Accrued Expenses Adalah: Arti, Cara Mencatat, & Contohnya

Accrued expenses adalah istilah akuntansi untuk beban yang sudah diakui tetapi belum dibayar. Dengan kata lain, perusahaan menganggap beban ini sebagai utang sementara sebelum faktur tiba atau pembayaran dilakukan. 

Konsep ini perlu dipahami dalam akuntansi akrual (accrual accounting), karena mencatat biaya pada periode terjadinya, bukan saat kas keluar. 

Misalnya, gaji karyawan yang dibayarkan bulan depan tetapi telah menjadi beban di bulan berjalan termasuk accrued expense.

Agar lebih paham, ada baiknya Anda memahami lebih dalam apa itu accrued expenses, contoh dan bagaimana cara mencatatnya!

Apa Itu Accrued Expenses?

Accrued expenses atau beban akrual adalah biaya yang sudah terjadi tetapi pembayarannya baru dilakukan nanti. Anda akan mencatat biaya ini pada periode saat beban muncul. 

Contoh sederhananya, gaji karyawan akhir bulan Desember yang baru dibayarkan awal Januari tetap diakui di laporan keuangan Desember sebagai accrued expenses. 

Accrued expenses membantu perusahaan melacak kewajiban masa depan agar laporan keuangan lebih akurat.

Setiap accrual dapat menambah saldo utang di neraca hingga pembayaran dilakukan. Hal ini mencerminkan komitmen pembayaran di masa mendatang.

Dengan mencatat accrued expenses, perusahaan dapat merencanakan anggaran dan proyeksi keuangan masa depan dengan lebih baik.

Contoh Accrued Expenses dalam Perusahaan

Setiap operasional bisnis pastinya memiliki jenis accrued expenses yang berbeda. Untuk membantu Anda mengenalinya, mari lihat beberapa contoh beban akrual yang umum terjadi dalam operasional bisnis:

1. Gaji Karyawan

Beban gaji karyawan yang jatuh tempo pada akhir periode tetapi dibayarkan di periode berikutnya. 

Misalnya, gaji Desember dibayar awal Januari. Perusahaan mencatatnya sebagai accrued expense agar kewajiban gaji di Desember tercermin dalam laporan keuangan.

Ini membuat pelaporan gaji bulanan lebih akurat, karena mencocokkan beban dengan periode kerjanya.

Contoh:

Gaji bulan Desember sebesar Rp15.000.000 dibayarkan tanggal 5 Januari. Maka Desember tetap mencatat beban tersebut sebagai accrued expense.

2. Pembelian Barang/Jasa Belum Ditagih

Biaya barang atau jasa yang sudah diterima tetapi faktur atau tagihannya belum datang. Misalnya, Anda menggunakan sistem pre-order, maka biaya pesanan dicatat meski faktur belum tiba.

Tujuannya untuk memastikan biaya sudah dihitung padahal tagihan belum ada. Setelah faktur diterima, jurnal accrual akan dihapus (dibalik) dan digantikan dengan pembayaran normal.

Contoh:

Perusahaan menerima bahan baku senilai Rp8.000.000 di akhir bulan, tetapi invoice baru datang bulan berikutnya.

3. Utang Bunga dan Pajak

Bunga pinjaman yang terakumulasi dan pajak yang masih harus dibayar pada akhir periode akuntansi. Meskipun belum dibayar, perusahaan memperkirakan jumlahnya.

Contohnya bunga pinjaman bank yang berjalan hingga akhir bulan tapi dibayar bulan depan. Pencatatan ini memberikan gambaran kewajiban bunga dan pajak yang harus disiapkan.

Contoh:

Bunga pinjaman sebesar Rp2.000.000 untuk bulan Maret, tetapi dibayarkan di bulan April.

4. Biaya Sewa

Sewa kantor atau fasilitas lainnya, bila pembayaran dilakukan di muka per tahun atau per bulan, seringkali menjadi beban akrual untuk setiap periode yang sudah dijalani.

Misalnya sewa dibayar setiap awal tahun; pada akhir bulan atau kuartal, perusahaan mencatat bagian sewa yang sudah ‘dipakai’ sebagai beban akrual. Ini akan membantu mengantisipasi pengeluaran sewa yang mendatang.

Contoh:

Sewa kantor Rp120.000.000 per tahun → diakui Rp10.000.000 per bulan sebagai beban.

5. Beban Lain (Bonus, Utilitas, dll.)

Berbagai biaya operasional lain juga bisa menjadi accrued expenses, seperti bonus karyawan, tunjangan, atau tagihan listrik dan air yang belum diterima faktur.

Contohnya, bonus tahunan yang sudah menjadi kewajiban perusahaan tetapi belum dibayar, tagihan listrik/Desember yang masuk bulan Januari. Dengan mencatatnya, perusahaan memiliki perencanaan pengeluaran yang lebih teratur.

Contoh:

Tagihan listrik Desember sebesar Rp3.000.000 baru diterima Januari.

