Apa Itu KPI? – Fungsi, Poin, Contoh, dan Bedanya dengan OKR

KPI (key performance indicator) adalah indikator utama yang digunakan perusahaan untuk mengukur kinerja dan memastikan target bisnis tercapai.

Tanpa adanya KPI yang jelas, perusahaan bisa kehilangan arah dan sulit mengevaluasi efektivitas strategi yang dijalankan.

Disadur dari Forbes, penelitian yang dilakukan Aberdeen Group terhadap 350 perusahaan menemukan jika bisnis yang menggunakan KPI mengalami peningkatan kinerja yang signifikan dalam:

• kecepatan pengambilan keputusan meningkat 10%;
• keuntungan dan pendapatan tumbuh 9%;
• kepuasan pelanggan naik 9%, serta lebih banyak pelanggan baru yang didapatkan.

Dengan KPI yang tepat, perusahaan dapat mengambil keputusan berbasis data bukan sekadar intuisi atau asumsi sehingga dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mendorong pertumbuhan bisnis yang lebih optimal. 

Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang apa itu KPI, indikator utama, fungsi, contoh, serta cara kerjanya bagi bisnis atau perusahaan Anda.

Apa Itu KPI (Key Performance Indicator)?

Dilansir dari Tech Target, key performance indicator (KPI) alat ukur yang digunakan untuk menilai seberapa efektif individu, tim, atau perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis.

Dengan KPI, perusahaan dapat memantau kemajuan, mengevaluasi strategi, dan memastikan setiap langkah yang diambil selaras dengan target yang telah ditetapkan.

Dalam penerapannya, KPI selalu berkaitan dengan data dan metrik. Data adalah angka mentah yang dikumpulkan, seperti jumlah pengunjung situs web atau total transaksi. 

Sementara, metrik digunakan untuk memahami data tersebut, misalnya conversion rate yang menunjukkan persentase pengunjung yang menjadi pelanggan. 

KPI kemudian menetapkan target spesifik berdasarkan metrik yang ingin dicapai dalam periode tertentu.

Sebagai contoh:

• Data: situs web memiliki 50.000 pengunjung per bulan.
• Metrik: conversion rate sebesar 3%.
• KPI: “Meningkatkan conversion rate dari 3% menjadi 5% dalam 6 bulan.”

Lebih lanjut lagi, dalam pembuatannya KPI harus memenuhi lima poin SMART (specific, measurable, attainable, relevant, time-bound), yang nantinya akan dijelaskan lebih detail dalam artikel ini.

Kapan KPI (Key Performance Indicator) Digunakan?

Sebetulnya, KPI dapat digunakan dalam berbagai situasi. KPI digunakan untuk mengukur kinerja dan memastikan tujuan tertentu tercapai, seperti:

• menentukan target bisnis;
• mengevaluasi kinerja karyawan;
• menganalisis efektivitas strategi;
• memantau keuangan dan operasional;
• menilai keberhasilan project atau campaign.

Siapa yang Menentukan dan Menilai KPI (Key Performance Indicator)?

KPI biasanya disusun oleh manajemen perusahaan atau tim HR dengan melibatkan kepala departemen dan manajer tim.

Tujuannya adalah memastikan bahwa setiap indikator yang digunakan relevan dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing tim atau individu.

Anda bisa melihat contoh KPI digital marketing di atas. Biasanya, KPI digital marketing ini ditentukan oleh digital marketing manager. 

Mereka menetapkan KPI berdasarkan tujuan bisnis, seperti meningkatkan traffic website, jumlah leads yang dihasilkan, atau tingkat konversi ads. Setelah KPI disusun, evaluasi rutin dilakukan untuk melihat efektivitas strategi yang digunakan.

