Cara Menghitung Time to Hire: Penyebab, Contoh, & Tips Menguranginya

Time to hire adalah metrik yang perlu dipahami oleh setiap pelaku usaha maupun HRD yang ingin proses rekrutmennya berjalan lebih cepat. 

Dengan memahami metrik ini, Anda bisa mengetahui seberapa lama perusahaan membutuhkan waktu sejak kandidat masuk ke proses seleksi hingga menerima tawaran kerja. 

Data ini bukan hanya berguna untuk menilai kecepatan rekrutmen, tetapi juga membantu melihat apakah ada hambatan di dalam alur hiring yang perlu diperbaiki. 

Semakin baik perusahaan mengelola time to hire, semakin besar peluang Anda mendapatkan kandidat terbaik sebelum direkrut kompetitor. 

Oleh karena itu, Anda perlu memahami time to hire untuk membangun proses perekrutan yang lebih efektif!

Apa Itu Time to Hire?

Time to hire adalah salah satu metrik yang digunakan oleh departemen HR untuk mengukur efisiensi proses rekrutmen. 

Metrik ini mengukur jumlah hari antara saat kandidat melamar pekerjaan atau direkrut dan saat mereka menerima tawaran pekerjaan resmi dari perusahaan. 

Walaupun definisinya sederhana, time to hire memberikan gambaran mengenai efektivitas proses perekrutan yang dilakukan oleh tim HR.

Menghitung time to hire penting karena metrik ini bisa mencerminkan kecepatan dan efisiensi tim HR dalam menyeleksi dan memproses kandidat. 

Perusahaan yang mampu mempersingkat waktu rekrutmen akan lebih cepat mendapatkan kandidat yang berkualitas sebelum mereka menerima tawaran dari perusahaan lain.

Kenapa Time to Hire Penting untuk Perusahaan?

Metrik ini memberi gambaran tentang efisiensi proses rekrutmen hingga pengalaman kandidat saat berinteraksi dengan perusahaan Anda. Jika dijelaskan, berikut beberapa alasan pentingnya time to hire:

1. Menunjukkan Efisiensi Proses Rekrutmen

Time to hire membantu Anda melihat seberapa cepat tim HR memproses kandidat sejak mereka masuk ke tahap seleksi hingga menerima penawaran kerja. 

Jika angkanya terlalu panjang, biasanya ada hambatan seperti jadwal interview yang lambat, alur persetujuan yang berbelit, atau proses evaluasi yang kurang efisien. 

2. Memengaruhi Pengalaman Kandidat

Proses rekrutmen sering menjadi kesan pertama kandidat terhadap perusahaan Anda. Jika prosesnya terlalu lama, minim kabar, atau sering tertunda, kandidat bisa merasa tidak dihargai dan akhirnya kehilangan minat. 

Sebaliknya, proses yang cepat dan jelas akan membuat kandidat melihat perusahaan Anda sebagai tempat kerja yang profesional dan terorganisir.

3. Meningkatkan Hasil Rekrutmen dan ROI Talent Acquisition

Semakin singkat time to hire, semakin besar peluang Anda mendapatkan kandidat terbaik sebelum direkrut perusahaan lain. 

Selain itu, proses yang efisien juga membantu menekan biaya rekrutmen dan meningkatkan hasil dari investasi talent acquisition.

4. Mengurangi Cost-per-Hire dan Kerugian Vacancy

Posisi yang terlalu lama kosong bisa berdampak langsung pada produktivitas tim, beban kerja karyawan lain, dan potensi pendapatan perusahaan. 

Time to hire yang lebih cepat membantu mengurangi biaya tambahan seperti lembur, tenaga sementara, atau kehilangan output karena posisi belum terisi.

5. Mendukung Perencanaan Tenaga Kerja Strategis

Data time to hire membantu perusahaan memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja di berbagai posisi. 

Informasi ini berguna untuk perencanaan proyek, rekrutmen musiman, hingga pembagian sumber daya antar tim atau departemen. 

Baca Juga: 20 Cara Merekrut Karyawan yang Berkualitas & Efektif

Rata-rata Time to Hire

Berdasarkan laporan dari The Josh Bersin Company, rata-rata time to hire pada tahun 2023 adalah 44 hari. 

