11 Contoh Surat Keterangan Gaji & Cara Membuatnya (+Template Word & PDF)

Dalam berbagai keperluan administratif, perusahaan sering diminta mengeluarkan surat keterangan gaji untuk karyawan. Dokumen ini biasanya diperlukan untuk pengajuan kredit, KPR, kartu kredit, hingga pengajuan visa.

Bagi tim HR, pembuatan surat keterangan gaji karyawan harus dilakukan secara akurat dan resmi karena berkaitan dengan data penghasilan karyawan yang bersifat sensitif.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan memahami struktur, komponen, serta format penulisannya agar dokumen tersebut valid dan dapat diterima oleh pihak terkait.

Artikel ini akan membahas mulai dari pengertian, fungsi, struktur, cara membuat, hingga contoh surat keterangan gaji yang dapat Anda gunakan sebagai referensi. Mari, simak panduan lengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Surat Keterangan Gaji?

Surat keterangan gaji (sering juga disebut surat keterangan penghasilan) adalah dokumen resmi yang menerangkan jumlah penghasilan seseorang dalam periode tertentu.

Dokumen ini biasanya diterbitkan oleh perusahaan atau pihak berwenang (seperti Kelurahan/RT/RW) sebagai bukti tertulis mengenai pendapatan seseorang.

Bagi karyawan perusahaan, surat keterangan gaji karyawan umumnya dibuat oleh bagian HR atau HRD dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di perusahaan.

Di dalamnya tercantum informasi penting seperti identitas karyawan, jabatan, status kerja, serta besaran penghasilan yang diterima.

Dokumen ini sering digunakan untuk berbagai keperluan administratif, misalnya:

• Pengajuan kredit atau pinjaman ke bank
• Pengajuan KPR
• Pengajuan kartu kredit
• Persyaratan administrasi visa
• Verifikasi penghasilan untuk kebutuhan keuangan lainnya

Biasanya, perusahaan akan memberikan dokumen ini dalam format surat keterangan gaji Word atau surat keterangan gaji PDF agar mudah dicetak maupun dikirim secara digital.

Fungsi dan Tujuan Surat Keterangan Gaji

Bagi karyawan maupun perusahaan, surat keterangan gaji memiliki beberapa fungsi penting, terutama dalam mendukung berbagai kebutuhan administrasi dan verifikasi penghasilan. Berikut beberapa fungsi utamanya:

1. Bukti Resmi Penghasilan Karyawan

Fungsi utama surat keterangan gaji karyawan adalah sebagai bukti resmi mengenai jumlah penghasilan yang diterima seseorang dalam periode tertentu.

Dokumen ini diterbitkan oleh perusahaan sehingga dapat dipercaya oleh pihak ketiga, seperti bank, lembaga keuangan, atau instansi pemerintah.

2. Persyaratan Pengajuan Kredit atau Pinjaman

Lembaga keuangan biasanya memerlukan bukti penghasilan sebelum menyetujui pengajuan pinjaman. Dalam hal ini, surat keterangan gaji berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk menunjukkan kemampuan finansial pemohon.

Bank atau lembaga pembiayaan akan menggunakan informasi dalam surat tersebut untuk menilai apakah penghasilan pemohon cukup stabil dan mampu memenuhi kewajiban pembayaran cicilan.

3. Dokumen Pendukung Pengajuan KPR

Dalam proses pengajuan Kredit Pemilikan Rumah (KPR), bank biasanya meminta bukti penghasilan dari calon debitur. Salah satu dokumen yang sering diminta adalah surat keterangan gaji dari perusahaan tempat pemohon bekerja.

Dokumen ini membantu bank menilai kemampuan calon debitur dalam membayar cicilan rumah setiap bulan.

Dalam beberapa kondisi, misalnya jika pembayaran gaji dilakukan secara tunai, bank juga dapat meminta surat keterangan gaji cash untuk pengajuan KPR sebagai pengganti slip gaji.

