Material Requirements Planning (MRP): Arti, Komponen, & Cara Kerjanya

Dalam dunia industri yang serba cepat, efisiensi operasional bukan lagi sekadar pilihan, melainkan keharusan bagi Anda yang ingin menjaga daya saing bisnis.

Salah satu aspek krusial yang sering kali menjadi tantangan bagi para pelaku usaha dan HRD adalah bagaimana menyinkronkan ketersediaan bahan baku dengan jadwal produksi tanpa harus menimbun stok secara berlebihan.

Di sinilah sistem perencanaan yang matang menjadi kunci utama keberhasilan manajemen manufaktur Anda.

Apa Itu MRP

Secara mendasar, MRP adalah singkatan dari Material Requirements Planning, sebuah sistem berbasis perangkat lunak yang dirancang untuk membantu produsen dalam merencanakan kebutuhan bahan baku selama proses produksi.

Material requirement planning adalah metode perencanaan produksi dan pengendalian inventaris yang digunakan untuk mengelola proses manufaktur secara presisi.

Sistem ini memastikan bahwa bahan, komponen, dan sub-rakitan tersedia pada saat yang tepat untuk produksi sesuai jadwal.

• Membantu menentukan apa yang harus dipesan.
• Menentukan berapa banyak jumlah yang dibutuhkan.
• Menentukan kapan pemesanan harus dilakukan.

Tujuan utama Anda menggunakan sistem ini adalah untuk meminimalkan tingkat persediaan namun tetap menjamin ketersediaan material.

• Menghindari penumpukan stok mati (dead stock).
• Meningkatkan efisiensi waktu produksi.
• Memastikan kepuasan pelanggan melalui pengiriman tepat waktu.

Fungsi MRP

Bagi Anda sebagai pemilik usaha atau manajer HR yang terlibat dalam pengawasan SDM operasional, memahami fungsi MRP akan membantu Anda melihat gambaran besar produktivitas tim.

Berikut beberapa fungsi MRP yang wajib Anda ketahui:

1. Menjamin Ketersediaan Bahan Baku

Fungsi paling vital adalah memastikan semua komponen tersedia untuk produksi sehingga tidak ada waktu tunggu yang terbuang sia-sia oleh karyawan.

Hal ini sangat berkaitan dengan produktivitas SDM yang pengelolaan daftar karyawannya bisa Anda pantau melalui aplikasi database karyawan perusahaan.

• Sinkronisasi antara pesanan pelanggan dan stok gudang.
• Pemberian peringatan dini jika stok mencapai ambang batas minimum.
• Pengaturan jadwal masuknya bahan baku dari vendor.

2. Optimalisasi Persediaan Gudang

Anda tentu ingin modal tidak mengendap terlalu lama di gudang dalam bentuk barang jadi atau bahan baku berlebih.

Dalam hal ini, otomatisasi dalam perencanaan material secara signifikan mengurangi kesalahan manusia dalam penghitungan stok, yang sering kali menjadi penyebab utama kerugian finansial.

• Menjaga level stok tetap ramping (lean inventory).
• Mengurangi biaya asuransi dan perawatan gudang.
• Mempermudah audit stok secara berkala.

Baca Juga: Apa Itu KPI Gudang? 10 Contoh, Tips, & Cara Membuatnya

3. Peningkatan Efisiensi Operasional

Dengan perencanaan yang matang, setiap departemen memiliki panduan yang jelas mengenai apa yang harus dikerjakan hari ini dan esok.

Hal ini mengurangi kebingungan di lantai produksi dan mempermudah HRD dalam mengatur pembagian shift kerja.

• Mempersingkat lead time produksi.
• Meningkatkan utilisasi mesin dan tenaga kerja.
• Memudahkan koordinasi antar divisi produksi dan pengadaan.

Komponen Utama dalam MRP

Dalam industri manufaktur maupun operasional bisnis, perencanaan kebutuhan material menjadi salah satu kunci utama agar proses produksi berjalan lancar, efisien, dan tepat waktu.

Tanpa perencanaan yang baik, perusahaan bisa mengalami berbagai masalah seperti kelebihan stok (overstock), kekurangan bahan baku (stockout), hingga keterlambatan produksi yang berdampak pada kepuasan pelanggan.

Di sinilah Material Requirements Planning (MRP) berperan penting sebagai sistem yang membantu perusahaan menghitung, menjadwalkan, dan mengelola kebutuhan material secara terstruktur berdasarkan permintaan produksi.

Setiap komponen memiliki fungsi spesifik, namun bersama-sama membentuk suatu sistem yang mampu menghasilkan rencana produksi dan pengadaan bahan yang optimal.

