Business Process Outsourcing (BPO): Arti, Jenis, & 3 Bentuknya

Key Takeaways BPO
BPO membantu menghemat biaya operasional dengan mengalihkan proses non-inti ke pihak ketiga.
Perusahaan bisa fokus pada bisnis utama tanpa terbebani pekerjaan administratif.
Memberikan akses ke keahlian, teknologi, dan praktik terbaik yang dimiliki vendor.
BPO menawarkan skalabilitas dan fleksibilitas sesuai kebutuhan bisnis.
Tetap perlu manajemen risiko atas keamanan data, kualitas layanan, dan ketergantungan vendor.

BPO adalah salah satu strategi bisnis yang paling penting di era modern ini. Business Process Outsourcing atau BPO adalah praktik mendelegasikan tugas atau fungsi bisnis non-inti kepada pihak ketiga atau penyedia layanan eksternal. 

Secara sederhana, apa itu BPO bisa diibaratkan seperti Anda “menyewa” tim ahli dari luar perusahaan untuk mengurus pekerjaan yang tidak menjadi fokus utama Anda, sehingga Anda bisa berkonsentrasi pada hal-hal yang benar-benar penting untuk pertumbuhan bisnis.

Pada awalnya, BPO lebih banyak digunakan oleh perusahaan besar untuk memangkas biaya. Namun, seiring waktu, pemahaman tentang business process outsourcing adalah berkembang menjadi sebuah strategi untuk meningkatkan efisiensi dan inovasi. 

Di Indonesia, praktik BPO semakin populer, terutama di sektor teknologi, manufaktur, dan layanan keuangan. 

Statista memperkirakan bahwa pasar Business Process Outsourcing (BPO) di Asia Pasifik (APAC) akan terus tumbuh dengan proyeksi pendapatan mencapai sekitar US$90,23 miliar atau sekitar Rp1.380,5 triliun pada 2025 dan CAGR sekitar 4% hingga 2030

Apa Itu BPO

Business Process Outsourcing atau BPO adalah salah satu strategi alih daya di mana perusahaan mengontrak pihak ketiga untuk melakukan fungsi-fungsi bisnis yang tidak termasuk dalam kompetensi inti mereka. 

Hal ini pada dasarnya berbeda dengan alih daya (outsourcing) tradisional yang mungkin hanya fokus pada satu area seperti IT. BPO mencakup spektrum yang lebih luas, mulai dari fungsi dukungan internal (back-office) hingga layanan yang berinteraksi langsung dengan pelanggan (front-office).

Praktik ini diatur oleh berbagai regulasi, termasuk di Indonesia. Salah satu regulasi yang relevan adalah Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang mengatur tentang perjanjian kerja alih daya. 

Namun, seiring dengan perkembangan teknologi dan model bisnis, regulasi terus diperbarui. Penting untuk memahami bahwa BPO yang baik harus mematuhi etika dan hukum yang berlaku untuk melindungi hak karyawan dan menjaga integritas bisnis.

Tujuan dan Fungsi BPO

Tujuan utama dari BPO management adalah untuk menciptakan efisiensi operasional dan strategis. Ini bukan sekadar memotong biaya, melainkan tentang cara cerdas untuk menggunakan sumber daya. 

Berikut adalah beberapa tujuan dan fungsi utama dari BPO:

1. Peningkatan Efisiensi Operasional

Dengan menyerahkan tugas kepada pihak yang memiliki spesialisasi, pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat dan dengan kualitas yang lebih tinggi. 

Contohnya, tim akuntansi internal mungkin butuh waktu berjam-jam untuk proses penggajian, sementara penyedia BPO yang fokus pada hal ini bisa menyelesaikannya dalam waktu singkat.

2. Akses ke Keahlian Khusus

Perusahaan bisa mendapatkan akses ke tenaga ahli yang mungkin tidak tersedia secara internal. Ini sangat penting untuk fungsi-fungsi yang membutuhkan keterampilan teknis tinggi, seperti IT atau analisis data.

3. Fokus pada Bisnis Inti

Dengan mengalihdayakan tugas-tugas non-inti, manajemen dan karyawan dapat fokus sepenuhnya pada kegiatan inti yang menciptakan nilai bagi perusahaan, seperti pengembangan produk, strategi pemasaran, dan inovasi.

4. Peningkatan Fleksibilitas

BPO juga memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kapasitas operasionalnya dengan cepat, sesuai dengan permintaan pasar tanpa harus merekrut atau melatih karyawan baru secara permanen.

Jenis-Jenis BPO atau Business Process Outsourcing

Secara umum, jenis jenis BPO dapat diklasifikasikan berdasarkan jenis pekerjaan yang dialihdayakan.

