Slip Gaji: Kewajiban, Komponen, & Cara Membuatnya (Bonus Template!)

Slip gaji adalah dokumen krusial yang mencerminkan profesionalisme hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan. 

Anda sebagai praktisi HR tentu memahami bahwa transparansi upah adalah fondasi utama dalam membangun kepercayaan dan loyalitas di lingkungan kerja. 

Memastikan setiap komponen upah tercatat dengan jelas membantu karyawan dalam melakukan perencanaan keuangan pribadi yang lebih matang. 

Oleh karena itu, Anda dituntut memiliki pemahaman yang mendalam mengenai rincian slip gaji, mulai dari struktur, fungsi, hingga contohnya!

Apa Itu Slip Gaji?

Slip gaji adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan sebagai bukti otentik pembayaran penghasilan kepada karyawan. 

Dokumen ini berisi gaji pokok, tunjangan tetap maupun tidak tetap, potongan pajak (PPh 21), iuran jaminan sosial, hingga total gaji bersih yang diterima (take home pay).

Dasar hukum tentang slip gaji diatur dalam PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan (sebagaimana telah diubah dengan PP Nomor 51 Tahun 2023).

Isinya menyebutkan bahwa perusahaan memiliki kewajiban hukum untuk memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja pada saat upah dibayarkan. 

Artinya, slip gaji berfungsi sebagai arsip administrasi agar seluruh transaksi penggajian tercatat rapi dan dapat diakses sewaktu-waktu untuk kebutuhan audit maupun kepatuhan regulasi.

Fungsi Slip Gaji Bagi Karyawan dan Perusahaan 

Meskipun terlihat seperti dokumen administratif sederhana, slip gaji memiliki fungsi yang sangat krusial dalam ekosistem kerja. 

Dokumen ini menjadi jembatan informasi keuangan yang melindungi hak kedua belah pihak. Adapun fungsi slip gaji bagi karyawan dan perusahaan yaitu;

Bagi Perusahaan dan HR

1. Bukti Sah Penggajian

Berfungsi sebagai bukti legal bahwa perusahaan telah menunaikan kewajiban pembayaran upah sesuai kontrak kerja. Ini adalah dokumen pertahanan utama jika terjadi sengketa ketenagakerjaan di masa depan.

2. Acuan Kepatuhan Pajak & Iuran

Menjadi dasar validasi perhitungan PPh 21, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan. Keakuratan data di sini memastikan perusahaan terhindar dari sanksi denda administrasi pajak.

3. Audit & Akuntabilitas

Mendukung proses audit internal maupun eksternal. Slip gaji yang rapi menunjukkan bahwa perusahaan mengelola keuangan secara transparan dan akuntabel.

4. Referensi Rekrutmen & Negosiasi

Saat melakukan hiring, slip gaji kandidat dari perusahaan sebelumnya membantu HR dalam menentukan penawaran (offering) yang kompetitif dan objektif sesuai standar pasar.

5. Monitoring Kinerja

HR dapat melihat pola pertumbuhan penghasilan karyawan. Kenaikan gaji atau bonus yang konsisten pada slip gaji seringkali menjadi indikator performa kerja yang positif secara historis.

Bagi Karyawan

1. Perencanaan Finansial

Membantu karyawan memahami struktur pendapatan mereka secara detail, sehingga mereka dapat mengelola pengeluaran dan tabungan dengan lebih efektif.

2. Syarat Administrasi Lembaga Keuangan

Dokumen wajib saat mengajukan kredit (KPR, KKB, atau pinjaman bank). Slip gaji menjadi tolok ukur utama bank untuk menilai kemampuan bayar (repayment capacity) karyawan.

3. Bukti Potong Pajak dan Jaminan Sosial

Menjadi bukti bahwa penghasilan mereka telah dipotong untuk pajak penghasilan dan iuran BPJS, yang nantinya diperlukan untuk pelaporan SPT Tahunan.

Komponen Penting dalam Slip Gaji 

Penyusunan laporan slip gaji harus mengikuti standar yang jelas agar tidak menimbulkan kekeliruan. Berikut adalah komponen slip gaji yang wajib tercantum:

1. Identitas Karyawan dan Perusahaan

Komponen ini berisi informasi dasar mengenai pihak yang terlibat dalam pembayaran gaji, yaitu karyawan dan perusahaan. 

Data ini penting untuk memastikan slip gaji benar-benar milik karyawan yang bersangkutan serta dikeluarkan oleh perusahaan yang sah.