4. Persyaratan Pengajuan Kartu Kredit

Selain kredit rumah atau kendaraan, bank juga biasanya meminta dokumen penghasilan saat seseorang mengajukan kartu kredit. Surat keterangan gaji dapat digunakan untuk menunjukkan besaran pendapatan pemohon.

Berdasarkan informasi tersebut, pihak bank akan mempertimbangkan kelayakan pemohon sekaligus menentukan limit kartu kredit yang sesuai dengan kemampuan finansialnya.

5. Dokumen Pendukung Pengajuan Visa

Surat keterangan gaji dapat digunakan sebagai salah satu dokumen pendukung untuk menunjukkan bahwa pemohon memiliki pekerjaan tetap serta sumber penghasilan yang stabil.

Dokumen ini membantu pihak kedutaan atau konsulat menilai kondisi finansial pemohon selama berada di negara tujuan.

6. Persyaratan Pencairan JHT BPJS Ketenagakerjaan

Dalam beberapa proses administrasi, surat keterangan gaji juga dapat digunakan sebagai dokumen pendukung untuk pencairan Jaminan Hari Tua (JHT) BPJS Ketenagakerjaan.

Dokumen ini membantu menunjukkan rincian penghasilan karyawan, terutama jika pencairan dilakukan saat seseorang masih berstatus pekerja aktif atau membutuhkan verifikasi tambahan mengenai data penghasilan.

Baca Juga: Jaminan Hari Tua: Manfaat, Iuran, & Cara Klaim dan Daftarkannya

7. Verifikasi Data Penghasilan untuk Berbagai Administrasi

Selain kebutuhan perbankan dan perjalanan, surat keterangan gaji juga sering digunakan untuk berbagai keperluan administratif lainnya. Misalnya untuk pengajuan beasiswa, administrasi pendidikan, hingga dokumen pendukung perpajakan.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa surat ini disusun secara jelas, akurat, dan menggunakan format resmi agar dapat diterima oleh pihak yang membutuhkan.

Perbedaan Surat Keterangan Gaji dan Slip Gaji

Banyak orang masih menganggap surat keterangan gaji sama dengan slip gaji, padahal keduanya memiliki fungsi dan penggunaan yang berbeda. Agar lebih mudah dipahami, berikut perbedaan keduanya:

1. Tujuan

Aspek tujuan menjelaskan kenapa masing-masing dokumen dibuat dan untuk keperluan apa.

Surat Keterangan Gaji:

• Digunakan untuk keperluan resmi eksternal
• Contoh: pengajuan kredit, KPR, atau visa

Slip Gaji:

• Digunakan untuk informasi internal karyawan
• Bukti penerimaan gaji tiap periode penggajian

2. Penerbit

Setiap dokumen memiliki pihak yang bertanggung jawab dalam penerbitannya.

Surat Keterangan Gaji:

• Dibuat oleh HR atau perusahaan
• Biasanya diterbitkan berdasarkan permintaan karyawan

Slip Gaji:

• Dihasilkan oleh sistem payroll atau HR perusahaan
• Diberikan secara rutin setiap bulan

3. Isi Dokumen

Bagian isi menjelaskan informasi apa saja yang dicantumkan dalam dokumen.

Surat Keterangan Gaji:

• Informasi penghasilan secara umum
• Contoh: gaji pokok, tunjangan, total take home pay

Slip Gaji:

• Rincian gaji lebih lengkap
• Contoh: gaji pokok, tunjangan, bonus, lembur, potongan BPJS dan PPh 21

4. Format

Aspek format menjelaskan bentuk fisik atau digital dokumen dan cara penyajiannya.

Surat Keterangan Gaji:

• Dokumen formal dengan kop surat
• Harus ditandatangani pihak berwenang

Slip Gaji:

• Sering berupa dokumen payroll atau digital
• Bisa dikirim otomatis melalui sistem HRIS

5. Kebutuhan

Perbedaan terakhir terkait siapa yang membutuhkan dokumen tersebut dan untuk tujuan apa.

