Apakah Gaji Pokok Bisa Dipotong? Cek Aturan & Batasnya sesuai UU

Ada kalanya perusahaan dihadapkan pada kondisi tertentu yang memicu pemotongan gaji karyawan, misalnya karena denda, ganti rugi, utang karyawan, atau pelanggaran disiplin kerja. 

Situasi ini sering memunculkan pertanyaan krusial, apakah gaji pokok bisa dipotong begitu saja oleh perusahaan? 

Bagi HR, keputusan pemotongan gaji tidak boleh dilakukan secara impulsif karena berisiko menimbulkan sengketa ketenagakerjaan. 

Oleh karena itu, sebelum mengambil tindakan, Anda perlu memahami batasan hukum agar kebijakan perusahaan tidak berujung pada tuntutan!

Apa yang Dimaksud dengan Gaji Pokok?

Gaji pokok adalah imbalan dasar yang dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan secara rutin setiap bulan atas pekerjaan yang dilakukan. 

Dalam praktiknya, gaji pokok juga kerap disebut sebagai base salary, upah pokok, atau upah minimum pokok.

Besaran gaji pokok setiap karyawan bisa berbeda. Namun, berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003, komposisi gaji pokok sekurang-kurangnya 75% dari total gaji pokok dan tunjangan tetap.

Selain itu, meski pemerintah tidak mengatur nominal gaji pokok untuk setiap pekerjaan, perusahaan wajib memastikan upah (gaji pokok dan tunjangan tetap) tidak lebih rendah dari UMK/UMP.

Penting juga dipahami bahwa gaji pokok berbeda dengan:

• Gaji gross (total gaji sebelum potongan).
• Gaji nett (take home pay setelah potongan).
• Tunjangan tetap maupun tidak tetap.

Perbedaan ini krusial karena tidak semua komponen penghasilan boleh diperlakukan sama ketika terjadi pemotongan.

Baca Juga: Apakah Gaji Pokok Bisa Dipotong? Cek Aturan & Ketentuannya di Sini!

Apakah Gaji Pokok Bisa Dipotong?

Jawabannya bisa, tetapi tidak boleh sembarangan. Pemotongan gaji pokok hanya sah apabila dilakukan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Perusahaan hanya diperbolehkan memotong gaji pokok jika ketentuan tersebut tercantum dalam:

• Perjanjian Kerja
• Peraturan Perusahaan (PP)
• Perjanjian Kerja Bersama (PKB).

Jika alasan pemotongan tidak diatur di dalamnya (misalnya karena selisih penjualan minus atau kerugian unit kerja) maka perusahaan tidak berhak melakukan pemotongan gaji.

Apabila perusahaan tetap melakukan pemotongan tanpa dasar hukum yang sah, karyawan berhak menempuh upaya hukum.

Dasar Hukum Pemotongan Gaji Pokok di Indonesia

Pemotongan gaji pokok karyawan di Indonesia sangat dilindungi oleh hukum. Oleh karena itu, HR wajib memahami landasan regulasi berikut agar kebijakan perusahaan tidak melanggar hak normatif pekerja.

1. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

UU Ketenagakerjaan menjadi payung utama hubungan kerja di Indonesia. Dalam undang-undang ini ditegaskan bahwa:

• Hak atas upah merupakan hak dasar pekerja
• Setiap kebijakan pengupahan harus berdasarkan kesepakatan yang sah
• Pelanggaran terhadap ketentuan pengupahan dapat dikategorikan sebagai perselisihan hak

2. Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan

PP No. 36 Tahun 2021 mengatur tentang mekanisme pengupahan, termasuk pemotongan upah. Di dalamnya diatur bahwa pemotongan upah hanya boleh dilakukan untuk:

• Denda
• Ganti rugi
• Uang muka upah
• Sewa rumah atau barang milik perusahaan
• Utang atau cicilan utang karyawan
• Kelebihan pembayaran upah

3. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 (Penetapan Perppu Cipta Kerja)

UU No. 6 Tahun 2023 menegaskan bahwa upah minimum adalah upah terendah yang wajib dibayarkan pengusaha. 

Artinya, pemotongan gaji tidak boleh menyebabkan gaji jatuh di bawah UMP/UMK, terutama bagi karyawan penerima upah minimum.

