Download 4 Contoh SOP HRD Lengkap! Format, Word, PDF

Sering bingung menghitung lembur atau menghadapi keluhan karyawan soal aturan cuti yang berubah-ubah? 

Kondisi ini bisa terjadi jika perusahaan belum memiliki SOP HRD. Padahal, fungsinya penting sebagai pedoman tertulis untuk menstandarisasi seluruh proses pengelolaan SDM. 

Dengan adanya SOP yang jelas, perusahaan bisa mencegah perselisihan hukum, memastikan perlakuan adil, dan menjaga budaya kerja yang konsisten. 

Mari ketahui berbagai contoh SOP HRD, komponen penyusunnya, hingga template kosong yang bisa Anda kustomisasi sesuai kebutuhan!

Apa itu SOP HRD?

SOP (Standard Operating Procedure) HRD adalah dokumen tertulis yang berisi panduan dan prosedur langkah demi langkah untuk menjalankan berbagai tugas HR.

SOP HRD meliputi SOP rekrutmen, onboarding, pelatihan, manajemen kinerja, hingga proses keluar karyawan. 

Adanya SOP membantu tim HR menjalankan perannya secara konsisten dan sesuai dengan standar kebijakan perusahaan.

Alur kerja HR juga menjadi lebih terstruktur, risiko kesalahan bisa diminimalkan, dan seluruh karyawan memiliki pemahaman yang sama tentang aturan dan praktik terbaik perusahaan. 

Baca Juga: 10 Contoh SOP Perusahaan dan Cara Membuatnya

Contoh SOP HRD yang Ada di Perusahaan

Di perusahaan yang tertata, ada beberapa SOP HRD yang wajib dimiliki untuk memastikan semua proses HR berjalan konsisten dan adil. Mulai dari proses rekrutmen hingga karyawan keluar.

Mari lihat contoh SOP HRD lengkap sebagai berikut:

a. Fase 1: SOP Perekrutan & Onboarding (Recruitment)

SOP HRD gratis ini memastikan setiap karyawan baru mendapatkan pengalaman onboarding yang seragam dan profesional, sehingga mereka cepat menyesuaikan diri dengan budaya perusahaan. Mari lihat contoh SOP rekrutmen karyawan berikut:

b. Fase 2: SOP Administrasi & Kompensasi (Payroll & Admin)

SOP HRD ini mengatur semua proses administrasi HR dan pengelolaan kompensasi, termasuk absensi, cuti, lembur, dan gaji, agar pembayaran tepat waktu dan transparan.

Baca Juga: 10 Contoh SOP Lembur, Reimbursement, Cuti, dan Lainnya untuk Karyawan 

c. Fase 3: SOP Penilaian & Pengembangan (Performance)

Adanya SOP HRD untuk penilaian dan penegmbangan bisa membantu HR melakukan evaluasi kinerja dan pengembangan kompetensi karyawan secara konsisten. 

d. Fase 4: SOP Kedisiplinan & Terminasi (Offboarding)

SOP ini mengatur prosedur kedisiplinan hingga proses keluar karyawan, untuk memastikan semuanya adil, terdokumentasi, dan sesuai aturan hukum yang berlaku.

Komponen Penting dalam Dokumen SOP

Dalam pembuatan SOP, terdapat beberapa komponen penting yang harus ada agar dokumen dapat dijalankan. 

Mari bedah komponen penyusun SOP HRD:

1. Header

Bagian ini mencakup judul dokumen, nomor dokumen, dan versi. Header berfungsi untuk mengidentifikasi aktivitas yang diatur serta memuat kata kunci yang relevan agar SOP mudah dicari dan dikenali.

Contoh:

Judul: SOP HRD – Proses Rekrutmen & Onboarding

Nomor Dokumen: HRD-SOP-001

Versi: 1.0

Tanggal Terbit: 1 Desember 2025

2. Tujuan

Tujuan menjelaskan maksud dokumen secara singkat—biasanya satu atau dua kalimat. Tujuan harus cukup jelas agar pengguna bisa memahami lingkup SOP tanpa memerlukan penjelasan tambahan.

