20 Contoh KPI Operasional dan GA Lengkap dengan Cara Mengukurnya

Divisi operasional dan General Affairs (GA) berfungsi memastikan ekosistem kerja perusahaan tetap berjalan, karena mengurus manajemen aset hingga efisiensi rantai pasok. 

Mengingat cakupan tugasnya yang bersifat teknis dan administratif, diperlukan parameter yang presisi untuk mengukur tingkat keberhasilan departemen ini. 

Oleh karena itu, penggunaan KPI Operasional dan GA yang terukur sangat disarankan untuk memantau produktivitas. 

Tanpa indikator yang jelas, perusahaan berisiko mengalami kebocoran anggaran pada pemeliharaan aset atau inefisiensi alur kerja yang menghambat output bisnis. 

Lantas, seperti apa KPI operasional dan GA? Mari simak daftar berikut untuk menjaga performa tim perusahaan Anda!

Daftar KPI Operasional dan GA

Meskipun sering bekerja di balik layar, departemen operasional dan GA memiliki tanggung jawab besar dalam mendukung aktivitas tim lain. 

Untuk memastikan seluruh proses berjalan sesuai standar, Anda dapat mengadopsi daftar KPI Operasional dan GA berikut ini:

1. Maintenance Response Time (Kecepatan Perbaikan Fasilitas)

KPI perusahaan ini memantau seberapa cepat tim GA bergerak saat ada laporan kerusakan fasilitas kantor, seperti AC, lampu, hingga printer

Objective: Memastikan semua sarana kerja kembali normal dalam waktu singkat setelah ada laporan kendala.

• Waktu respons awal laporan ≤30 menit.
• Perbaikan ringan selesai dalam ≤8 jam.
• Laporan kerusakan berulang turun ≥ 20%.
• Stok suku cadang kritis tersedia 100%.
• Skor kepuasan perbaikan dari karyawan ≥ 8/10.

Tips Mengukur KPI: Anda bisa membuat formulir digital sederhana menggunakan Google Forms untuk mencatat jam laporan masuk dan jam laporan dinyatakan selesai oleh pelapor.

2. General Affairs Service Satisfaction (Tingkat Kepuasan Layanan Umum)

Karena GA adalah tim pendukung, maka keberhasilannya diukur dari seberapa puas karyawan lain terhadap layanan mereka. Ini contoh KPI operasional dan GA siap pakai:

Objective: Menjamin tim GA memberikan pelayanan yang membantu kenyamanan bekerja departemen lain.

• Skor kepuasan internal ≥ 4.0/5.0.
• Fasilitas karyawan baru siap dalam ≤1 hari.
• Keluhan stok pantry/air minum ≤2 kali/bulan.
• Keberhasilan booking kendaraan/ruang rapat ≥ 95%.
• Skor solusi staf GA (peer review) ≥ 85%.

Tips Mengukur KPI: Sebar survei singkat via grup WhatsApp atau email setiap kuartal.

3. Operational Cost Efficiency (Efisiensi Biaya Operasional) 

Memantau kemampuan tim dalam mengelola pengeluaran rutin seperti listrik, air, dan ATK agar tidak boros.

Objective: Menghemat anggaran tanpa mengurangi kenyamanan kantor.

• Penurunan tagihan utilitas (listrik/air) ≥ 5%.
• Realisasi biaya operasional ≤100% anggaran.
• Minimal 2 usulan penghematan/negosiasi vendor per kuartal.
• Penggunaan kertas turun 15% via digitalisasi.
• Biaya servis aset ≤10% dari nilai aset.

Tips Mengukur KPI: Bandingkan nominal tagihan bulan ini dengan rata-rata tahun sebelumnya.

Baca Juga: 10 Contoh KPI Terbaik untuk Karyawan, Marketing, hingga Finance! 

4. Workplace Cleanliness & Orderliness (Kebersihan & Kerapian) 

Menilai konsistensi tim GA atau tenaga kebersihan dalam menjaga kerapian dan higienitas seluruh area kantor.

Objective: Lingkungan kerja selalu rapi dan bersih setiap hari.