Surat Keterangan Gaji:

• Digunakan untuk administrasi eksternal
• Menunjukkan legitimasi penghasilan karyawan

Slip Gaji:

• Digunakan sebagai informasi internal bagi karyawan
• Memudahkan monitoring gaji dan potongan

Dengan kata lain, surat keterangan gaji lebih bersifat formal untuk pihak eksternal, sedangkan slip gaji merupakan dokumen rutin yang diberikan kepada karyawan setiap periode penggajian.

Baca Juga: Slip Gaji: Kewajiban, Komponen, & Cara Membuatnya (Bonus Template!)

Struktur Surat Keterangan Gaji

Agar surat keterangan gaji terlihat resmi dan mudah dipahami, penyusunan dokumen ini perlu mengikuti struktur yang jelas.

Struktur yang rapi membantu pihak yang menerima surat untuk segera memahami informasi yang disampaikan, sekaligus menunjukkan profesionalisme perusahaan.

Berikut adalah struktur umum penulisan surat keterangan gaji:

1. Bagian Atas (Kop Surat)

Bagian pertama adalah kop surat perusahaan yang menunjukkan bahwa dokumen ini resmi diterbitkan oleh perusahaan. Biasanya, bagian ini berisi:

• Logo perusahaan
• Nama perusahaan
• Alamat kantor
• Nomor telepon dan/atau email perusahaan
• Judul dokumen (misalnya: “SURAT KETERANGAN PENGHASILAN” atau “SURAT KETERANGAN GAJI”)
• Nomor surat atau kode arsip dokumen perusahaan

Contoh:

2. Bagian Pembuka

Bagian pembuka berisi pengenalan pihak yang menerbitkan surat dan pernyataan resmi tentang tujuan surat dibuat. Biasanya terdiri dari:

• Keterangan pihak pertama: data pejabat perusahaan (HRD atau direktur) yang menerangkan
• Kalimat pernyataan standar: misalnya, “Dengan ini menerangkan bahwa…” atau “Yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan…”

Bagian ini memastikan surat memiliki legitimasi resmi dari perusahaan.

Contoh:

3. Bagian Isi (Rincian)

Bagian inti surat berisi informasi tentang karyawan dan penghasilannya. Biasanya mencakup:

• Identitas karyawan: nama, jabatan, departemen
• Rincian nominal penghasilan: gaji pokok, tunjangan, hingga total gaji bersih (take home pay)
• Masa kerja: tanggal mulai bergabung atau lama bekerja di perusahaan (opsional)

Struktur bagian isi ini disusun agar informasi mudah dibaca dan langsung jelas bagi pihak eksternal yang membutuhkan dokumen.

Contoh:

4. Bagian Penutup

Bagian penutup ini menegaskan validitas dokumen dan memastikan pihak penerima dapat mempercayai informasi yang diberikan.

Bagian penutup berisi:

• Tujuan penggunaan surat: penjelasan singkat tentang maksud surat, misalnya untuk pengajuan kredit, KPR, atau administrasi eksternal lain
• Kalimat penutup: pernyataan bahwa informasi yang tercantum adalah benar adanya
• Tanda tangan dan stempel: pengesahan resmi oleh pihak berwenang di perusahaan (HRD, bendahara, atau direktur)

Contoh:

Komponen dalam Surat Keterangan Gaji

Selain struktur penulisan, isi dari surat ini juga harus memuat beberapa komponen penting agar dokumen dianggap valid. Berikut komponen yang biasanya dicantumkan:

1. Identitas Karyawan

Bagian ini menunjukkan siapa karyawan yang bersangkutan, sehingga dokumen tidak rancu atau tertukar. Biasanya mencakup:

• Nama lengkap
• NIK/nomor karyawan
• Jabatan atau posisi
• Departemen/divisi

2. Rincian Penghasilan

Sesuai namanya, rincian penghasilan menjelaskan jumlah pendapatan karyawan secara ringkas tapi jelas. Beberapa isi yang tercantum ialah:

• Gaji Pokok: Dasar penghasilan bulanan
• Tunjangan: Tetap (jabatan) atau tidak tetap (transport, makan)
• Bonus/Lembur: Jika berlaku
• Total Potongan: BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan, PPh 21, kasbon, atau potongan lain
• Take Home Pay (THP): Total penghasilan bersih yang diterima

Baca Juga: Cara Menghitung Take Home Pay & Rumusnya!