Namun, angka ini bervariasi berdasarkan industri. Sebagai contoh, perusahaan di sektor energi dan pertahanan dapat memakan waktu hingga lebih dari 67 hari untuk mengisi posisi yang kosong. 

Walaupun tidak ada satu metrik yang cocok untuk semua industri, perusahaan yang memiliki time to hire yang lebih cepat lebih memiliki peluang untuk mengamankan kandidat terbaik sebelum mereka menerima tawaran dari perusahaan lain

Penyebab Time to Hire yang Lama

Time to hire yang terlalu panjang biasanya tidak terjadi karena satu masalah saja, tetapi akibat beberapa hambatan yang muncul di tengah proses rekrutmen. 

Agar Anda bisa memperbaikinya, mari pahami dulu penyebab time to hire:

1. Pengambil Keputusan Belum Siap

Bisa jadi hiring manager baru belum bergabung, masih menyesuaikan diri, atau belum memiliki gambaran final tentang kandidat seperti apa yang dibutuhkan. Akibatnya, lamaran yang sudah masuk hanya tertahan tanpa tindak lanjut.

2. Terlalu Banyak Pihak yang Harus Menyetujui

Proses rekrutmen bisa melambat ketika keputusan harus melewati terlalu banyak pihak, mulai dari HR, user, kepala divisi, hingga finance. 

Semakin banyak orang yang harus memberi persetujuan, semakin besar kemungkinan terjadi antrean jadwal, perbedaan pendapat, atau keputusan yang berulang-ulang. 

3. Anggaran Rekrutmen Belum Final

Kadang perusahaan sudah membuka lowongan, tetapi anggaran untuk posisi tersebut belum sepenuhnya aman atau masih menunggu persetujuan akhir. 

Saat terjadi perubahan prioritas bisnis, pembekuan anggaran, atau kebutuhan mendadak di divisi lain, proses hiring bisa tertunda tanpa kepastian.

4. Perusahaan Masih Bingung dengan Kebutuhan Posisi

Deskripsi pekerjaan yang terlihat jelas di awal belum tentu benar-benar mencerminkan kebutuhan akhir perusahaan. 

Setelah proses berjalan, perusahaan baru menyadari bahwa level jabatan, tanggung jawab, atau skill yang dibutuhkan ternyata berbeda dari rencana awal. 

5. Tim Rekrutmen Kewalahan Menangani Volume Kandidat

Time to hire juga bisa memanjang karena recruiter menangani terlalu banyak lowongan atau menerima terlalu banyak aplikasi dalam waktu bersamaan. 

Saat ratusan CV masuk, proses screening, penjadwalan interview, follow up kandidat, dan koordinasi dengan user menjadi jauh lebih berat.

Baca Juga: Panduan Menyusun SOP Rekrutmen Karyawan Baru untuk HRD

Cara Menghitung Time to Hire

Menghitung time to hire sebenarnya tidak rumit. Anda hanya perlu menentukan titik awal dan titik akhir perhitungan, lalu menghitung selisih harinya. 

Setelah itu, Anda bisa menghitung per kandidat atau langsung mencari rata-ratanya dalam satu periode tertentu. Mari simak rumus dan cara menghitungnya:

Rumus Time to Hire

Time to hire adalah selisih waktu sejak kandidat masuk ke proses seleksi sampai kandidat tersebut menerima penawaran kerja. 

Secara sederhana, rumus time to hire adalah:

Time to Hire = Tanggal Kandidat Menerima Offer – Tanggal Kandidat Masuk Proses Seleksi

Jika perusahaan ingin melihat gambaran yang lebih luas, biasanya yang dihitung adalah rata-rata time to hire dari beberapa kandidat dalam periode tertentu. 

Rumus rata-ratanya adalah:

Average Time to Hire = Total Hari Proses Rekrutmen ÷ Jumlah Kandidat yang Direkrut

Cara Menghitung Time to Hire

Setelah memahami rumus, mari pahami juga cara menghitungnya baik per kandidat atau maupun rata-ratanya sebagai berikut:

1. Tentukan Tanggal Kandidat Masuk ke Proses Seleksi

Tentukan sejak kapan kandidat dianggap resmi masuk ke proses rekrutmen. Biasanya titik ini dihitung dari tanggal kandidat melamar, tanggal CV lolos screening awal, atau tanggal kandidat mulai masuk tahap seleksi yang aktif. 