• Skor audit kebersihan harian ≥ 90/100.
• Stok sabun/tisu di toilet tersedia 100%.
• Keluhan kebersihan area publik ≤1 kali/minggu.
• Kepatuhan jadwal pembersihan gudang/parkir 100%.
• Akurasi penataan inventaris (standar 5S) ≥ 95%.

Tips Mengukur KPI: Cek checklist harian yang diparaf supervisor setiap pagi sebelum jam kerja.

5. Workplace Safety & Compliance (Keselamatan & Kepatuhan Aturan) 

Contoh KPI operasional dan GA berikutnya yaitu memastikan area kerja aman dari risiko kecelakaan dan operasional perusahaan patuh pada hukum.

Objective: Menciptakan lingkungan kerja aman (Zero Accident).

• Angka kecelakaan kerja = 0 insiden.
• Karyawan ikut pelatihan K3/APAR ≥ 90%.
• Perpanjangan izin legal (H-30) = 100%.
• Inspeksi alat berisiko minimal 1 kali/bulan.
• Penanganan potensi bahaya (lantai licin dll) ≤2 jam.

Tips Mengukur KPI: Pantau jumlah hari tanpa kecelakaan kerja pada papan informasi tim.

6. Asset Inventory Accuracy (Akurasi Inventaris Barang) 

Contoh KPI operasional dan GA ini bertujuan untuk memastikan data barang di atas kertas sama persis dengan fisik barang yang ada di lapangan.

Objective: Aset perusahaan tercatat dan terjaga dengan benar.

• Akurasi stok fisik vs sistem ≥ 98%.
• Kehilangan aset akibat kelalaian = 0 kasus.
• Labeling (tagging) aset baru selesai ≤48 jam.
• Update mutasi/pindah aset selesai di hari yang sama.
• Persentase aset layak pakai ≥ 95%.

Tips Mengukur KPI: Lakukan pemeriksaan fisik (stock opname) secara berkala setiap 6 bulan.

7. Procurement Lead Time (Kecepatan Pengadaan Barang) 

Mengukur kecepatan proses pembelian barang agar operasional tidak terhenti akibat stok barang yang kosong.

Objective: Kebutuhan tim tersedia tepat waktu agar kerja lancar.

• Proses beli hingga barang datang ≤3 hari.
• Kesesuaian barang datang vs permintaan = 100%.
• Tersedia 3 vendor pembanding untuk belanja besar.
• Keterlambatan kirim dari vendor ≤5%.
• Kepatuhan alur persetujuan belanja (SOP) = 100%.

Tips Mengukur KPI: Bandingkan tanggal nota permintaan dengan tanggal tanda terima barang.

8. Vendor Performance Monitoring (Pemantauan Kinerja Vendor) 

Gunakan KPI operasional dan GA ini jika Anda berurusan dengan pihak luar (vendor). KPO bertujuan memastikan pihak luar yang dibayar perusahaan (catering, keamanan, kurir) bekerja sesuai kontrak.

Objective: Mendapat layanan kualitas terbaik dari pihak ketiga.

• Ketepatan waktu layanan vendor ≥ 95%.
• Kecacatan hasil kerja vendor ≤2%/bulan.
• Respons vendor terhadap kendala ≤4 jam.
• Tagihan sesuai dengan realisasi kerja = 100%.
• Skor evaluasi tahunan vendor ≥ 7.5/10.

Tips Mengukur KPI: Berikan formulir penilaian singkat kepada tim yang memakai jasa vendor tersebut.

9. Waste & Scrap Management (Pengelolaan Limbah) 

Mengelola sisa bahan baku atau limbah kantor agar tidak mencemari lingkungan dan tetap bernilai ekonomis.

Objective: Minim sampah dan maksimalkan hasil sisa produksi.

• Penurunan limbah operasional ≥ 10%/tahun.
• Pembuangan limbah sesuai aturan legal = 100%.
• Pendapatan jual sisa produksi (scrap) sesuai target.
• Pelanggaran regulasi lingkungan = 0 kasus.
• Tingkat daur ulang material ≥ 15%.

Tips Mengukur KPI: Timbang berat sisa produksi/sampah harian dan catat dalam log buku.

10. Fleet & Transport Efficiency (Efisiensi Kendaraan) 

KPI operasional dan GA ini bertujuan untuk menjamin kendaraan dinas selalu siap pakai dengan biaya bensin dan perawatan yang hemat.

