Employee Assistance Program: Manfaat, Layanan & Cara Implementasi

Tekanan pekerjaan yang tinggi sering memicu stres yang jika dibiarkan akan berdampak buruk pada performa perusahaan. 

Di sinilah employee assistance program dirancang untuk memberikan dukungan bagi karyawan yang menghadapi tantangan pribadi maupun profesional. 

Program ini merupakan strategi jangka panjang yang bertujuan supaya setiap anggota tim merasa didukung, sehingga mereka dapat memberikan kontribusi terbaik bagi organisasi. 

Mari pahami lebih lengkap tentang manfaat, cara kerja, dan cara mengimplementasikannya di perusahaan Anda!

Apa Itu Employee Assistance Program (EAP)?

Employee assistance program adalah layanan yang disponsori pemberi kerja untuk membantu karyawan mengatasi masalah pribadi yang dapat memengaruhi kinerja mereka di tempat kerja. 

EAP pertama kali muncul pada tahun 1940-an di Amerika Serikat untuk mengatasi masalah ketergantungan alkohol di tempat kerja, tetapi kini fungsinya telah berkembang jauh lebih luas. 

Saat ini, EAP berfungsi sebagai program untuk menangani burnout, kecemasan, hingga masalah hubungan keluarga guna menciptakan lingkungan kerja yang lebih sehat. 

Program ini biasanya bersifat rahasia dan mencakup berbagai bentuk dukungan, mulai dari konseling kesehatan mental, bantuan hukum, hingga panduan perencanaan keuangan. 

Tujuan dan Fungsi Employee Assistance Program

Program ini bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan menyeluruh karyawan sekaligus menjaga produktivitas bisnis. 

Jika dibahas lebih lanjut, berikut beberapa fungsi employee assistance program:

1. Memberikan Dukungan Kesehatan Mental

EAP dapat menjadi wadah bagi karyawan untuk berkonsultasi dengan psikolog atau konselor. Layanan ini dapat menangani gejala awal depresi atau kecemasan sebelum bertambah serius.

2. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan 

Dengan menyediakan program ini, karyawan akan merasa lebih dihargai oleh perusahaan. Dampaknya, dukungan ini turut meningkatkan tingkat partisipasi karyawan dalam berbagai inisiatif kantor.

3. Menyesuaikan Program dengan Kebutuhan Karyawan

Karyawan mungkin bingung dimana mendapatkan jenis bantuan sesuai kebutuhannya. Oleh karena itu, sistem ini akan menilai secara klinis untuk mencocokkan kebutuhan karyawan dengan ahli yang sesuai di bidangnya.

4. Menangani Masalah Multidimensi 

Program ini memang dirancang untuk mengamankan produktivitas, tetapi di sisi lain juga diharapkan dapat menangani masalah pribadi karyawan, misalnya kesulitan finansial atau konflik keluarga. Dengan mengatasi faktor eksternal, karyawan bisa lebih fokus bekerja.

5. Mengelola Psikologis Karyawan 

Saat terjadi insiden seperti kehilangan anggota keluarga, EAP berfungsi sebagai pertolongan pertama psikologis bagi karyawan. Dengan mengelola situasi krisis ini, tim harapannya bisa pulih lebih cepat secara emosional.

6. Mendorong Budaya Kerja yang Proaktif

EAP berfungsi mencegah masalah yang mungkin akan terjadi melalui skrining kesehatan mental. Dengan begitu, perusahaan bisa mendeteksi risiko burnout dalam tim lebih awal.

7. Menjadi Data Perancangan Program bagi HR

Laporan dari program ini memungkinkan Anda memahami kondisi kesehatan mental di perusahaan yang bisa digunakan untuk menentukan program yang lebih tetap sasaran sesuai kebutuhan karyawan.

Baca Juga: 10 Cara Meningkatkan Kepuasan Kerja Karyawan + Ide Program! 

Manfaat Employee Assistance Program bagi Perusahaan

Penerapan employee assistance program dapat membawa dampak positif bagi pertumbuhan perusahaan. Mari simak lebih lanjut berbagai manfaatnya, yaitu:

1. Meningkatkan Produktivitas Kerja

Karyawan yang bahagia dan merasa didukung cenderung bekerja lebih produktif dibandingkan mereka yang tertekan secara emosional. Dengan adanya EAP, karyawan bisa lebih fokus berinovasi, bukan terdistraksi oleh masalah pribadi.

2. Menekan Biaya Rekrutmen Akibat Turnover 

Biaya mengganti satu karyawan bisa membebani finansial perusahaan. Dengan menyediakan EAP, kepuasan kerja meningkat sehingga loyalitas karyawan terjaga dan angka turnover dapat ditekan seminimal mungkin.

