Kwitansi Pembayaran: Jenis, Komponen, Cara Membuat & Contoh Kosong

HR pastinya mengenal ada banyak kwitansi pembayaran yang harus dikelola setiap harinya, mulai dari gaji karyawan hingga reimburse biaya operasional. 

Kwitansi pembayaran menjadi bukti resmi yang penting untuk administrasi, audit, dan kepatuhan pajak perusahaan. 

Dengan pengelolaan yang tepat, HR bisa memastikan semua transaksi tercatat rapi dan transparan. 

Mari kenali apa saja jenis kwitansi pembayaran, unsur yang harus ada, cara membuat, serta contohnya.

Apa itu Kwitansi Pembayaran?

Kwitansi pembayaran adalah dokumen resmi yang menjadi bukti bahwa suatu pembayaran atau pengeluaran telah dilakukan. 

Kwitansi adalah syarat reimbursement atas pengeluaran karyawan. Misalnya, jika seorang karyawan membeli perlengkapan kantor menggunakan uang pribadi, mereka harus menyerahkan kwitansi pembayaran agar dapat diganti oleh perusahaan.

Biasanya, kwitansi memuat tanggal, tempat, jenis pengeluaran, kategori, jumlah, nama vendor, dan nama karyawan yang melakukan pembelian. 

Laporan dan kwitansi kemudian diverifikasi oleh HR atau finance sebelum reimbursement disetujui.

Baca Juga: Kwitansi Adalah: Fungsi, Jenis, dan 2 Contohnya 

Unsur-Unsur Wajib dalam Kwitansi Pembayaran

Unsur kwitansi pembayaran memuat informasi detail untuk memastikan setiap transaksi sah dan dapat dipertanggungjawabkan. 

Berikut unsur-unsur dalam kwitansi pembayaran:

1. Nama Lengkap Karyawan

Kwitansi harus mencantumkan nama lengkap karyawan sebagai pihak yang menerima pembayaran. Kadang kwitansi meminta nomor identitas atau NPWP (jika berlaku).

2. Deskripsi Barang atau Jasa

Setiap kwitansi juga perlu mencantumkan barang atau jasa yang dibeli atau disediakan, sehingga HR dan finance dapat mengetahui tujuan pengeluaran.

3. Jumlah Pembayaran 

Besaran pembayaran yang dilakukan harus tercantum dengan jelas, baik angka maupun huruf, untuk menghindari kesalahan pencatatan.

4. Pajak atau Potongan yang Berlaku

Jika ada pajak atau potongan (misalnya PPh 23), unsur ini juga harus dicantumkan agar proses perhitungan pajak dan reimbursement akurat.

5. Tanggal Transaksi

Tanggal pembayaran transaksi ditulis untuk memberikan informasi kapan pengeluaran tersebut terjadi.

6. Tanda Tangan Kedua Pihak

Biasanya, kwitansi harus ditandatangani oleh penerima dan pihak yang membayar sebagai bukti sah transaksi. 

7. Nama Perusahaan dan Cap

Beberapa perusahaan bisa memberikan cap resmi pada kwitansi untuk memperkuat keabsahan dokumen.

Jenis-jenis Kwitansi Pembayaran

Ada banyak jenis kwitansi pembayaran yang masing-masing punya fungsi sendiri. Berikut beberapa jenis kwitansi pembayaran yang bisa digunakan:

1. Kwitansi Kertas 

Contoh Kwitansi Pembayaran Bermaterai Kertas | Sumber: Bee.id

Kwitansi kertas umum digunakan untuk transaksi langsung, seperti belanja alat kantor, struk restoran, tiket parkir, atau kwitansi taksi. 

Namun, kwitansi kertas mudah hilang atau memudar, sehingga penting untuk membuat salinan digital untuk penyimpanan jangka panjang.

2. Kwitansi Digital

Jenis kwitansi pembayaran ini semakin banyak digunakan karena transaksi online meningkat. 

Bukti pembayaran bisa dikirim melalui email, misalnya kwitansi konfirmasi pemesanan tiket pesawat atau bukti pembayaran belanja online. 

HR bisa menyimpan salinan digital yang mudah dipakai untuk keperluan reimbursement.

3. Mutasi Kartu Kredit

Mutasi kartu kredit dapat digunakan sebagai dokumen pendukung, tetapi jarang menggantikan kwitansi asli karena tidak menunjukkan rincian barang atau jasa. 

Dokumen ini biasanya dipakai bersama kwitansi asli untuk keperluan verifikasi dan reimbursement.

4. Invoice

Invoice digunakan sebagai kwitansi pembayaran untuk pembelian besar atau layanan berulang, misalnya jasa konsultan, pembelian peralatan, lisensi software, atau pembayaran kontraktor. 

