7 Perbedaan Nota dan Kwitansi Yang Perlu Diketahui!

Perbedaan nota dan kwitansi sebenarnya terletak pada fungsinya. Nota adalah bukti pencatatan transaksi (barang/jasa yang dijual), sedangkan kwitansi adalah bukti penerimaan uang setelah pembayaran dilakukan.

Jadi, nota menunjukkan apa yang dibeli, sementara kwitansi menegaskan bahwa uangnya sudah diterima.

Banyak pemilik usaha atau staf administrasi yang masih bingung, “Kalau sudah kasih nota, masih perlu kwitansi tidak?” atau sebaliknya, “Kok klien minta kwitansi padahal sudah ada nota?”

Dalam praktiknya, salah memahami dua dokumen ini bisa bikin transaksi tidak tercatat dengan benar, laporan keuangan jadi rancu, bahkan memicu sengketa saat audit atau penagihan.

Kalau Anda ingin tahu penjelasan lebih lengkapnya dari perbedaan nota dan kwitansi, silakan temukan jawabannya dengan membaca artikel ini sampai akhir, ya!

7 Perbedaan Nota dan Kwitansi yang Mendasar

Apa perbedaan nota dan kwitansi? Meskipun sama-sama berfungsi sebagai bukti tertulis dalam transaksi, fokus dan tujuan penggunaannya sangat berbeda. Nota mencatat rincian transaksi, sementara kwitansi membuktikan telah terjadi pembayaran.

Lantas, agar tidak semakin bingung dan kesulitan ketika membedakannya, berikut adalah 7 perbedaan  nota dan kwitansi yang perlu Anda pahami:

1. Fungsi Utama

Nota kwitansi untuk apa? Fungsi utama nota adalah sebagai bukti telah terjadinya suatu transaksi jual beli barang atau jasa, di mana dokumen ini merinci barang/jasa yang ditransaksikan.

Sebaliknya, fungsi utama kwitansi adalah sebagai bukti sah bahwa sejumlah uang telah diterima oleh pihak penjual (penerima) dari pihak pembeli (pembayar).

2. Waktu Diterbitkan

Nota umumnya dikeluarkan ketika transaksi sedang terjadi atau barang/jasa diserahkan, sebelum pembayaran penuh diterima, terutama pada transaksi kredit (Nota Penjualan).

Sementara itu, kwitansi dikeluarkan setelah pembayaran diterima oleh penjual, baik itu pembayaran tunai, angsuran, atau pelunasan.

3. Kekuatan Hukum dan Pengesahan

Kwitansi memiliki kekuatan hukum yang lebih tinggi sebagai bukti pelunasan. Dokumen ini wajib mencantumkan tanda tangan penerima uang, dan bahkan menggunakan materai jika jumlahnya besar, sebagai bentuk pengakuan sah.

Pada pasal 1867 KUH Perdata menyatakan bahwa alat bukti surat terbagi menjadi akta otentik dan akta di bawah tangan. Kwitansi termasuk akta di bawah tangan

Nota umumnya tidak memerlukan tanda tangan formal atau materai, dan seringkali hanya berupa cetakan mesin kasir atau tulisan tangan dengan paraf.

4. Fokus Informasi yang Dicatat

Perbedaan nota dan kwitansi juga terletak pada Informasi utama yang ada di dalamnya. Biasanya, nota akan memuat rincian barang atau jasa yang dibeli seperti jumlah unit, harga satuan, dan total biaya sebagai bukti detail pesanan.

Sedangkan kwitansi adalah jumlah uang yang diterima (ditulis dalam angka dan huruf), nama pemberi dan penerima uang, serta tujuan pembayaran.

5. Penggunaan dalam Transaksi Kredit dan Angsuran

Dalam transaksi kredit (pembayaran bertahap), nota (atau faktur/invoice) akan mencantumkan total tagihan, sementara kwitansi akan diterbitkan setiap kali terjadi pembayaran (angsuran).

Setiap kwitansi hanya membuktikan pembayaran pada tanggal tersebut, bukan total tagihan keseluruhan.

6. Pihak yang Menerbitkan

Nota umumnya diterbitkan oleh penjual/supplier dan diserahkan kepada pembeli. Dalam hal ini, kwitansi juga diterbitkan oleh penjual/penerima uang, namun fungsinya adalah memberikan pengakuan tertulis kepada pembeli/pemberi uang bahwa uangnya sudah diterima.

7. Kepentingan dalam Akuntansi

Dalam hal kepentingan akuntansi, perbedaan nota dan kwitansi terletak pada pencatatan sesuai kaidah-kaidah akuntan.