Contoh:

Kandidat A melamar dan mulai masuk proses seleksi pada 1 Mei 2026.

2. Tentukan Tanggal Kandidat Menerima Offer

Setelah itu, tentukan kapan kandidat secara resmi menerima penawaran kerja dari perusahaan. Tanggal inilah yang menjadi titik akhir dalam perhitungan time to hire. 

Jangan tertukar dengan tanggal interview terakhir atau tanggal offer dikirim, karena yang dipakai adalah saat offer diterima kandidat.

Contoh:

Kandidat A menerima offer pada 11 Mei 2026.

3. Hitung Selisih Hari antara Dua Tanggal

Setelah memiliki tanggal awal dan akhir, Anda tinggal menghitung berapa hari jaraknya. Selisih inilah yang menjadi time to hire untuk satu kandidat. 

Contoh:

11 Mei 2026 – 1 Mei 2026 = 10 hari

Berarti, time to hire Kandidat A adalah 10 hari.

4. Jumlahkan Jika Ingin Menghitung Rata-Rata

Jika Anda ingin menganalisis performa rekrutmen dalam satu bulan atau satu kuartal, hitung time to hire dari semua kandidat yang berhasil direkrut. 

Setelah itu, jumlahkan seluruh hari proses rekrutmen tersebut. Cara ini akan memberi gambaran yang lebih menyeluruh dibanding hanya melihat satu kandidat.

Contoh:

Kandidat A = 10 hari

Kandidat B = 14 hari

Kandidat C = 16 hari

Total = 40 hari

5. Bagi dengan Jumlah Kandidat yang Direkrut

Bagi total hari proses rekrutmen dengan jumlah kandidat yang berhasil direkrut. Hasilnya adalah rata-rata time to hire perusahaan Anda dalam periode tertentu. 

Angka ini bisa dipakai sebagai acuan evaluasi dan pembanding antar posisi, departemen, atau periode rekrutmen.

Contoh:

Total hari proses rekrutmen = 40 hari

Jumlah kandidat direkrut = 3 orang

Average Time to Hire = 40 ÷ 3 = 13,3 hari

Artinya, rata-rata time to hire perusahaan Anda dalam periode tersebut adalah sekitar 13 hari.

Cara Mengurangi Time to Hire

Time to hire yang terlalu panjang dapat membuat Anda kehilangan kandidat terbaik, menambah beban kerja tim, dan memperlambat pencapaian target bisnis. 

Untuk membuat proses hiring berjalan lebih cepat, Anda bisa menerapkan strategi berikut:

1. Perkuat Employer Branding

Employer branding yang kuat membantu perusahaan terlihat lebih menarik di mata kandidat sejak awal. 

Ketika kandidat sudah memiliki kesan positif terhadap budaya kerja, nilai perusahaan, dan reputasi brand Anda, proses pendekatan biasanya menjadi lebih mudah dan cepat. 

2. Buat Profil Kandidat Ideal

Semakin jelas gambaran kandidat yang dicari, semakin cepat pula proses screening dan seleksi bisa dilakukan. 

HR dan hiring manager perlu menyamakan ekspektasi sejak awal mengenai skill, pengalaman, karakter, dan kriteria minimum yang dibutuhkan. 

3. Bangun Talent Pipeline sebelum Posisi Dibuka

Salah satu cara untuk mengurangi time to hire adalah dengan menyiapkan talent pipeline lebih awal. 

Artinya, perusahaan sudah memiliki database kandidat potensial yang siap dihubungi ketika ada kebutuhan rekrutmen baru.

4. Sederhanakan Proses Komunikasi dengan Kandidat

Komunikasi yang lambat sering menjadi penyebab proses hiring berjalan terlalu panjang. Karena itu, perusahaan perlu membuat alur komunikasi yang lebih cepat, jelas, dan konsisten, mulai dari undangan interview sampai follow up hasil seleksi. 

5. Kurangi Tahapan Seleksi yang Tidak Perlu

Terlalu banyak tahap interview atau tes bisa membuat proses rekrutmen memakan waktu lebih lama dari seharusnya. 

