Apa itu Slip Gaji? Kewajiban, Komponen, Manfaat & Contoh

Slip gaji adalah dokumen resmi yang berfungsi untuk memberikan rincian penghasilan yang diterima oleh seorang karyawan. 

Dengan adanya slip gaji, karyawan dapat mengetahui secara jelas berapa jumlah gaji yang diterima setelah dipotong pajak, tunjangan, dan potongan lainnya.

Namun, apakah Anda sudah tahu bagaimana slip gaji yang benar? Jika belum, berikut kami jelaskan komponen-komponen penting yang harus ada dan tips agar bisa buat otomatis!

Apa itu Slip Gaji?

Slip gaji adalah sebuah dokumen yang diberikan perusahaan kepada karyawan sebagai bukti pembayaran penghasilan. 

Dokumen ini berisi rincian gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, iuran, serta total gaji bersih yang diterima. 

Dalam PP Nomor 78 Tahun 2015, tidak ada kewajiban pemberi kerja memberikan slip gaji kepada karyawan, tetapi pemberi kerja wajib memberikan bukti pembayaran upah, salah satu contohnya slip gaji.

Selain itu, HR bisa menyimpan slip gaji sebagai arsip administrasi agar semua transaksi penggajian tercatat dan dapat diakses jika diperlukan.

Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan: Bulanan, Harian, atau Per Jam

Fungsi Slip Gaji

Meski hanya sebuah dokumen berisi angka, fungsinya sangat penting, baik bagi karyawan maupun HR.

Adapun beberapa manfaat slip gaji adalah:

1. Bukti Penggajian Karyawan

Slip gaji berfungsi sebagai bukti yang sah bahwa perusahaan telah membayarkan gaji sebagaimana mestinya. Dokumen ini juga dapat digunakan sebagai dasar hukum jika terjadi sengketa ketenagakerjaan.

2. Acuan Perhitungan Pajak dan Iuran Ketenagakerjaan

Data dalam slip gaji menjadi referensi perhitungan PPh 21, BPJS, dan kewajiban potongan lainnya. 

Keakuratan slip gaji membantu HR memastikan kepatuhan perusahaan terhadap ketentuan perpajakan dan jaminan sosial.

3. Dokumen Administrasi Finansial Karyawan

Ada kalanya karyawan membutuhkan slip gaji saat mengajukan pinjaman atau fasilitas keuangan. 

Bagi lembaga keuangan, slip gaji sering menjadi acuan untuk menilai kemampuan finansial pemohon.

4. Referensi Rekrutmen dan Negosiasi Gaji

Bagi HR, slip gaji kandidat dari perusahaan sebelumnya dapat menjadi acuan dalam penentuan penawaran gaji baru. Informasi ini membantu proses negosiasi tetap objektif dan kompetitif.

5. Pendukung Audit Internal dan Eksternal

Adanya slip gaji akan memudahkan proses audit ketenagakerjaan dan keuangan perusahaan. Pasalnya, tandanya perusahaan mematuhi aturan administrasi penggajian secara akuntabel.

6. Sarana Transparansi & Edukasi Karyawan

Slip gaji memberikan kejelasan kepada karyawan mengenai komponen pendapatan dan potongannya. 

Hal ini mencegah kesalahpahaman, meningkatkan kepercayaan, serta mendukung keterbukaan dalam pengelolaan SDM.

7. Referensi untuk Melihat Kinerja Karyawan

Dengan data penggajian yang ada di slip gaji, HR bisa melihat pola kenaikan gaji karyawan. 

Misalnya, kalau seorang karyawan terus mendapatkan kenaikan gaji yang baik, itu bisa jadi tanda bahwa kinerjanya juga bagus.

Isi atau Komponen Slip Gaji

Pembuatan slip gaji tidak bisa dilakukan secara asal. Ada beberapa komponen yang harus ada agar karyawan mudah memahami rincian penghasilan mereka.

Berikut beberapa komponen yang harus ada:

1. Identitas Karyawan dan Perusahaan

Berisi nama lengkap karyawan, NIK/ID karyawan, jabatan, divisi, nama perusahaan, alamat dan kontak perusahaan.

Contoh:

2. Periode Pembayaran

Menunjukkan periode waktu gaji dibayarkan, biasanya per bulan, serta tanggal pembayaran gaji (tanggal spesifik pembayaran).

Contoh:

Periode: 1 – 31 Mei 2021

Tanggal Pembayaran: 1 Juni 2021

3. Gaji Pokok (Basic Salary)

Gaji pokok adalah penghasilan dasar sebelum ditambah tunjangan dan dipotong pajak. Besarannya sudah disepakati antara karyawan dan perusahaan.

Contoh:

Gaji Pokok: Rp7.500.000

4. Tunjangan

Berisi tambahan penghasilan yang sifatnya tetap maupun tidak tetap, tergantung perjanjian kerja. Beberapa contoh tunjangan yaitu: tunjangan transportasi, makan, kesehatan, dan lainnya.

Contoh:

5. Lembur (Overtime)

Lembur merujuk pada jam kerja tambahan yang dilakukan karyawan di luar jam kerja standar. 

Jika karyawan bekerja melebihi jam kerja normal, mereka berhak menerima tambahan penghasilan.

