Apa itu Onboarding Karyawan? Pelajari Proses dan Persiapannya!

Setiap kali perusahaan merekrut talenta baru, tugas belum selesai hanya dengan menandatangani surat kontrak. Justru, tahap krusial baru dimulai: membantu karyawan baru beradaptasi dengan budaya, sistem, dan ekspektasi kerja.

Di sinilah pentingnya proses onboarding karyawan yang merupakan sebuah proses yang seringkali diremehkan, padahal bisa berdampak besar pada retensi, produktivitas, bahkan reputasi perusahaan Anda.

Tidak sedikit perusahaan yang menganggap onboarding karyawan hanya sebatas pemberian ID card dan sesi orientasi singkat.

Padahal, onboarding yang efektif bukan hanya memperkenalkan karyawan baru kepada struktur organisasi, tetapi juga membentuk pengalaman pertama yang akan membekas sepanjang masa kerja mereka.

Simak artikel hingga akhir karena akan membahas bagaimana cara melakukan onboarding karyawan dengan tepat yang akan menjadi kunci sukses dalam membangun tim yang solid dan loyal sejak hari pertama.

Baca Juga: Mengenal Employee Referral: Panduan Lengkap + Tips Efektif!

Apa Itu Onboarding Karyawan?

Onboarding karyawan adalah proses terstruktur yang dilakukan perusahaan untuk membantu karyawan baru memahami peran mereka, mengenal lingkungan kerja, serta menyesuaikan diri dengan budaya organisasi.

Proses ini mencakup berbagai aktivitas, mulai dari pengenalan sistem kerja, pembekalan tugas, hingga pembentukan relasi dengan rekan kerja.

Tujuannya adalah menciptakan transisi yang mulus dari fase rekrutmen ke fase bekerja untuk perusahaan.

Tidak seperti orientasi satu hari yang hanya bersifat informatif, onboarding karyawan bersifat strategis dan jangka menengah.

Dalam banyak perusahaan maju, proses ini bisa berlangsung mulai dari beberapa minggu hingga tiga bulan, bahkan lebih untuk posisi strategis.

Semakin matang proses onboarding, semakin besar peluang karyawan untuk bertahan lama dan berkinerja baik.

Fungsi Onboarding Karyawan bagi Perusahaan

Di balik proses administratif dan seremonialnya, onboarding karyawan memiliki peran strategis yang sangat penting bagi keberlangsungan dan pertumbuhan perusahaan.

Hal ini bukan hanya mengenai menyambut karyawan baru, tetapi juga membentuk pondasi kerja jangka panjang yang berdampak langsung pada performa organisasi. 

Berikut adalah 3 fungsi utamanya:

1. Mempercepat Proses Adaptasi

Karyawan baru yang mendapatkan arahan dan dukungan sejak awal akan lebih cepat memahami peran, target kerja, serta ekspektasi dari manajemen.

Mereka jadi tidak perlu “belajar sambil jalan” secara membingungkan, yang berisiko menurunkan produktivitas.

2. Mencegah Retensi Karyawan

Studi dari Harvard Business School menunjukkan bahwa karyawan yang melalui proses onboarding secara menyeluruh cenderung bertahan lebih lama dibanding mereka yang tidak.

Ini artinya, perusahaan bisa menekan angka turnover dan menghemat biaya rekrutmen jangka panjang.

3. Mendukung Budaya Kerja Yang Sehat Dan Profesional

Proses ini menjadi titik awal dalam memperkenalkan nilai, etika kerja, dan komunikasi internal.

Ketika semua karyawan baru mendapatkan pengalaman awal yang seragam dan positif, maka budaya organisasi akan lebih mudah dijaga dan dilestarikan.

Baca Juga: 14 Interview Finance Staff + Tips untuk HRD saat Interview

Manfaat Onboarding Karyawan bagi Karyawan

Masa awal bekerja di tempat baru seringkali diwarnai perasaan gugup, bingung, bahkan canggung. 

Onboarding karyawan membantu mengurangi transisi yang serba asing ini, dan memberikan rasa aman bahwa mereka tidak sendirian dalam proses adaptasi.

Berikut 3 manfaat onboarding yang bisa dirasakan oleh calon karyawan.

1. Memberi Kejelasan Peran dan Ekspektasi Karyawan

Seorang karyawan baru yang tidak tahu harus mulai dari mana akan lebih mudah stres atau merasa kurang percaya diri.

Melalui onboarding yang terstruktur, mereka memahami apa yang harus dilakukan, siapa yang bisa dihubungi, dan bagaimana standar kerja yang diharapkan.