Coba evaluasi kembali apakah seluruh tahapan benar-benar relevan untuk menilai kandidat, atau justru hanya menambah antrean keputusan. 

6. Gunakan Sistem Rekrutmen yang terintegrasi

Teknologi dapat membantu HR memangkas banyak pekerjaan manual yang memakan waktu, mulai dari screening kandidat, penyimpanan data, hingga koordinasi proses onboarding. 

Dengan sistem yang terintegrasi, alur kerja HR menjadi lebih rapi dan mudah dipantau oleh semua pihak terkait. 

7. Tetapkan Target Waktu untuk Setiap Tahap

Agar proses rekrutmen tidak berjalan tanpa arah, perusahaan perlu memiliki target waktu yang jelas di setiap tahap hiring. 

Misalnya, screening CV maksimal 3 hari, feedback interview 2 hari, dan offer letter dikirim 1 hari setelah keputusan final. 

Contoh Kasus Time to Hire

Terdapat beberapa contoh kasus time to hire yang sering terjadi di perusahaan. Contoh-contoh ini bisa membantu Anda memahami bagaimana proses rekrutmen dapat berjalan cepat atau justru melambat. Mari simak satu per satu:

1. Perusahaan Startup Merekrut Staf Operasional dalam 10 Hari

Sebuah startup membutuhkan staf operasional untuk mendukung pertumbuhan bisnis yang cepat. 

Mengingat job description hanya terdiri dari dua kali interview, kandidat bisa diproses lebih singkat. 

Hal ini menunjukkan bahwa kebutuhan yang terdefinisi dengan baik dapat mempercepat keputusan rekrutmen.

Contoh Perhitungan:

• Tanggal kandidat masuk proses seleksi: 2 Mei 2026
• Tanggal kandidat menerima offer: 12 Mei 2026
• Time to hire = 12 Mei 2026 – 2 Mei 2026 = 10 hari

2. Perusahaan Retail Membutuhkan 35 Hari untuk Posisi Supervisor

Perusahaan retail membuka lowongan supervisor toko di beberapa cabang sekaligus. Namun, proses rekrutmen berjalan lebih lambat karena jadwal interview harus menyesuaikan area manager dan keputusan akhir masih menunggu persetujuan kantor pusat. 

Walaupun kandidat yang sesuai sudah ada sejak awal, proses internal yang panjang membuat time to hire membesar.

Contoh Perhitungan:

• Tanggal kandidat masuk proses seleksi: 1 April 2026
• Tanggal kandidat menerima offer: 6 Mei 2026
• Time to hire = 6 Mei 2026 – 1 April 2026 = 35 hari

3. Perusahaan Manufaktur Terlambat Merekrut Teknisi karena Skill Langka

Sebuah perusahaan manufaktur membutuhkan teknisi dengan sertifikasi khusus untuk mendukung operasional mesin produksi. 

Karena kandidat dengan kualifikasi tersebut cukup terbatas di pasar, proses sourcing dan seleksi membutuhkan waktu lebih lama dibanding posisi umum. 

Kasus ini menunjukkan bahwa time to hire yang panjang juga bisa dipengaruhi oleh keterbatasan talent pool, bukan hanya masalah internal perusahaan.

Contoh Perhitungan:

• Tanggal kandidat masuk proses seleksi: 10 Januari 2026
• Tanggal kandidat menerima offer: 24 Februari 2026
• Time to hire = 24 Februari 2026 – 10 Januari 2026 = 45 hari

4. Perusahaan Jasa Kehilangan Kandidat karena Feedback Terlalu Lama

Sebuah perusahaan jasa profesional sebenarnya sudah menemukan kandidat yang sangat cocok setelah interview kedua. 

Namun, keputusan akhir tertunda karena beberapa pimpinan belum memberikan persetujuan secara bersamaan. 

Saat offer akhirnya dikirim, kandidat tersebut sudah lebih dulu menerima tawaran dari perusahaan lain, sehingga proses harus diulang dari awal.

