatan job description, klasifikasi jabatan, penyusunan materi pelatihan, hingga memastikan kepatuhan terhadap regulasi kerja. 

Metode ini dijelaskan lebih lanjut dalam buku Job and Work Analysis: Methods, Research, and Applications for Human Resource Management oleh Morgeson, Brannick, & Levine.

3. Functional Job Analysis (FJA)

FJA adalah metode yang dikembangkan oleh Departemen Tenaga Kerja Amerika Serikat (U.S. DOL), dan diperkenalkan secara sistematis oleh Sidney A. Fine melalui buku Functional Job Analysis: A Foundation for Human Resources Management.

Metode ini berfokus pada rincian bagaimana suatu tugas dilakukan serta keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan yang diperlukan untuk menyelesaikannya.

Pendekatan ini sangat berguna untuk menghasilkan data yang detail mengenai hubungan antara pekerjaan, tanggung jawab, dan kualifikasi tenaga kerja, sekaligus membantu menyusun sistem penggajian yang adil.

Dengan memahami metode job analysis yang tepat dan didukung oleh sumber-sumber akademik maupun praktis di atas, organisasi bisa menyusun strategi pengelolaan SDM yang lebih akurat, terarah, dan berbasis bukti.

Langkah-langkah Job Analysis

Langkah-langkah job analysis dapat dilakukan secara sederhana maupun mendalam, tergantung pada struktur organisasi, kompleksitas posisi, dan tingkat urgensi kebutuhan tenaga kerja. 

Semakin strategis tujuannya, maka proses analisis biasanya akan memerlukan waktu, sumber daya, dan keterlibatan pemangku kepentingan yang lebih besar.

Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Menentukan Tujuan Job Analysis

Langkah pertama adalah menetapkan tujuan utama dari job analysis yang akan dilakukan. Apakah tujuannya untuk membuat job description baru, menyusun rencana pelatihan, atau menyempurnakan perencanaan kebutuhan tenaga kerja (manpower planning)?

Tujuan yang dipilih akan mempengaruhi skala pelaksanaan job analysis, termasuk alokasi anggaran, siapa yang memimpin proyek, dan siapa saja stakeholder yang perlu dilibatkan. 

Misalnya, jika job analysis dilakukan untuk menunjang ekspansi bisnis, maka prosesnya akan lebih kompleks dibanding sekadar menyusun uraian jabatan biasa.

2. Mengumpulkan Informasi Mengenai Pekerjaan

Tahapan berikutnya adalah mengidentifikasi dan mengumpulkan data terkait tugas dan tanggung jawab dari posisi yang dianalisis. 

Ini bisa dilakukan melalui observasi langsung, wawancara karyawan, diskusi dengan atasan, hingga konsultasi dengan ahli di bidang tersebut (subject matter expert).

Informasi yang diperoleh akan membantu memperjelas gambaran kerja yang mungkin tidak terlihat dari hasil akhirnya saja. 

Sering kali, manajemen hanya melihat output, tanpa memahami proses dan perilaku kerja yang diperlukan untuk mencapainya.

3. Melakukan Analisis Data Pekerjaan

Setelah semua data terkumpul, proses selanjutnya adalah menganalisis informasi tersebut secara sistematis. 

Gunakan pendekatan kuantitatif maupun kualitatif untuk memperoleh hasil yang objektif. Anda bisa mengandalkan alat ukur seperti skor rata-rata, standar deviasi, serta teknik statistik lanjutan seperti analisis faktor atau regresi untuk mengukur kevalidan dan konsistensinya.

4. Menentukan Target Kinerja dari Posisi yang Dianalisis

Langkah ini bertujuan merumuskan output atau hasil kerja yang diharapkan dari jabatan tersebut. 

Sebagai contoh, seorang staf penjualan bisa ditargetkan menjual 100 produk per hari. Informasi ini nantinya akan digunakan sebagai indikator utama dalam evaluasi kinerja karyawan.

5. Menyusun Task Statement dan Job Description

Tahap terakhir adalah merangkum semua informasi ke dalam task statement yang ringkas dan jelas, lalu menyusunnya menjadi job description resmi. 

Job description yang lengkap biasanya mencakup delapan elemen utama:

• Judul pekerjaan
  
• Ringkasan tugas
  
• Aktivitas utama
  
• Peralatan dan alat bantu yang digunakan
  
• Lingkungan kerja
  
• Standar kinerja
  
• Informasi kompensasi
  
• Syarat dan kualifikasi pribadi
  

Dengan mengikuti langkah-langkah job analysis ini, organisasi Anda dapat memastikan struktur kerja yang lebih jelas, adil, dan terarah sesuai dengan kebutuhan bisnis dan perkembangan zaman.

Apakah Perusahan Butuh Job Analysis? 

Setiap perusahaan yang ingin berkembang secara strategis membutuhkan fondasi kuat dalam manajemen sumber daya manusia, salah satunya melalui job analysis. 

Proses ini membantu perusahaan memahami secara rinci tanggung jawab, kualifikasi, dan standar performa tiap posisi kerja, sehingga pengambilan keputusan dalam rekrutmen, pelatihan, dan evaluasi kinerja bisa dilakukan secara lebih tepat sasaran.

Untuk mendukung hal tersebut, Anda bisa menggunakan Aplikasi HRIS dari KantorKu. Aplikasi ini menawarkan fitur lengkap seperti database karyawan yang bisa dikustom, absensi online dengan validasi GPS & selfie, tracker aktivitas tim lapangan secara real-time, serta tools performance management berbasis KPI, OKR, dan review 360°. 

Solusi ini cocok untuk bisnis skala kecil hingga menengah yang ingin pengelolaan SDM yang efisien, transparan, dan terstruktur.

Coba KantorKu dan rasakan kemudahan manajemen SDM dari satu dashboard pintar!

Sumber: 

Fine, S. A., & Cronshaw, S. F. (1999). Functional Job Analysis: A Foundation for Human Resources Management. Kalamazoo, MI: W.E. Upjohn Institute for Employment Research.

Flanagan, J. C. (1954). The Critical Incident Technique. Psychological Bulletin, 51(4), 327–358. 

Morgeson, F. P., Brannick, M. T., & Levine, E. L. (2020). Job and Work Analysis: Methods, Research, and Applications for Human Resource Management (3rd ed.). SAGE Publications.