Kejelasan ini membantu menciptakan rasa percaya diri sejak awal bekerja.

2. Membantu Membangun “Koneksi Sosial”

Bertemu tim, mengenal budaya kantor, serta mendapatkan arahan dari mentor membuat karyawan merasa diterima dan menjadi bagian dari organisasi.

Perasaan “belonging” inilah yang sering kali membuat karyawan betah dan lebih termotivasi untuk memberikan kontribusi terbaik.

Onboarding karyawan menjadi jembatan sosial yang penting, terutama dalam beberapa minggu pertama.

3. Mempermudah Akses ke Sumber Daya Kerja

Onboarding karyawan membuka akses terhadap sumber daya yang dibutuhkan untuk bekerja secara optimal.

Mulai dari akses sistem, perangkat kerja, hingga panduan kerja internal yang menjadi bagian penting agar karyawan tidak merasa kebingungan di minggu-minggu awal.

Semakin lancar dan dipermudah akses ini diberikan, semakin cepat mereka bisa mulai produktif.

Persiapan dalam Melakukan Onboarding Karyawan

Sebelum proses onboarding karyawan dimulai, ada beberapa hal penting yang perlu dipersiapkan oleh tim HR maupun manajer langsung.

Berikut 3 persiapan yang bisa Anda lakukan sebelum dan dalam melakukan onboarding karyawan.  

1. Pastikan Semua Perlengkapan Kerja Sudah Tersedia Sebelum Hari Pertama

Mulai dari laptop, akses ke sistem, hingga akun email dan perangkat lunak, hal-hal yang dibutuhkan tersebut harus sudah aktif dan siap digunakan.

Ini akan memudahkan karyawan untuk langsung mulai belajar sistem kerja sejak hari pertama onboarding.

2. Siapkan Jadwal Onboarding Karyawan yang Terstruktur

Jadwal ini bisa mencakup sesi pengenalan perusahaan, pelatihan teknis, hingga pertemuan dengan rekan satu divisi.

Semakin rinci dan terarah jadwal yang disusun, semakin jelas pula ekspektasi yang ditetapkan sejak awal.

3. Tunjuk Mentor atau Buddy yang Bisa Mendampingi Karyawan Baru dalam Beberapa Minggu Pertama

Menurut Spiceworks, kehadiran pendamping ini sangat membantu karyawan untuk bertanya, berdiskusi, dan merasa tidak sendirian dalam proses adaptasi. Ini juga menjadi bagian penting dalam membangun hubungan interpersonal sejak awal.

Proses Onboarding Karyawan yang Ideal

Proses onboarding karyawan yang ideal bukan hanya dilakukan dalam satu atau dua hari saja.

Durasi onboarding yang efektif umumnya berlangsung antara 30 hingga 90 hari, tergantung pada level jabatan dan kompleksitas pekerjaannya.

Periode ini cukup untuk memberi pemahaman, membentuk kebiasaan kerja, dan membangun koneksi sosial yang kuat di lingkungan kerja.

Berikut ini adalah tahapan yang sebaiknya ada dalam proses onboarding karyawan, yang dirangkum dari kissflow:

Hari Pertama: Pengenalan Budaya dan Administrasi

Di hari pertama, fokus utama adalah menyambut karyawan dengan hangat dan membuat mereka merasa diterima.

Lakukan sesi perkenalan dengan tim, pengenalan visi misi perusahaan, serta penandatanganan dokumen administratif.

Ini memberi kesan awal yang positif dan membangun rasa percaya diri sejak awal.

Minggu Pertama: Orientasi Sistem dan Peran Kerja

Di minggu pertama, karyawan perlu memahami sistem kerja, alur komunikasi, dan peran tanggung jawabnya.

Ini saatnya HR dan atasan langsung menjelaskan target kerja, ekspektasi, serta proses pelaporan.

Pastikan juga karyawan sudah memahami tools atau software yang digunakan sehari-hari.

Minggu Kedua: Pendampingan dan Integrasi Sosial

Tunjuk satu orang mentor atau buddy yang bisa menjadi pendamping selama proses onboarding karyawan.

Dorong karyawan untuk mulai berkolaborasi dalam proyek kecil agar mereka bisa mengenal ritme kerja tim.

Sesi evaluasi informal juga bisa dilakukan untuk memastikan tidak ada hambatan yang belum terdeteksi.

Bulan Pertama: Evaluasi Awal dan Umpan Balik

Setelah 30 hari, atasan atau HR sebaiknya melakukan evaluasi informal terhadap karyawan baru.