3. Tujuan Surat

Komponen ini menjelaskan untuk keperluan apa surat dibuat, sehingga penerima dokumen memahami konteks penggunaannya.

Contoh penggunaan yang umum seperti

• Pengajuan KPR
• Kredit bank
• Pengajuan visa
• Beasiswa
• Administrasi eksternal lainnya

4. Validasi dan Legitimasi

Komponen terakhir ini menunjukkan bahwa dokumen atau surat keterangan gaji yang dibuat memang resmi dan sah. Biasanya mencakup:

• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Tanda tangan pejabat berwenang (HRD/Direktur)
• Stempel perusahaan

Baca Juga: 17 Contoh Surat Keterangan Kerja & Template Gratis untuk Visa, KPR, dan Lainnya

Cara Membuat Surat Keterangan Gaji

Bagi tim HR atau pemilik bisnis, membuat surat keterangan gaji harus dilakukan secara sistematis agar dokumen terlihat resmi dan dapat diterima oleh pihak eksternal. Berikut langkah-langkah prosedural yang biasanya dijalankan:

1. Verifikasi Permohonan Karyawan

Sebelum membuat surat, Anda sebagai HR perlu memastikan ada permintaan resmi dari karyawan. Langkah ini penting agar dokumen dibuat untuk tujuan yang tepat.

Hal yang biasanya diperiksa HR:

• Alasan pengajuan: apakah untuk pengajuan KPR, kredit, visa, beasiswa, atau keperluan administrasi lain. Ini menentukan kalimat pembuka dan penutup surat.
• Kelengkapan data: memastikan informasi karyawan terbaru, termasuk nama lengkap, NIK, jabatan, dan departemen.

2. Penarikan Data dari Sistem Payroll

Setelah permohonan diverifikasi, Anda dapat mengambil data penghasilan dari sistem payroll perusahaan, agar informasi gaji akurat dan sesuai catatan resmi.

Data yang biasanya diambil:

• Gaji pokok
• Tunjangan tetap seperti tunjangan jabatan atau transport
• Potongan wajib seperti BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan dan PPh 21 untuk menampilkan Take Home Pay

Jika Anda menggunakan aplikasi HRIS atau software payroll seperti KantorKu HRIS, proses ini bisa lebih cepat dan minim kesalahan.

3. Penyusunan Draf Surat

Selanjutnya, Anda perlu menyusun surat menggunakan kop surat resmi perusahaan dan format baku. Bagian ini memastikan surat terlihat profesional.

Hal yang perlu dicantumkan:

• Judul & nomor surat: sesuai arsip internal HR
• Isi surat: identitas karyawan, masa kerja (opsional), rincian penghasilan dalam angka dan terbilang
• Klausul kerahasiaan (opsional): pernyataan bahwa informasi bersifat rahasia dan hanya digunakan untuk tujuan yang disebutkan

Surat bisa disiapkan dalam format Word atau langsung di-export ke PDF agar mudah dibagikan ke karyawan atau pihak eksternal.

4. Proses Pengesahan (Approval)

Surat yang sudah disusun harus disahkan agar sah secara resmi. Langkah pengesahannya:

• Tanda tangan: HR Manager atau pejabat berwenang di bagian keuangan
• Stempel perusahaan: bisa berupa stempel basah atau digital untuk menegaskan validitas

5. Penyerahan dan Pengarsipan

Langkah terakhir adalah menyerahkan surat kepada karyawan dan menyimpan arsip untuk keperluan internal.