Contoh:

Honor Lembur: Rp250.000

6. Bonus atau Insentif

Bonus atau insentif adalah penghasilan tambahan yang diberikan kepada karyawan sebagai bentuk penghargaan atas kinerja atau pencapaian target tertentu.

Contoh:

Bonus Kinerja Bulanan: Rp1.000.000

7. Potongan (Deductions)

Potongan adalah sejumlah pengurangan yang dilakukan dari penghasilan karyawan. Biasanya terdiri dari PPh 21, iuran BPJS, cicilan koperasi, atau denda disiplin kerja.

Contoh:

8. Gaji Kotor

Gaji kotor adalah jumlah total penghasilan yang diterima karyawan sebelum adanya potongan. Ini termasuk gaji pokok, tunjangan, bonus, dan lembur.

Contoh:

Gaji Kotor: Rp11.250.000

9. Gaji Bersih (Take Home Pay)

Ini adalah jumlah uang yang sebenarnya diterima oleh karyawan untuk kebutuhan pribadi mereka setelah dikurangi dengan potongan seperti pajak dan iuran BPJS

Contoh:

Take Home Pay: Rp9.700.000

10. Informasi Rekening Penerima

Informasi rekening penerima harus tercantum dengan jelas, mulai dari nama bank, nomor rekening, atas nama dan jenis rekening (opsional).

Contoh:

11. Jumlah Kehadiran

Jumlah kehadiran merujuk pada catatan kehadiran karyawan dalam periode tertentu, termasuk hari kerja, cuti yang diambil, dan absen. 

Komponen ini berguna untuk mengonfirmasi sekiranya ada potongan akibat ketidakhadiran.

Contoh:

Jumlah Kehadiran: 21 Hari

Jumlah Cuti: 2 Hari

Absen: 1 Hari

12. Pernyataan Kerahasiaan

Pernyataan kerahasiaan adalah deklarasi yang menjelaskan bahwa informasi dalam slip gaji bersifat pribadi dan tidak boleh dibagikan tanpa izin.

Contoh:

Slip gaji ini adalah informasi pribadi dan bersifat rahasia. Dilarang untuk disebarluaskan tanpa izin dari pihak yang berwenang.

13. Catatan atau Keterangan Tambahan

Keterangan tambahan berfungsi untuk memberikan informasi terkait gaji karyawan. Misalnya penyesuaian gaji, pengembalian uang, atau alasan lainnya yang mempengaruhi jumlah gaji yang diterima.

Contoh:

Keterangan: Pengembalian potongan gaji untuk biaya pelatihan yang tidak jadi dilaksanakan.

14. Tanda Tangan atau Otorisasi

Sebagai validasi dokumen, bisa berupa tanda tangan HRD, manajer keuangan, atau sistem digital.

Contoh:

Ditandatangani secara digital oleh: HR Manager – PT Jaya Abad

Baca Juga: 10 Cara Menghitung Gaji Bersih Karyawan Tetap hingga Harian [+ Gratis Template]

Regulasi Mengenai Slip Gaji

Pentingnya slip gaji sampai diatur dalam Undang-undang. Maka sebagai HR wajib tau regulasi yang membahas slip gaji. Berrikut berbagai regulasi yang mengatur:

1. UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

Membahas tidak ada kewajiban perusahaan untuk memberikan slip gaji. Namun pasal ini menekankan pentingnya pembayaran yang transparan.

2. Pasal 53 PP No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan

Mengatur bahwa pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat pembayaran gaji dilakukan. 

Slip gaji adalah dokumen salah satu bukti pembayaran upah yang bisa diberikan perusahaan. Adapun contoh lainnya bisa berupa bukti transfer, nota pembayaran, dan lainnya.

3. UU No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi 

Membahas tentang privasi data pribadi seseorang. Adapun data pribadi yang dimaksud meliputi data keuangan pribadi, nama, dan informasi lainnya yang terdapat pada slip gaji.

Itu artinya, data yang tercatat dalam slip gaji mendapatkan perlindungan hukum, sehingga tidak boleh disalahgunakan.

Contoh Slip Gaji

Sebagai bahan gambaran, berikut contoh slip gaji sederhana yang bisa Anda jadikan referensi untuk perusahaan Anda:

Buat Slip Gaji Mudah dengan Software Payroll Kantorku.id

Slip gaji adalah dokumen penting yang harus dibuat serinci mungkin. Perhitungannya rentan rawan kesalahan kalau masih manual, apalagi kalau Anda menangani banyak karyawan.

Sekarang ada cara pintar untuk buat slip gaji instan, yaitu pakai software payroll KantorKu.id!

Dashboard Slip Gaji di KantorKu

Bagaimana KantorKu.id bisa bantu?

• Hitung gaji beserta potongan (PPh 21 dan BPJS)
• Perhitungan tunjangan sesuai kebijakan perusahaan
• Buat slip gaji instan dengan komponen rinci.
• Kirim slip gaji otomatis ke semua karyawan dalam 1x klik

Dengan adanya cara yang praktis, Anda bisa fokus urus administrasi lain yang lebih penting. Mari coba fitur payroll KantorKu gratis melalui demo sekarang!

Mau Urus Payroll + Buat Slip Gaji Otomatis?