3. Mengurangi Tingkat Absensi dan Keterlambatan

Masalah kesehatan mental sering menjadi alasan di balik tingginya angka absen karyawan. Program ini membantu menyelesaikan akar masalah tersebut, sehingga karyawan memiliki kehadiran yang lebih stabil.

Baca Juga: Rumus dan Cara Menghitung Persentase Kehadiran (+Pencegahan) 

4. Mendorong Kolaborasi Tim

Karyawan yang sehat secara mental akan lebih terbuka untuk berkolaborasi dan berbagi ide-ide kreatif demi kemajuan bersama.

5. Mengoptimalkan ROI (Return on Investment) Kesehatan

Perusahaan yang proaktif mengelola kesehatan mental biasanya melihat pengurangan signifikan pada pengeluaran biaya klaim medis yang tidak perlu akibat stres berlebih.

Layanan yang Umumnya Ada dalam Employee Assistance Program

Dalam sebuah employee assistance program, umumnya tersedia berbagai macam kategori layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan mental dan emosional karyawan. Berikut beberapa layanan yang acapkali ditawarkan:

1. Online Counseling

Ini adalah layanan psikologi yang diberikan secara virtual melalui komunikasi video seperti Zoom atau Google Meet. Fasilitas ini bisa digunakan perusahaan yang memiliki banyak karyawan remote.

2. Counseling for Leader

Layanan ini khusus diberikan kepada manajer atau pemimpin tingkat menengah hingga atas. Tujuannya mencakup penanganan bawahan yang bermasalah, resolusi konflik grup, hingga strategi menghadapi tekanan di tingkat manajemen.

3. Critical Incident Support

Layanan ini bersifat darurat yang diberikan kepada karyawan yang baru saja mengalami kejadian ekstrem, seperti kecelakaan kerja atau kehilangan rekan. Konselor akan memberikan rencana pemulihan dan rujukan perawatan lanjutan jika dampak psikologisnya dinilai serius.

4. Counseling for Employee

Contoh layanan employee assistance program ini ditujukan bagi seluruh level karyawan untuk menangani stres kerja, masalah pernikahan, hingga gangguan kecemasan. Tujuannya memastikan permasalahan pribadi tidak mengganggu performa karyawan tersebut.

5. Preventif Support

Sesuai namanya, layanan ini bertujuan untuk mencegah terjadinya gangguan psikologis yang lebih berat melalui deteksi dini. Karyawan diajak untuk berkonsultasi mengenai tantangan hidup sehari-hari agar mereka memiliki ketahanan mental yang lebih kuat.

Baca Juga: 4 Contoh Employee Engagement agar Karyawan Produktif & Minim Turnover 

Siapa yang Berhak Mendapatkan EAP?

Pada dasarnya, setiap karyawan berhak mendapatkan akses penuh terhadap employee assistance program. 

Namun, dalam praktiknya, terdapat beberapa kelompok atau situasi tertentu yang membutuhkan dukungan ini agar kesehatan mentalnya tetap terjaga. 

Berikut adalah mereka yang disarankan untuk memanfaatkan EAP:

• Karyawan dengan Beban Kerja Tinggi: Mereka yang sering mengalami burnout akibat tuntutan tenggat waktu yang ketat dan tekanan target.
• Karyawan yang Mengalami Masalah Keluarga: Individu yang sedang menghadapi perceraian, masalah pengasuhan anak, atau perawatan lansia yang menguras emosi.
• Individu dengan Kesulitan Finansial: Karyawan yang tertekan akibat utang atau masalah pengelolaan keuangan yang mulai mengganggu fokus kerja.
• Tim yang Mengalami Trauma atau Krisis: Kelompok kerja yang baru saja mengalami insiden drastis di lingkungan kantor atau kehilangan anggota tim secara tiba-tiba.
• Pemimpin Baru: Manajer yang baru dipromosikan dan merasa kewalahan dengan tanggung jawab baru serta dinamika kepemimpinan yang asing bagi mereka.

Cara Kerja Employee Assistance Program di Perusahaan

EAP bekerja sebagai sistem yang membantu karyawan mengatasi masalah sebelum menjadi krisis yang lebih besar. 

Biasanya, perusahaan akan bekerja sama dengan pihak ketiga agar kerahasiaan karyawan terjamin 100% dari pihak manajemen maupun HR. 

Prosesnya dimulai dari kontak awal hingga pemberian solusi atau rujukan medis jika memang dibutuhkan. 