• Penyerahan: bisa berupa dokumen fisik atau PDF dengan tanda tangan digital
• Arsip: menyimpan salinan dalam berkas personal karyawan (Employee File) untuk referensi jika pihak eksternal memverifikasi di kemudian hari

Baca Juga: Surat Keterangan Aktif Bekerja: Pengertian, Fungsi, Format & Contohnya

11 Contoh Surat Keterangan Gaji

Setelah memahami struktur, komponen, dan cara membuat surat keterangan gaji, kini saatnya melihat contoh-contoh surat yang sering digunakan oleh karyawan maupun perusahaan. 

Contoh ini membantu HR atau pemilik bisnis menyesuaikan surat dengan kebutuhan spesifik, mulai dari keperluan pengajuan KPR hingga administrasi pajak.

Berikut 10 jenis contoh surat keterangan gaji yang umum digunakan:

1. Contoh Surat Keterangan Gaji

Surat ini biasanya digunakan untuk keperluan administratif yang bersifat umum, misalnya sebagai bukti penghasilan karyawan bagi pihak eksternal.

Contoh:

2. Contoh Surat Keterangan Gaji Online

Beberapa perusahaan menyediakan versi digital atau online dari surat keterangan gaji, memudahkan karyawan memperoleh dokumen tanpa harus datang langsung ke kantor HR.

Contoh:

3. Contoh Surat Keterangan Gaji untuk KPR

Surat Keterangan Gaji untuk KPR ini khusus digunakan untuk pengajuan Kredit Pemilikan Rumah (KPR) di bank atau lembaga keuangan, yang membutuhkan rincian penghasilan formal.

Contoh:

4. Contoh Surat Keterangan Gaji untuk Kredit Motor

Surat ini digunakan saat karyawan ingin mengajukan pembiayaan kendaraan bermotor, yang membutuhkan bukti penghasilan.

Contoh:

5. Contoh Surat Keterangan Gaji untuk Pengajuan Visa

Surat keterangan gaji untuk visa biasanya memuat rincian gaji dan jabatan karyawan, sebagai bukti kemampuan finansial selama berada di luar negeri.

Contoh:

6. Contoh Surat Keterangan Gaji untuk Bank

Bank juga sering meminta surat keterangan gaji untuk pengajuan berbagai produk, seperti tabungan premium atau pinjaman tanpa agunan.

Contoh:

7. Contoh Surat Keterangan Gaji untuk Pengajuan Kartu Kredit

Kartu kredit juga membutuhkan bukti penghasilan. Surat keterangan gaji menjadi dokumen standar yang diminta bank penerbit.

Contoh:

8. Contoh Surat Keterangan Gaji PNS

Pegawai Negeri Sipil (PNS) memiliki format surat keterangan gaji khusus, yang menyesuaikan dengan peraturan pemerintah terkait penghasilan PNS. Umumnya, surat ini diterbitkan oleh instansi terkait dan berisi rincian gaji pokok, tunjangan, serta masa kerja PNS.

Contoh:

9. Contoh Surat Keterangan Gaji Guru

Guru, baik di sekolah negeri maupun swasta, memerlukan surat keterangan gaji untuk administrasi tertentu, seperti pengajuan beasiswa atau kredit.

Contoh:

10. Contoh Surat Keterangan Gaji untuk Keperluan Pajak

Beberapa urusan perpajakan memerlukan bukti penghasilan resmi, dan surat keterangan gaji dapat digunakan sebagai dokumen pendukung.

Contoh:

11. Contoh Surat Keterangan Gaji untuk Beasiswa

Surat keterangan gaji untuk beasiswa biasanya digunakan sebagai dokumen pendukung dalam proses seleksi bantuan pendidikan.

Lembaga pemberi beasiswa sering meminta bukti penghasilan orang tua atau wali untuk menilai kondisi ekonomi calon penerima.

Contoh:

Download Contoh Surat Keterangan Gaji Word & PDF Gratis

Membuat surat keterangan gaji karyawan yang rapi dan profesional akan lebih mudah jika menggunakan template siap pakai.

Dengan template ini, tim HR atau pemilik bisnis tidak perlu menyusun format surat dari awal dan bisa langsung menyesuaikan data karyawan sesuai kebutuhan.

