Produktivitas Karyawan: Faktor, Cara Meningkatkan & Cara Mengukur

Apa yang dimaksud dengan produktivitas kerja karyawan? Produktivitas karyawan adalah faktor yang menentukan keberhasilan sebuah perusahaan. 

Sebesar apa pun peluang bisnis, modal investasi, atau strategi manajemen yang dimiliki, semua tetap bergantung pada kinerja tenaga kerja dalam menjalankannya. 

Produktivitas tidak hanya tentang bekerja lebih keras, tetapi juga bagaimana karyawan mampu menyelesaikan tugas secara efisien dengan hasil terbaik dan usaha seminimal mungkin. 

Oleh karena itu, mari pahami lebih dalam apa saja faktor yang dapat meningkatkan produktivitas karyawan serta bagaimana cara mengukurnya!

Apa itu Produktivitas Karyawan atau Tenaga Kerja?

Produktivitas karyawan adalah ukuran efektivitas seorang karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan. 

Ukuran ini tidak hanya melihat jumlah output yang dihasilkan, tetapi juga kualitas kerja, efisiensi waktu, dan ketepatan hasil terhadap standar perusahaan.

Indikator produktivitas kerja yaitu:

• Karyawan mampu memprioritaskan tugas dengan baik
• Karyawan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu
• Karyawan konsisten memenuhi bahkan melampaui ekspektasi organisasi

Jika perusahaan memiliki karyawan yang produktif, itu bisa memberikan banyak manfaat, salah satunya adalah peningkatan kinerja perusahaan.

Adapun produktivitas karyawan menurut para ahli, yaitu:

1. Menurut Hasibuan (2010:128)

Produktivitas adalah perbandingan antara output dan input yang menunjukkan bagaimana sumber daya dimanfaatkan secara baik dalam memproduksi barang atau jasa.

2. Siagian dalam Bella Rohmat (2019)

Produktivitas adalah ukuran kemampuan perusahaan dalam mencapai tujuan melalui pemanfaatan sarana dan prasarana yang ada secara optimal.

3. Edi Sutresno (2019:99)

Produktivitas artinya sebagai hubungan antara keluaran dengan masukan, atau dengan kata lain, ukuran efisiensi produktif.

4. Tohardi (dalam Sutresno, 2019:100)

Produktivitas kerja adalah sikap mental yang selalu mencari perbaikan terhadap apa yang telah dilakukan.

Mengapa Produktivitas Tenaga Kerja Penting?

Produktivitas karyawan penting karena sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan secara menyeluruh. 

Semakin tinggi produktivitas tenaga kerja, maka semakin efisien operasional perusahaan. Berikut alasannya:

• Karyawan produktif dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.
• Semakin banyak output, semakin tinggi margin keuntungan perusahaan.
• Produktivitas tinggi membuat perusahaan mampu bersaing dalam kecepatan produksi.

Agar lebih mudah dipahami, mari lihat contoh produktivitas karyawan berikut:

Contoh Kasus

Andi adalah seorang operator pabrik yang biasanya mampu memproduksi 100 unit barang per hari. Namun setelah mengalami cedera tangan, produktivitasnya turun menjadi 60 unit per hari.

Akibatnya, total output pabrik ikut menurun, target harian tidak tercapai, dan biaya operasional per unit barang menjadi lebih tinggi. 

Manfaat Mengukur Produktivitas

Anda mungkin belum terpikir untuk mengukur produktivitas karyawan, padahal ini penting dilakukan secara berkala. Berikut beberapa manfaat mengukur produktivitas karyawan:

1. Mengidentifikasi Calon Pemimpin 

Dengan menganalisis performa karyawan, perusahaan dapat mengenali individu dengan potensi tinggi yang bisa diangkat sebagai pemimpin di masa depan.

2. Menumbuhkan Kesadaran Diri Karyawan 

Ketika karyawan mengetahui bahwa kinerjanya dipantau, mereka cenderung lebih termotivasi. Dampaknya muncul peningkatan kesadaran terhadap efisiensi pekerjaan.

3. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Perusahaan dapat mengidentifikasi bagian yang perlu perbaikan. Dengan begitu, alur kerja lebih optimal sehingga efisiensi operasional perusahaan secara keseluruhan meningkat.