Contoh Perhitungan Kandidat Pertama:

• Tanggal kandidat masuk proses seleksi: 3 Maret 2026
• Tanggal offer dikirim: 28 Maret 2026
• Kandidat menolak karena sudah menerima tawaran lain
• Time to hire gagal = 25 hari, tetapi posisi belum terisi

Contoh Perhitungan Kandidat Pengganti:

• Tanggal kandidat kedua masuk proses seleksi: 1 April 2026
• Tanggal kandidat menerima offer: 20 April 2026
• Time to hire kandidat kedua = 20 April 2026 – 1 April 2026 = 19 hari

Kasus ini menunjukkan bahwa keterlambatan feedback dapat membuat perusahaan kehilangan kandidat terbaik dan memperpanjang total waktu rekrutmen.

5. Contoh Time to Hire Lebih Singkat dengan Dealls dan KantorKu HRIS

Perusahaan yang masih mengelola rekrutmen dan administrasi karyawan secara manual sering menghadapi proses yang terputus-putus. 

Misalnya, sourcing kandidat memakan waktu lama, data kandidat tercecer, dan setelah kandidat diterima, proses onboarding administratif kembali tertunda karena input data, dokumen, absensi, dan payroll masih dilakukan manual. 

Dengan memanfaatkan Dealls untuk membantu sourcing dan seleksi awal, lalu menggunakan KantorKu HRIS untuk onboarding dan administrasi HR, alur kerja menjadi lebih ringkas.

Contoh sebelum memakai sistem terintegrasi:

• Tanggal kandidat masuk proses seleksi: 5 Januari 2026
• Tanggal kandidat menerima offer: 30 Januari 2026
• Time to hire = 25 hari

Lalu onboarding administratif baru selesai 10 hari setelah offer diterima, sehingga total kandidat benar-benar siap aktif menjadi lebih lama.

Contoh setelah memakai Dealls dan KantorKu HRIS:

• Tanggal kandidat masuk proses seleksi: 5 Februari 2026
• Tanggal kandidat menerima offer: 18 Februari 2026
• Time to hire = 13 hari

Dalam contoh ini, time to hire turun dari 25 hari menjadi 13 hari. Selain itu, proses onboarding juga menjadi lebih cepat karena data karyawan, dokumen, absensi, dan administrasi HR dapat langsung dikelola dalam satu alur kerja yang lebih rapi.

Faktor yang Memengaruhi Time to Hire

Time to hire dipengaruhi oleh banyak faktor, bukan hanya kemampuan recruiter dalam mencari kandidat. 

Agar strategi rekrutmen Anda lebih efektif, berikut beberapa faktor utama yang memengaruhi time to hire:

1. Responsivitas User atau Hiring Manager

Seberapa cepat hiring manager memberikan feedback memengaruhi panjang pendeknya proses rekrutmen. 

Jika user lambat meninjau CV, sulit menentukan jadwal interview, atau terlalu lama membuat keputusan, maka seluruh alur hiring ikut tertunda. 

Sebaliknya, hiring manager yang responsif dapat membantu HR bergerak lebih cepat dan menjaga kandidat tetap engaged.

2. Ketersediaan Talent Pool

Besarnya dan kualitas talent pool menentukan cepat atau lambatnya posisi dapat diisi. Jika perusahaan atau partner rekrutmen sudah memiliki database kandidat siap diproses, waktu pencarian akan jauh lebih singkat. 

Namun jika kandidat dengan skill yang dicari sangat langka, maka time to hire biasanya akan lebih panjang.

3. Kejelasan Job Description

Job description yang jelas membantu recruiter memahami kandidat seperti apa yang harus dicari sejak awal. 

Ketika tanggung jawab, skill, level jabatan, dan ekspektasi posisi dijelaskan secara rinci, proses seleksi menjadi lebih fokus dan minim revisi. 

Namun, job description yang kabur sering membuat proses sourcing dan screening menjadi berulang-ulang.

4. Tingkat Kompleksitas Posisi

Posisi yang membutuhkan keahlian khusus, pengalaman tertentu, atau sertifikasi langka biasanya memerlukan waktu lebih lama untuk diisi. 

Hal ini terjadi karena jumlah kandidat yang memenuhi syarat cenderung lebih sedikit dan proses evaluasinya sering lebih mendalam. 

Berbeda dengan posisi umum, peran yang kompleks hampir selalu memiliki time to hire yang lebih panjang.

5. Efisiensi Proses Internal Perusahaan

Alur kerja internal perusahaan juga sangat memengaruhi time to hire, mulai dari proses approval, sistem administrasi, hingga koordinasi antar tim. 