Baca Juga: UMP 2026 Resmi: Daftar Upah Minimum di 38 Provinsi 

4. Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (Pasal 1320 KUH Perdata)

Pasal 1320 KUH Perdata mengatur syarat sah perjanjian yang juga berlaku dalam perjanjian kerja. 

Jika pemotongan gaji tidak disepakati secara sah, maka klausul tersebut dapat batal demi hukum.

Kondisi yang Memperbolehkan Pemotongan Gaji Pokok

Meski gaji pokok adalah hak normatif karyawan yang dilindungi oleh hukum, terdapat kondisi tertentu yang secara sah memperbolehkan perusahaan melakukan pemotongan gaji. 

Sesuai PP No. 36 Tahun 2021, berikut beberapa kondisi yang paling umum ditemui:

1. Pemotongan Berdasarkan Kesepakatan Tertulis

Pemotongan gaji diperbolehkan apabila dilakukan berdasarkan kesepakatan tertulis antara karyawan dan perusahaan. 

Contoh bentuk pemotongan berdasarkan kesepakatan tertulis antara lain:

• Cicilan pinjaman karyawan ke perusahaan
• Pengembalian uang muka upah
• Cicilan fasilitas kerja atau aset perusahaan (misalnya laptop atau kendaraan dinas)

Agar pemotongan dilakukan sah secara hukum, maka kesepakatan tersebut harus memiliki dokumen tertulis yang disetujui oleh kedua belah pihak tanpa paksaan. 

Isi dari dokumen perjanjian pemotongan tersebut mencakup:

• Nominal potongan
• Jangka waktu
• Mekanisme pemotongan

Tanpa adanya dokumen tertulis, HR tidak memiliki dasar hukum untuk melakukan pemotongan gaji, meskipun karyawan pernah menerima fasilitas dari perusahaan.

Contoh Perjanjian Potong Gaji Karyawan | Sumber: Scribd

Baca Juga: 5 Contoh Surat Pemotongan Gaji Karyawan Resmi (+Template) 

2. Pemotongan karena Denda, Ganti Rugi, atau Hutang Karyawan

Kondisi pemotongan gaji pokok juga dapat dilakukan oleh perusahaan untuk alasan sebagai berikut:

• Denda akibat pelanggaran tertentu (Misalnya datang terlambat)
• Ganti rugi atas kerusakan atau kehilangan aset perusahaan
• Pelunasan utang karyawan kepada perusahaan

Meski karyawan terbukti melakukan pelanggaran tersebut, pemotongan ini hanya sah jika memenuhi ketentuan berikut:

• Jenis pelanggaran, denda, atau ganti rugi telah diatur dalam perjanjian kerja, PP, atau PKB
• Besaran potongan bersifat proporsional dan rasional
• Total potongan tidak melampaui 50% dari gaji yang diterima karyawan dalam satu periode

3. Pemotongan karena Ketidakhadiran atau Pelanggaran Disiplin

Kondisi pemotongan gaji karyawan yang sah terakhir adalah untuk kasus ketidakhadiran tanpa keterangan atau pelanggaran disiplin.

Namun perusahaan tidak serta-merta memotong gaji pokok secara langsung. Umumnya, mekanisme yang digunakan adalah:

• Pengurangan upah harian
• Tidak dibayarkannya tunjangan tertentu (Misalnya insentif kehadiran atau tunjangan makan)
• Penerapan sanksi bertahap sesuai peraturan disiplin perusahaan

Jika ingin menerapkan pemotongan terhadap gaji karyawan akibat kondisi ini, HR harus memastikan bahwa:

• Mekanisme sanksi telah diatur jelas dalam PP atau PKB
• Pemotongan tidak menyebabkan gaji karyawan berada di bawah upah minimum
• Proses penegakan disiplin dilakukan secara objektif dan terdokumentasi

Baca Juga: 9 Jenis Potongan Gaji Karyawan beserta Aturan, Persentase, & Cara Hitung 

Kondisi yang Tidak Memperbolehkan Pemotongan Gaji Pokok

Tidak semua situasi dapat dijadikan alasan untuk memotong gaji pokok karyawan. Terdapat sejumlah kondisi di mana perusahaan dilarang melakukan pemotongan gaji pokok, karena berpotensi melanggar hak normatif pekerja, seperti:

1. Pemotongan Gaji Secara Sepihak Tanpa Dasar Tertulis

Perusahaan tidak diperbolehkan memotong gaji karyawan apabila pemotongan tersebut tidak memiliki dasar tertulis yang jelas. 