Objective: Transportasi lancar dengan biaya perawatan minimal.

• Ketersediaan kendaraan saat dibutuhkan ≥ 90%.
• Jadwal servis rutin kendaraan dipenuhi 100%.
• Konsumsi bensin sesuai standar efisiensi KM/Liter.
• Keluhan kebersihan kendaraan ≤1 kali/bulan.
• Pajak STNK diperpanjang tepat waktu (H-14) = 100%.

Tips Mengukur KPI: Pantau buku log kendaraan (KM awal/akhir dan liter bensin harian).

11. Operating Cash Flow (Arus Kas Operasional) 

Metrik ini sangat krusial dalam KPI Operasional dan GA karena melacak berapa banyak uang tunai yang dihasilkan dari kegiatan bisnis harian. Tanpa kas yang sehat, operasional bisa terhenti meski perusahaan terlihat untung di atas kertas.

Objective: Menjamin ketersediaan uang tunai untuk mendanai kegiatan operasional sehari-hari.

• Rasio kas masuk dari penjualan vs pengeluaran operasional ≥ 1.2.
• Penurunan ketergantungan pada pinjaman jangka pendek untuk biaya rutin.
• Ketersediaan dana cadangan operasional untuk minimal 3 bulan ke depan.
• Ketepatan waktu pembayaran vendor (Account Payable) 100%.
• Cash Conversion Cycle (siklus konversi kas) ≤ 45 hari.

Tips Mengukur KPI: Pantau laporan arus kas bulanan Anda. Fokuslah pada angka “Net Cash from Operating Activities” dan pastikan nilainya selalu positif agar bisnis tetap memiliki “napas” untuk berjalan.

12. Employee Absenteeism Rate (Tingkat Absensi Karyawan) 

Karyawan adalah motor utama operasional. Jika tingkat absensi tinggi, jadwal kerja akan berantakan dan beban kerja rekan lainnya meningkat yang akhirnya merusak produktivitas tim.

Objective: Menjaga konsistensi kehadiran staf untuk menjamin kelancaran alur kerja harian.

• Angka absensi tanpa keterangan (mangkir) ≤ 1% per bulan.
• Total hari sakit karyawan maksimal ≤ 5 hari per tahun per orang.
• Persentase karyawan dengan kehadiran sempurna (100%) setiap bulan ≥ 90%.
• Penurunan tingkat izin mendadak di hari kerja sibuk ≥ 20%.
• Kecepatan respons tim GA/HR dalam mencari tenaga pengganti ≤ 2 jam.

Tips Mengukur KPI: Gunakan data dari mesin absensi atau software absensi. Bagilah jumlah hari absen dengan total hari kerja yang tersedia, lalu kalikan 100 untuk mendapatkan persentasenya.

13. Staff Utilization Rate (Tingkat Pemanfaatan SDM) 

Metrik KPI operasional dan GA ini mengukur seberapa efektif waktu kerja karyawan digunakan untuk tugas-tugas yang menghasilkan nilai bagi perusahaan, bukan hanya sekadar “terlihat sibuk”.

Objective: Memastikan setiap anggota tim bekerja pada kapasitas optimal tanpa ada yang idle.

• Rasio waktu kerja produktif vs waktu tunggu/istirahat ≥ 85%.
• Jumlah tugas operasional yang diselesaikan per individu sesuai target harian.
• Pengurangan waktu yang terbuang untuk urusan administratif manual ≥ 15%.
• Keseimbangan beban kerja antar staf (tidak ada yang terlalu overload/underload).
• Persentase jam kerja yang ditujukan untuk proyek strategis ≥ 70%.

Tips Mengukur KPI: Anda bisa meminta karyawan mengisi timesheet sederhana atau menggunakan aplikasi manajemen tugas untuk melihat berapa jam yang dihabiskan untuk menyelesaikan satu tanggung jawab.

14. Employee Turnover Rate (Tingkat Perputaran Karyawan) 

Biaya merekrut dan melatih orang baru sangat mahal bagi operasional. Jika banyak karyawan keluar-masuk, tim GA dan operasional Anda akan terganggu.

Objective: Mempertahankan talenta terbaik agar operasional berjalan stabil dalam jangka panjang.