Contoh:

Tujuan: Menstandarisasi proses rekrutmen dan onboarding agar setiap karyawan baru mendapatkan pengalaman yang seragam dan profesional.

3. Ruang Lingkup

Ruang lingkup mendefinisikan siapa atau apa yang tercakup dalam prosedur ini. Dengan menuliskan ruang lingkup secara spesifik, semua pihak memiliki pemahaman awal yang sama dan mengurangi interpretasi yang berbeda.

Contoh:

Ruang Lingkup: SOP ini berlaku untuk tim HR, manajer departemen, dan karyawan baru yang akan mengikuti proses onboarding di seluruh kantor perusahaan.

4. Referensi dan Dokumen Terkait

Bagian ini mencantumkan dokumen atau referensi tambahan yang diperlukan untuk memahami dan menjalankan prosedur dengan efektif. Bisa berupa SOP lain, regulasi pemerintah, atau dokumen master referensi.

Contoh:

Referensi:

• SOP HRD – Administrasi & Kompensasi
• Peraturan Perusahaan Nomor 03 Tahun 2025 tentang Cuti Karyawan
• Formulir Onboarding Karyawan Baru

5. Definisi

Menjelaskan istilah, akronim, atau singkatan yang mungkin tidak familiar bagi pengguna SOP. Definisi yang jelas membantu menghindari kesalahpahaman dan mempermudah audit atau inspeksi.

Contoh:

Definisi:

• HRD: Human Resources Department
• Onboarding: Proses orientasi dan adaptasi karyawan baru agar memahami peran dan budaya perusahaan
• KPI: Key Performance Indicator, indikator penilaian kinerja karyawan

6. Peran & Tanggung Jawab

Menentukan pihak yang bertanggung jawab atas pelaksanaan setiap aktivitas dalam SOP. Jika banyak peran terlibat, bisa dibuat SOP terpisah untuk memperjelas tanggung jawab masing-masing.

Contoh:

Peran & Tanggung Jawab:

• HR Manager: Menyusun jadwal rekrutmen, melakukan seleksi administrasi
• HR Staff: Mengelola iklan lowongan, memproses resume dan tes kandidat
• Manajer Departemen: Memberikan persetujuan kebutuhan SDM dan menilai calon karyawan

7. Prosedur

Merupakan inti SOP yang menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan prosedur. Disusun dalam beberapa bagian:

• Major Steps: Langkah utama yang diperlukan untuk menyelesaikan prosedur.
• Individual Action Steps: Rincian tindakan untuk tiap langkah utama.
• Notes: Catatan tambahan untuk memperjelas proses, tanggung jawab, atau peringatan.

Contoh:

Major Step 1: Mengidentifikasi kebutuhan karyawan baru

• Action: HR mengirim email ke manajer departemen untuk konfirmasi posisi kosong
• Note: Pastikan semua posisi divalidasi sebelum membuka lowongan

Major Step 2: Proses seleksi kandidat

• Action: Menyaring resume, menghubungi kandidat, dan mengatur jadwal wawancara
• Note: Gunakan platform HR untuk mencatat hasil seleksi dan feedback manajer

Major Step 3: Onboarding karyawan baru

• Action: Memberikan orientasi peran, memperkenalkan budaya perusahaan, dan memberikan materi pelatihan awal
• Note: Pastikan semua dokumen onboarding lengkap sebelum hari pertama kerja

8. Lampiran

Biasanya berupa diagram alur atau flowchart yang mempermudah pemahaman proses, terutama bagi mereka yang belajar secara visual atau saat audit berlangsung.

Contoh Flowchart SOP HRD:

Contoh Flowchart SOP HRD | Sumber: SlidesTeam

9. Riwayat Revisi

Mencatat perubahan yang dilakukan pada prosedur beserta alasan revisi atau pembuatan dokumen baru.