1. Back-Office Outsourcing

Back-office outsourcing berfokus pada fungsi-fungsi internal yang tidak berhadapan langsung dengan pelanggan. Ini adalah tugas-tugas yang mendukung operasi harian perusahaan.

• HR (Human Resources): Meliputi penggajian (payroll), administrasi tunjangan, dan manajemen data karyawan.

• Akuntansi dan Keuangan: Termasuk pembukuan, audit, pengelolaan piutang dan utang, serta pelaporan keuangan.
• IT Services: Layanan dukungan teknis, manajemen infrastruktur, dan pengembangan perangkat lunak.
• Manajemen Data: Meliputi entri data, pemrosesan, dan analisis data.

2. Front-Office Outsourcing

Front-office outsourcing adalah fungsi-fungsi yang berhubungan langsung dengan pelanggan.

• Layanan Pelanggan (Customer Service): Penanganan keluhan, pertanyaan, dan dukungan teknis melalui telepon, email, atau chat. 

Contohnya, sebuah e-commerce besar bisa menggunakan BPO untuk mengelola pusat panggilan mereka, sehingga mereka bisa memberikan layanan 24/7 kepada pelanggan.

• Pemasaran (Marketing): Telemarketing, kampanye media sosial, dan riset pasar.
• Penjualan (Sales): Layanan penjualan jarak jauh atau telesales.

Macam-Macam Bentuk Layanan BPO

Selain berdasarkan jenis pekerjaan, BPO company adalah penyedia layanan yang juga dapat diklasifikasikan berdasarkan lokasi geografis penyedia layanannya.

1. Onshore Outsourcing

Onshore BPO melibatkan kerja sama dengan penyedia layanan yang berada di negara yang sama dengan perusahaan Anda. 

Contohnya, sebuah perusahaan di Jakarta bekerja sama dengan BPO company di Surabaya. Keuntungannya adalah kemudahan komunikasi dan kesamaan budaya kerja.

2. Nearshore Outsourcing

Nearshore BPO adalah outsourcing ke negara tetangga atau yang berada di zona waktu yang sama. 

Contohnya, sebuah perusahaan di Indonesia yang mengalihdayakan layanannya ke Malaysia atau Singapura. Ini meminimalkan perbedaan waktu dan budaya, sambil tetap menawarkan potensi penghematan biaya.

3. Offshore Outsourcing

Offshore BPO adalah outsourcing ke negara yang jauh, biasanya di benua lain. Contoh paling umum adalah perusahaan di Amerika Serikat atau Eropa yang mengalihdayakan layanan IT atau layanan pelanggan ke India atau Filipina, di mana biaya tenaga kerja jauh lebih rendah.

Kelebihan dan Kekurangan BPO

Menggunakan BPO memiliki pro dan kontra yang harus dipertimbangkan seperti:

Kelebihan BPO

• Penghematan Biaya: Mengurangi biaya operasional, gaji, dan investasi dalam infrastruktur. 
• Fokus pada Kompetensi Inti: Memungkinkan perusahaan untuk mengalihkan sumber daya ke area yang paling penting.
• Akses Global: Perusahaan dapat memanfaatkan talenta global tanpa batas geografis.
• Peningkatan Kualitas Layanan: Penyedia BPO seringkali memiliki spesialisasi dan standar kualitas yang lebih tinggi.

Kekurangan BPO

• Risiko Keamanan Data: Kekhawatiran tentang kebocoran data sensitif.
• Kurangnya Kontrol: Perusahaan mungkin merasa kehilangan kendali atas proses yang dialihdayakan.
• Masalah Komunikasi: Terutama pada offshore BPO, perbedaan zona waktu dan bahasa bisa menjadi tantangan.
• Biaya Tersembunyi: Biaya kontrak, biaya transisi, atau biaya perubahan dapat muncul.

Contoh BPO di Pasar Global

Beberapa contoh BPO perusahaan global yang terkenal, seperti Accenture, Genpact, dan Cognizant, telah membuktikan bagaimana BPO bisa menjadi industri yang sangat menguntungkan. 

Di Indonesia, banyak perusahaan mulai menggunakan BPO untuk berbagai fungsi.

Contoh Kasus Nyata: Implementasi BPO di Sektor HR

Sebuah perusahaan rintisan di bidang teknologi, sebut saja “TechNova”, mengalami pertumbuhan pesat namun kesulitan mengelola administrasi SDM. 

Tugas seperti penggajian, cuti, dan manajemen absensi menjadi beban besar. Mereka kemudian memutuskan untuk menggunakan BPO untuk fungsi HR.