Informasi yang biasanya dicantumkan meliputi:

• Nama lengkap karyawan
• Nomor induk karyawan (NIK/ID)
• Jabatan
• Divisi atau unit kerja
• Nama perusahaan
• Alamat perusahaan
• Kontak resmi perusahaan

Contoh:

2. Periode Pembayaran

Periode pembayaran menunjukkan rentang waktu kerja yang menjadi dasar perhitungan gaji. Umumnya, periode ini dihitung bulanan, tetapi bisa juga mingguan atau dua mingguan sesuai kebijakan perusahaan. 

Selain itu, slip gaji juga mencantumkan tanggal pembayaran untuk memperjelas kapan gaji dibayarkan kepada karyawan.

Contoh:

Periode: 1 – 31 Mei 2021

Tanggal Pembayaran: 1 Juni 2021

3. Gaji Pokok (Basic Salary)

Gaji pokok adalah penghasilan utama karyawan sebelum ditambahkan tunjangan atau dikurangi potongan apa pun. 

Besaran gaji pokok biasanya telah disepakati dalam perjanjian kerja atau kontrak kerja dan menjadi dasar perhitungan berbagai komponen lain seperti lembur, BPJS, dan pajak.

Contoh:

Gaji Pokok: Rp7.500.000

4. Tunjangan

Tunjangan adalah tambahan penghasilan di luar gaji pokok yang diberikan perusahaan kepada karyawan. 

Tunjangan dapat bersifat tetap (dibayarkan rutin setiap bulan) maupun tidak tetap (bergantung pada kondisi tertentu).

Jenis tunjangan yang umum tercantum antara lain tunjangan transportasi, tunjangan makan, tunjangan kesehatan, tunjangan jabatan, hingga tunjangan komunikasi.

Contoh:

5. Lembur (Overtime)

Komponen lembur mencatat tambahan penghasilan yang diterima karyawan karena bekerja di luar jam kerja normal. Perhitungan lembur biasanya mengikuti ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku atau kebijakan internal perusahaan.

Jika karyawan melakukan pekerjaan melebihi jam kerja standar, maka perusahaan wajib memberikan kompensasi sesuai jam lembur yang dilakukan.

Contoh:

Honor Lembur: Rp250.000

Baca Juga: Cara Menghitung Upah Lembur Praktis sesuai Peraturan UU Cipta Kerja Terbaru

6. Bonus atau Insentif

Bonus atau insentif merupakan penghasilan tambahan yang diberikan sebagai bentuk apresiasi atas kinerja, pencapaian target, atau kontribusi tertentu dari karyawan. 

Komponen ini biasanya tidak bersifat rutin dan bergantung pada performa individu, tim, atau kondisi perusahaan.

Contoh:

Bonus Kinerja Bulanan: Rp1.000.000

7. Potongan (Deductions)

Potongan adalah pengurangan yang dikenakan pada penghasilan karyawan. Komponen ini harus ditampilkan secara transparan agar karyawan memahami alasan berkurangnya gaji yang diterima.

Potongan yang umum meliputi pajak penghasilan (PPh 21), iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, cicilan koperasi, pinjaman karyawan, hingga sanksi atau denda tertentu.

Contoh:

8. Gaji Kotor (Gross Salary)

Gaji kotor adalah total seluruh penghasilan karyawan sebelum dipotong pajak dan iuran lainnya. Jumlah ini merupakan akumulasi dari gaji pokok, tunjangan, bonus, dan lembur yang diterima dalam satu periode penggajian.

Contoh:

Gaji Kotor: Rp11.250.000

9. Gaji Bersih (Take Home Pay)

Gaji bersih atau take home pay adalah jumlah akhir yang benar-benar diterima karyawan setelah seluruh potongan dikurangkan dari gaji kotor. 

Inilah nominal yang masuk ke rekening karyawan dan dapat digunakan untuk kebutuhan pribadi.

Contoh:

Take Home Pay: Rp9.700.000

10. Informasi Rekening Penerima

Slip gaji juga sebaiknya mencantumkan informasi rekening tujuan pembayaran. Hal ini berguna sebagai bukti transfer sekaligus menghindari kesalahan pengiriman gaji.

Informasi yang dicantumkan biasanya meliputi nama bank, nomor rekening, nama pemilik rekening, dan jenis rekening (jika diperlukan).

Contoh:

11. Jumlah Kehadiran

Komponen ini mencatat tingkat kehadiran karyawan selama periode penggajian. Informasi yang ditampilkan dapat berupa jumlah hari kerja efektif, cuti yang diambil, serta hari absen tanpa keterangan.

Data kehadiran ini penting karena sering kali memengaruhi perhitungan gaji, tunjangan, atau potongan tertentu.