Secara umum, ada tiga level dalam penentuan dan penilaian KPI:

1. KPI perusahaan/KPI bisnis, ditentukan oleh manajemen untuk mengukur keberhasilan bisnis secara keseluruhan, seperti pertumbuhan pendapatan atau kepuasan pelanggan.
2. KPI tim atau departemen, setiap divisi/tim memiliki KPI yang mendukung target perusahaan. Contohnya, tim sales memiliki KPI berupa jumlah prospek yang berhasil dikonversi menjadi pelanggan.
3. KPI individu/KPI karyawan, setiap karyawan memiliki KPI spesifik sesuai perannya. Misalnya, seorang SEO content writer memiliki KPI jumlah artikel yang masuk halaman pertama Google.

Evaluasi KPI nantinya dilakukan secara berkala (bulanan atau kuartalan) untuk memastikan apakah target tercapai. Jika tidak, strategi dapat diperbaiki agar lebih efektif.

Dengan KPI yang jelas, perusahaan dapat memastikan setiap tim dan individu bekerja menuju tujuan yang sama secara terukur.

Manfaat dan Fungsi KPI (Key Performance Indicator)

Untuk apa KPI digunakan? KPI digunakan untuk mengukur kinerja dan memastikan tujuan bisnis tercapai. 

Beberapa manfaat dan fungsi utama KPI antara lain sebagai berikut.

1. Mengukur Kinerja Secara Objektif

KPI memberikan tolok ukur yang jelas untuk menilai apakah individu, tim, atau perusahaan telah mencapai target yang ditetapkan.

Dengan adanya indikator yang spesifik, penilaian kinerja menjadi lebih transparan dan berbasis data.

2. Membantu Pengambilan Keputusan

Dengan KPI, manajemen dapat menganalisis data kinerja dan membuat keputusan strategis yang lebih tepat. 

Misalnya, jika KPI menunjukkan bahwa tingkat konversi situs web rendah, perusahaan dapat fokus pada optimasi halaman penjualan atau strategi digital marketing.

3. Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi

KPI membantu mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, baik dalam proses kerja maupun alokasi sumber daya. 

Dengan menetapkan target yang jelas, tim dapat bekerja lebih fokus dan efisien dalam mencapai hasil yang diharapkan.

4. Menyelaraskan Tujuan Perusahaan

KPI memastikan bahwa setiap individu dan departemen bekerja menuju tujuan yang sama.

Dengan adanya KPI yang terstruktur, setiap bagian dalam organisasi memahami kontribusi mereka terhadap kesuksesan bisnis secara keseluruhan.

5. Memotivasi Karyawan

KPI yang terukur dan realistis dapat menjadi motivasi bagi karyawan untuk meningkatkan kinerja. 

Dengan sistem evaluasi yang adil dan berbasis data, karyawan dapat lebih termotivasi untuk mencapai target yang telah ditentukan.

6. Mengoptimalkan Strategi Bisnis

KPI memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi efektivitas strategi bisnis yang sedang dijalankan. 

Jika suatu strategi tidak memberikan hasil sesuai harapan, perusahaan dapat melakukan penyesuaian untuk mencapai target yang lebih baik.

Baca juga: Apa Itu Manpower? Ini Tugas, Fungsi, & Contohnya dalam Dunia Kerja

Perbedaan KPI, OKR, dan Metrik

KPI, OKR, dan metrik seringkali dianggap sama, padahal ketiganya memiliki fungsi yang berbeda.

KPI (Key Performance Indicator) adalah indikator utama yang digunakan untuk mengukur keberhasilan suatu bisnis dalam mencapai target yang telah ditetapkan. 

Sementara itu, metrik adalah data atau angka yang digunakan untuk memantau kinerja tersebut. 

Semua KPI adalah metrik, tetapi tidak semua metrik bisa disebut KPI.

Di sisi lain, OKR (Objectives and Key Results) adalah metode penetapan tujuan yang lebih strategis. OKR terdiri dari Objective (sasaran utama) dan Key Results (hasil terukur yang menunjukkan pencapaian sasaran tersebut).