Berikut adalah komponen utama dalam MRP yang perlu dipahami:

1. Master Production Schedule (MPS)

MPS menjadi titik awal dalam sistem MRP karena seluruh perhitungan kebutuhan material didasarkan pada rencana ini. MPS merupakan jadwal induk produksi yang berisi rencana detail mengenai:

• Produk apa yang akan diproduksi
• Jumlah produksi
• Waktu pelaksanaan produksi

2. Bill of Materials (BOM)

Bill of Materials (BOM) adalah daftar lengkap seluruh bahan baku, komponen, dan sub-komponen yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu produk.

Informasi dalam BOM meliputi:

• Nama dan jenis material
• Jumlah kebutuhan setiap komponen
• Struktur hubungan antar komponen (hierarki)

3. Inventory Records (Data Persediaan)

Data persediaan yang akurat sangat penting agar perhitungan MRP tidak menghasilkan kelebihan atau kekurangan material.

Komponen ini mencakup seluruh data terkait persediaan, seperti:

• Stok yang tersedia saat ini
• Stok yang sedang dipesan (on order)
• Safety stock
• Lead time

4. Lead Time (Waktu Tunggu)

Lead time adalah waktu yang dibutuhkan sejak proses pemesanan bahan hingga bahan tersebut siap digunakan dalam produksi.

Lead time bisa meliputi:

• Waktu pemesanan ke supplier
• Waktu pengiriman
• Waktu proses produksi internal

Komponen ini membantu menentukan kapan perusahaan harus mulai melakukan pemesanan atau produksi.

5. Netting (Perhitungan Kebutuhan Bersih)

Netting adalah proses menghitung kebutuhan material bersih. Hasil akhirnya adalah jumlah material yang benar-benar perlu dipenuhi (net requirement).

Berikut adalah cara netting dilakukan:

• Menghitung kebutuhan kotor (gross requirement)
• Mengurangi dengan stok yang tersedia dan yang sedang dalam proses

6. Lot Sizing (Penentuan Jumlah Pesanan)

Lot sizing menentukan jumlah optimal material yang harus dipesan atau diproduksi dalam satu waktu. Tujuannya adalah menyeimbangkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan.

Beberapa metode yang umum digunakan:

• Lot-for-lot
• Economic Order Quantity (EOQ)
• Fixed order quantity

7. Output MRP (Rencana Produksi dan Pemesanan)

Output ini menjadi acuan bagi tim produksi, gudang, dan procurement dalam menjalankan operasional sehari-hari.

Output MRP adalah hasil akhir dari seluruh proses perhitungan, berupa:

• Jadwal pemesanan bahan baku
• Jadwal produksi
• Rencana kebutuhan material

Cara Kerja MRP

Dalam praktiknya, Material Requirements Planning (MRP) bekerja sebagai sistem yang menerjemahkan rencana produksi menjadi kebutuhan material yang detail, lengkap dengan waktu dan jumlahnya.

Agar lebih mudah dipahami, cara kerja MRP bisa dijelaskan sebagai alur proses bertahap berikut:

1. Menentukan Jadwal Produksi (MPS)

Proses MRP selalu dimulai dari Master Production Schedule (MPS), yaitu rencana induk produksi yang menjadi acuan utama.

Pada tahap ini, perusahaan menentukan:

• Produk apa yang akan diproduksi
• Jumlah unit yang harus dibuat
• Kapan produksi harus dilakukan

MPS biasanya disusun berdasarkan:

• Permintaan pasar (forecast)
• Pesanan pelanggan (sales order)
• Kapasitas produksi

2. Mengurai Kebutuhan Material (BOM Explosion)

Setelah jadwal produksi ditentukan, MRP akan menggunakan Bill of Materials (BOM) untuk menghitung seluruh kebutuhan bahan.

Proses ini dikenal sebagai BOM explosion, yaitu:

• Menguraikan produk jadi menjadi komponen-komponen penyusunnya
• Mengidentifikasi setiap bahan dan sub-komponen
• Menghitung total kebutuhan masing-masing material

Hasil dari tahap ini adalah:

• Kebutuhan kotor (gross requirement) untuk setiap material

3. Mengecek Ketersediaan Stok (Inventory Check)

Selanjutnya, MRP akan membandingkan kebutuhan material dengan kondisi stok yang ada.

Data yang digunakan meliputi:

• Stok tersedia di gudang (on hand inventory)
• Stok yang sedang dalam pemesanan (on order)
• Safety stock (stok pengaman)

Tujuan tahap ini adalah:

• Menghindari pembelian bahan yang sebenarnya masih tersedia
• Mengoptimalkan penggunaan stok yang ada 

4. Menghitung Kebutuhan Bersih (Netting)

Setelah mengetahui kebutuhan kotor dan kondisi stok, sistem akan menghitung kebutuhan bersih (net requirement).

