Apa itu Onboarding Karyawan? Pelajari Proses dan Persiapannya!

Onboarding dalam kerja adalah tahap awal yang menentukan bagaimana karyawan baru mengenal perusahaan tempat mereka bekerja. 

Proses ini bukan sekadar orientasi kerja, tetapi juga menjadi first impression terhadap budaya dan nilai perusahaan. 

Karena itu, HR perlu menyiapkan strategi onboarding yang terarah agar karyawan merasa diterima serta siap berkontribusi sejak hari pertama.

Artikel ini akan membahas lengkap dari pengertian, manfaat, persiapan, dan proses onboarding karyawan baru yang baik dari awal sampai selesai!

Apa itu Onboarding Karyawan?

Onboarding karyawan adalah proses yang dilakukan perusahaan untuk membantu karyawan baru beradaptasi dengan lingkungan kerja, memahami peran mereka, dan mengenal budaya organisasi. 

Proses ini dimulai sejak seseorang menerima surat penerimaan kerja hingga ia benar-benar siap bekerja secara produktif di perusahaan.

Banyak yang mengira onboarding sama dengan orientasi, padahal keduanya berbeda.

• Orientasi, biasanya hanya berlangsung satu hari dan berfokus pada pengenalan umum serta administrasi seperti tanda tangan kontrak atau penjelasan SOP. 
• Onboarding karyawan, bersifat strategis dan berkelanjutan, mencakup pembekalan tugas, pendampingan, hingga pembentukan relasi dengan rekan kerja.

Di perusahaan besar atau posisi strategis, proses onboarding bisa berlangsung dari beberapa minggu hingga 3–6 bulan, bahkan mencapai satu tahun untuk jabatan tertentu.

Lantas, apakah onboarding berarti karyawan sudah pasti diterima? Ya, onboarding dilakukan setelah kandidat resmi diterima bekerja dan menandatangani surat perjanjian kerja. 

Selain onboarding, ada offboarding karyawan, yaitu proses ketika karyawan keluar dari perusahaan, baik karena resign, pensiun, kontrak berakhir, atau PHK.

Baca Juga: Orientasi Adalah: Arti, Tujuan, Persiapan dan Cara Menyusun 

Fungsi dari Proses Onboarding Karyawan

Onboarding karyawan memiliki fungsi strategis yang penting bagi keberlangsungan perusahaan. Berikut lima fungsi onboarding karyawan baru:

1. Meningkatkan Retensi Karyawan

Proses onboarding yang baik membantu karyawan merasa diterima dan dihargai sejak hari pertama, sehingga meningkatkan keterikatan emosional terhadap perusahaan. Penelitian menunjukkan bahwa onboarding efektif dapat meningkatkan retensi karyawan hingga 82%.

2. Mempermulus Proses Adaptasi

Karyawan baru yang mendapat arahan, pelatihan, dan dukungan mentor akan lebih cepat beradaptasi dengan sistem kerja. Mereka memahami tugas dan ekspektasi sejak awal tanpa harus “belajar sambil jalan”.

3. Memperkenalkan Budaya Kerja

Onboarding juga menjadi momen yang pas untuk memperkenalkan nilai, etika, dan budaya organisasi kepada karyawan baru. Mereka jadi memahami bagaimana perusahaan beroperasi, berinteraksi dan berkolaborasi.

4. Memberi Kesempatan Belajar

Selama masa onboarding, biasanya karyawan baru mendapat pendampingan langsung dari mentor atau “buddy”. Melalui proses ini, mereka belajar keterampilan baru, memahami proses kerja, dan membangun kepercayaan diri. 

5. Menjelaskan Ekspektasi kepada Karyawan

Fungsi terpenting onboarding adalah menetapkan ekspektasi yang jelas sejak awal. HR dan atasan dapat menyampaikan target, tanggung jawab dan indikator keberhasilan. Dengan arahan yang terukur, karyawan baru bisa fokus mencapai hasil sesuai standar perusahaan.

Mengapa Onboarding Penting bagi Perusahaan?