Ketentuan ini sejalan dengan PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan yang menegaskan bahwa pembayaran upah harus didasarkan pada PK, PP, atau PKB.

2. Pemotongan Gaji yang Menyebabkan Upah di Bawah Upah Minimum

Perusahaan juga dilarang memotong gaji pokok apabila pemotongan tersebut menyebabkan upah yang diterima karyawan menjadi lebih rendah dari upah minimum yang berlaku.

Pasalnya, upah minimum merupakan batas paling rendah yang wajib dibayarkan kepada pekerja sebagai bentuk perlindungan negara terhadap kesejahteraan tenaga kerja. 

3. Pemotongan Gaji sebagai Hukuman Tanpa Mekanisme Disiplin

Pemotongan gaji pokok juga tidak boleh dijadikan sanksi otomatis atas pelanggaran disiplin yang dilakukan karyawan. 

Dalam konteks ini, pemotongan gaji menjadi tidak sah apabila jenis pelanggaran dan sanksinya tidak diatur dalam PP atau PKB.

4. Pemotongan Gaji di Luar Jenis yang Diatur Regulasi

Perusahaan tidak memiliki kewenangan untuk memotong gaji karyawan di luar jenis potongan yang diatur dalam regulasi. 

Mengacu pada PP No. 36 Tahun 2021, pemotongan upah hanya diperbolehkan untuk  pembayaran denda, ganti rugi, uang muka upah, serta utang atau cicilan utang karyawan kepada perusahaan.

Apabila perusahaan melakukan pemotongan gaji untuk alasan di luar ketentuan tersebut, maka pemotongan tersebut tidak memiliki dasar hukum yang sah.

Batas Maksimal Pemotongan Gaji Karyawan

Sesuai dengan UU No. 13 Tahun 2003, total pemotongan upah yang dilakukan perusahaan paling banyak 50% dari setiap pembayaran upah.

Artinya, apabila pemotongan melebihi batas tersebut, maka perusahaan dapat dianggap melanggar ketentuan pengupahan.

Sebagai contoh, seorang karyawan memiliki gaji pokok sebesar Rp8.000.000 per bulan. Maka, batas maksimal pemotongan gaji karyawan tersebut adalah 50% × Rp8.000.000 = Rp4.000.000.

Jika total potongan melebihi Rp4.000.000 dalam satu periode gaji, maka kelebihan tersebut dianggap batal secara hukum.

Contoh Kasus Pemotongan Gaji Pokok

Agar lebih mudah dipahami, mari simak beberapa contoh kasus pemotongan gaji pokok yang sering terjadi di perusahaan:

1. Contoh Pemotongan yang Diperbolehkan

Kasus: Cicilan Pinjaman Karyawan

Seorang karyawan menerima pinjaman dari perusahaan sebesar Rp5.000.000. Berdasarkan perjanjian tertulis, disepakati cicilan sebagai berikut:

• Tenor: 5 bulan
• Potongan gaji per bulan: Rp1.000.000

Data gaji karyawan:

• Gaji pokok: Rp7.500.000
• Potongan cicilan: Rp1.000.000 (13,3% dari gaji pokok)

Dengan adanya cicilan pinjaman, pada bulan tersebut karyawan menerima gaji pokok sebesar Rp7.500.000 dikurangi potongan Rp1.000.000, sehingga sisa gaji yang diterima adalah Rp6.500.000, sebelum potongan lain seperti pajak atau iuran BPJS.

2. Contoh Pemotongan yang Melanggar Aturan

Kasus: Pemotongan Gaji Sepihak akibat Target Tidak Tercapai

Perusahaan memotong gaji pokok karyawan secara sepihak karena target penjualan tidak tercapai sebesar Rp1.500.000. Padahal, aturan tersebut tidak diatur dalam perjanjian kerja, PP, atau PKB.

Karyawan tersebut memiliki gaji pokok sebesar Rp5.000.000 per bulan. Setelah dilakukan pemotongan, sisa gaji yang diterima karyawan menjadi Rp3.500.000. 

Secara persentase, potongan tersebut setara dengan 30% dari gaji pokok. Meskipun masih berada di bawah batas maksimal pemotongan 50%, praktik ini dianggap melanggar karena dilakukan tanpa dasar hukum dan kesepakatan tertulis.