Rumus sederhananya:

Kebutuhan Bersih = Kebutuhan Kotor – Stok Tersedia – Stok Dalam Pemesanan

Hasil dari proses ini adalah:

• Jumlah material yang benar-benar harus dipenuhi melalui pembelian atau produksi 

5. Menentukan Waktu Pemesanan (Lead Time Scheduling)

MRP kemudian memperhitungkan lead time untuk menentukan kapan aktivitas harus dilakukan.

Yang diperhitungkan meliputi:

• Waktu pemesanan ke supplier
• Waktu pengiriman bahan
• Waktu proses produksi internal

Dengan perhitungan ini, sistem dapat menentukan:

• Kapan harus melakukan pemesanan bahan
• Kapan produksi harus dimulai 

6. Menentukan Jumlah Pesanan (Lot Sizing)

Setelah mengetahui jumlah kebutuhan dan waktunya, MRP akan menentukan jumlah optimal pemesanan atau produksi.

Metode yang umum digunakan antara lain:

• Lot-for-lot → pesan sesuai kebutuhan
• Economic Order Quantity (EOQ) → jumlah ekonomis optimal
• Fixed order quantity → jumlah tetap setiap pemesanan

Tujuan tahap ini:

• Mengoptimalkan biaya pemesanan
• Mengurangi biaya penyimpanan 

7. Menghasilkan Output (Rencana Aksi)

Tahap akhir dari MRP adalah menghasilkan output berupa rencana operasional yang siap dijalankan.

Output tersebut meliputi:

• Jadwal pembelian bahan baku (purchase schedule)
• Jadwal produksi (production schedule)
• Planned order (rencana pemesanan atau produksi)

Output ini akan digunakan oleh berbagai tim, seperti:

• Procurement → melakukan pembelian bahan
• Gudang → mengelola stok
• Produksi → menjalankan proses manufaktur 

Ringkasan Alur Cara Kerja MRP

Secara sederhana, alurnya seperti ini:

MPS → BOM → Cek Stok → Hitung Kebutuhan → Atur Waktu → Tentukan Jumlah → Output

Contoh Penerapan MRP di Perusahaan

Penerapan Material Requirements Planning (MRP) sangat luas dan tidak terbatas pada satu sektor saja. Sistem ini digunakan oleh berbagai industri untuk memastikan bahwa ketersediaan material selalu selaras dengan jadwal produksi.

Mulai dari industri makanan hingga manufaktur berat, MRP membantu perusahaan menghindari keterlambatan produksi, mengurangi pemborosan, serta meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Berikut beberapa contoh penerapannya dalam dunia nyata:

Berikut adalah contoh penerapan MRP di perusahaan:

1. Manufaktur Elektronik

Dalam industri elektronik, seperti produksi smartphone atau laptop, terdapat ribuan komponen kecil yang harus tersedia tepat waktu.

Penerapan MRP meliputi:

• Pengaturan jadwal kedatangan komponen utama seperti chipset, layar, dan baterai
• Koordinasi antara perakitan internal dengan vendor eksternal
• Pengelolaan stok untuk komponen dengan siklus hidup pendek

2. Industri Otomotif

Industri otomotif memiliki tingkat kompleksitas yang sangat tinggi karena melibatkan ribuan hingga puluhan ribu komponen dalam satu kendaraan.

MRP digunakan untuk:

• Mengintegrasikan jadwal pemasok dengan lini perakitan
• Mengatur ketersediaan sub-komponen seperti mesin, transmisi, dan interior
• Memastikan setiap bagian tiba tepat waktu di jalur produksi

Bahkan, kekurangan komponen kecil seperti baut dapat menghentikan seluruh lini produksi, sehingga peran MRP sangat krusial.

3. Industri Makanan dan Minuman

Dalam industri ini, MRP tidak hanya mengatur jumlah bahan baku, tetapi juga mempertimbangkan masa simpan (expired date).

Penerapan MRP mencakup:

• Perencanaan kebutuhan bahan seperti gula, tepung, dan bahan tambahan
• Penyesuaian produksi berdasarkan permintaan pasar
• Pengendalian stok untuk menghindari bahan kedaluwarsa

4. Industri Furniture (Manufaktur Ringan)

Pada industri furnitur, seperti produksi meja atau kursi, MRP digunakan untuk mengatur kebutuhan bahan baku seperti kayu, sekrup, dan cat.