Masa awal bekerja sering kali menjadi masa paling krusial bagi karyawan baru. Di sinilah mereka menilai apakah budaya kerja perusahaan sesuai dengan nilai dan ekspektasi mereka. 

Onboarding yang efektif membantu perusahaan membangun kepercayaan, memperkuat loyalitas, dan mempercepat produktivitas karyawan baru. 

Berikut manfaat onboarding karyawan bagi perusahaan:

• Meningkatkan loyalitas karyawan, karena karyawan merasa diperhatikan dan lebih kecil kemungkinannya untuk resign dalam beberapa bulan pertama.
• Menyederhanakan proses administratif awal, karena proses seperti pembuatan akun, pengisian data, hingga orientasi kerja bisa diselesaikan dengan cepat..
• Membantu karyawan memahami alur kerja, hasilnya mereka beradaptasi lebih cepat dan mulai berkontribusi efektif dalam waktu singkat.
• Membangun hubungan sosial, karena karyawan dikenalkan pada tim, mentor, dan budaya kolaborasi yang membuat mereka merasa diterima.
• Memperkuat budaya dan nilai perusahaan, jadi karyawan baru memahami dan menyesuaikan diri dengan budaya sejak awal.

Baca Juga: Turnover Karyawan: Penyebab, Dampak, Cara Hitung & Angka yang Baik 

Apa Manfaat Melakukan Proses Onboarding Karyawan?

Proses onboarding karyawan tidak hanya menguntungkan perusahaan, tetapi juga memberikan banyak manfaat langsung bagi karyawan baru.  Beberapa manfaat yang paling dirasakan oleh karyawan yaitu:

1. Memahami Target Kerja 

Dengan mengetahui ekspektasi perusahaan sejak awal, mereka bisa menyusun strategi kerja yang tepat dan lebih cepat mencapai hasil yang diharapkan.

2. Memudahkan Koneksi dan Interaksi Sosial

Dalam proses onboarding, karyawan baru diperkenalkan kepada tim, mentor, serta budaya kerja perusahaan. Interaksi ini membangun rasa kebersamaan dan membuat mereka merasa menjadi bagian dari komunitas kerja, bukan sekadar individu baru.

3. Mempermudah Akses ke Sumber Daya Kerja

Melalui onboarding, karyawan memperoleh akses ke berbagai sistem, panduan, dan perangkat kerja penting. Mereka pun tidak kebingungan mencari informasi atau alat yang dibutuhkan.

4. Menumbuhkan Rasa Percaya Diri

Ketika karyawan memahami peran dan lingkungan kerjanya, rasa percaya diri mereka pun meningkat. Mereka merasa lebih siap menghadapi tantangan untuk berkontribusi aktif sejak awal masa kerja.

5. Meningkatkan Motivasi Kerja

Onboarding yang baik menunjukkan bahwa perusahaan peduli terhadap perkembangan setiap karyawan. Hal ini mendorong motivasi untuk memberikan kinerja terbaik dalam jangka panjang.

Bagaimana Proses Onboarding Karyawan yang Baik dan Efektif?

Agar onboarding memberi kesan positif bagi karyawan baru, HR perlu menyiapkan langkah-langkah yang terencana. Berikut proses onboarding yang bisa diterapkan agar proses adaptasi lebih memuaskan:

1. Tunjuk Mentor atau Rekan Pendamping

Mentor membantu karyawan baru beradaptasi lebih mudah dengan lingkungan kerja dan budaya perusahaan. Mentor juga bisa menjadi tempat bertanya dan berbagi pengalaman, sehingga mempercepat proses penyesuaian di minggu-minggu awal.

2. Bagikan Welcome Kit 

Welcome kit bukan sekadar hadiah sambutan, tetapi juga sarana memperkenalkan identitas perusahaan. Isinya bisa berupa name tag, handbook hingga merchandise untuk menumbuhkan rasa diterima sejak hari pertama.