Contoh:
Jumlah Kehadiran: 21 Hari
Jumlah Cuti: 2 Hari
Absen: 1 Hari

12. Pernyataan Kerahasiaan

Pernyataan kerahasiaan berfungsi untuk menegaskan bahwa slip gaji bersifat pribadi dan rahasia. 

Informasi di dalamnya tidak boleh dibagikan kepada pihak lain tanpa persetujuan perusahaan atau karyawan yang bersangkutan.

Contoh:

Slip gaji ini adalah informasi pribadi dan bersifat rahasia. Dilarang untuk disebarluaskan tanpa izin dari pihak yang berwenang.

13. Catatan atau Keterangan Tambahan

Bagian ini digunakan untuk menyampaikan informasi khusus yang berkaitan dengan penggajian pada periode tersebut. 

Misalnya penyesuaian gaji, pengembalian potongan, koreksi perhitungan, atau penjelasan lain yang memengaruhi nominal gaji.

Contoh:

Keterangan: Pengembalian potongan gaji untuk biaya pelatihan yang tidak jadi dilaksanakan.

14. Tanda Tangan atau Otorisasi

Sebagai bentuk pengesahan, slip gaji biasanya dilengkapi dengan tanda tangan pihak yang berwenang, seperti HRD atau manajer keuangan. 

Pada sistem digital, tanda tangan ini dapat digantikan dengan otorisasi elektronik atau keterangan bahwa slip gaji diterbitkan secara sistem.

Contoh:

Ditandatangani secara digital oleh: HR Manager – PT Jaya Abad

Baca Juga: Cara Membuat Slip Gaji Karyawan yang benar + Contoh & Template-nya

Contoh Format Slip Gaji 

Sebagai bahan gambaran, berikut contoh slip gaji sederhana yang bisa Anda jadikan referensi untuk perusahaan Anda:

Jika Anda ingin membutuhkan template slip gaji yang masih kosong, bisa mengisi formulir berikut!

Template slip gaji berikut tersedia dalam format Excel, sehingga bisa langsung menghitung komponen gaji dan potongannya secara otomatis. 

Setelah mengunduh, Anda bebas menyesuaikan komponen dan desainnya sesuai kebijakan perusahaan.

Cara Membuat Slip Gaji Sendiri

Anda dapat memilih membuat slip gaji sendiri berdasarkan skala perusahaan. Adapun caranya bisa menggunakan pena dan kertas, template Word dan Excel atau memanfaatkan software payroll yang bisa membuat slip gaji otomatis.

Berikut penjelasannya:

1. Menggunakan Template Slip Gaji Excel/Word

Metode ini adalah pilihan paling umum yang biasanya digunakan oleh bisnis skala kecil atau HR di perusahaan rintisan. 

Anda cukup mencari template slip gaji online dalam format .xlsx atau .docx, mengunduhnya, lalu menyesuaikan desainnya sesuai identitas perusahaan. 

Meski memberikan kontrol penuh atas desain dan rumus, cara ini cenderung menyita banyak waktu dan memiliki risiko human error yang tinggi saat penginputan data secara manual.

Baca Juga: 20 Contoh Slip Gaji Karyawan sesuai Standar Profesional (+Template) 

2. Membuat Sendiri di Kertas

Cara ini melibatkan penggunaan buku slip gaji fisik yang bisa dibeli secara umum di toko alat tulis kantor. 

Anda harus menuliskan setiap rincian pendapatan dan potongan dengan tangan satu per satu untuk setiap karyawan. 

Namun, metode ini sudah dianggap tidak praktis untuk standar bisnis modern karena sulit diarsipkan secara digital dan rawan rusak atau hilang jika tidak disimpan dengan sangat hati-hati.

3. Menggunakan Software Payroll 

Ini adalah cara paling direkomendasikan karena bisa mengotomatisasi pembuatan slip gaji seluruh karyawan. 

Salah satu yang bisa Anda gunakan adalah KantorKu HRIS. Software ini mampu menghitung gaji pokok, tunjangan, PPh 21, BPJS, upah lembur, hingga reimbursement secara otomatis sesuai regulasi terbaru di Indonesia. 

Selain itu, data payroll tersimpan dengan aman di sistem cloud dan slip gaji digital dapat dikirimkan ke ratusan karyawan secara massal hanya dengan satu klik. Hasilnya lebih hemat waktu distribusi.

Regulasi Mengenai Slip Gaji 

Terdapat sejumlah regulasi yang mengatur slip gaji yang harus Anda pahami agar perusahaan terhindar dari risiko sengketa ketenagakerjaan, di antaranya:

1. UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan merupakan payung hukum yang mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan, termasuk hak atas gaji.