• Turnover karyawan tahunan ≤ 10%.
• Rata-rata masa kerja karyawan di divisi operasional ≥ 2 tahun.
• Skor kepuasan karyawan dalam survei tahunan ≥ 80/100.
• Jumlah karyawan kunci (key person) yang mengundurkan diri = 0.
• Persentase keberhasilan program retensi karyawan ≥ 90%.

Tips Mengukur KPI: Hitung jumlah karyawan yang keluar dalam satu periode, bagi dengan rata-rata jumlah total karyawan, lalu kalikan 100. Lakukan exit interview untuk memahami alasan mereka pergi.

Baca Juga: KPI HRD: Arti, Jenis, Contoh, dan Cara Mengukurnya! 

15. Overtime Hours (Rasio Jam Lembur) 

Kerja lembur terlalu tinggi menunjukkan inefisiensi dalam KPI Operasional dan GA. Ini bisa berarti kekurangan staf, manajemen waktu yang buruk, atau proses kerja yang terlalu rumit.

Objective: Mengontrol biaya tenaga kerja dan menjaga keseimbangan hidup karyawan.

• Total jam lembur bulanan maksimal ≤ 10% dari total jam kerja reguler.
• Penurunan biaya lembur bulanan sebesar 5-10% dari periode sebelumnya.
• Jumlah karyawan yang lembur lebih dari 3 jam sehari ≤ 5% dari total staf.
• Ketepatan distribusi jadwal shift untuk meminimalkan penumpukan lembur.
• Rasio lembur karena keadaan darurat vs lembur terencana ≤ 1:4.

Tips Mengukur KPI: Rekap total jam lembur dari data payroll. Jika angka lembur terus naik namun hasil kerja stagnan, itu tandanya Anda perlu mengevaluasi alur kerja atau menambah personil.

16. Machine Downtime Rate (Tingkat Waktu Henti Mesin) 

Khusus di operasional manufaktur, mesin yang mati berarti kerugian besar. Metrik ini memantau seberapa sering dan berapa lama mesin berhenti beroperasi karena kerusakan atau pemeliharaan.

Objective: Memaksimalkan waktu kerja mesin untuk mengejar target produksi harian.

• Persentase waktu henti tidak terencana (breakdown) ≤ 3% dari jam kerja.
• Waktu rata-rata perbaikan mesin (Mean Time To Repair) ≤ 2 jam.
• Rasio pemeliharaan pencegahan (preventive) vs perbaikan darurat ≥ 80%.
• Ketersediaan suku cadang mesin di gudang GA minimal 95%.
• Penurunan frekuensi mesin macet sebesar 15% dari bulan sebelumnya.

Tips Mengukur KPI: Catat setiap kali mesin berhenti, durasinya, dan penyebabnya. Bandingkan total waktu berhenti dengan total jam operasional yang direncanakan.

17. First Pass Yield (Tingkat Keberhasilan Produk Pertama) 

Metrik KPI operasional dan GA ini mengukur berapa banyak produk yang selesai dengan sempurna tanpa perlu diperbaiki atau dibuang sejak proses pertama kali dimulai.

Objective: Meningkatkan kualitas produksi dan mengurangi pemborosan bahan baku.

• Persentase produk lolos QC tanpa rework ≥ 98%.
• Penurunan jumlah bahan baku yang terbuang (scrap) sebesar 10%.
• Jumlah komplain pelanggan terkait cacat produk ≤ 1% dari total kiriman.
• Efisiensi penggunaan energi per unit produk yang dihasilkan.
• Konsistensi standar kualitas hasil kerja di setiap shift.

Tips Mengukur KPI: Bagi jumlah produk bagus yang dihasilkan (tanpa perbaikan) dengan jumlah total produk yang mulai diproduksi, lalu buat dalam bentuk persen.

Baca Juga: Apa Itu KPI Gudang? 10 Contoh, Tips, & Cara Membuatnya 

18. Takt Time (Waktu Siklus Produksi Maksimal) 

Dalam konteks KPI Operasional dan GA, Takt Time adalah kecepatan yang harus dijaga agar tim bisa memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu tanpa kejar tayang berlebihan.

Objective: Menyelaraskan kecepatan kerja tim dengan permintaan pasar agar tidak ada keterlambatan.