3. Tetapkan Target Mingguan

Buat daftar tujuan mingguan agar karyawan baru memahami prioritas kerjanya secara bertahap. Dengan target yang jelas, atasan dapat lebih mudah memantau progres sekaligus memberikan umpan balik yang konstruktif.

4. Sediakan Pelatihan Sesuai Kebutuhan Karyawan

Setiap posisi memiliki kebutuhan kompetensi yang berbeda. Sediakan pelatihan atau sesi pembelajaran yang relevan dengan tanggung jawab mereka agar karyawan bisa langsung berkontribusi secara optimal.

5. Implementasikan Rencana 30-60-90 Hari

Metode ini membagi masa onboarding menjadi tiga fase utama, yaitu:

• 30 hari pertama: fokus pada proses belajar dan observasi
• 60 hari kedua: mulai menerapkan pengetahuan yang didapat, menjalankan tanggung jawab mandiri, dan berkontribusi dalam proyek-proyek kecil
• 90 hari terakhir: fokus pada pencapaian hasil dan evaluasi performa

Tahapan Onboarding Karyawan

Idealnys, proses onboarding tidak hanya berlangsung satu atau dua hari, melainkan 30 hingga 90 hari, tergantung pada level jabatan dan kompleksitas pekerjaan.

Masa ini penting untuk membantu karyawan menyesuaikan diri dengan lingkungan baru. Berikut contoh onboarding karyawan baru yang dapat menjadi acuan:

1. Sebelum Hari Pertama (Preboarding)

Onboarding dimulai bahkan sebelum karyawan resmi bekerja. Pada tahap ini, Anda bisa mengirim email sambutan berisi jadwal hari pertama dan informasi penting (lokasi, dress code, dokumen yang perlu dibawa).

Berikan welcome kit digital berisi profil perusahaan, nilai-nilai inti, dan panduan singkat dan kenalkan calon karyawan dengan tim atau mentor melalui grup internal.

2. Hari Pertama

Hari pertama adalah momen penting untuk membangun pengalaman kerja yang berkesan. Karyawan baru sering merasa canggung, sehingga penting bagi HR dan tim untuk menciptakan suasana yang ramah dan suportif.

Beberapa hal yang bisa dilakukan yaitu:

• Siapkan sambutan dari tim atau atasan langsung.
• Ajak karyawan berkeliling kantor dan kenalkan rekan kerja.
• Adakan sesi pengenalan ringan, seperti makan siang bersama tim untuk mencairkan suasana.

3. Minggu Pertama

Minggu pertama adalah waktu untuk membangun pondasi kerja dan memberikan arah yang jelas. Anda bisa menjelaskan detail mengenai tugas, tanggung jawab, dan ekspektasi kerja. 

Berikan juga akses ke sistem, tools, dan sumber daya kerja yang dibutuhkan. Selanjutnya tunjuk mentor atau rekan pendamping agar karyawan mudah bertanya dan beradaptasi.

Di tahap ini, karyawan mulai memahami ritme kerja tim dan mulai berkontribusi secara bertahap.

4. Bulan Pertama

Pada akhir bulan pertama onboarding, karyawan biasanya mulai lebih nyaman dan ingin tahu sejauh mana performanya. Inilah saat yang tepat bagi HR atau atasan untuk melakukan check-in dan feedback rutin. 

Lakukan evaluasi ringan untuk membahas kendala yang dihadapi selama adaptasi dan area yang perlu ditingkatkan. Beri dukungan atau pelatihan tambahan yang dibutuhkan. 

5. Enam Bulan Pertama

Setelah mereka paham peran dan budaya kerja, arahkan pada tujuan karier dan peningkatan kompetensi. 

Langkah yang bisa dilakukan seperti tawarkan pelatihan lanjutan atau proyek pengembangan diri.

Dengan mendukung pertumbuhan karyawan sejak awal, perusahaan turut menjaga retensi dan menciptakan tim yang lebih loyal dan berdaya saing tinggi.

Kesalahan Umum dalam Onboarding

Meskipun banyak perusahaan sudah memiliki program onboarding, tidak sedikit yang belum menjalankannya secara efektif. 