Nota yang khususnya nota kredit dan nota debit, sangat penting untuk mencatat penyesuaian utang-piutang dan pencatatan pembelian atau pengeluaran.

Sementara itu, kwitansi lebih berfungsi untuk mencatat penerimaan kas atau pendapatan dan pelunasan piutang dalam pembukuan perusahaan.

Baca Juga: 10 Contoh Kwitansi Jual Rumah, Mobil/Motor, hingga Tanah

Kesalahan Umum dalam Menggunakan Nota dan Kwitansi

Memahami apa perbedaan nota dengan kwitansi akan membantu Anda untuk menghindari kekeliruan administrasi yang pelik di kemudian hari.

Sebab, kesalahan dalam penggunaan kedua dokumen ini sering terjadi, terutama dalam manajemen keuangan internal perusahaan dan proses HR.

Oleh karena itu, agar kesalahan tidak terjadi kembali, berikut adalah beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan dalam menggunakan nota dan kwitansi:

1. Menggunakan Nota sebagai Bukti Pelunasan Resmi

Sering kali nota kontan digunakan sebagai satu-satunya bukti pembayaran, padahal nota hanya menunjukkan detail transaksi. Jika terjadi sengketa, kwitansi dengan tanda tangan dan materai memiliki kekuatan hukum yang lebih kuat untuk membuktikan bahwa utang telah lunas.

2. Tidak Mencantumkan Detail Penuh pada Kwitansi

Kwitansi harus memuat informasi lengkap seperti jumlah uang (dalam angka dan huruf), tanggal, dan untuk pembayaran apa. Kelalaian ini, seperti tidak adanya nama jelas pihak yang menerima pembayaran, dapat membuat bukti tersebut tidak sah atau sulit divalidasi saat audit.

3. Hilangnya Salinan untuk Pembukuan

Penjual seringkali lupa menyimpan salinan (tembusan) nota atau kwitansi yang mereka terbitkan. Padahal, salinan ini adalah sumber dokumen utama untuk mencatat penjualan dan kas masuk dalam pembukuan harian.

4. Menggabungkan Fungsi Nota dan Kwitansi

Beberapa pihak mencoba membuat dokumen “gabungan” yang merinci barang sekaligus menjadi bukti penerimaan uang tanpa memenuhi standar pengesahan kwitansi. Hal ini membingungkan dan rawan masalah saat reimbursement.

Manfaat Membedakan Nota dan Kwitansi untuk Bisnis Anda

Selain untuk menjaga kerapian administrasi, pemahaman yang jelas mengenai perbedaan kedua dokumen ini juga memberikan manfaat strategis, terutama bagi departemen HRD dan keuangan.

Adapun manfaat dari membedakan nota dan kwitansi bisnis yang dimaksud yaitu:

1. Pencatatan Keuangan yang Akurat

Dengan memisahkan fungsi nota (pencatatan pembelian/biaya) dan kwitansi (pencatatan pembayaran/kas keluar), Anda memastikan setiap entri pembukuan mencerminkan kejadian ekonomi yang benar.

2. Bukti Reimbursement Karyawan yang Sah

Bagi HRD, pemahaman ini sangat penting. Dokumen yang sah untuk pengajuan reimbursement (penggantian biaya) karyawan adalah kwitansi.

Nota bisa menjadi lampiran yang merinci barang/jasa, tetapi kwitansi adalah bukti bahwa karyawan benar-benar telah mengeluarkan uang dan perlu diganti. Kwitansi berfungsi sebagai bukti reimbursement yang sah karena membuktikan transfer uang.

3. Pengendalian Internal dan Pencegahan Kecurangan

Dokumen yang jelas akan meminimalkan potensi kecurangan atau salah klaim. Tanda tangan pada kwitansi adalah salah satu bentuk pengendalian internal yang penting. 

4. Kemudahan Pelaporan dan Kepatuhan Pajak

Ketika Anda memisahkan fungsi kedua dokumen, proses pelaporan pajak menjadi lebih mudah karena bukti pengeluaran dan penerimaan menjadi sangat spesifik. Oleh karena itu, hal ini akan memudahkan Anda untuk mengidentifikasi dan memverifikasi biaya yang dapat dikurangkan dari pajak.

Contoh Nota dan Kwitansi

Untuk memperjelas apa perbedaan nota dan kwitansi, mari lihat contoh kwitansi dan nota  sederhana dari kedua dokumen ini.

1. Contoh Nota

Nota pada gambar tersebut adalah Commercial Invoice, yaitu bukti transaksi yang digunakan dalam pengiriman barang internasional. Dokumen ini dipakai oleh penjual, pembeli, pihak logistik, dan bea cukai.