Sebelum BPO: Proses penggajian manual, memakan waktu 3-4 hari kerja setiap bulan, rentan kesalahan, dan tim HR kewalahan.

Setelah BPO: Beralih ke layanan HRIS dari pihak ketiga, seperti KantorKu HRIS. Semua data karyawan, absensi, dan cuti terintegrasi dalam satu platform. Proses penggajian kini otomatis dan hanya butuh beberapa jam. Karyawan juga bisa mengajukan cuti dan melihat slip gaji secara mandaliri melalui aplikasi.

Tabel di bawah ini menunjukkan perbandingan singkat:

Sistem Kerja Operasional BPO

Bagaimana bpo management beroperasi? Prosesnya biasanya melibatkan beberapa tahapan:

1. Analisis Kebutuhan

Ini adalah tahap awal di mana perusahaan melakukan audit internal untuk mengidentifikasi proses bisnis mana yang dapat atau harus dialihdayakan. 

Analisis ini harus kritis dan mendalam, tidak hanya melihat dari sisi biaya, tetapi juga kompleksitas, risiko, dan dampak strategis. 

Misalnya, apakah tim HR internal kesulitan mengelola payroll karena jumlah karyawan yang terus bertambah? Apakah prosesnya memakan waktu dan rentan kesalahan? Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan ini akan menjadi dasar keputusan.

2. Pemilihan Vendor

Setelah kebutuhan teridentifikasi, perusahaan harus memilih BPO company yang tepat. Pemilihan ini tidak hanya berdasarkan penawaran harga, tetapi juga pada reputasi vendor, keahlian khusus mereka, pengalaman dengan industri serupa, dan kemampuan untuk menjamin keamanan data. 

Perusahaan harus melakukan due diligence yang ketat, termasuk memeriksa portofolio klien dan testimoni.

3. Transisi (Onboarding)

Tahap ini adalah migrasi data dan proses dari perusahaan ke penyedia BPO. Ini adalah fase yang sangat krusial dan harus dilakukan dengan hati-hati. Prosesnya meliputi transfer data karyawan, dokumen, dan prosedur kerja. 

Biasanya, ada tim transisi dari kedua belah pihak yang bekerja sama untuk memastikan tidak ada data yang hilang atau proses yang terganggu.

4. Manajemen Hubungan (Relationship Management)

Setelah proses transisi selesai, fokus beralih ke manajemen hubungan jangka panjang. Ini bukan hubungan “serah terima” biasa, tetapi kemitraan strategis. 

Komunikasi reguler, pertemuan tinjauan kinerja, dan penyesuaian proses sangat penting untuk memastikan layanan berjalan sesuai ekspektasi. Ini juga mencakup penanganan masalah yang mungkin timbul.

5. Evaluasi Kinerja (Performance Evaluation)

Tahap terakhir, namun terus berulang, adalah mengukur kinerja vendor BPO. Evaluasi ini harus berdasarkan metrik yang sudah disepakati di awal kontrak (Service Level Agreements/SLA). 

Metrik ini bisa berupa waktu respons, tingkat akurasi, efisiensi biaya, atau tingkat kepuasan pelanggan. Dengan evaluasi berkala, perusahaan dapat memastikan bahwa investasi BPO mereka memberikan nilai yang optimal.

Kelola SDM Bisnis Anda Lebih Mudah dan Cerdas dengan KantorKu HRIS

Mengelola sumber daya manusia adalah salah satu fungsi yang paling sering dialihdayakan dalam BPO. 

Dengan berbagai kompleksitas yang ada, seperti perhitungan pajak, BPJS, cuti, dan lembur, menggunakan sistem HRIS menjadi pilihan yang cerdas.

Sebagai bagian dari strategi BPO, Anda dapat menggunakan software KantorKu HRIS untuk mengelola semua aspek HR dengan lebih efisien. 

Mulai dari absensi online, perhitungan gaji, hingga manajemen data karyawan, semua bisa terintegrasi dalam satu platform yang mudah digunakan. 

KantorKu HRIS merupakan jawaban strategis yang dibutuhkan untuk membantu bisnis ataupun perusahaan Anda menjadi lebih fokus pada pengembangan bisnis, bukan hanya pada urusan administrasi yang memakan waktu.

Sudah saatnya bisnis Anda naik kelas dan transformasi ke era baru. Dengan KantorKu HRIS, pengelolaan SDM akan lebih mudah dan efisien, memungkinkan Anda untuk fokus pada pertumbuhan bisnis inti.

Sumber:

Pemerintah Indonesia. (2003). Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 39. Jakarta: Sekretariat Negara.

Statista. Business Process Outsourcing – APAC.