Jika perusahaan masih mengandalkan spreadsheet, email terpisah, dan proses manual untuk tiap tahap rekrutmen, keterlambatan akan lebih mudah terjadi. 

Karena itu, perusahaan yang memiliki sistem kerja lebih efisien dan terintegrasi biasanya mampu menekan time to hire dengan lebih baik.

FAQ Seputar Time to Hire

Agar lebih mudah dipahami, simak juga beberapa pertanyaan yang paling sering muncul seputar time to hire sebagai berikut:

1. Apa Perbedaan Time to Hire dan Time to Fill?

Time to hire adalah waktu yang dihitung sejak kandidat masuk ke proses seleksi sampai menerima offer kerja. 

Adapun, time to fill menghitung sejak lowongan disetujui atau dibuka sampai kandidat menerima offer, sehingga cakupannya lebih panjang. 

2. Berapa Lama Time to Hire yang ideal?

Tidak ada angka ideal untuk semua perusahaan karena setiap industri, posisi, dan tingkat kesulitan rekrutmen berbeda. 

Namun, secara umum, time to hire yang lebih singkat cenderung lebih baik selama kualitas kandidat tetap terjaga. 

3. Kenapa Time to Hire Bisa Lama?

Time to hire bisa menjadi lama karena banyak faktor, seperti feedback user yang lambat, terlalu banyak tahapan seleksi, job description yang kurang jelas, atau kandidat yang dicari cukup langka di pasar. 

4. Bagaimana Cara Mempercepat Proses Rekrutmen?

Perusahaan bisa mempercepat proses rekrutmen dengan memperjelas kebutuhan posisi sejak awal, menyederhanakan tahapan seleksi, dan mempercepat komunikasi antar HR, user, serta kandidat. 

5. Apakah HRIS Bisa Membantu Rekrutmen?

Ya, HRIS dapat membantu rekrutmen, terutama jika sistem tersebut sudah terintegrasi dengan fitur ATS atau modul recruitment. 

KantorKu HRIS, misalnya, menyediakan fitur rekrutmen yang mencakup posting lowongan, screening CV berbasis AI, filtering kandidat, hingga laporan rekrutmen yang bisa dipantau dalam satu dashboard. 

Percepat Proses Hiring & Onboarding lewat Software KantorKu HRIS!

Jika proses rekrutmen di perusahaan Anda masih dilakukan secara manual, risiko time to hire tinggi bisa lebih besar.

Untuk mengoptimalkan hal itu, Anda bisa menggunakan aplikasi rekrutmen karyawan dari KantorKu HRIS.

Dengan KantorKu HRIS, Anda bisa mengelola rekrutmen, absensi, penggajian, hingga penilaian kinerja dalam satu sistem terintegrasi yang saling terhubung secara otomatis.

Untuk meningkatkan manajemen talenta, Anda bisa menggunakan fitur KantorKu HRIS:

• Screening CV Berbasis AI: Menghemat waktu seleksi dengan teknologi AI yang otomatis menyaring kandidat terbaik.
• Advanced Filtering Kandidat: Pencarian talenta spesifik melalui filter detail mulai dari pengalaman, expected salary, hingga latar belakang pendidikan.
• Employee Self Service (ESS): Memberikan akses mandiri bagi karyawan untuk memperbarui profil, mengajukan cuti, hingga cek slip gaji.
• Sinkronisasi Data Payroll Otomatis: Menghubungkan data absensi dan kontrak karyawan baru secara langsung ke sistem penggajian.
• Dashboard Rekrutmen Terukur: Menyediakan laporan analisis lengkap mengenai efektivitas kanal lowongan kerja dan progres hiring tim.

Jangan sampai tim Anda kehilangan momentum karena urusan administrasi yang manual dan lambat, sementara kompetitor sudah mampu membuat tugas admin 83% lebih cepat. 

Langsung saja book demo gratis untuk melihat bagaimana proses hiring berjalan lebih praktis dengan aplikasi KantorKu HRIS!

Referensi:

What Are The Factors That Affect “Time to Hire?” | TempExperts

Time-to-Hire | BambooHR

What is Time to Hire? Everything You Need to Know | AIHR