Bahas apa saja yang sudah berjalan baik, tantangan yang dihadapi, dan masukan dari kedua belah pihak.

Hal Ini bukan hanya untuk menilai, tetapi juga untuk memberi ruang karyawan menyampaikan pendapat.

Bulan Kedua hingga Ketiga: Pelibatan Lebih Dalam

Jika bulan pertama berjalan lancar, bulan kedua hingga ketiga adalah waktu yang tepat untuk memberi tanggung jawab yang lebih besar.

Karyawan bisa mulai menangani proyek skala menengah dan dilibatkan dalam diskusi tim secara lebih aktif.

Pada fase ini, loyalitas dan keterlibatan karyawan mulai terbentuk secara alami.

Pertanyaan yang Bisa Diajukan kepada Karyawan selama Onboarding

Salah satu cara efektif untuk mengevaluasi dan memperkaya proses onboarding karyawan adalah dengan memberikan pertanyaan reflektif selama proses berlangsung.

Pertanyaan ini bukan hanya untuk menggali pemahaman karyawan terhadap peran dan budaya perusahaan, tetapi juga untuk membangun komunikasi dua arah sejak awal.

Berikut beberapa contoh pertanyaan yang bisa Anda gunakan:

“Apa Kesan Pertama Anda Terhadap Perusahaan Sejauh Ini?”

Pertanyaan ini membantu HR memahami apakah proses penyambutan berjalan baik dan sesuai harapan.

Jawaban karyawan bisa menjadi masukan untuk meningkatkan pengalaman onboarding karyawan berikutnya.

“Apakah Informasi yang Diberikan Selama Proses Onboarding Sudah Jelas Dan Cukup Membantu?”

Melalui pertanyaan ini, Anda bisa mengukur efektivitas materi dan penyampaian informasi.

Jika banyak yang belum dipahami, bisa jadi proses onboarding perlu disesuaikan atau lebih interaktif.

“Apa Tantangan Terbesar yang Anda Rasakan Selama Minggu Pertama?”

Pertanyaan ini memberikan gambaran tentang hambatan awal yang mungkin tidak terdeteksi sebelumnya.

HR bisa mengambil langkah cepat agar karyawan tidak kehilangan semangat hanya karena kendala teknis atau komunikasi.

“Apakah Anda Sudah Merasa Nyaman Berinteraksi dengan Tim?”

Tujuan pertanyaan ini adalah menilai sejauh mana karyawan sudah terintegrasi secara sosial dalam lingkungan kerja.

Hubungan secara personal sangat berpengaruh terhadap loyalitas dan produktivitas jangka panjang.

“Apa Hal yang Paling Anda Antisipasi dalam Tiga Bulan Ke Depan Di Posisi Ini?”

Pertanyaan ini membantu Anda mengetahui ekspektasi karyawan dan bagaimana mereka melihat masa depan perannya. Ini juga menjadi dasar awal dalam menyusun jalur pengembangan mereka.

Kelola Administrasi Karyawan Baru secara Efisien dengan HRIS KantorKu!

Proses onboarding karyawan yang ideal tak hanya bicara soal pengalaman kerja dan budaya perusahaan, tetapi juga efisiensi administratif sejak hari pertama.

Sayangnya, banyak perusahaan masih mengandalkan metode manual yang menyita waktu, mulai dari pengumpulan dokumen hingga input data ke berbagai sistem yang berbeda.

Padahal, dengan jumlah karyawan yang terus bertambah, beban kerja administratif ini bisa mengganggu fokus HR pada hal-hal yang lebih strategis.

Melalui fitur Aplikasi Data Karyawan dari HRIS KantorKu, Anda dapat mengelola administrasi dan database karyawan secara otomatis, sentral, dan real-time.

Tidak hanya HR, karyawan baru juga bisa langsung mengisi dan memperbarui data pribadinya secara mandiri melalui aplikasi mobile bahkan sebelum hari pertama kerja.

Proses onboarding karyawan jadi 95% lebih cepat, tanpa perlu tumpukan formulir manual dan bolak-balik validasi dokumen.

Dengan HRIS KantorKu, bukan hanya onboarding karyawan jadi lebih mudah, tapi seluruh proses administrasi HR Anda akan jauh lebih efisien dan minim resiko kesalahan.

Tertarik mencobanya? Kunjungi kantorku.id dan book demonya sekarang juga!

Sumber:

A Guide to Onboarding New Hires (For First-Time Managers) – Harvard Business School Publishing

What Is Employee Onboarding Process? Definition, Templates, and Best Practices – Spiceworks

Employee Onboarding Process: The HR Manager’s Guide to Automation – Kissflow