Misalnya, tim marketing ingin menarik lebih banyak pelanggan melalui blog, maka:

• OKR: meningkatkan trafik blog sebesar 50% dalam 6 bulan dan memperoleh 3.000 leads per bulan.
• KPI: Jumlah trafik ke blog dan jumlah leads yang dihasilkan.
• Metrik: Bounce rate, durasi kunjungan, dan jumlah halaman yang dibaca per sesi.

Untuk lebih jelasnya, berikut perbedaan OKR dan KPI dilansir dari AIHR. OKR membantu perusahaan menetapkan tujuan besar, sedangkan KPI mengukur apakah kinerja sudah sesuai dengan target yang ditetapkan.

Singkatnya, KPI adalah indikator utama keberhasilan, metrik digunakan untuk analisis kinerja, dan OKR membantu menetapkan tujuan besar yang mendorong pertumbuhan bisnis.

5 Poin Penting KPI (Key Performance Indicator)

Dilansir dari  Grow Business Intelligent, agar KPI  dapat berfungsi sebagai alat ukur yang optimal dalam mengevaluasi kinerja bisnis atau individu, poin-poin atau indikator yang digunakan harus memenuhi prinsip SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound). 

KPI harus memenuhi beberapa karakteristik utama berikut.

1. Spesifik (Specific)

KPI harus memiliki fokus yang jelas dan terarah. KPI yang terlalu umum atau ambigu akan sulit diukur dan diimplementasikan. 

Misalnya, KPI yang hanya menyebutkan “meningkatkan kepuasan pelanggan” masih terlalu luas.

Sebaliknya, KPI yang lebih spesifik seperti “meningkatkan skor kepuasan pelanggan (CSAT) dari 80% menjadi 90% dalam 6 bulan” akan lebih efektif karena memiliki tujuan yang lebih terarah.

2. Terukur (Measurable)

Setiap KPI harus memiliki indikator yang dapat dihitung atau dianalisis dengan data kuantitatif. Jika KPI tidak memiliki angka atau parameter yang bisa diukur, maka sulit untuk mengetahui apakah target telah tercapai atau belum. 

Contohnya, KPI seperti “meningkatkan jumlah pelanggan baru sebanyak 20% dalam setahun” dapat lebih mudah dipantau dibandingkan KPI yang hanya menyebutkan “meningkatkan jumlah pelanggan baru.”

3. Dapat Dicapai (Achievable)

KPI harus realistis dan bisa dicapai berdasarkan kondisi dan kapasitas perusahaan.

Menetapkan target yang terlalu tinggi dapat membuat tim kehilangan motivasi karena merasa sulit untuk mencapainya. Sebaliknya, target yang terlalu rendah bisa membuat tim kurang termotivasi untuk berkembang. 

Oleh karena itu, KPI harus disesuaikan dengan sumber daya, keahlian, serta situasi perusahaan.

4. Relevan (Relevant)

KPI yang efektif harus selaras dengan tujuan utama bisnis atau organisasi. 

Misalnya, perusahaan yang fokus pada customer growth mungkin akan menggunakan KPI seperti “jumlah pelanggan baru per bulan” daripada KPI yang kurang relevan seperti “jumlah email yang dikirimkan.”

5. Berbatas Waktu (Time-bound)

Setiap KPI harus memiliki periode waktu yang jelas agar dapat dievaluasi dengan baik. Tanpa batas waktu yang spesifik, sulit untuk menilai apakah KPI telah tercapai sesuai harapan.

Misalnya, “meningkatkan retensi pelanggan sebesar 10% dalam 12 bulan” lebih efektif dibandingkan hanya “meningkatkan retensi pelanggan” tanpa batas waktu yang jelas.

6. Dapat Ditindaklanjuti (Actionable)

KPI harus memberikan wawasan yang bisa digunakan untuk mengambil keputusan atau tindakan yang diperlukan. KPI yang hanya berfungsi sebagai angka tanpa ada dampak terhadap strategi bisnis akan kurang efektif. 

Misalnya, jika KPI menunjukkan tingkat konversi penjualan menurun, perusahaan dapat menggunakan data ini untuk mengevaluasi strategi pemasaran dan mencari solusi untuk meningkatkan konversi.