Perbedaan Accrued Expenses dan Prepaid Expenses

Anda perlu memahami juga bahwa dalam akuntansi terdapat accrued expenses dan prepaid expenses. 

Mari pahami perbedaan keduanya sebagai berikut:

1. Definisi Biaya

Accrued expense adalah beban yang sudah terjadi tapi belum dibayar; dicatat berdasarkan kewajiban terutang.

Adapun prepaid expense atau biaya dibayar di muka adalah pembayaran dilakukan di awal untuk barang/jasa di masa depan, sehingga awalnya dicatat sebagai aset.

2. Posisi di Neraca

Accrued expense tercatat sebagai kewajiban lancar (liabilitas) karena perusahaan harus membayar di masa depan.

Namun prepaid expense tercatat sebagai aset lancar karena perusahaan telah membayar dan akan mendapat manfaatnya di periode mendatang.

3. Waktu Pengakuan

Accrued expense diakui pada peristiwa/penggunaan barang atau jasa, walau belinya nanti. Misalnya, Anda mengakumulasi tagihan layanan internet bulan ini, meski bayar bulan depan.

Untuk prepaid expense diakui pada saat pembayaran, kemudian dibebankan bertahap selama periode penggunaan. Contohnya asuransi dibayar di muka, baru dialokasikan ke biaya setiap bulan.

4. Contoh Kasus

Contoh dari accrued expense adalah gaji karyawan, tagihan listrik/bulan terakhir, bunga pinjaman yang belum dibayar.

Untuk contoh prepaid yaitu sewa dibayar di muka, asuransi dibayar tahunan, atau pembelian software dibayar penuh saat pembelian.

5. Dampak pada Laporan Keuangan

Accrued bisa berdampak langsung mengurangi laba periode berjalan karena beban sudah diakui.

Namun dampak prepaid akan diakui bertahap, sehingga pada awalnya tidak langsung mengurangi laba karena dicatat sebagai aset.

Cara Mencatat Accrued Expenses

Untuk mencatat accrued expenses, terdapat beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk melakukan pencatatan, di antaranya:

1. Identifikasi Beban Terutang

Kenali biaya apa saja yang terjadi di periode ini tetapi belum dibayar. Contohnya gaji karyawan, utilitas, atau bahan baku yang diterima tetapi belum faktur. Pencatatan awal diperlukan agar beban tercatat di periode yang tepat.

Contoh:

Gaji karyawan bulan Desember sebesar Rp10.000.000 belum dibayar hingga 31 Desember.

2. Menentukan Nilai Estimasi Beban

Jika belum ada dokumen resmi (invoice/tagihan), perusahaan wajib melakukan estimasi berbasis data historis atau kontrak.

Metode estimasi yang umum digunakan yaitu rata-rata penggunaan periode sebelumnya dan tarif kontrak.

Contoh:

Tagihan listrik diperkirakan Rp2.500.000 berdasarkan rata-rata 3 bulan terakhir.

3. Membuat Jurnal Penyesuaian

Pada akhir periode, perusahaan harus mencatat jurnal akrual untuk mencerminkan kondisi keuangan yang sebenarnya (accrual basis accounting). Struktur jurnal perlu mencantumkan debit atau beban (Expense) dan kredit atau utang (Liability).

Contoh:

• Debit Beban Gaji Rp10.000.000
• Kredit Utang Gaji Rp10.000.000

4. Pencatatan dalam Laporan Keuangan 

Setelah jurnal dibuat, transaksi akan masuk ke dua laporan utama yaitu laporan laba rugi yang mencatat beban pada periode terjadinya. Laporan kedua yaitu neraca yang mencatat utang sebagai kewajiban jangka pendek.

Contoh:

• Beban gaji muncul di laporan laba rugi
• Utang gaji muncul di bagian liabilitas lancar

5. Jurnal Balik (Reversing Entry)

Di awal periode berikutnya, perusahaan biasanya membuat jurnal balik untuk menghindari pencatatan ganda dan menyederhanakan pencatatan saat pembayaran. Namun tidak semua perusahaan menggunakan reversing entry, tergantung kebijakan akuntansi.

Contoh:

• Debit Utang Gaji Rp10.000.000
• Kredit Beban Gaji Rp10.000.000

6. Pencatatan Pembayaran Aktual (Settlement)

Saat pembayaran dilakukan, perusahaan mencatat transaksi kas untuk menutup kewajiban. Jika tanpa jurnal balik, maka tidak perlu mengakui beban lagi (sudah dicatat sebelumnya). Jika dengan jurnal balik, beban akan muncul kembali saat pembayaran (normal)

Contoh:

• Debit Utang Gaji Rp10.000.000
• Kredit Kas Rp10.000.000

7. Otomatisasi dengan Sistem

Untuk mengurangi kesalahan manual, gunakan sistem HRIS seperti KantorKu. HRIS otomatis mengintegrasikan data absensi dan penggajian, sehingga memudahkan pencatatan beban akrual. 