• Kecepatan produksi satu unit produk sesuai dengan standar target waktu.
• Persentase pesanan pelanggan yang selesai tepat waktu = 100%.
• Pengurangan hambatan (bottleneck) di jalur operasional sebesar 20%.
• Konsistensi output harian sesuai dengan rencana produksi bulanan.
• Penurunan waktu tunggu antar proses kerja menjadi ≤ 5 menit.

Tips Mengukur KPI: Bagi total waktu kerja yang tersedia dengan jumlah permintaan pelanggan. Gunakan stopwatch atau sistem pelacak waktu otomatis untuk memantau durasi setiap proses.

19. Inventory Carrying Cost (Biaya Penyimpanan Stok) 

GA dan Operasional sering bertanggung jawab atas gudang. Menyimpan barang terlalu banyak di gudang memakan biaya besar (sewa, listrik, asuransi, risiko rusak).

Objective: Mengelola stok barang sesedikit mungkin namun tetap cukup untuk operasional.

• Rasio biaya penyimpanan terhadap nilai total stok ≤ 20% per tahun.
• Penurunan jumlah stok barang mati (dead stock) yang tidak terpakai ≥ 30%.
• Kecepatan perputaran stok barang di gudang GA (inventory turnover).
• Akurasi pencatatan stok fisik vs sistem di gudang ≥ 99%.
• Efisiensi pemanfaatan ruang gudang (kapasitas terisi) sebesar 80-85%.

Tips Mengukur KPI: Jumlahkan semua biaya gudang (sewa, gaji staf gudang, utilitas, risiko penyusutan) lalu bagi dengan total nilai inventaris Anda.

20. Perfect Order Rate (Tingkat Pesanan Sempurna) 

Metrik ini mengukur pesanan yang sampai ke tangan pelanggan tepat waktu, jumlahnya pas, barangnya bagus, dan dokumennya lengkap.

Objective: Memberikan pengalaman terbaik kepada pelanggan melalui operasional yang tanpa cela.

• Persentase pesanan yang terkirim tanpa kesalahan dokumen = 100%.
• Tingkat ketepatan waktu pengiriman sesuai janji kepada pelanggan ≥ 95%.
• Jumlah barang yang rusak selama proses pengiriman ≤ 0.5%.
• Kelengkapan jumlah barang dalam satu pengiriman (tidak ada yang kurang) 100%.
• Skor kepuasan pengiriman dari pelanggan ≥ 9/10.

Tips Mengukur KPI: Kalikan persentase ketepatan waktu, persentase kualitas barang, dan persentase kelengkapan dokumen. Jika salah satu gagal, maka pesanan tersebut dianggap tidak sempurna.

Kelola KPI Operasional dan GA tanpa Micromanage dengan KantorKu HRIS

Melakukan micromanage untuk memastikan KPI operasional dan GA tercapai justru dapat menurunkan kepercayaan diri tim. 

Oleh karena itu, sebaiknya Anda menggunakan aplikasi penilaian kinerja karyawan seperti KantorKu HRIS.

Dengan KantorKu HRIS, karyawan hanya perlu meng-input progres pencapaian mereka melalui ponsel pribadi. Atasan tidak perlu terus-menerus menagih laporan manual. 

Selain kemudahan input, terdapat beberapa fitur unggulan lainnya, yaitu:

1. KPI & OKR: Bebas menentukan parameter penilaian, baik menggunakan metode KPI atau OKR.
2. Automated Reminders: Notifikasi otomatis untuk memperbarui progres laporan kerja mereka.
3. Performance Analytics Dashboard: Tampilan visual untuk melihat siapa yang mencapai target dan siapa yang memerlukan pembinaan tambahan.
4. Digital Documentation: Seluruh riwayat kinerja tersimpan rapi secara digital.
5. 360-Degree Feedback: Penilaian tidak hanya datang dari atasan, tetapi juga dari rekan sejawat atau departemen lain.

Ingin mencoba simulasi implementasi KPI di perusahaan Anda secara langsung? Silakan book demo gratis sekarang juga supaya bisa merasakan sendiri kemudahan mengelola performa tim!

Referensi:

Key Performance Indicators (Kpis) for Operations Teams | Lark

40+ Top Operational KPIs & Metrics for Reporting and More | Insights Software