7. Konsisten dan Dapat Dibandingkan (Comparable)

Agar dapat digunakan sebagai alat analisis yang baik, KPI harus dapat diukur secara konsisten dari waktu ke waktu. 

Dengan begitu, perusahaan dapat melihat tren pertumbuhan, mengidentifikasi pola kinerja, dan mengambil keputusan yang lebih tepat berdasarkan data historis. 

Misalnya, jika KPI laba bersih per kuartal terus menurun, maka perusahaan dapat meninjau strategi bisnisnya dan melakukan penyesuaian yang diperlukan.

Jenis KPI (Key Performance Indicator)

KPI dapat dikategorikan berdasarkan berbagai aspek, seperti fokus pengukuran, fungsi dalam bisnis, dan sifatnya. Berikut adalah jenis-jenis KPI yang sering digunakan.

1. KPI Berdasarkan Fokus Pengukuran

a. KPI Strategis

KPI strategis digunakan untuk mengukur pencapaian tujuan jangka panjang perusahaan dan membantu dalam pengambilan keputusan strategis.

Misalnya:

• pertumbuhan pendapatan tahunan (%);
• peningkatan pangsa pasar (%);
• kepuasan pelanggan berdasarkan net promoter score (NPS).

b. KPI Operasional

Berbeda dari sebelumnya, KPI operasional mengukur kinerja harian atau jangka pendek dalam operasional perusahaan, biasanya digunakan oleh manajer atau tim operasional untuk memastikan efisiensi proses bisnis.

Misalnya:

• waktu penyelesaian pesanan rata-rata (hari/jam);
• tingkat retensi pelanggan (%);
• jumlah lead yang dihasilkan per bulan.

2. KPI Berdasarkan Fungsinya dalam Bisnis

a. KPI Keuangan (Finance KPI)

Tentunya, KPI keuangan berfungsi mengukur kesehatan keuangan dan profitabilitas perusahaan.

Misalnya:

• Revenue growth rate, pertumbuhan pendapatan dalam periode tertentu (%);
• Gross profit margin, laba kotor dibandingkan dengan pendapatan (%);
• Return on Investment (ROI), keuntungan yang dihasilkan dibandingkan dengan investasi (%);

b. KPI Pemasaran (Marketing KPI)

KPI pemasaran digunakan untuk mengevaluasi efektivitas strategi pemasaran dan promosi. Misalnya:

• Conversion rate, persentase pengunjung website yang melakukan pembelian (%).
• Customer Acquisition Cost (CAC), biaya yang diperlukan untuk mendapatkan satu pelanggan baru (Rp).
• Engagement rate, interaksi audiens dengan konten media sosial (%).

c. KPI Penjualan (Sales KPI)

Selanjutnya, KPI penjualan yang digunakan untuk mengukur kinerja tim penjualan dalam mencapai target.

Misalnya:

• Sales growth, pertumbuhan jumlah penjualan dalam periode tertentu (%).
• Customer Lifetime Value (CLV), total nilai pelanggan selama periode tertentu (Rp).
• Win rate, persentase prospek yang berhasil dikonversi menjadi pelanggan (%).

d. KPI Sumber Daya Manusia (HR KPI)

KPI SDM atau HR KPI digunakan untuk menilai efektivitas manajemen SDM dalam perusahaan.

Misalnya:

• Turnover rate, persentase karyawan yang keluar dalam periode tertentu (%).
• Average time to hire, waktu rata-rata untuk merekrut karyawan baru (hari).
• Employee engagement score, tingkat kepuasan dan keterlibatan karyawan dalam perusahaan.

3. KPI Berdasarkan Sifatnya

a. KPI Leading (Indikator Prediktif)

KPI leading mengukur faktor-faktor yang dapat memprediksi hasil di masa depan. Ini digunakan untuk membantu perusahaan melakukan perbaikan sebelum masalah terjadi.