Berikut adalah alur kerja umumnya:

1. Karyawan menghubungi nomor hotline atau aplikasi EAP secara mandiri dan rahasia tanpa perlu izin dari atasan.
2. Konselor melakukan evaluasi awal untuk menentukan apakah masalahnya terkait stres kerja, masalah pribadi, atau kondisi darurat.
3. Karyawan mendapatkan sejumlah sesi konseling untuk mencari solusi atas masalah yang dihadapi.
4. Jika masalah membutuhkan penanganan jangka panjang, konselor akan memberikan rujukan ke tenaga ahli atau rumah sakit.
5. Konselor memastikan karyawan mendapatkan dukungan yang cukup hingga mereka merasa lebih stabil untuk kembali bekerja secara optimal.

Cara Implementasi Employee Assistance Program 

Menerapkan employee assistance program memerlukan perencanaan yang matang agar program tersebut memberikan manfaat maksimal bagi karyawan. Mari simak langkah-langkah implementasinya yaitu:

1. Sesuaikan dengan Kebutuhan Budaya Perusahaan

HR harus memastikan bahwa layanan EAP yang dipilih mencerminkan tantangan unik dari demografi karyawan di perusahaan Anda. Misalnya memilih konselor yang memahami budaya kerja di industri Anda.

2. Beri Sesi Konseling yang Bersifat Rahasia

Lalu, berikan jaminan hukum bahwa sesi konseling bersifat rahasia dan tidak akan bocor ke telinga atasan. Tanpa adanya rasa aman, karyawan akan takut menggunakan layanan ini karena khawatir akan memengaruhi karier mereka.

3. Sosialisasikan Program secara Luas

Program ini hanya akan efektif jika karyawan tahu bahwa layanan ini ada dan mudah diakses melalui berbagai platform. Gunakan berbagai kanal seperti sesi onboarding, poster di area kantor, hingga pengumuman rutin di aplikasi internal perusahaan.

4. Memilih Mitra Vendor yang Tepat

Jangan hanya memilih vendor berdasarkan harga, tetapi carilah partner yang mampu memberikan laporan data anonim sebagai bahan evaluasi manajemen. 

Vendor yang baik akan membantu HR membuat keputusan berbasis data untuk meningkatkan kesejahteraan tim di masa depan.

5. Mengurangi Stigma Melalui Edukasi

HR perlu menciptakan budaya di mana mencari bantuan kesehatan mental dianggap sebagai hal yang positif. Edukasi mengenai manfaat EAP akan membantu menghapus stigma negatif yang sering melekat pada konsultasi psikologi.

Model Employee Assistance Program

Employee assistance program terdiri dari beberapa model yang berbeda. Pemilihannya tergantung skala perusahaan, anggaran, dan kebutuhan karyawan Anda. Mari simak beberapa model EAP yang dapat Anda pertimbangkan:

1. Model EAP Eksternal

Model ini melibatkan kerja sama dengan vendor pihak ketiga yang menyediakan layanan konseling dan bantuan profesional secara mandiri di luar perusahaan. 

Perusahaan cukup membayar biaya langganan atau biaya per sesi sesuai dengan kebutuhan karyawan. 

Kelebihan:

• Kerahasiaan lebih tinggi karena operasionalnya terpisah dari perusahaan.
• Mudah untuk ditingkatkan (scalable) seiring dengan pertumbuhan jumlah karyawan.
• Ahli lebih terspesialisasi. 

Kekurangan:

• Tingkat penggunaan bisa rendah jika HR tidak aktif mempromosikan vendor tersebut.
• Terkadang jumlah sesi yang ditanggung dibatasi oleh kontrak tertentu.

2. Model EAP Internal

Dalam model ini, perusahaan membangun tim kesehatan mental atau konselor in-house yang merupakan karyawan tetap perusahaan tersebut. Layanan wellbeing diberikan langsung oleh staf internal tanpa melibatkan pihak ketiga. 

Kelebihan:

• Perusahaan bisa menyesuaikan layanan dengan budaya kantor.
• Akses lebih cepat bagi karyawan karena konselor berada di lokasi kantor yang sama.
• Konselor bisa mengenal lingkungan kerja secara mendalam. 

Kekurangan:

• Biaya investasi besar untuk menggaji staf ahli baru.
• Karyawan mungkin ragu untuk terbuka karena khawatir masalah pribadi mereka diketahui oleh rekan kerja atau manajemen.

3. Model EAP Tersemat (Embedded)

Model ini biasanya berupa layanan tambahan yang sudah “dibundel” ke dalam paket asuransi kesehatan atau asuransi jiwa yang sudah dimiliki perusahaan. EAP dianggap sebagai nilai tambah atau perk dari penyedia layanan asuransi. 