Biasanya, invoice dicetak dengan nomor seri dan cap perusahaan agar sah secara perpajakan (PPN/Pajak). 

Invoice juga memuat rincian pembayaran, syarat pembayaran, dan nomor purchase order untuk memudahkan pencocokan dengan akun payable.

5. Log Perjalanan

Dokumen ini mencatat tanggal, tujuan, keperluan, dan jarak tempuh. Praktik ini biasanya diterapkan di perusahaan yang sering mengirim karyawan keluar kota atau perusahaan multinasional. 

Cara Membuat Kwitansi Pembayaran yang Benar dan Profesional

Kwitansi pembayaran tidak bisa dipisahkan dalam lingkup kerja HR. Oleh karenanya, Anda harus tahu pembuatan kwitansi pembayaran yang benar agar transaksi sah. 

Berikut langkah-langkahnya:

1. Tentukan Jenis Kwitansi

Sebelum membuat kwitansi, tentukan terlebih dahulu jenis kwitansi yang akan digunakan, apakah digital atau kertas. 

Kwitansi digital bisa dibuat menggunakan Microsoft Word atau aplikasi seperti KantorKu HRIS. Untuk kwitansi kertas, biasanya dibuat secara manual atau dengan template resmi perusahaan.

2. Detail Perusahaan

Selanjutnya, cantumkan informasi perusahaan untuk menunjukkan pihak yang mengeluarkan pembayaran. Letakkan detail perusahaan di bagian atas kwitansi agar karyawan bisa langsung membacanya.

Contoh:

PT Sejahtera Abadi

Jl. Merdeka No. 45, Jakarta

Telp: (021) 1234567 | Email: [email protected]

3. Informasi Transaksi

Jelaskan barang atau jasa yang dibeli, jumlah, dan deskripsi singkat yang memudahkan HR dan finance mencatat tujuan pengeluaran. 

Jika relevan, sertakan SKU atau nomor inventaris untuk pembelian barang.

Contoh:

Barang: Alat Tulis Kantor

Deskripsi: 10 box kertas A4, 5 pulpen, 2 staples besar

SKU / Nomor Inventaris: ATK-2025-001

4. Detail Pembayaran

Tulis jumlah total pembayaran, metode pembayaran (tunai, transfer, atau kartu kredit), serta nominal yang dibayarkan. Jika ada pajak atau potongan, cantumkan juga agar perhitungan akurat.

Contoh:

Total Pembayaran: Rp1.250.000,-

Metode Pembayaran: Transfer Bank

PPN: Rp125.000,-

5. Tanggal Transaksi

Sertakan tanggal pembayaran. Untuk kwitansi kertas, bisa juga mencantumkan nama karyawan yang melakukan transaksi.

Contoh:
Tanggal Pembayaran: 20 November 2025

Karyawan yang melakukan pembelian: Andi Prasetyo

6. Nomor Kwitansi

Berikan nomor kwitansi unik sebagai identifikasi transaksi. Nomor ini bisa disusun secara berurutan untuk memudahkan pencatatan dan audit.

Contoh:
Nomor Kwitansi: KW-2025/11/001

7. Tanda Tangan dan Cap Perusahaan

Kwitansi harus ditandatangani oleh pihak penerima dan pembayar. Jika menggunakan kwitansi resmi perusahaan, tambahkan cap untuk menegaskan keabsahan dokumen. Dengan format ini, HR dapat memastikan kwitansi pembayaran sah.

Baca Juga: 10 Contoh Kwitansi Jual Rumah, Mobil/Motor, hingga Tanah

6 Contoh Kwitansi Pembayaran

Setelah mengetahui cara membuat kwitansi yang benar, selanjutnya mari lihat berbagai contoh kwitansi pembayaran yang bisa Anda gunakan untuk kebutuhan HR:

1. Contoh Kwitansi Pembayaran Word

Untuk memudahkan HR membuat dokumen, tersedia contoh kwitansi pembayaran kosong yang bisa langsung diisi sesuai kebutuhan perusahaan. 

2. Contoh Kwitansi Pembayaran Perusahaan

Kwitansi ini digunakan untuk pembayaran barang atau jasa seperti alat tulis kantor, jasa konsultan, dan sewa perlengkapan kantor.

3. Contoh Kwitansi Reimbursement Perjalanan 

Jenis kwitansi ini digunakan untuk log perjalanan karyawan, misalnya tiket pesawat dan biaya transportasi darat, bagi mereka yang bekerja berdasarkan kunjungan lapangan atau proyek luar kantor.