UU ini memang tidak disebutkan secara eksplisit kewajiban perusahaan untuk memberikan slip gaji dalam bentuk dokumen tertentu. 

Namun, Pasal 1 angka 30 UU Ketenagakerjaan menegaskan bahwa upah merupakan hak pekerja yang harus dibayarkan berdasarkan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau peraturan perundang-undangan.

2. Pasal 53 PP No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan

Kewajiban pemberian slip gaji ditegaskan secara lebih spesifik dalam Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan, khususnya pada Pasal 53.

Dalam pasal tersebut diatur bahwa:

• Pengusaha wajib membayarkan upah kepada pekerja/buruh
• Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat pembayaran gaji dilakukan

Adapun yang dimaksud dalam bukti pembayaran upah dapat berupa:

• Slip gaji
• Bukti transfer bank
• Nota pembayaran
• Dokumen pembayaran lainnya

Jika perusahaan tidak memberikan bukti pembayaran upah, perusahaan berpotensi dikenakan sanksi administratif, seperti teguran tertulis hingga pembatasan kegiatan usaha.

3. UU No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi

Slip gaji juga berkaitan erat dengan perlindungan data pribadi yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).

Slip gaji memuat berbagai informasi yang termasuk kategori data pribadi, antara lain:

• Nama lengkap karyawan
• Nomor identitas karyawan
• Informasi jabatan dan penghasilan
• Data keuangan pribadi (jumlah gaji, potongan, rekening bank)

Dalam UU PDP, data keuangan pribadi dan data identitas seseorang termasuk data yang dilindungi secara hukum. Artinya, perusahaan memiliki kewajiban untuk:

• Menjaga kerahasiaan slip gaji
• Mencegah akses tidak sah terhadap data penggajian
• Tidak menyalahgunakan atau menyebarluaskan informasi slip gaji tanpa izin

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Dalam praktiknya, pengelolaan slip gaji seringkali memicu pertanyaan baik dari sisi manajemen maupun karyawan. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering muncul:

Apakah slip gaji wajib diberikan setiap bulan?

Ya, wajib. Sesuai dengan Pasal 53 ayat (2) PP Pengupahan, pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah pada saat upah dibayarkan. 

Karena siklus pembayaran upah umumnya dilakukan setiap bulan, maka slip gaji pun wajib diberikan secara rutin setiap periode penggajian tersebut.

Bolehkah meminta slip gaji yang sudah lewat bulannya?

Ya, boleh. Karyawan memiliki hak untuk mendapatkan bukti atas upah yang telah mereka terima. 

Perusahaan melalui divisi HR wajib menyediakan akses terhadap data tersebut karena slip gaji merupakan hak administratif karyawan dan bagian dari transparansi data keuangan pribadi yang dilindungi oleh undang-undang.

Apa perbedaan gaji pokok dengan take home pay?

Gaji pokok adalah imbalan dasar yang dibayarkan kepada pekerja menurut tingkat atau jenis pekerjaan, yang besarnya minimal 75% dari jumlah gaji pokok dan tunjangan tetap. 

Adapun take home pay (THP) adalah total pendapatan bersih yang benar-benar dibawa pulang oleh karyawan setelah semua komponen pendapatan (gaji pokok + tunjangan) dikurangi dengan potongan-potongan (PPh 21, BPJS, atau potongan pinjaman jika ada).

Buat dan Kirim Slip Gaji Otomatis Karyawan dengan KantorKu HRIS

Menyusun slip gaji secara manual satu per satu merupakan pekerjaan yang sangat menyita waktu. 

Untungnya, saat ini Anda bisa meninggalkan cara lama tersebut dengan beralih menggunakansoftware payroll dari KantorKu HRIS yang memiliki fitur Slip Gaji Digital yang otomatis dibuat dan dikirimkan bersamaan dengan proses disbursement.

Bagaimana KantorKu HRIS Membantu Anda?

• Hitung gaji beserta potongan (PPh 21 dan BPJS) secara otomatis.
• Perhitungan tunjangan dapat disesuaikan dengan kebijakan unik perusahaan Anda.
• Membuat slip gaji dengan komponen rincian yang lengkap dalam hitungan detik.
• Kirim slip gaji digital secara otomatis ke seluruh karyawan hanya dengan satu klik.

Dengan sistem yang praktis, Anda bisa menghemat waktu operasional dan fokus pada strategi pengembangan SDM yang lebih esensial.

Mau urus payroll sekaligus buat slip gaji otomatis? Book demo gratis sekarang untuk efisiensi tugas Anda!