Contoh:

Versi 1.0 – 1 Desember 2025: Dokumen awal dibuat

Versi 1.1 – 1 Maret 2026: Perubahan alur onboarding untuk departemen IT

10. Tanda Tangan Persetujuan

Menunjukkan persetujuan dari pihak-pihak terkait, seperti penulis SOP, reviewer, manajemen, dan quality reviewer/approver. Bagian ini penting untuk memastikan SOP resmi dan sah digunakan.

Contoh:

Disusun oleh: HR Manager – Tanda Tangan

Diperiksa oleh: QA Officer – Tanda Tangan

Disetujui oleh: Direktur SDM – Tanda Tangan

Sulit Sosialisasikan SOP ke Seluruh Karyawan?

KantorKu HRIS bantu sosialisasi lewat Announcement Feed dan Performance Management untuk pantau implementasinya.

Coba Demo Gratis

Download Contoh Template & Cara Membuat SOP HRD

Membuat SOP HRD dari awal bisa terasa menantang, terutama jika Anda harus menstandarisasi seluruh proses HR, mulai dari rekrutmen hingga offboarding. 

Agar SOP efektif, selalu tulis dari perspektif pengguna akhir, yaitu staf HR atau manajer yang akan menggunakan dokumen ini sehari-hari.

Berikut cara membuat SOP HRD yang bisa Anda ikuti:

• Tulis secara jelas dan ringkas: Gunakan kalimat singkat dan istilah umum, hindari jargon yang membingungkan.
• Gunakan format langkah demi langkah: Susun prosedur dalam urutan aksi yang logis agar mudah diikuti.
• Gunakan kalimat aktif dan langsung: Pilih kata kerja tindakan seperti “identifikasi,” “lakukan,” “evaluasi,” atau “review” agar instruksi langsung dipahami.
• Hindari ambiguitas: Jangan gunakan istilah umum seperti “periodik” atau “biasanya,” karena bisa menimbulkan interpretasi berbeda.
• Perhatikan istilah penting: Kata “bisa” memberi fleksibilitas, “harus” bersifat wajib, dan “sebaiknya” bersifat kondisional.
• Manfaatkan format secara cerdas: Gunakan bullet, daftar, atau flowchart untuk menekankan poin penting dan memudahkan pembaca.

Jika membuat SOP dari awal terasa sulit atau memakan waktu, Anda bisa memanfaatkan download gratis contoh SOP HRD PDF berikut. 

Template ini sudah mencakup semua komponen penting SOP HRD, mulai dari header, tujuan, ruang lingkup, hingga prosedur dan lampiran, sehingga bisa langsung dikustomisasi.

Tinggal isi nama Anda untuk mengunduh template kosongan ini:

Baca Juga: 10 Template SOP Perusahaan Docx dan PDF, Download Gratis! 

Sosialisasikan SOP dan Permudah Urusan Administrasi HR dengan KantorKu HRIS

Menyosialisasikan SOP dan mengelola administrasi HR bisa lebih mudah dengan bantuan software HRIS seperti KantorKu HRIS yang memiliki 15 modul HR untuk meningkatkan efisiensi administrasi hingga 95%. 

Dengan fitur Announcement Feed, informasi penting seperti SOP HRD dapat dibagikan tanpa menumpuk di grup chat, sehingga setiap karyawan bisa menerima update secara cepat dan terstruktur.

Beberapa keunggulan KantorKu HRIS antara lain:

• Pengelolaan absensi, cuti, dan lembur lebih cepat dan akurat
• Payroll dan kompensasi otomatis dengan integrasi pajak dan BPJS
• Manajemen kinerja dan appraisal lebih transparan
• Reimburse dan budget tracking lebih efisien
• Akses data karyawan aman, mudah, dan fleksibel

Kini Anda bisa mencoba gratis melalui demo gratis. Book demo gratis sekarang untuk mempermudah pengelolaan karyawan dan memastikan setiap proses HR berjalan lancar, efisien, dan terdokumentasi dengan baik!

Referensi:

A Basic Guide to Writing Effective Standard Operating Procedures (SOPs)

HR SOPs: What is it, Benefits & Checklist to create one