4. Mengenali Kelebihan dan Kekurangan Individu

Pengukuran produktivitas membantu perusahaan mengenali kelebihan dan kekurangan setiap karyawan. Hasilnya bisa untuk dasar merancang program pengembangan yang sesuai.

5. Meniru Praktik Kerja Terbaik

Dengan membandingkan data kinerja antar individu, perusahaan dapat meniru praktik kerja terbaik yang bisa dijadikan standar bagi seluruh karyawan agar kinerja meningkat.

Faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Karyawan

Apa saja 6 faktor utama yang menentukan produktivitas tenaga kerja? Berikut penjelasan secara umum:

1. Motivasi Karyawan

Karyawan yang termotivasi akan bekerja dengan antusias. Motivasi bisa muncul karena adanya kepuasan kerja, apresiasi, peluang karier, pelatihan, dan kompensasi yang sebanding.

2. Lingkungan Kerja 

Tempat kerja yang nyaman dapat meningkatkan semangat kerja karyawan, dilihat dari pencahayaan, suhu ruangan, tingkat kebisingan, hingga ergonomi (terutama bagi yang WFH).

3. Budaya Perusahaan

Budaya kerja juga termasuk faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja. Budaya kerja yang positif terbukti meningkatkan produktivitas, ditandai dengan gaya kepemimpinan terbuka, komunikasi efektif, dan penghargaan terhadap kesejahteraan karyawan.

4. Beban Kerja 

Karyawan yang terlalu banyak beban kerja akan kesulitan menjaga produktivitas. Oleh karena itu, Anda perlu memastikan pembagian tugas yang realistis.

5. Komunikasi

Komunikasi efektif antara manajemen dan karyawan adalah kunci produktivitas. Komunikasi terbuka memungkinkan karyawan merasa lebih terlibat dan memiliki arah kerja yang jelas.

6. Kesejahteraan Karyawan

Karyawan yang sejahtera akan lebih produktif. Untuk mencapainya, Anda bisa memberikan fasilitas istirahat yang memadai, program kesehatan, hingga layanan konseling. 

Cara Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Bagaimana cara meningkatkan produktivitas tenaga kerja? Agar hasilnya berkelanjutan, Anda bisa mengikuti cara berikut:

1. Terapkan Hari Tanpa Rapat 

Rapat sering kali menyita banyak waktu tanpa hasil yang signifikan. Coba terapkan hari tanpa rapat pada hari-hari tertentu agar karyawan bisa fokus bekerja.

2. Adakan Team Building

Tim yang solid adalah pondasi utama produktivitas tinggi. Perusahaan dapat mengadakan team building secara rutin, baik secara online atau offline untuk memperkuat kerja sama antar tim.

Contohnya, Dropbox mengadakan hack week sebagai ajang kolaborasi yang mendorong kreativitas dan inovasi.

3. Prioritaskan Kesejahteraan Karyawan 

Cara meningkatkan produktivitas tenaga kerja berikutnya yaitu mementingkan kesejahteraan karyawan.

Perusahaan besar seperti Google membuktikan bahwa program kesehatan dan kebugaran karyawan dapat meningkatkan kepuasan sekaligus kinerja.

Langkah sederhana yang bisa diterapkan antara lain:

• Menyediakan snack di kantor.
• Memberikan waktu istirahat singkat tetapi rutin.
• Menyediakan program konseling atau olahraga.

4. Terapkan Sistem Kerja Fleksibel 

Fleksibilitas waktu dan lokasi kerja kini menjadi salah satu kunci peningkatan produktivitas. Anda bisa menerapkan kerja jarak jauh atau jam kerja fleksibel.

Sebuah studi dari Stanford menunjukkan bahwa pekerja remote dapat 13% lebih produktif dibandingkan pekerja kantor.

5. Berikan Pengakuan dan Penghargaan 

Karyawan yang merasa dihargai atas kontribusinya cenderung bekerja lebih semangat dan produktif. 

Bentuk pengakuan bisa berupa pujian di rapat tim, bonus, atau program “Employee of the Month”.

Baca Juga: 4 Contoh Employee Engagement agar Karyawan Produktif & Minim Turnover 

Cara Mengukur Produktivitas Karyawan

Untuk mengetahui berhasil atau tidaknya program peningkatan produktivitas karyawan, Anda bisa mengukur dengan cara-cara berikut:

1. Ukur Target dengan Prinsip SMART

Tujuan yang jelas membantu karyawan tahu kapan mereka telah memenuhi ekspektasi. Gunakan kerangka SMART agar target terukur.