Misalnya, perhitungan gaji lembur dan pajak dapat otomatis muncul dalam jurnal akuntansi karyawan.

Dengan KantorKu HRIS Anda dapat otomatisasi proses penggajian dan perhitungan beban terutang, meminimalkan pekerjaan manual HR.

Peran HRIS dalam Mengelola Accrued Expenses

Sistem HRIS modern membantu administrasi HR, termasuk pengelolaan accrued expenses. Adapun beberapa hal yang bisa dilakukannya untuk mengelola ini yaitu:

1. Integrasi Absensi dan Penggajian

HRIS menggabungkan data absensi langsung ke perhitungan gaji. Misalnya, KantorKu HRIS otomatis menghitung jam kerja dan lembur, sehingga biaya gaji yang harus dibayar (termasuk yang belum terbayar) tercatat secara otomatis.

Anda tidak perlu memindahkan data absensi manual ke spreadsheet; HRIS memastikan akurasi dan konsistensi data penggajian.

2. Penghitungan Otomatis Komponen Gaji

Komponen gaji kompleks seperti tunjangan, potongan pajak, BPJS, dan lembur dihitung otomatis. 

Ini meminimalisir risiko kesalahan manual dalam menghitung accrued expenses karyawan. Fitur kalkulasi otomatis di aplikasi HRIS memudahkan pencatatan beban gaji, bonus, dan potongan tanpa perlu rumus manual.

3. Pembuatan Jurnal Akuntansi Terintegrasi

Beberapa HRIS mampu menghasilkan entri jurnal akuntansi. Sebagai contoh, KantorKu menyediakan integrasi software payroll dengan akuntansi, sehingga jurnal penggajian dan akrual dapat diekspor langsung ke sistem keuangan perusahaan.

4. Laporan dan Analitik Real-Time

HRIS menyediakan laporan berkala (harian/mingguan/bulanan) tentang gaji terutang, saldo BPJS, pajak, dan tunjangan. 

Informasi ini memungkinkan HR dan manajemen mengetahui akumulasi beban gaji dan perencanaan kas dengan lebih baik.

Misalnya, laporan Payroll Statistic atau Attendance Statistic membantu melihat total beban gaji yang harus dikeluarkan.

5. Pengingat dan Kepatuhan Pajak/BPJS

Sistem HRIS umumnya memiliki fitur pengingat tanggal pembayaran pajak dan BPJS. Ini membantu memastikan pencatatan akrual terkait pajak/lembur dilakukan tepat waktu, dan menghindari denda karena keterlambatan.

KantorKu HRIS, misalnya, memiliki fitur Auto-run Tax & BPJS Report yang secara otomatis menghitung kewajiban pajak dan BPJS karyawan.

Kelola Payroll Lebih Akurat & Otomatis lewat KantorKu HRIS!

Mengelola administrasi penggajian sering menjadi beban berat bagi tim HR, terutama saat harus mencocokkan data absensi dengan berbagai variabel penggajian. 

Guna mencegah keterlambatan laporan pajak, sebaiknya perusahaan Anda membutuhkan sistem yang mampu mengotomasi perhitungan seperti KantorKu HRIS. 

KantorKu HRIS adalah platform all-in-one yang mengintegrasikan aplikasi absensi, lembur, hingga tunjangan ke dalam satu modul payroll. 

Dengan beralih ke KantorKu HRIS, Anda tidak perlu lagi berkutat dengan spreadsheet karena perhitungan gaji sepenuhnya otomatis. 

Agar lebih paham cara kerjanya, mari lihat beberapa fiturnya sebagai berikut:

• Aplikasi Gaji: Menghitung otomatis gaji, tunjangan, PPh 21 dan BPJS sesuai aturan pemerintah.
• Sinkronisasi Data HR & Payroll: Memperbarui data karyawan dan kehadiran otomatis sehingga approval dan perhitungan lembur.
• Transfer Gaji Sekali Klik: Memfasilitasi pembayaran gaji ke ribuan karyawan hanya dengan sekali klik.
• Dashboard Analitik: Menyajikan laporan neraca beban gaji, statistik absensi, dan KPI karyawan dalam satu tampilan.
• Notifikasi & Slip Gaji Digital: Mengirimkan rincian gaji secara instan ke ponsel karyawan.

Inilah saatnya meninggalkan cara lama dan beralih ke sistem yang lebih efisien serta dapat diandalkan setiap bulannya. 

Segera book demo gratis sekarang untuk mencoba sendiri kecanggihan software payroll KantorKu HRIS tanpa dikenakan biaya apa pun!

Referensi:

Accrued Expenses in Accounting: Definition, Examples, Pros & Cons | Investopedia

Accrual Accounting Essentials: Prepaid Expenses, Accruals, and Revenue Deferrals Explained | Wafeq

What Are Accrued Expenses and When Are They Recorded? | Accounting Coach