Perbedaan Potongan Gaji Pokok dan Potongan Tunjangan

Pemotongan terhadap gaji pokok dan tunjangan sedikit berbeda. Umumnya, potongan seperti PPh 21 dan iuran BPJS dikenakan pada total penghasilan bruto, yaitu gabungan gaji pokok dan tunjangan yang bersifat objek potongan. 

Namun, ketika perusahaan melakukan pemotongan terhadap gaji pokok, prosedurnya jauh lebih ketat dibandingkan tunjangan.

Pemotongan gaji pokok memiliki risiko hukum yang lebih tinggi karena berkaitan langsung dengan upah minimum dan hak dasar pekerja. 

Sebaliknya, pemotongan tunjangan (terutama tunjangan tidak tetap) cenderung lebih fleksibel sepanjang diatur dalam kebijakan perusahaan dan tidak melanggar perjanjian kerja.

Perbedaan Potongan Gaji Pokok dan Potongan Tunjangan

Lihat tabel perbandingan berikut agar lebih memahaminya:

Aspek	Gaji Pokok	Tunjangan
Sifat	Tetap dan wajib dibayarkan	Tambahan, bisa tetap atau tidak tetap
Porsi dalam struktur gaji	Sekurang-kurangnya 75% dari gaji pokok + tunjangan tetap	25%, pelengkap gaji pokok
Dasar hukum	Hak normatif pekerja	Kebijakan perusahaan
Fleksibilitas pemotongan	Sangat terbatas	Relatif lebih fleksibel
Dampak ke UMP/UMR	Langsung berdampak	Tidak selalu berdampak
Risiko hukum jika dipotong	Tinggi	Lebih rendah (jika sesuai aturan)
Peran dalam pesangon/lembur	Menjadi dasar perhitungan	Tergantung jenis tunjangan

Dari perbedaan tersebut, HR perlu memahami bahwa pemotongan gaji pokok dan pemotongan tunjangan tidak dapat disamakan, baik dari sisi hukum maupun dampaknya terhadap hak karyawan.

Dampak Pemotongan Gaji Pokok terhadap UMP/UMR

Pemotongan terhadap gaji pokok memiliki konsekuensi serius, terutama apabila gaji karyawan sejak awal berada di kisaran UMP, UMK, atau UMR. 

Dalam kondisi ini, pemotongan gaji pokok dapat menyebabkan total upah yang diterima karyawan menjadi di bawah upah minimum.

Kondisi tersebut secara tegas dilarang oleh peraturan perundang-undangan. Apabila tetap dilakukan, pemotongan tersebut secara hukum diperlakukan sama dengan pembayaran upah di bawah upah minimum.

Pelanggaran ini memiliki konsekuensi hukum seperti:

1. Sanksi Administratif

Secara bertahap, perusahaan dapat dikenai sanksi administratif, mulai dari:

• Teguran tertulis
• Pembatasan kegiatan usaha
• Penghentian sementara sebagian atau seluruh kegiatan produksi
• Pembekuan atau pencabutan izin usaha. 

Apabila perusahaan tetap tidak melakukan perbaikan, pelanggaran pembayaran upah minimum dapat berujung pada sanksi pidana.

2. Sanksi Pidana

Mengacu pada ketentuan dalam UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja, perusahaan yang membayar upah di bawah upah minimum dapat dikenai:

• Pidana penjara paling singkat 1 tahun dan paling lama 4 tahun, dan/atau
• Denda paling sedikit Rp100 juta hingga Rp400 juta.

Hak Karyawan Jika Gaji Pokok Dipotong Tidak Sesuai Aturan

Apabila gaji pokok dipotong secara sepihak atau tidak sesuai ketentuan hukum, karyawan berhak menempuh upaya hukum. 

Dalam hukum ketenagakerjaan, kondisi ini termasuk perselisihan hak, yaitu perselisihan akibat tidak dipenuhinya hak pekerja sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan, PK, PP, atau PKB.