Contoh target dengan kerangka SMART:

• Specific: Meningkatkan penjualan produk A.
• Measurable: Menambah penjualan sebesar 20% dibandingkan bulan lalu.
• Achievable: Berdasarkan data tren penjualan dan potensi pasar.
• Relevant: Mendukung tujuan perusahaan untuk meningkatkan pendapatan.
• Time-bound: Dicapai dalam waktu 3 bulan.

“Meningkatkan penjualan produk A sebesar 20% dalam waktu 3 bulan untuk mendukung target pendapatan perusahaan.”

2. Hentikan Kebiasaan Micromanaging

Banyak manajer berpikir bahwa mengawasi setiap langkah karyawan akan meningkatkan hasil, padahal sebaliknya. Micromanaging justru menurunkan motivasi dan kepercayaan diri.

Sebagai gantinya:

• Berikan kepercayaan kepada tim untuk mengeksekusinya.
• Terapkan manajemen berbasis hasil, bukan metode kerja.
• Latih manajer agar menjadi coach, bukan pengawas.

3. Tentukan Key Performance Indicators (KPI)

Agar produktivitas dapat diukur dengan akurat, perusahaan perlu menetapkan KPI yang selaras dengan tujuan organisasi.

Pastikan KPI dipahami oleh seluruh karyawan, sehingga mereka tahu apa yang dinilai. Perbarui juga secara berkala agar tetap relevan dengan perkembangan bisnis.

Baca Juga: 10 Contoh KPI Terbaik untuk Karyawan, Marketing, hingga Finance! 

4. Lakukan Penilaian Kinerja Secara Berkala

Evaluasi kinerja rutin membantu perusahaan mengetahui pencapaian dan tantangan yang dihadapi karyawan.

Agar lebih efektif:

• Berikan umpan balik yang konstruktif, bukan kritik.
• Sertakan pengakuan atas performa terbaik.
• Libatkan karyawan dalam self-assessment agar mereka reflektif terhadap perkembangan diri.

5. Manfaatkan Aplikasi HRIS

Gunakan aplikasi KPI seperti KantorKu HRIS untuk memantau performa objektif secara real-time.

Dengan bantuan aplikasi, tim bisa:

• Melihat KPI yang harus dicapai
• Manajer bisa memantau progres individu maupun tim
• Memberikan laporan data dan analitik untuk pengambilan keputusan berbasis fakta.

Dampak Produktivitas terhadap Perusahaan

Sebesar apa pun modal atau peluang bisnis yang dimiliki, jika karyawan tidak produktif, perusahaan akan sulit berkembang. 

Jika produktivitas dikelola dengan baik, perusahaan dapat memperoleh sejumlah manfaat, seperti:

• Efisiensi biaya dan waktu, karena pekerjaan cepat selesai meski sumber daya sama.
• Organisasi kerja yang lebih baik, berkat pembagian tugas yang lebih jelas.
• Peningkatan daya saing perusahaan, karena output yang lebih tinggi.
• Pertumbuhan ekonomi perusahaan, karena peningkatan produktivitas berbanding lurus dengan peningkatan output dan keuntungan.

Ukur Produktivitas Karyawan dengan Aplikasi KPI dari KantorKu HRIS

Agar mengukur produktivitas lebih mudah, sebaiknya gunakan aplikasi KPI dari KantorKu HRIS. 

Sesuai namanya, aplikasi ini memiliki fitur KPI/OKR untuk menilai kinerja karyawan secara objektif dan terukur.

Selain itu, ada juga fitur-fitur lain seperti:

• Manajer bisa menentukan KPI/OKR tim dengan mudah.
• Karyawan bisa input KPI/OKR sendiri langsung dari HP.
• Manajer bisa memantau progres karyawan atau tim lewat dashboard.
• Fitur 9 Box Matrix untuk melihat perkembangan seluruh karyawan.

Kalau kamu mau coba sendiri, KantorKu HRIS sedang menyediakan demo gratis bagi yang ingin mencoba langsung.

Klik tombol berikut untuk mendapatkannya!

Sumber:

Employee Productivity | Humaans

12 modern ways to increase staff productivity in 2025 | Lingio

What is employee productivity? | IBM

Employee Productivity: Definition and Tips (2025) | Visier