Implementasinya meliputi:

• Menghitung kebutuhan material berdasarkan pesanan pelanggan
• Menjadwalkan pembelian bahan baku dari supplier
• Mengatur alur produksi dari pemotongan hingga finishing

Dengan MRP, perusahaan dapat menghindari kekurangan bahan yang dapat menghambat proses produksi.

5. Industri Tekstil dan Garmen

Industri tekstil dan garmen menggunakan MRP untuk mengelola produksi dalam jumlah besar dengan variasi produk yang tinggi.

Penerapan MRP meliputi:

• Perencanaan kebutuhan kain, benang, dan aksesoris
• Penjadwalan proses produksi dari cutting hingga sewing
• Pengelolaan stok berdasarkan tren dan musim fashion

Kelebihan dan Kekurangan MRP

Penerapan sistem perencanaan material bukan sekadar tren teknologi, melainkan strategi untuk memperkuat struktur bisnis Anda.

Namun, seperti halnya alat manajemen lainnya, efektivitasnya sangat bergantung pada bagaimana Anda dan tim mengelolanya.

Berikut adalah rincian mendalam mengenai kelebihan dan kekurangan dari sistem ini:

Kelebihan Implementasi Sistem MRP

Keuntungan utama yang akan Anda rasakan adalah keteraturan alur kerja yang berdampak langsung pada efisiensi biaya.

Berikut adalah beberapa kelebihan implementasi MRP di perusahaan:

1. Optimalisasi Inventaris: Anda tidak perlu lagi menebak-nebak jumlah stok, sehingga modal usaha tidak tertanam pada barang yang mengendap di gudang.
2. Efisiensi Waktu Produksi: Dengan jadwal yang presisi, tim produksi Anda dapat bekerja tanpa gangguan kekurangan bahan baku.
3. Akurasi Data Keuangan: Memudahkan tim finance dalam memproyeksikan pengeluaran pembelian bahan baku setiap bulannya.
4. Peningkatan Layanan Pelanggan: Anda dapat memberikan estimasi waktu pengiriman yang jauh lebih akurat dan profesional kepada klien.
5. Skalabilitas Bisnis: Memudahkan Anda untuk meningkatkan volume produksi tanpa harus pusing mengelola kerumitan administrasi material secara manual.

Kekurangan dan Tantangan Sistem MRP

Di sisi lain, Anda perlu waspada terhadap potensi hambatan yang muncul, terutama terkait kedisiplinan SDM dan akurasi data.

Beberapa kekurangan MRP tersebut yaitu:

1. Ketergantungan Tinggi pada Akurasi Data: Jika data stok awal atau lead time yang dimasukkan salah, maka seluruh jadwal produksi akan kacau (konsep Garbage In, Garbage Out).
2. Biaya Implementasi Awal: Membutuhkan investasi waktu dan biaya untuk perangkat lunak serta pelatihan intensif bagi karyawan Anda.
3. Kekakuan terhadap Perubahan Mendadak: Sistem ini terkadang lambat merespons jika terjadi pembatalan pesanan secara tiba-tiba atau gangguan besar pada rantai pasok.
4. Beban Administrasi Input: Memerlukan staf yang berdedikasi untuk terus memperbarui status stok secara real-time agar sistem tetap relevan.
5. Risiko Teknis: Ketergantungan pada infrastruktur IT berarti gangguan pada server atau koneksi dapat menghambat akses ke rencana produksi harian.

Kelola KPI Produksi Karyawan Lebih Rapi lewat KantorKu HRIS!

Setelah memahami betapa pentingnya perencanaan material, Anda tentu sadar bahwa eksekusi sistem tersebut sangat bergantung pada performa manusia di baliknya. Tanpa tim yang disiplin dan produktivitas yang terukur, sistem tercanggih sekalipun tidak akan berjalan maksimal.

Jika saat ini Anda masih mengelola administrasi secara manual, mungkin sudah saatnya untuk beralih. Gunakan aplikasi HRIS untuk membantu Anda melakukan transisi dari sistem lama yang melelahkan ke digitalisasi yang serba otomatis.

Dengan fitur aplikasi KPI, Anda dapat memantau apakah tim produksi Anda sudah bekerja sesuai dengan target yang ditetapkan oleh sistem perencanaan tersebut.

Selain itu, pengelolaan administrasi harian seperti absensi dan pengajuan cuti bisa dilakukan dengan mudah melalui aplikasi employee self service.

Anda bahkan bisa memulai dengan mencoba aplikasi database karyawan gratis untuk merapikan data tim Anda terlebih dahulu. Segala kemudahan ini bisa Anda temukan dalam satu platform terpadu.

Jadi, jika Anda butuh software HRIS yang mempermudah pekerjaan HR, KantorKu HRIS solusinya!