Kelebihan:

• Biaya operasional lebih rendah.
• Tidak membutuhkan upaya manual yang besar dari HR untuk proses set-up.
• Memberikan tingkat dukungan dasar bagi perusahaan dengan anggaran terbatas. 

Kekurangan:

• Cakupan layanan terbatas karena bukan merupakan produk utama.
• Perusahaan tidak memiliki kontrol untuk memilih jenis spesialis yang dibutuhkan tim.

4. Model Alternatif EAP Modern

Model ini merupakan evolusi dari EAP tradisional dan sering kali menggunakan platform digital atau aplikasi 24/7 yang mencakup dukungan medis, keamanan, hingga kesehatan mental. Layanan ini biasanya lebih proaktif dan mencakup keluarga inti dari karyawan tersebut. 

Kelebihan:

• Cakupan dukungan komprehensif, mulai dari saran medis hingga bantuan keselamatan pribadi.
• Tingkat penggunaan lebih tinggi karena mudah diakses melalui aplikasi seluler.
• Tersedia 24 jam sehari, sehingga tidak terbatas pada jam operasional kantor. 

Kekurangan:

• Biaya berlangganan platform bisa lebih tinggi dibanding model embedded.
• Karyawan perlu melek teknologi agar platform bisa digunakan secara optimal.

Cara Mengukur Keberhasilan EAP

Setelah mengimplementasikan employee assistance program, Anda juga perlu mengukur dampaknya guna memastikan investasi ini memberikan nilai nyata bagi perusahaan. 

Berikut beberapa indikator keberhasilan yang bisa Anda gunakan:

1. Tingkat Utilisasi (Utilization Rates): Memantau berapa banyak karyawan yang menggunakan layanan untuk melihat tingkat kepercayaan staf terhadap EAP.
2. Tingkat Absensi: Mengukur penurunan angka ketidakhadiran karyawan akibat masalah kesehatan mental atau stres kerja pasca penggunaan layanan.
3. Survei Kepuasan Karyawan: Mengumpulkan data kualitatif mengenai pengalaman karyawan selama menggunakan layanan dan kualitas konselor yang disediakan.
4. Metrik Performa Kerja: Menganalisis perubahan produktivitas dan pencapaian target kerja sebelum dan sesudah intervensi EAP dilakukan.
5. Analisis Biaya dan Manfaat (Cost-Benefit Analysis): Membandingkan total biaya program dengan penghematan karena penurunan klaim medis dan biaya rekrutmen.
6. Angka Retensi Karyawan: Melihat apakah ada peningkatan loyalitas karyawan di departemen yang memiliki tingkat penggunaan EAP tinggi.
7. Data Kualitatif Anonim: Meninjau laporan tanpa identitas untuk memahami isu utama yang sedang dialami organisasi guna menentukan langkah pencegahan selanjutnya.

Ingin Mudah Petakan Produktivitas Karyawan Pasca Implementasi EAP?

Setelah memberikan dukungan kesejahteraan melalui EAP, langkah selanjutnya adalah melihat sejauh mana hal tersebut berdampak pada performa tim. 

Untuk memetakan produktivitas, Anda membutuhkan bisa menggunakan aplikasi penilaian kinerja karyawan dari KantorKu HRIS yang memiliki fitur 9-Box Review yang terintegrasi dengan KPI dan OKR. 

Selain itu, KantorKu HRIS juga memiliki fitur unggulan lainnya untuk membantu Anda memetakan produktivitas pasca implementasi EAP, yaitu:

1. Dashboard KPI dan OKR: Memantau pencapaian target individu dan tim secara otomatis dan transparan.
2. Fitur 360 Degree Review: Mendapatkan perspektif penilaian dari atasan, rekan sejawat, hingga bawahan untuk gambaran performa yang menyeluruh.
3. Real-time Feedback: Memberikan ruang bagi karyawan untuk saling memberikan apresiasi dan masukan secara instan guna menjaga motivasi.
4. Manajemen Absensi & Payroll Terintegrasi: Sinkronisasi data kehadiran dengan perhitungan gaji dan bonus performa secara otomatis.
5. Akses Cloud & Mobile: Memudahkan HR dan karyawan untuk mengakses data penilaian serta slip gaji di mana saja dan kapan saja.

Jangan biarkan investasi kesejahteraan Anda menguap begitu saja tanpa pemantauan kinerja yang tepat. 

Yuk book demo gratis untuk memetakan produktivitas pasca implementasi EAP lebih mudah dengan KantorKu HRIS!

Referensi:

What Is an Employee Assistance Programme (EAP)? | OpenUp

What Is an EAP? A Guide to Employee Assistance Programs and Why Yours May Need an Upgrade | Spring Health