Misalnya:

• Jumlah prospek yang masuk dalam funnel penjualan.
• Tingkat kepuasan pelanggan sebelum pembelian.
• Jumlah training karyawan yang telah diselesaikan.

b. KPI Lagging (Indikator Hasil Akhir)

Sementara itu, KPI lagging mengukur hasil setelah suatu proses bisnis selesai. Ini digunakan untuk menilai keberhasilan strategi yang telah diterapkan.

Misalnya:

• Total revenue dalam satu tahun.
• Jumlah pelanggan baru yang diperoleh dalam satu kuartal.
• Tingkat kepuasan pelanggan setelah pembelian (%).

4. KPI Berdasarkan Jenis Data yang Digunakan

a. KPI Kuantitatif

KPI kuantitatif adalah KPI berbasis angka dan data yang dapat diukur secara objektif. 

Apa saja contoh KPI kuantitatif?

• Revenue growth, pertumbuhan pendapatan dalam satu periode (%).
• Customer retention rate, persentase pelanggan yang tetap menggunakan layanan (%).
• Website traffic, jumlah pengunjung website dalam periode tertentu.

b. KPI Kualitatif

Sebaliknya, KPI kualitatif mengukur aspek yang lebih subjektif, seperti pengalaman dan kepuasan pelanggan.

Apa saja contoh KPI kualitatif?

• Customer Satisfaction Score (CSAT), tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk atau layanan.
• Brand awareness, seberapa dikenal merek di kalangan audiens target.
• Employee satisfaction, kepuasan karyawan terhadap lingkungan kerja.

Cara Menghitung KPI (Key Performance Indicator)

Menghitung KPI (Key Performance Indicator) tergantung pada jenis KPI yang digunakan. Namun, secara umum, cara menghitung KPI dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut.

1. Tentukan Tujuan dan KPI yang Sesuai

Sebelum menghitung KPI, Anda harus menentukan tujuan bisnis yang ingin dicapai. 

Misalnya, jika tujuan bisnis adalah meningkatkan penjualan (sales), maka KPI yang relevan bisa berupa total revenue, jumlah transaksi, atau conversion rate.

2. Tentukan Rumus KPI

Setiap KPI memiliki cara perhitungan yang berbeda tergantung pada metrik yang digunakan.

Berikut beberapa contoh rumus KPI.

Revenue Growth (Pertumbuhan Pendapatan)

Revenue Growth = Pendapatan saat ini – Pendapatan sebelumnya / Pendapatan sebelumnya x 100%

Jika pendapatan bulan ini Rp100 juta dan bulan lalu Rp80 juta, maka:

100 – 80 / 80 x 100% = 25%

Artinya, pendapatan tumbuh 25%.

Conversion Rate (Tingkat Konversi)

Conversion Rate = Jumlah Konversi / Jumlah Pengunjung x 100%

Jika dari 10.000 pengunjung website, 500 di antaranya melakukan pembelian, maka:

500 / 10.000 x 100% = 5%

Artinya, conversion rate sebesar 5%.

Customer Retention Rate (Tingkat Retensi Pelanggan)

Customer Retention Rate = Jumlah Pelanggan di Akhir Periode – Pelanggan Baru / Jumlah Pelanggan di Awal Periode x 100%

Jika awalnya ada 1.000 pelanggan, bertambah 300 pelanggan baru, dan di akhir periode ada 1.100 pelanggan, maka:

1.100 – 300 / 1.000 x 100% = 80%

Artinya, tingkat retensi pelanggan adalah 80%.

3. Bandingkan dengan Target KPI

Setelah mendapatkan nilai KPI, langkah selanjutnya adalah membandingkannya dengan target yang telah ditetapkan. 

Jika target KPI tercapai atau melampaui angka yang diharapkan, maka strategi yang digunakan bisa dianggap efektif. 

Jika tidak, maka perlu dilakukan evaluasi dan penyesuaian strategi.