4. Contoh Kwitansi Pembayaran Produk Digital

Jika karyawan membeli produk untuk kebutuhan operasional kantor secara digital, contoh kwitansi ini bisa digunakan sebagai bukti pembayaran resmi.

5. Contoh Kwitansi Pembayaran Kegiatan Kantor

Digunakan untuk transaksi terkait kegiatan kantor, misalnya sewa ballroom, catering, atau event internal lainnya.

6. Contoh Kwitansi Pembayaran Excel

Tersedia format Excel siap pakai yang memudahkan HR mengisi, menghitung total pembayaran, dan menyimpan kwitansi secara digital.

Baca Juga: Download Contoh Format Kwitansi Kosong (Docx, Excel, PDF)

Mau template kwitansi pembayaran kosong dalam format Word atau Excel? Isi nama Anda melalui formulir berikut untuk mendapatkan akses ke Google Drive:

Kesalahan Umum dalam Membuat atau Menggunakan Kwitansi Pembayaran

HR perlu waspada terhadap berbagai kesalahan umum, karena hal ini dapat menyulitkan pencatatan, reimbursement, dan audit perusahaan. 

Berikut kesalahan yang sering terjadi:

1. Sistem Kategori yang Buruk 

Ketika kategori pengeluaran tidak konsisten atau tidak jelas, pencatatan menjadi kacau dan pelacakan pengeluaran sulit, terutama saat musim pajak.

2. Tidak Ada Salinan Digital

Mengandalkan kwitansi kertas saja berisiko hilang, memudar, atau rusak. Tanpa salinan digital, HR kesulitan backup dan berbagi dokumen dengan cepat.

3. Informasi Tidak Lengkap 

Kwitansi yang tidak mencantumkan detail penting bisa menimbulkan masalah di kemudian hari, misalnya, pajak tidak tercatat, informasi vendor hilang, tujuan pengeluaran tidak jelas, atau tanggal transaksi tidak ada.

4. Kesalahan Input Manual

Memasukkan data kwitansi secara manual rentan kesalahan manusia, yang bisa berdampak pada ketidakakuratan laporan keuangan dan reimbursement.

5. Sistem Pencarian Dokumen Buruk 

Ketika HR tidak dapat menemukan kwitansi dengan cepat, proses audit dan laporan pengeluaran menjadi terhambat, yang bisa menimbulkan risiko administrasi dan pajak.

Pentingnya Kwitansi dalam Bisnis

Dalam bisnis, kwitansi pembayaran bukan sekadar dokumen, tetapi berperan sebagai bukti resmi setiap pengeluaran.

Dengan adanya kwitansi, setiap pengeluaran dapat diverifikasi dan karyawan berhak mendapatkan reimburse dengan benar.

Berikut alasan pentingnya kwitansi:

• Bukti pengeluaran untuk reimbursement, kwitansi menjadi dasar validasi klaim reimbursement karyawan, memastikan setiap pengeluaran resmi diganti dengan benar.
• Mencegah fraud atau penyalahgunaan dana, kwitansi lengkap memungkinkan HR memverifikasi setiap transaksi dan meminimalkan risiko karyawan mengklaim pengeluaran palsu.
• Mendukung audit, kwitansi yang rapi memudahkan perusahaan saat audit atau pemeriksaan regulasi, agar semua transaksi dapat dipertanggungjawabkan.
• Memastikan akurasi laporan keuangan, HR dan finance dapat mencatat pengeluaran secara tepat, sehingga laporan keuangan lebih akurat.

Kewalahan Urus Reimbursement? Kelola dengan KantorKu HRIS!

Hanya HR yang tahu betapa merepotkannya mengurus reimbursement secara manual, dari tumpukan kwitansi kertas, input data satu per satu, dan risiko kesalahan yang tinggi. 

Supaya pengelolaan kwitansi dan reimbursement lebih cepat dan rapi, manfaatkan Aplikasi Reimbursement Karyawan dari KantorKu HRIS!

Kenapa KantorKu bisa bantu HR?

• Pengajuan via handphone, karyawan upload bukti pembayaran digital tanpa HR input manual.
• Approval sekali klik, atasan langsung setuju atau tolak klaim.
• Atur limit dan kategori klaim sesuai kebijakan perusahaan.
• Terintegrasi dengan payroll, sehingga klaim otomatis tercatat di sistem gaji.
• Semua reimbursement terdokumentasi rapi.

Dengan fitur-fitur ini, proses reimbursement yang sebelumnya memakan waktu berjam-jam kini bisa selesai dalam hitungan menit. Jadwalkan demo gratis sekarang untuk rasakan sendiri kemudahannya!

Referensi:

What is an Expense Receipt: Definition & How to Submit it? | Happay

How to Create a Receipt: Paper & Digital (2025) | Shopify