Berikut tahapan upaya hukum yang dapat ditempuh karyawan:

• Perundingan Bipartit: Musyawarah antara karyawan atau serikat pekerja dengan pihak perusahaan untuk mencari penyelesaian secara internal.
• Pencatatan Perselisihan ke Instansi Ketenagakerjaan: Jika bipartit gagal, karyawan berhak melapor ke instansi ketenagakerjaan setempat dengan melampirkan bukti bahwa perundingan bipartit telah dilakukan.
• Mediasi: Penyelesaian perselisihan melalui musyawarah yang ditengahi oleh mediator netral dari instansi ketenagakerjaan.
• Gugatan ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI): Apabila mediasi tidak menghasilkan kesepakatan, karyawan atau serikat pekerja dapat mengajukan gugatan ke PHI pada pengadilan negeri setempat.

Tips HR agar Pemotongan Gaji Tetap Sesuai Hukum

Jika HR memang harus melakukan pemotongan gaji, pastikan kebijakan tersebut dijalankan secara hati-hati dan patuh regulasi. 

Berikut tips agar pemotongan gaji tetap sah secara hukum:

1. Perhatikan Batas Maksimal Pemotongan Gaji

Total potongan gaji karyawan tidak boleh melebihi 50% dari gaji atau upah yang diterima dalam satu periode penggajian. 

Melebihi batas ini berpotensi melanggar hukum dan dapat dikategorikan sebagai pelanggaran hak normatif karyawan.

2. Pastikan Dasar Pemotongan Diatur secara Tertulis

Pemotongan gaji hanya boleh dilakukan jika sudah diatur dalam perjanjian kerja, Peraturan Perusahaan (PP), atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB). Tanpa dasar tertulis, perusahaan tidak memiliki legitimasi hukum untuk melakukan potongan.

3. Bedakan Pemotongan yang Perlu dan Tidak Perlu Persetujuan

Tidak semua pemotongan memerlukan izin karyawan. Contohnya, kelebihan pembayaran gaji dapat langsung dipotong tanpa persetujuan. 

Namun, untuk potongan lain seperti cicilan utang atau sewa fasilitas perusahaan, harus ada kesepakatan tertulis terlebih dahulu.

4. Cantumkan Rincian Potongan di Slip Gaji

Setiap pemotongan wajib ditampilkan di slip gaji. HR perlu mencantumkan jenis potongan dan nominalnya agar karyawan memahami alasan pengurangan penghasilan.

5. Lakukan Pendekatan Disipliner yang Proporsional

Untuk kasus pelanggaran disiplin, pemotongan gaji sebaiknya menjadi opsi terakhir. HR dianjurkan menerapkan tahapan sanksi yang jelas, seperti teguran lisan, tertulis, hingga pembinaan, sebelum menyentuh aspek finansial.

Hitung Gaji Karyawan beserta Potongan Otomatis dengan Software Payroll dari KantorKu HRIS

Mengelola perhitungan gaji dan potongan secara manual akan memakan waktu dan berisiko menimbulkan kesalahan. 

Supaya bisa bekerja lebih efisien, Anda bisa menggunakan software payroll dari KantorKu HRIS.

Sistem ini sudah terintegrasi, sehingga Anda tidak perlu input data berulang kali. Cukup beberapa klik, sistem payroll akan menghitung gaji, potongan, pajak, dan iuran secara otomatis. 

Dashboard Payroll KantorKu HRIS

Bahkan, proses transfer gaji ke berbagai bank pun bisa dilakukan dalam satu kali klik.

Fitur unggulan payroll KantorKu HRIS:

1. Payroll Otomatis & Akurat: Perhitungan gaji, BPJS, dan PPh 21 sesuai regulasi terbaru.
2. Slip Gaji Digital Transparan: Rincian gaji pokok, tunjangan, dan potongan dapat diakses karyawan kapan saja.
3. Integrasi Absensi Real-Time: Data kehadiran, lembur, dan cuti langsung memengaruhi payroll.
4. Sistem Update Regulasi: Perubahan aturan pajak dan ketenagakerjaan diperbarui otomatis.
5. Disbursement Sekali Klik: Transfer gaji ke berbagai bank lebih cepat dan aman.

Segera sederhanakan proses payroll di perusahaan Anda dengan KantorKu HRIS. Anda bisa mencoba dulu fitur payroll ini melalui book demo gratis sekarang untuk merasakan kemudahan mengelola gaji karyawan tanpa proses yang panjang.

Referensi:

UU No. 13 Tahun 2003 

PP No. 36 Tahun 2021

UU No. 6 Tahun 2023