Pada artikel ini, Anda dapat mengunduh contoh surat keterangan gaji Word dan PDF yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan administrasi, seperti pengajuan kredit, kartu kredit, hingga kebutuhan perpajakan.

Jika Anda ingin mendapatkan surat keterangan gaji PDF download atau versi surat keterangan gaji Word yang bisa langsung diedit, silakan isi form di bawah ini untuk mengunduh template-nya secara gratis.

FAQ Seputar Surat Keterangan Gaji

Dalam praktik HR, beberapa pertanyaan sering muncul terkait surat keterangan gaji, mulai dari persyaratan, cara pengambilan, hingga penggunaannya dalam administrasi eksternal. Simak jawaban dari pertanyaan umum berikut ini:

1. Apakah Surat Keterangan Gaji Harus Distempel?

Ya, untuk keperluan resmi, surat keterangan gaji sebaiknya dilengkapi stempel perusahaan dan tanda tangan pejabat berwenang (HRD atau direktur). Hal ini menegaskan keaslian dokumen dan mempermudah pihak eksternal menerima surat tersebut.

2. Apakah karyawan kontrak bisa meminta surat keterangan gaji?

Bisa. Selama karyawan memiliki penghasilan yang dibayarkan perusahaan, HR berhak mengeluarkan surat keterangan gaji, meskipun statusnya kontrak atau sementara. Namun, biasanya informasi masa kerja dan status kontrak dicantumkan dalam surat.

3. Apakah surat keterangan gaji bisa digunakan untuk pengajuan KPR?

Ya, surat keterangan gaji merupakan salah satu dokumen utama untuk pengajuan KPR. Bank atau lembaga pembiayaan memerlukan bukti penghasilan resmi untuk menilai kemampuan finansial calon peminjam.

4. Surat keterangan gaji dibuat dimana?

Untuk karyawan perusahaan swasta atau PNS, surat ini diterbitkan oleh HRD, bagian keuangan, atau bendahara instansi. Sedangkan untuk pekerja informal atau wiraswasta, dokumen dapat diminta melalui Kantor Kelurahan atau Desa setempat, biasanya dengan surat pengantar RT/RW.

5. Dimana ambil slip gaji?

Slip gaji biasanya diberikan secara rutin kepada karyawan melalui HRD, sistem payroll, atau software HRIS perusahaan. Bagi karyawan yang menggunakan sistem digital, slip gaji juga bisa diunduh langsung dalam format PDF atau Word dari aplikasi HRIS.

Kelola Slip Gaji Lebih Praktis dengan KantorKu HRIS

Masih mengurus surat keterangan gaji satu per satu untuk karyawan? Proses manual seperti ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga berisiko terjadi kesalahan perhitungan atau data yang tidak akurat.

Untungnya, kini Anda bisa meninggalkan cara lama tersebut dengan software payroll dari KantorKu HRIS, yang memungkinkan pembuatan slip gaji digital dan surat keterangan gaji digital secara otomatis.

Dengan KantorKu HRIS, semua dokumen penggajian karyawan bisa dibuat dan dikirim secara cepat dan akurat. Sistem ini juga memastikan data karyawan terverifikasi dan aman, sehingga Anda tidak perlu repot menyiapkan dokumen manual satu per satu.

Bagaimana KantorKu HRIS Membantu Anda?

• Menghitung gaji beserta potongan seperti PPh 21 dan BPJS secara otomatis.
• Menyesuaikan perhitungan tunjangan sesuai kebijakan unik perusahaan Anda.
• Membuat slip gaji lengkap dengan semua komponen rincian dalam hitungan detik.
• Mengirim slip gaji digital secara otomatis ke seluruh karyawan hanya dengan satu klik.

Dengan sistem yang praktis ini, Anda dapat menghemat waktu operasional, mengurangi risiko kesalahan, dan fokus pada strategi pengembangan SDM yang lebih esensial.

Mau urus payroll sekaligus membuat surat keterangan gaji otomatis tanpa ribet? Book demo gratis sekarang dan rasakan kemudahan pengelolaan penggajian karyawan!