Cara Mengukur dan Menganalisis KPI (Key Performance Indicator)

Setelah menetapkan Key Performance Indicators (KPI), langkah selanjutnya adalah memastikan KPI tersebut diukur dan dianalisis dengan tepat. 

Berikut adalah tahapan dalam mengukur dan menganalisis KPI agar memberikan wawasan yang akurat bagi perusahaan.

1. Gunakan Alat atau Software yang Tepat untuk Mengukur KPI

Agar pengukuran KPI akurat dan efisien, perusahaan perlu menggunakan alat yang dapat mengintegrasikan data dari berbagai sumber. 

Salah satu solusi terbaik adalah aplikasi penilaian kinerja karyawan KantorKu, yang memungkinkan pengaturan KPI secara instan dan transparan.

Dengan KantorKu, perusahaan dapat:

• menetapkan KPI dengan mudah tanpa proses manual yang rumit;
• melihat laporan otomatis & real-time untuk memantau perkembangan kinerja;
• menyimpan riwayat pengeditan KPI sehingga perubahan bisa ditelusuri dengan jelas.

Selain itu, dashboard interaktif di KantorKu membantu visualisasi data KPI agar lebih mudah dipahami. 

Dengan cara ini, perusahaan dapat mengambil keputusan berbasis data tanpa harus repot mengolah laporan secara manual.

2. Fokus pada KPI yang Paling Relevan

Jangan melacak terlalu banyak KPI sekaligus. Pilih 2-3 KPI utama yang benar-benar mencerminkan keberhasilan bisnis.

Menurut Investopedia, ada lima KPI bisnis yang paling sering digunakan oleh perusahaan, yaitu revenue growth, revenue per client, profit margin, client retention rate, customer satisfaction.

Pastikan KPI tersebut spesifik, dapat diukur, dan relevan dengan strategi perusahaan, ya!

3. Bandingkan Hasil dengan Target

Setiap KPI harus dibandingkan dengan target yang telah ditetapkan. 

Misalnya, jika target peningkatan retensi pelanggan adalah 10% dalam setahun, pantau apakah KPI menunjukkan tren positif atau ada kendala yang perlu diperbaiki.

4. Buat Laporan KPI secara Konsisten

Laporan KPI harus memiliki format dan jadwal yang jelas, seperti laporan mingguan atau bulanan. 

HRIS KantorKu mempermudah penyusunan laporan dengan visualisasi data yang jelas dan otomatisasi sehingga tim bisa fokus pada analisis dan pengambilan keputusan.

5. Evaluasi & Sesuaikan Strategi

Jika KPI belum mencapai target, identifikasi penyebabnya, baik dari faktor internal maupun eksternal. 

Lakukan perbaikan strategi, seperti optimalisasi operasional, pelatihan karyawan, atau perubahan pendekatan pemasaran.

Contoh KPI (Key Performance Indicator)

KPI dapat bervariasi tergantung pada jenis bisnis dan industrinya. Berikut contoh KPI untuk perusahaan dan karyawan yang bisa kamu jadikan referensi. 

1. Contoh KPI HRD

2. Contoh KPI Finance

3. Contoh KPI Digital Marketing

4. Contoh KPI Sales

5. Contoh KPI Admin

Automasi KPI dengan Fitur Performance Management dari HRIS KantorKu!

Dengan software HRIS KantorKu, mengelola KPI perusahaan jadi lebih mudah dan efisien. Salah satu fitur utama yang sangat membantu adalah Performance Management.

Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengolah data KPI dan OKR secara otomatis, jadi Anda bisa lebih cepat melihat perkembangan kinerja karyawan.

Selain itu, fitur Review 360 memudahkan Anda untuk mendapatkan feedback dari berbagai pihak, baik itu atasan, rekan kerja, maupun bawahan – sehingga Anda bisa mendapatkan gambaran lebih lengkap tentang kinerja setiap karyawan.

Jadwalkan demo sekarang dan temukan cara mudah dalam mengelola KPI otomatis di perusahaan Anda!

Sumber:

What is a KPI? How To Choose the Best KPIs for Your Business