Padahal kesalahan kecil di tahap ini bisa berdampak besar pada pengalaman karyawan baru, seperti rasa tidak nyaman, kebingungan, hingga turnover dini. Berikut lima kesalahannya:

1. Terlalu Banyak Memberi Informasi (Cramming)

Salah satu kesalahan paling umum adalah memberikan terlalu banyak informasi dalam waktu singkat, mulai dari visi misi perusahaan, SOP, hingga sistem kerja yang kompleks.

Akibatnya, karyawan baru merasa kewalahan dan tidak tahu harus mulai dari mana. Jadi, sebaiknya bagi proses onboarding secara bertahap. 

Beri informasi paling penting di minggu pertama, lalu lanjutkan dengan pelatihan dan orientasi lanjutan setelah karyawan mulai memahami ritme kerja. 

2. Pendekatan yang Terlalu General

Kesalahan yang sering terjadi adalah menggunakan pendekatan onboarding “satu untuk semua” tanpa memperhatikan latar belakang, posisi, atau pengalaman karyawan.

Karyawan di posisi frontliner, misalnya membutuhkan pendekatan berbeda dibanding karyawan di bidang teknis atau manajerial. Oleh karena itu, onboarding sebaiknya dipersonalisasi.

3. Tidak Merencanakan Alur Onboarding dengan Jelas

Banyak perusahaan menjalankan onboarding secara spontan tanpa alur yang terstruktur, tidak ada jadwal, checklist, atau indikator keberhasilan. 

Akibatnya, proses berjalan tidak konsisten dan hasilnya sulit dievaluasi. Jadi, gunakan checklist onboarding, kalender kegiatan, atau sistem HR digital untuk memastikan semua langkah terlaksana.

4. Atasan Kurang Mendukung 

Karyawan baru butuh bimbingan, arahan, dan pengakuan langsung dari atasan agar merasa diterima dan yakin dengan perannya.

Ketika atasan tidak terlibat aktif, misalnya tidak hadir saat hari pertama, jarang memberikan feedback, atau tidak memberi kejelasan target, karyawan cenderung merasa terabaikan.

5. Tidak Menyediakan Wadah untuk Feedback Karyawan Baru

Karyawan baru juga perlu ruang untuk memberikan feedback tentang pengalaman adaptasinya. Tanpanya, perusahaan tidak tahu apakah onboarding efektif atau tidak.

Jadi, buat sesi evaluasi onboarding di akhir bulan pertama atau gunakan form digital anonim agar karyawan baru merasa aman berbagi pendapat.

Atur Onboarding Karyawan Baru dengan KantorKu HRIS, Karyawan Bisa Isi Sendiri!

Kini, onboarding karyawan bisa diurus dengan software HRIS seperti KantorKu HRIS untuk mengelola onboarding karyawan secara praktis.

Dengan sistem Employee Self Service, karyawan baru bisa langsung mengisi data pribadi mereka secara mandiri dari HP, bahkan sebelum hari pertama kerja. 

HR tidak perlu lagi mencetak formulir, menginput data berulang, atau mengejar-ngejar kelengkapan dokumen.

Adapun, fitur KantorKu HRIS untuk onboarding karyawan:

1. Employee Self Service, onboarding mandiri lewat aplikasi mobile.
2. Database Karyawan Otomatis, data tersimpan tanpa input manual.
3. Integrasi OKR & KPI, pantau performa dan adaptasi karyawan baru.
4. Workflow Approval Otomatis, percepat validasi data dan dokumen.
5. Dashboard HR Terpadu, semua proses onboarding, payroll, dan administrasi HR dalam satu sistem.

Dengan KantorKu HRIS, proses onboarding jadi lebih cepat, efisien, dan bebas tumpukan form kertas.  Ingin lihat bagaimana sistem ini bekerja? Coba demo gratis sekarang!

Referensi:

11 Common Employee Onboarding Mistakes to Avoid | Appical

4 Steps to Create an Employee Onboarding Process [2025] | Asana