Commercial Invoice berfungsi sebagai bukti transaksi, dokumen bea cukai, dan dasar pembayaran internasional. Tanpa format detail seperti ini, pengiriman bisa terhambat atau nilai bea tidak bisa dihitung dengan benar.

Elemen Utama & Fungsinya:

1. Header “Commercial Invoice”: Menunjukkan jenis dokumen resmi untuk perdagangan internasional.
2. Invoice Number & Date: Identitas unik untuk pencatatan dan urutan pembayaran.
3. Seller/Shipper: Informasi lengkap pihak yang mengekspor barang.
4. Buyer/Consignee: Identitas penerima barang di negara tujuan.
5. Tabel Barang: Berisi nama barang, jumlah, harga satuan, dan total — dipakai untuk nilai transaksi.
6. HS Code: Kode klasifikasi barang untuk menentukan tarif bea masuk.
7. Berat & Dimensi: Net/Gross Weight dan ukuran kargo untuk pengecekan logistik.
8. Incoterms: Menjelaskan pembagian biaya dan risiko (misalnya FOB, CIF).
9. Total Invoice Value & Currency: Nilai total transaksi dalam mata uang tertentu.
10. Declaration & Signature: Pernyataan kebenaran data dan tanda tangan resmi yang mengesahkan nota.

2. Contoh Kwitansi

Kwitansi adalah dokumen resmi sebagai bukti penerimaan uang di dalam sebuah transaksi. Setiap elemen di kwitansi memiliki fungsi penting untuk memastikan transaksi tercatat dengan jelas dan sah secara hukum.

• Judul “KWITANSI”: Menandakan dokumen sebagai bukti penerimaan uang.
• Nomor Kwitansi: Memberikan identitas unik tiap transaksi untuk pencatatan dan pelacakan.
• Telah Diterima Dari: Nama pihak yang membayar (pembeli/pemberi uang).
• Jumlah Uang (Terbilang & Angka): Menunjukkan nominal yang diterima, ditulis dalam huruf dan angka untuk menghindari kesalahan.
• Untuk Pembayaran: Menjelaskan maksud pembayaran, misal “pembelian tanah” atau “angsuran mobil.”
• Tempat & Tanggal: Mencatat kapan pembayaran diterima, penting untuk arsip dan bukti hukum.
• Tanda Tangan & Materai: Menandai penerimaan uang dan menambah kekuatan hukum untuk transaksi resmi.
• Cap/Stempel (opsional): Digunakan pada kwitansi resmi atau transaksi besar untuk menambah validitas dokumen.

Fungsi Utama Kwitansi:

• Bukti sah penerimaan uang.
• Arsip keuangan untuk akuntansi dan audit.
• Alat bukti jika terjadi sengketa pembayaran.
• Memberikan transparansi antara pemberi dan penerima uang.

Baca Juga: Download Contoh Format Kwitansi Kosong (Docx, Excel, PDF)

Kelola Reimbursement dan Administrasi HR dengan Mudah

Membedakan nota dan kwitansi adalah langkah awal menuju administrasi bisnis yang rapi. Namun, mengelola ratusan bukti fisik ini, mulai dari slip gaji, pengajuan cuti, hingga reimbursement karyawan, bisa menjadi beban administrasi yang berat dan menyita waktu berharga tim HRD Anda.

Bayangkan jika semua proses validasi bukti pembayaran reimbursement, perhitungan KPI, hingga penggajian yang kompleks bisa diotomatisasi. Anda tidak perlu lagi khawatir kehilangan bukti fisik atau salah hitung.

Jangan biarkan tumpukan dokumen menghalangi pertumbuhan bisnis Anda. Jika Anda terbesit untuk beralih ke sistem HRIS dari yang sebelumnya manual, yuk coba gunakan aplikasi reimbursement karyawan KantorKu HRIS sekarang juga.

Bagi Anda yang membutuhkan aplikasi HRIS yang mempermudah pekerjaan HRD dalam mengelola absensi, reimbursement, data SDM karyawan, perhitungan KPI, hingga proses payroll yang cepat dan akurat, KantorKu HRIS adalah solusi terbaik Anda.

Kini saatnya kelola reimbursement dengan mudah menggunakan aplikasi reimbursement dari KantorKu HRIS dan fokuslah pada pengembangan tim dan bisnis Anda.

Tertarik coba demo gratis selama 14 hari?
Yuk dapatkan kesempatannya hari ini!

Sumber:

Indonesia. Kitab Undang-Undang Hukum Perdata [Burgerlijk Wetboek] Pasal 1867.